یکپارچگی دانش و جریان‌های‌ کاری

مادامی‌که کارکنان سازمان مدیریت دانش را به عنوان مقوله‌ای "اضافی و مازاد بر فعالیت‌های روزانه" تلقی کنند، این پروژه موفق نخواهد بود. اغلب سازمان‌ها زمان را دلیل اصلی عدم انتشار و به‌کارگیری دانش می‌پندارند، درحالی‌که مساله اصلی ترکیبی از نقصان در طراحی فرآیندها و سیستم‌های مدیریت دانش و همچنین عدم پشتیبانی فرهنگ سازمانی و تعصب ادراکی نسبت به این برنامه است. به طور معمول کارکنان نمی‌توانند مدیریت دانش را در برنامه‌های کاری روزانه خود جای داده و آن را ناکارآمد و وقت‌گیر می‌دانند.

امروزه برای غلبه بر این چالش و ادغام فرآیندهای اشتراک و استفاده مجدد از دانش در جریان کاری افراد، برنامه‌هایی هوشمند طراحی و توسعه یافته‌اند. مسلما، برخی فعالیت‌های مدیریت دانش (مانند انتقال دانش ضمنی یک متخصص بازنشسته به جانشین وی) به صرف زمان زیاد و استفاده از متولیانی مشخص نیاز دارد. اما در صورت ادغام بسیاری از اشکال تبادل دانش با سایر وظایف و مسئولیت‌های سازمانی افراد می‌توان بر کارایی و اثربخشی برنامه مدیریت دانش افزود. در این شرایط، کارکنان به سادگی و در خلال انجام مسئولیت‌ها و کارهای روزمره، تمامی فرآیندهای مدیریت دانش اعم از شناسایی، انتقال و استفاده مجدد از دانش‌ها را به‌کار می‌گیرند.    

کاربردی‌سازی مدیریت دانش 

برای قرارگیری مدیریت دانش در خلال جریان‌های کاری، گام اول افزایش سطح دسترس‌پذیری و قابلیت استفاده برنامه است. باتوجه به وجود ارتباط مستقیم میان اتمام وظایف و حقوق افراد، اکثر کارکنان بر تکمیل مسئولیت‌های کاری و نیل به اهداف شخصی و تیمی تمرکز دارند. آن‌ها ارزش پروژه مدیریت دانش را در اشتراک یک مستند در پایگاه دانش سازمان و یا آگاهی از نحوه حل چالشی خاص توسط سایر همکاران می‌بینند. اما در صورت طولانی شدن این فرآیند، به سرعت تسلیم کمبود زمان شده و از ادامه دادن برنامه مدیریت دانش صرف نظر می‌‌کنند. 
تحقیقات اخیر APQC زمان را به عنوان دومین مانع در پیاده‌سازی و اجرای پروژه مدیریت دانش در سازمان‌ها نشان می‌دهد.

موانع اصلی اشتراک و استفاده مجدد از دانش:

مدیریت دانش، عامل تسهیل‌کننده فرآیندها

اگر مدیریت دانش سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای رسیدن به نیازمندی‌های کارکنان باشد، مشارکت آن‌ها در پروژه افزایش می‌یابد. به عنوان مثال شرکت  *Shopify از طریق ادغام پایگاه دانش شرکت با ابزارهای ارتباطی و پرمصرف کارکنان، مدیریت دانش را با فرآیندهای جاری افراد یکپارچه می‌کند.
*Shopify شرکت تجارت الکترونیک در کانادا است که مقر آن در اتاوا، انتاریو است. همچنین نام یک پلت فرم تجارت الکترونیک اختصاصی برای فروشگاه‌های آنلاین و سیستم‌های فروش خرده فروشی است که از سال 2004 آغاز به کار نموده است. این شرکت رهبر بازار سایت‌های فروشگاهی در قاره آمریکا است.*
 
با توجه به تغییرات سریع تجارت الکترونیک، تیم‌ها به طور مداوم محصولات و ویژگی‌های جدیدی را ارائه می‌کنند. یکی از اهداف اصلی تیم مدیریت دانش در این شرکت، تضمین دسترسی کارکنان واحد پشتیبانی مشتری به آخرین محصولات و اطلاعات فنی مورد نیاز است. اغلب اعضای تیم پشتیبانی مشتری شرکت Shopify دورکار بوده و از دفاتر خانگی خود در سراسر جهان کار می‌کنند. با توجه به این موضوع و ارتباط کارشناسان با یکدیگر از طریق ابزار  **Slack، تیم مدیریت دانش هنگام انتخاب پایگاه دانش مورد نیاز به دنبال نرم‌افزاری با قابلیت اتصال یکپارچه با Slack بود.
**slack چت رومی برای کل شرکت بوده و محیط و پلتفرمی برای اعضای تیم و افرادی است که در یک گروه کار می‌کنند و از این طریق می‌توانند با یکدیگر در تعامل باشند.**

این ادغام به کارمندان اجازه جستجو، افزودن و به اشتراک‌گذاری محتوای موجود در پایگاه دانش شرکت را مستقیما از طریق Slack داد. برای مثال، اگر نیروی جدید سوالی را در Slack مطرح کند، سایر همکاران از طریق ارسال محتوای مرتبط موجود در پایگاه دانش به سوال مطرح شده پاسخ می‌دهند. این اقدام سبب افزایش اهمیت فرآیند جستجو برای اخذ پاسخ پیش از پرسیدن از همکاران و بهبود پایگاه دانش می‌شود. افزون بر موارد فوق Shopify صفحه وب افراد را بررسی کرده و محتواهای مرتبط موجود در پایگاه دانش را در نوار کنار نمایشگر به افراد پیشنهاد می‌دهد. 
"بهترین راه برای اطمینان از ادغام مدیریت دانش با فرآیندهای کاری کارمندان، استفاده از پایگاه دانشی سازگار با ابزارهاییست که کارکنان روزانه از آن‌ها استفاده می‌کنند."
 

ادغام مدیریت دانش در پروژه‌ها و فرآیندها

گام بعدی پس از تسهیل انتشار و دریافت دانش، ایجاد و یکپارچگی فعالیت‌های مدیریت دانش در فرآیندهای کسب‌وکار سازمان است. این امر سبب تبدیل مدیریت دانش به جزئی از فرآیندهای کاری به جای فرآیندی مازاد بر وظایف و مسئولیت‌های افراد می‌شود. 
بسته به مخاطبان پروژه مدیریت دانش و نوع کار افراد، راه‌های بسیاری برای ادغام مدیریت دانش با فرآیندهای کسب‌وکار وجود دارد. به عنوان مثال اگر به عنوان مدیر از مهندسان واحد تحقیق و توسعه، مستندسازی و استفاده از دانش ضمنی افراد را بخواهید، آن‌ها مستندسازی و تحقیقات داخلی جهت شناسایی دانش خبرگان را به عنوان ورودی مرحله فرآیند توسعه محصول در نظر می‌گیرند. 
از آنجا که بسیاری از سازمان‌ها پروژه‌‌ محور هستند، ادغام دانش و استفاده مجدد از آن در مدیریت استاندارد پروژه‌ها روشی رایج است. این استراتژی به شدت برای شرکت پیمانکاران تلفیقی (Consolidated Contractors Company (CCC))، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های مهندسی و ساختمانی در خاور میانه، موثر بوده‌ است.
CCC به طور کامل مدیریت دانش را در نقش‌های کلیدی و چرخه عمر پروژه‌های خود ادغام می‌کند. هنگامی‌که پروژه‌ای جدید تعریف می‌شود، واحد پشتیبانی از ساخت‌وساز اطلاعیه‌ای شامل نام پروژه، اعضای تیم، حوزه، وظایف کلیدی، زمان و مکان را به تیم مدیریت دانش ارسال می‌کند و این تیم از اطلاعات فوق برای ایجاد پروفایل آن پروژه در سیستم مدیریت دانش بهره می‌گیرد.
براساس پروفایل، تیم مدیریت دانش محتوا و دانش‌های مربوط به پروژه را انتخاب کرده و آن‌ها را قبل از شروع پروژه به تیم پروژه می‌فرستد. متولیان مدیریت دانش همچنین مسئولیت پشتیبانی از تیم پروژه و تبدیل مدیریت دانش به منبعی کلیدی برای پاسخگویی به درخواست‌های دانشی تیم پروژه (مانند رویه‌های عملیاتی استاندارد) را برعهده دارند.
در جلسه شروع پروژه، واحد پشتیبانی ساخت‌وساز بازبینی دانش‌های پیشنهادی و استفاده از مدیریت دانش به عنوان منبعی برای تضمین تحویل به موقع و منطبق با بودجه را به تیم پروژه توصیه کرده و در ادامه با پیشرفت پروژه، تیم مدیریت دانش نتایج حاصله را برای آگاهی نسبت به خلاهای آموزشی و شناسایی سایر مزایای مدیریت دانش ارزیابی می‌کند.
هر تیم پروژه حداقل دو عضو برای ارتباط با فرآیندهای مدیریت دانش داشته و این افراد باید در خصوص استفاده تیم از دانش‌های مورد نیاز و مستندسازی تجارب و دروس‌آموخته کسب شده در خلال پیاده‌سازی پروژه اطمینان حاصل کنند.
در اغلب موارد می‌توان از مثال CCC تبعیت کرده و رویکردها و منابع مدیریت دانش را به عنوان تسهیلگر و نه وظیفه اجباری معرفی کنید. در هر دو مورد CCC و Shopify، مدیریت دانش به دلیل آگاهی کارکنان نسبت به مزایا و یکپارچگی آن با فرآیندهای کاری افراد پیشرفت می‌کند. 
در صورت همسوسازی راه‌حل‌های مدیریت دانش با مشکلات افراد، تسهیل دسترسی به منابع مورد نیاز، ایجاد امکان ثبت پرسش و دریافت پاسخ و همچنین یادآوری مستمر این فرآیند در فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانید برنامه مدیریت دانش را در فرهنگ سازمانی و جریان کاری افراد نهادینه کنید.