5 نکته برای بهبود سیستم مدیریت دانش

بسیاری از کارفرمایان با کارکنانی که بر دانش شرکت مسلط و از ارزشمندی آن‌ها با خبر هستند، به خوبی ارتباط برقرار کرده و از آن‌ها به‌عنوان افراد کلیدی سازمان نام می‌برند؛ اما عدم حضور این افراد در سازمان و دسترسی به آن‌ها، چالش‌هایی برای سازمان به وجود می‌آورد.
راهی مناسب برای اطمینان از دسترسی نامحدود به دانش کلیه کارکنان، ایجاد و حفظ سیستم به‌روز مدیریت دانش است. گستره سیستم‌های مدیریت دانش از درونی‌ترین بخش سازمان تا یک فضای کاری مشترک آنلاین  وجود دارد.

در این مطلب پنج روش، با قابلیت ارائه ابزار و منابع مورد نیاز کارکنان، جهت بهبود سیستم مدیریت دانش را بررسی می‌کنیم:

1.  برای بهبود عملکرد سیستم جستجو سرمایه‌گذاری کنید؛

با توجه به نقش اطلاعات، جستجوی آن نیز برای سیستم‌های مدیریت دانش از اهمیت خاصی برخوردار است. جستجوی مؤثر، سرعت دریافت و اشتراک‌گذاری اطلاعات را افزایش داده و باعث بهبود بهره‌وری می‌شود. به عبارت دیگر، کارکنان از سیستم مدیریت دانش تنها در صورتی استفاده می‌کنند که عملکردی عالی برای جستجوی مطالب دانشی مورد نیاز آن‌ها داشته باشد.

2.  مطالب را دسته‌بندی کنید؛

با توجه به پیشرفت تکنولوژی، اکثر مشاغل به کمک صفحات اینترنت در کمترین زمان به اسناد، الگوها و برنامه‌های کسب‌وکار مورد نیاز خود دست می‌یابند. با این حال سازماندهی مجدد در نحوه طبقه‌بندی این اطلاعات، باعث افزایش سرعت دسترسی کارکنان به مطالب مورد نیاز می‌شود. از نکات حائز اهمیت، نبود یک معیار واحد برای تقسیم‌بندی محتواهای مورد نیاز در سیستم مدیریت دانش است.

3.  کارمندان را برای تولید محتوا تشویق کنید؛

با ایجاد بانک اطلاعاتی، به اشتراک‌گذاری مطالب و ترغیب کارکنان می‌توان سیستم مدیریت دانش را در زمینه تجمیع دانش سازمان بهبود بخشید. تقویت مشارکت کارکنان در این فرآیند بیانگر وجود رهبری قوی در همه سطوح و ارزش‌گذاری برای کار هر یک از افراد می‌باشد. روشی ساده برای تشویق کارکنان، فراهم کردن فضایی برای بارگذاری دستاوردها و آموخته‌های پروژه‌های جاری است.

4.  انجمن‌های خبرگی را توسعه دهید؛

راهی آسان برای بهبود سیستم مدیریت دانش اطمینان از جاری بودن اطلاعات در سازمان است اما این فرآیند به سطح بالایی از مشارکت و سازماندهی افراد نیاز دارد. از روش‌های به‌روزآوری مطالب، توسعه انجمن‌های خبرگی است. انجمن‌های خبرگی گروهی از کارکنان از سراسر سازمان هستند و مسئولیت حفظ و بهبود سیستم و به اشتراک‌گذاری دانش را در آن بر عهده دارند.

5.  سیستم مدیریت دانش را با تلفن همراه یکپارچه کنید؛

در صورتی‌که افراد به علت دورکاری و یا مسافرت‌های کاری در دسترس نباشند، ایجاد سیستم مدیریت دانش در تلفن همراه سبب بهبود تجربه و دانش کارکنان شرکت در هنگام دوری از محل کار می‌شود. از راه‌های اجرای این نوع مدیریت دانش، ایجاد اینترانت در سازمان است.