5 نکته برای بهبود سیستم مدیریت دانش

حامد کوچک پور    حامد کوچک پور
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1399/8/25
بسیاری از کارفرمایان با کارکنانی که بر دانش شرکت مسلط و از ارزشمندی آن‌ها با خبر هستند، به خوبی ارتباط برقرار کرده و از آن‌ها به‌عنوان افراد کلیدی سازمان نام می‌برند؛ اما عدم حضور این افراد در سازمان و دسترسی به آن‌ها، چالش‌هایی برای سازمان به وجود می‌آورد.
راهی مناسب برای اطمینان از دسترسی نامحدود به دانش کلیه کارکنان، ایجاد و حفظ سیستم به‌روز مدیریت دانش است. گستره سیستم‌های مدیریت دانش از درونی‌ترین بخش سازمان تا یک فضای کاری مشترک آنلاین  وجود دارد.
 بهبود سیستم مدیریت دانش
در این مطلب پنج روش، با قابلیت ارائه ابزار و منابع مورد نیاز کارکنان، جهت بهبود سیستم مدیریت دانش را بررسی می‌کنیم:

1.  برای بهبود عملکرد سیستم جستجو سرمایه‌گذاری کنید؛

با توجه به نقش اطلاعات، جستجوی آن نیز برای سیستم‌های مدیریت دانش از اهمیت خاصی برخوردار است. جستجوی مؤثر، سرعت دریافت و اشتراک‌گذاری اطلاعات را افزایش داده و باعث بهبود بهره‌وری می‌شود. به عبارت دیگر، کارکنان از سیستم مدیریت دانش تنها در صورتی استفاده می‌کنند که عملکردی عالی برای جستجوی مطالب دانشی مورد نیاز آن‌ها داشته باشد.

2.  مطالب را دسته‌بندی کنید؛

با توجه به پیشرفت تکنولوژی، اکثر مشاغل به کمک صفحات اینترنت در کمترین زمان به اسناد، الگوها و برنامه‌های کسب‌وکار مورد نیاز خود دست می‌یابند. با این حال سازماندهی مجدد در نحوه طبقه‌بندی این اطلاعات، باعث افزایش سرعت دسترسی کارکنان به مطالب مورد نیاز می‌شود. از نکات حائز اهمیت، نبود یک معیار واحد برای تقسیم‌بندی محتواهای مورد نیاز در سیستم مدیریت دانش است.

3.  کارمندان را برای تولید محتوا تشویق کنید؛

با ایجاد بانک اطلاعاتی، به اشتراک‌گذاری مطالب و ترغیب کارکنان می‌توان سیستم مدیریت دانش را در زمینه تجمیع دانش سازمان بهبود بخشید. تقویت مشارکت کارکنان در این فرآیند بیانگر وجود رهبری قوی در همه سطوح و ارزش‌گذاری برای کار هر یک از افراد می‌باشد. روشی ساده برای تشویق کارکنان، فراهم کردن فضایی برای بارگذاری دستاوردها و آموخته‌های پروژه‌های جاری است.

4.  انجمن‌های خبرگی را توسعه دهید؛

راهی آسان برای بهبود سیستم مدیریت دانش اطمینان از جاری بودن اطلاعات در سازمان است اما این فرآیند به سطح بالایی از مشارکت و سازماندهی افراد نیاز دارد. از روش‌های به‌روزآوری مطالب، توسعه انجمن‌های خبرگی است. انجمن‌های خبرگی گروهی از کارکنان از سراسر سازمان هستند و مسئولیت حفظ و بهبود سیستم و به اشتراک‌گذاری دانش را در آن بر عهده دارند.

5.  سیستم مدیریت دانش را با تلفن همراه یکپارچه کنید؛

در صورتی‌که افراد به علت دورکاری و یا مسافرت‌های کاری در دسترس نباشند، ایجاد سیستم مدیریت دانش در تلفن همراه سبب بهبود تجربه و دانش کارکنان شرکت در هنگام دوری از محل کار می‌شود. از راه‌های اجرای این نوع مدیریت دانش، ایجاد اینترانت در سازمان است.
 


5 گام موثر برای اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان
5 گام موثر برای اشتراک‌گذاری دانش در یک ...
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در سازمان بازرسی کل کشور
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در سازمان ...
کتاب مدیریت دانش: برای تیم‌ها و پروژه‌ها
معرفی کتاب مدیریت دانش: برای تیم‌ها و پر ...
چگونگی شناسایی شکاف‌های دانش: پاسخ در 5 دقیقه
چگونگی شناسایی شکاف‌های دانش: پاسخ در 5 ...
آغاز سفری هوشمندانه: مدیریت دانش در ستاره اول، پلی به سوی نوآوری
آغاز سفری هوشمندانه: مدیریت دانش در ستار ...
مشاوران توسعه آینده؛ 20 سال راهکارهای نوآورانه مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده؛ 20 سال راهکارهای نو ...
4 شاخص کلیدی عملکرد برای سنجش اثربخشی پایگاه دانش
4 شاخص کلیدی عملکرد برای سنجش اثربخشی پا ...
برگزاری جلسات مصاحبه شناخت و استخراج فیلدهای دانشی در شرکت ملی پست
برگزاری جلسات مصاحبه شناخت و استخراج فیل ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
پایانه‌های نفتی ایران
مهندس مهدوی- پایانه‌های نفتی ایران
انگیزه اصلی سازمان برای پیاده‌سازی مدیریت دانش، ابتدا از درون سازمان و با شناسایی نیازها و سپس با توجه به الزامات بالادستی شکل گرفت. موفق‌ترین اقدامات شامل ارزیابی دقیق وضعیت موجود سازمان، انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مناسب و تدوین نقشه راهی جامع برای توسعه تدریجی سیستم بود.چالش‌های اصلی عبارت بودند از عدم آگاهی و فرهنگ‌سازی کافی در سازمان، نبود انگیزه کافی در بین کارکنان و فقدان ضمانت اجرایی برای اجرای قوانین مرتبط با مدیریت دانش. برای رفع این چالش‌ها، سازمان نیازمند آموزش‌های مستمر، نظام پاداش‌دهی مناسب و همچنین تقویت الزامات قانونی و اجرایی است.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
شرکت پالایش نفت آبادان
دکتر خواجه‌وندی- شرکت پالایش نفت آبادان
سازمان ما با هدف بهبود عملکرد و بهره‌برداری بهتر از دانش موجود، اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش نمود. این تصمیم‌گیری بر اساس نتایج ارزیابی مدل تعالی صورت گرفت. برای دستیابی به این هدف، از تجربیات گذشته، الگوهای موفق سایر سازمان‌ها و همچنین ایجاد یک ساختار سازمانی مناسب استفاده شد. حمایت مدیریت ارشد، تشکیل دبیرخانه مستقل و انتخاب یک تیم اجرایی قوی، از دیگر عوامل کلیدی موفقیت در این پروژه بودند. با این حال، با تغییر مدیریت، پروژه با چالش‌های جدی مواجه شد. عدم حمایت مدیر جدید، نبود ساختار سازمانی مشخص، کمبود منابع مالی و انسانی، و عدم ارتباط موثر با سایر واحدها، از جمله موانعی بودند که روند پیشرفت پروژه را کند کرده و منجر به تغییر نگرش کارکنان نسبت به مدیریت دانش شد. در مجموع، پیاده‌سازی موفق مدیریت دانش در سازمان ما به عوامل متعددی از جمله حمایت مدیریت، ساختار مناسب، فرهنگ‌سازی و آموزش بستگی دارد. با این حال، تغییرات مدیریتی و عدم تداوم حمایت‌ها، می‌تواند به عنوان یک تهدید جدی برای موفقیت طولانی‌مدت این پروژه تلقی شود. 
مهندس گرزین- شرکت آب منطقه‌ای گلستان
سازمان ما با هدف ایجاد یک فرهنگ یادگیری مستمر و به اشتراک‌گذاری دانش، اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش نمود. با برگزاری جلسات تخصصی، ایجاد بسترهای مناسب برای ثبت دانشو تشویق همکاران به مشارکت، توانستیم گنجینه‌ای از تجارب و دانش ارزشمند را گردآوری کنیم. موفقیت‌های ما در این زمینه شامل ایجاد یک پورتال جامع برای دسترسی به دانش، افزایش آگاهی همکاران از اهمیت مدیریت دانش و تقویت همکاری و نوآوری در سازمان است. اگرچه چالش‌هایی همچون عدم انگیزه کافی و درک ناکافی از اهمیت مدیریت دانش وجود دارد اما با برنامه‌ریزی دقیق و ایجاد سیستم‌های پاداش‌دهی مناسب، می‌توان بر این موانع فائق آمد. آینده مدیریت دانش در سازمان ما بسیار امیدوارکننده است و با توجه به اهمیت روزافزون دانش در کسب‌وکار، سرمایه‌گذاری در این حوزه، منجر به رشد و توسعه پایدار سازمان خواهد شد.
 
مهندس کلهر- شرکت سیمان تهران
پیاده‌سازی مدیریت دانش در سیمان تهران از سال 1395 به عنوان یکی از اولویت‌های بهبود سازمان مطرح شده بود. با توجه به نتایج ارزیابی‌های داخلی و خارجی، و همچنین ضرورت حفظ دانش سازمانی در پی بازنشستگی همکاران با تجربه، این موضوع بیش از پیش مورد توجه قرار گرفت. اقدامات اولیه شامل برگزاری دوره‌های آموزشی دانش‌نویسی و استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش برای گروهی از همکاران منتخب بود. چالش‌های اصلی در این مسیر شامل کمبود منابع انسانی و سیستم‌های کامپیوتری، عدم آمادگی فرهنگی در برخی سطوح سازمانی، تغییرات مدیریتی، نبود نظام انگیزشی مناسب و انتخاب نادرست مدیر پروژه بود. به طور خلاصه، سیمان تهران گام‌های مهمی در جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش برداشته است، اما همچنان با چالش‌هایی جدی مواجه است. موفقیت در این زمینه مستلزم رفع موانع موجود و ایجاد زیرساخت‌های لازم، همراه با ایجاد فرهنگ دانش‌محور در تمامی سطوح سازمان است.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...