یکپارچگی دانش و جریان‌های‌ کاری

هدی عباسی کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    هدی عباسی
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/4/23
مادامی‌که کارکنان سازمان مدیریت دانش را به عنوان مقوله‌ای "اضافی و مازاد بر فعالیت‌های روزانه" تلقی کنند، این پروژه موفق نخواهد بود. اغلب سازمان‌ها زمان را دلیل اصلی عدم انتشار و به‌کارگیری دانش می‌پندارند، درحالی‌که مساله اصلی ترکیبی از نقصان در طراحی فرآیندها و سیستم‌های مدیریت دانش و همچنین عدم پشتیبانی فرهنگ سازمانی و تعصب ادراکی نسبت به این برنامه است. به طور معمول کارکنان نمی‌توانند مدیریت دانش را در برنامه‌های کاری روزانه خود جای داده و آن را ناکارآمد و وقت‌گیر می‌دانند.

امروزه برای غلبه بر این چالش و ادغام فرآیندهای اشتراک و استفاده مجدد از دانش در جریان کاری افراد، برنامه‌هایی هوشمند طراحی و توسعه یافته‌اند. مسلما، برخی فعالیت‌های مدیریت دانش (مانند انتقال دانش ضمنی یک متخصص بازنشسته به جانشین وی) به صرف زمان زیاد و استفاده از متولیانی مشخص نیاز دارد. اما در صورت ادغام بسیاری از اشکال تبادل دانش با سایر وظایف و مسئولیت‌های سازمانی افراد می‌توان بر کارایی و اثربخشی برنامه مدیریت دانش افزود. در این شرایط، کارکنان به سادگی و در خلال انجام مسئولیت‌ها و کارهای روزمره، تمامی فرآیندهای مدیریت دانش اعم از شناسایی، انتقال و استفاده مجدد از دانش‌ها را به‌کار می‌گیرند.    

کاربردی‌سازی مدیریت دانش 

برای قرارگیری مدیریت دانش در خلال جریان‌های کاری، گام اول افزایش سطح دسترس‌پذیری و قابلیت استفاده برنامه است. باتوجه به وجود ارتباط مستقیم میان اتمام وظایف و حقوق افراد، اکثر کارکنان بر تکمیل مسئولیت‌های کاری و نیل به اهداف شخصی و تیمی تمرکز دارند. آن‌ها ارزش پروژه مدیریت دانش را در اشتراک یک مستند در پایگاه دانش سازمان و یا آگاهی از نحوه حل چالشی خاص توسط سایر همکاران می‌بینند. اما در صورت طولانی شدن این فرآیند، به سرعت تسلیم کمبود زمان شده و از ادامه دادن برنامه مدیریت دانش صرف نظر می‌‌کنند. 
تحقیقات اخیر APQC زمان را به عنوان دومین مانع در پیاده‌سازی و اجرای پروژه مدیریت دانش در سازمان‌ها نشان می‌دهد.

موانع اصلی اشتراک و استفاده مجدد از دانش:

موانع پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان‌ها- mta.co.ir
 

مدیریت دانش، عامل تسهیل‌کننده فرآیندها

اگر مدیریت دانش سریع‌ترین و ساده‌ترین راه برای رسیدن به نیازمندی‌های کارکنان باشد، مشارکت آن‌ها در پروژه افزایش می‌یابد. به عنوان مثال شرکت  *Shopify از طریق ادغام پایگاه دانش شرکت با ابزارهای ارتباطی و پرمصرف کارکنان، مدیریت دانش را با فرآیندهای جاری افراد یکپارچه می‌کند.
*Shopify شرکت تجارت الکترونیک در کانادا است که مقر آن در اتاوا، انتاریو است. همچنین نام یک پلت فرم تجارت الکترونیک اختصاصی برای فروشگاه‌های آنلاین و سیستم‌های فروش خرده فروشی است که از سال 2004 آغاز به کار نموده است. این شرکت رهبر بازار سایت‌های فروشگاهی در قاره آمریکا است.*
 
با توجه به تغییرات سریع تجارت الکترونیک، تیم‌ها به طور مداوم محصولات و ویژگی‌های جدیدی را ارائه می‌کنند. یکی از اهداف اصلی تیم مدیریت دانش در این شرکت، تضمین دسترسی کارکنان واحد پشتیبانی مشتری به آخرین محصولات و اطلاعات فنی مورد نیاز است. اغلب اعضای تیم پشتیبانی مشتری شرکت Shopify دورکار بوده و از دفاتر خانگی خود در سراسر جهان کار می‌کنند. با توجه به این موضوع و ارتباط کارشناسان با یکدیگر از طریق ابزار  **Slack، تیم مدیریت دانش هنگام انتخاب پایگاه دانش مورد نیاز به دنبال نرم‌افزاری با قابلیت اتصال یکپارچه با Slack بود.
**slack چت رومی برای کل شرکت بوده و محیط و پلتفرمی برای اعضای تیم و افرادی است که در یک گروه کار می‌کنند و از این طریق می‌توانند با یکدیگر در تعامل باشند.**

این ادغام به کارمندان اجازه جستجو، افزودن و به اشتراک‌گذاری محتوای موجود در پایگاه دانش شرکت را مستقیما از طریق Slack داد. برای مثال، اگر نیروی جدید سوالی را در Slack مطرح کند، سایر همکاران از طریق ارسال محتوای مرتبط موجود در پایگاه دانش به سوال مطرح شده پاسخ می‌دهند. این اقدام سبب افزایش اهمیت فرآیند جستجو برای اخذ پاسخ پیش از پرسیدن از همکاران و بهبود پایگاه دانش می‌شود. افزون بر موارد فوق Shopify صفحه وب افراد را بررسی کرده و محتواهای مرتبط موجود در پایگاه دانش را در نوار کنار نمایشگر به افراد پیشنهاد می‌دهد. 
"بهترین راه برای اطمینان از ادغام مدیریت دانش با فرآیندهای کاری کارمندان، استفاده از پایگاه دانشی سازگار با ابزارهاییست که کارکنان روزانه از آن‌ها استفاده می‌کنند."
 
کاربردسازی دانش در سازمان ها جزئی مهم از پیاده سازی پروژه مدیریت دانش است

ادغام مدیریت دانش در پروژه‌ها و فرآیندها

گام بعدی پس از تسهیل انتشار و دریافت دانش، ایجاد و یکپارچگی فعالیت‌های مدیریت دانش در فرآیندهای کسب‌وکار سازمان است. این امر سبب تبدیل مدیریت دانش به جزئی از فرآیندهای کاری به جای فرآیندی مازاد بر وظایف و مسئولیت‌های افراد می‌شود. 
بسته به مخاطبان پروژه مدیریت دانش و نوع کار افراد، راه‌های بسیاری برای ادغام مدیریت دانش با فرآیندهای کسب‌وکار وجود دارد. به عنوان مثال اگر به عنوان مدیر از مهندسان واحد تحقیق و توسعه، مستندسازی و استفاده از دانش ضمنی افراد را بخواهید، آن‌ها مستندسازی و تحقیقات داخلی جهت شناسایی دانش خبرگان را به عنوان ورودی مرحله فرآیند توسعه محصول در نظر می‌گیرند. 
از آنجا که بسیاری از سازمان‌ها پروژه‌‌ محور هستند، ادغام دانش و استفاده مجدد از آن در مدیریت استاندارد پروژه‌ها روشی رایج است. این استراتژی به شدت برای شرکت پیمانکاران تلفیقی (Consolidated Contractors Company (CCC))، یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های مهندسی و ساختمانی در خاور میانه، موثر بوده‌ است.
CCC به طور کامل مدیریت دانش را در نقش‌های کلیدی و چرخه عمر پروژه‌های خود ادغام می‌کند. هنگامی‌که پروژه‌ای جدید تعریف می‌شود، واحد پشتیبانی از ساخت‌وساز اطلاعیه‌ای شامل نام پروژه، اعضای تیم، حوزه، وظایف کلیدی، زمان و مکان را به تیم مدیریت دانش ارسال می‌کند و این تیم از اطلاعات فوق برای ایجاد پروفایل آن پروژه در سیستم مدیریت دانش بهره می‌گیرد.
براساس پروفایل، تیم مدیریت دانش محتوا و دانش‌های مربوط به پروژه را انتخاب کرده و آن‌ها را قبل از شروع پروژه به تیم پروژه می‌فرستد. متولیان مدیریت دانش همچنین مسئولیت پشتیبانی از تیم پروژه و تبدیل مدیریت دانش به منبعی کلیدی برای پاسخگویی به درخواست‌های دانشی تیم پروژه (مانند رویه‌های عملیاتی استاندارد) را برعهده دارند.
در جلسه شروع پروژه، واحد پشتیبانی ساخت‌وساز بازبینی دانش‌های پیشنهادی و استفاده از مدیریت دانش به عنوان منبعی برای تضمین تحویل به موقع و منطبق با بودجه را به تیم پروژه توصیه کرده و در ادامه با پیشرفت پروژه، تیم مدیریت دانش نتایج حاصله را برای آگاهی نسبت به خلاهای آموزشی و شناسایی سایر مزایای مدیریت دانش ارزیابی می‌کند.
هر تیم پروژه حداقل دو عضو برای ارتباط با فرآیندهای مدیریت دانش داشته و این افراد باید در خصوص استفاده تیم از دانش‌های مورد نیاز و مستندسازی تجارب و دروس‌آموخته کسب شده در خلال پیاده‌سازی پروژه اطمینان حاصل کنند.
در اغلب موارد می‌توان از مثال CCC تبعیت کرده و رویکردها و منابع مدیریت دانش را به عنوان تسهیلگر و نه وظیفه اجباری معرفی کنید. در هر دو مورد CCC و Shopify، مدیریت دانش به دلیل آگاهی کارکنان نسبت به مزایا و یکپارچگی آن با فرآیندهای کاری افراد پیشرفت می‌کند. 
در صورت همسوسازی راه‌حل‌های مدیریت دانش با مشکلات افراد، تسهیل دسترسی به منابع مورد نیاز، ایجاد امکان ثبت پرسش و دریافت پاسخ و همچنین یادآوری مستمر این فرآیند در فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانید برنامه مدیریت دانش را در فرهنگ سازمانی و جریان کاری افراد نهادینه کنید.
 

The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی
هرآنچه باید از مدل مدیریت دانش نوناکا و ...
ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری موثر در فرایندهای مدیریت دانش
معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPEC ...
فرهنگ دانش در بین کشورهای مختلف
بررسی ارتباط میان فرهنگ کشورها و مدیریت ...
استراتژی مدیریت دانش یا استراتژی دانش
صفرتا صد استراتژی مدیریت دانش در سازمان‌ ...
توسعه فرایندهای مدیریت دانش در کسب‌وکارهای کوچک چطور انجام می‌شود؟
توسعه فرآیندهای مدیریت دانش در سازمان‌ها ...
گراف دانش یا knoledge graph توصیف‌های بهم پیوسته از موجودیت‌‌ها با اشیا، رویدادها یا مفاهیم را نشان می‌‌دهد
گراف دانش (knowledge Graph) در خدمت افزا ...
فاکتورهای پیاده سازی موفق سیستم های مدیریت دانش در سازمان
فاکتورهای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت د ...
استخدام مدیر دانش در سازمان ها افزایش یافته و مسائلی که باید در نظر گرفت برای آن-mta.co.ir
چگونه برای اولین بار در سازمان مدیر دانش ...
چالش اشتراک دانش در دورکاری معضلی است که در دوران کرونا بیشتر ... - mta
چگونه تیم‌های مجازی بهتر می‌توانند دانش ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...