سه عامل اصلی در این تحول نقش بازی کردهاند. اول، پیشرفت فنّاوری باعث شده حجم انبوهی از داده تولید شود. گسترش استفاده از دستگاههای کارتخوان الکترونیکی در فروشگاهها، تجارت و تبلیغات در فضای اینترنت، عضویت در شبکههای اجتماعی و بهرهگیری از انواع دستگاههای الکترونیکی شخصی مانند گوشیهای هوشمند حجم انبوهی از اطلاعات را ایجاد کرده است. دوم، افزایش توان سختافزاری برای ذخیرهسازی این حجم از دادهها با قیمتهای نسبتاً پایین است. سوم، توسعه و پیشرفت روشهای محاسباتی و الگوریتمها برای تجزیه و تحلیل دادههایی با حجم بالا است. این سه تحول عمده سازمانها را قادر کرده تا با سرعت و کارآیی بیشتر، مسائل پیچیدهتری را حل کنند.
BI سعی میکند مشکلاتی در خصوص سرعت و کیفیت تصمیمات اتخاذ شده توسط مدیران را با تجزیه و تحلیل دادههای فعلی که در داشبوردی از معیارهای طراحی شده، حل کند.
فرآیند کار هوش تجاری چگونه است؟
هوش تجاری دادهها را در انبار دادهای که برای کل سازمان در نظر گرفته شده، ذخیره میکند. علاوه بر این، دادهها بر اساس خوشههای هادوپ یا سایر سیستمهای بیگدیتا استفاده میشوند.
دادههای هوش تجاری میتوانند شامل تاریخچه اطلاعات و دادههای جمعآوری شده در لحظه از سیستمها باشند که این موضوع ابزارهای هوش تجاری را قادر میسازد تا از فرآیندهای تصمیمگیری استراتژیک پشتیبانی کنند.
قبل از استفاده برنامههای هوش تجاری، دادههای خامی که از منابع مختلف کسب شده ادغام و کیفیت دادهها جهت اطمینان از تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات و سازگار با تیمها و کاربران هوش تجاری تضمین میشود.
مراحلی که فرآیند هوش تجاری را تشکیل میدهند عبارتند از:
- آمادهسازی که در آن مجموعه دادهها برای تجزیه و تحلیل سازماندهی و مدل میشوند؛
- درخواست تحلیل از دادههای تهیه شده؛
- توزیع شاخصهای کلیدهای عملکردی(KPI) و سایر یافتهها برای کاربران تجاری؛
- استفاده از اطلاعات برای کمک به تاثیرگذاری و پیشبرد تصمیمات تجاری.
انواع ابزار و نرمافزار هوش تجاری
ابزارها و نرمافزارهای BI در انواع مختلفی وجود دارند. در ادامه به برخی از انواع رایج راهحلهای این حوزه اشاره میشود.
- صفحات گسترده: مانند Microsoft Excel و Google Docs برخی از پرکاربردترین ابزارهای هوش تجاری هستند.
- نرمافزار گزارشگیری: برای گزارش، سازماندهی، فیلتر کردن و نمایش دادهها استفاده میشود.
- نرمافزار تجسم دادهها: مجموعه دادهها را به نمایشهای گرافیکی خوانا و جذاب تبدیل میکند تا خروجیهای بصری ملموسی را ارائه دهد.
- ابزارهای دادهکاوی: ابزارهای دادهکاوی مقادیر زیادی داده را برای الگوها با استفاده از هوش مصنوعی، یادگیری ماشینی و آمار استخراج میکنند.
- پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP): ابزارهای OLAP به کاربران این امکان را میدهند که مجموعه دادهها را از زوایای مختلف بر اساس دیدگاههای مختلف تجاری تجزیه و تحلیل کنند.
نمونههایی از بکارگیری هوش تجاری
Lowe's Corp که دومین زنجیره خردهفروشی بزرگ کشور آمریکا را اداره میکند، یکی از اولین پذیرندگان ابزارهای BI است. به طور خاص، برای بهینهسازی زنجیره تامین، تجزیه و تحلیل محصولات برای شناسایی تقلبهای احتمالی و حل مشکلات مربوط به هزینههای حمل و نقل از فروشگاههای خود، بر ابزارهای BI تکیه کرده است.
Coca-Cola Bottling با فرآیندهای گزارشدهی روزانه دستی خود مشکل داشت. به منظور رفع این مشکل دسترسی به اطلاعات فروش و عملیات آنی را محدود کرد. همچنین شرکت کوکاکولا با جایگزینی فرآیند دستی با یک سیستم BI خودکار، فرآیند را کاملا ساده کرده و تنها با چند کلیک، 260 ساعت در سال (بیش از شش هفته کاری 40 ساعته) صرفهجویی کرد.
مزایای سیستم هوش تجاری چیست؟
هوش تجاری مزایای متعددی برای کسبوکارها دارد. در این بخش به معرفی و بررسی تعدادی از این مزایا خواهیم پرداخت.
تسهیل فرآیند تصمیمگیری
با در دسترسی به دادهها و اطلاعات آماری، میتوانید با توجه به شرایط، تصمیمات هوشمندانهای بگیرید. به عنوان مثال، پاسخ به سوالاتی مانند بهتر است با چه اشخاص و شرکتهایی همکاری کنید؟ وارد شدن به چه رابطهای باعث زیان میشود؟ چه چیزی سودآوری بیشتری دارد و غیره، با سیستم هوش تجاری ممکن است. حتی شما به کمک این سیستم میتوانید پیشنهاداتی را دریافت کرده و اقداماتی انجام دهید که سودآوری بیشتری دارند. بنابراین توجه به گزارشهای سیستم BI و تصمیمگیری بر اساس آنها، میتواند باعث موفقیت یک کسبوکار شود.
افزایش بهرهوری
همان طور که در قسمت قبل اشاره شد، هوش تجاری عواملی که باعث سود و زیان در کسبوکار میشوند را معرفی میکند. با شناسایی عوامل زیانآور و حذف یا اصلاح آنها، میتوان از زیان بیشتر و در نهایت ورشکستگی کسبوکار جلوگیری کرد.
کاهش هزینه
سیستم هوش تجاری میتواند هزینههای اضافی سازمانها برای استخدام نیروی انسانی را کاهش دهد و مراحل جمعآوری، آنالیز و دستهبندی اطلاعات را با دقت و سرعت بالا انجام دهد.
گزارشدهی مداوم و منظم
مدیر یک سازمان یا شرکت، برای مدیریت مطلوب و کارآمد، نیازمند گزارشدهی منظم همه بخشها است. انجام این فرآیند به صورت دستی، کاری دشوار، زمانبر و هزینهبر است. سیستم هوش تجاری این امکان را فراهم میکند که گزارشات هر بخش به صورت مستمر، جامع و کامل، به مدیر سازمان ارائه شود و او هر زمان که بخواهد آنها را به صورت جداگانه بررسی کند.
رقابت سالم
رقابت زمانی جذاب است و به پیشرفت کسبوکار شما کمک میکند که آمار دقیقی از سود و زیان، پیشبینی راجع به آینده، میزان فروش و به طور کلی آگاهی نسبتا کاملی از شرایط کسبوکار خود داشته باشید. وقتی بدانید قرار است دقیقا چه کاری انجام دهید، رقابت با دیگران، جالب و هیجانانگیز خواهد بود.
معایب سیستم هوش تجاری چیست؟
هرچند هوش تجاری مزایای زیادی دارد، اما باید توجه داشته باشید که عواملی هم وجود دارد که برخی پروژههای مبتنی بر هوش تجاری را با شکست روبهرو میکند. در ادامه برخی از این معایب را معرفی میکنیم.
ارائه اطلاعات نادرست
همان طور که بیان کردیم، هوش تجاری در هر سازمان، به اطلاعاتی که به آن داده میشود، بستگی دارد. در صورتی که اطلاعات درست و کامل به سیستم BI ارائه نشود، همه محاسبات با نقص و اشتباه روبهرو میشوند. بنابراین اگر از این سیستم استفاده میکنید، برای جلوگیری از ایجاد مشکل و خطا، باید سعی کنید اطلاعات درست در اختیار آن قرار دهید.
خطا و اشتباه در نصب و پیادهسازی
سیستم هوش تجاری مجموعهای از نرمافزارها و پلتفرمها است. اگر در هر کدام از مراحل پیادهسازی این سیستم، خطایی رخ دهد، نتایج گزارشات اشتباه خواهد بود. بنابراین لازم است از صحت تمامی مراحل نصب، اطمینان حاصل شود.
دنبال نکردن اهداف
برای پروژههای هوش تجاری باید اهدافی تعیین و مشخص شود. چرا که سیستم BI اهدافی که برای آن تعریف و تعیین شده را دنبال میکند. اگر مدیران و کارکنان سازمان، اهداف تعیین شده را تغییر دهند یا نادیده بگیرند، سیستم هوش تجاری درست عمل نخواهد کرد و بنابراین فایده چندانی برای سازمان نخواهد داشت.
عدم وجود برنامه دقیق و حساب شده
قرار است با سیستم هوش تجاری، اهداف سازمان با جدیت دنبال شوند. بنابراین یک برنامهریزی دقیق و حساب شده از ملزومات پروژههای مبتنی بر هوش تجاری است.
کم بودن دانش کارمندان در زمینه استفاده از هوش تجاری
از آنجا که سیستم هوش تجاری هر چند مدت، بهروز رسانی میشود و روشهای جدیدی ارائه میدهد، کارکنان سازمان برای اجرا و بهکارگیری آن باید آموزشهای لازم را دریافت کنند. در غیر این صورت، نتیجه سودمندی حاصل نخواهد شد.
هوش تجاری در سالهای اخیر بزرگترین حوزه سرمایهگذاری فناوری اطلاعات در سازمانها بوده و بهعنوان بالاترین اولویت فنّاوری شناخته شده است و توانایی یک شرکت در استفاده معنادار از دادههای در دسترس را به نمایش میگذارد. سامانههای هوش تجاری میتوانند بهعنوان سامانههایی که دادهها را از منابع مختلف و با استفاده از داشبوردهای مناسب گردآوری، ذخیره و بهروزرسانی میکنند، تعریف شوند که شامل حوزههایی مانند هوش رقیب، هوش مشتری، هوش بازار، هوش تولید، هوش راهبردی، هوش فناوری و ضد اطلاعات تجاری است. هوش تجاری از طریق تجزیه و تحلیل دادههای بزرگ میتواند شرکتها را در ارتقای رضایت مشتری، مدیریت ریسک، تولید هوش رقابتی و اتخاذ تصمیمات مهم و بهینهسازی قیمتها یاری نماید.
هوش تجاری یک سیستم هوش مصنوعی است و بهعنوان ابزار مدیریت دانش، دانشی ایجاد کرده و مورد استفاده قرار میدهد که برای سازمانها حیاتی و مهم است و نهایتاً مدلی برای حرکت سازمان تدوین میکند که سازمان بتواند براساس آن به توانمندی خود مسیردهی کند. دادهها با ورود به سیستم، مورد پردازش قرار گرفته و تبدیل به دانش میشوند. سپس دانش به دست آمده مورد تحلیل قرار گرفته و نتایج تحلیلی آن به مدیران ارائه میشود. از روی نتایج تحلیلی، بینشی نسبت به سازمان پیدا میشود که بر اساس آن مدیران تصمیمات لازم را اتخاذ میکنند و فعالیتهایی برای بهبود عملکرد سازمان انجام میدهند. در تمام مراحل مدیریت دانش، ابزارهایی وجود دارد که سبب هوشمندی کسبوکار میشود.
ارتباط مدیریت دانش و هوش تجاری
مدیریت دانش و هوش تجاری هر دو مبتنی بر فنّاوری اطلاعات هستند و هردو به اینترنت، سختافزار، نرمافزار و فنّاوری پایگاه دادهها وابستهاند. هر دو شامل جمعآوری، سازماندهی، تسهیم و استفاده از دانش و اطلاعات هستند. مدیریت دانش و هوش تجاری با هم در تعامل بوده و همدیگر را تکمیل میکنند. تمرکز مدیریت دانش عمدتاً بر شناخت است. مدیریت دانش بهطور خاص به افرادی توجه دارد که دانش خوب و رفتار با فرهنگ داشته باشند. همچنین بر اهمیت ابداع دانش و استفاده مؤثر از آن تأکید دارد. از طرف دیگر هوش تجاری بر فنّاوری و دادهها تمرکز دارد؛ یعنی مهارت یک کاربر بهعنوان کسی که بهطور عادی از تحلیلهای کمی یک متخصص فنی برای حل مسائل با کمک سیستم هوشمندی کسبوکار استفاده میکند. هوش تجاری و مدیریت دانش ارزش بالایی در ارتقای تصمیمگیری و بالا بردن عملکرد سازمانی دارند. آنها ابزارهای ضروری برای سازمانهای مدرن هستند. هوش تجاری و مدیریت دانش هر دو برای بهبود تصمیمگیری از دانش استفاده میکنند. هنوز در این خصوص که آیا
مدیریت دانش بخشی از هوش تجاری هست یا بالعکس، ابهام وجود دارد و این ابهام از تعریفی که از این مفاهیم میشود نشات گرفته است. هوش تجاری بر دانش صریح تمرکز دارد اما مدیریت دانش هم بر دانش صریح و هم بر دانش ضمنی تأکید میکند. از طرفی هم هوش تجاری هم مدیریت دانش به ارتقای یادگیری، تصمیمگیری و درک در سازمان کمک میکنند.
توسعۀ سریع فنّاوری، پلی بین هوش تجاری و مدیریت دانش ایجاد کرده است و تلفیق آنها را عمیقتر و وسیعتر کرده است. مزایای تلفیق و ارتباط بین هوش تجاری و مدیریت دانش را میتوان موارد زیر برشمرد:
- اطمینان میدهد که حمایت واقعی از استقرار کسبوکار موفق در سازمان میشود و این از طریق مدیریت آرام یک گروه از کارکنان با فرهنگهای گوناگون در تولید محصولات و خدمات جهانی با بالاترین کیفیت برای مشتریان با فرهنگهای گوناگون انجام میشود؛
- ترجیح و تجربه کاربر نهایی در استقرار هوش تجاری مورد توجه قرار میگیرد؛
- درك بهتری از زمینه کسبوکار ایجاد کرده، نتایج را به درستی تفسیر و به کاربر نهایی آموزش میدهد.
سه سطح برای هوش تجاری و مدیریت دانش شناسایی کردهاند:
- سطح مقدماتی معرفی که یک تلفیق افقی با کاربر نهایی ایجاد میکند؛
- تلفیق سطح داده که محتوای سامانههای مدیریت دانش برای فرآیندهای هوشمندی کسبوکار را از طریق ذخیره دادهها در پایگاه داده فراهم میکند؛
- تلفیق سطح سیستم که توزیع مدلهای تحلیل هوشمندی کسبوکار را با یک سیستم مدیریت دانش فراهم میکند.
هوش تجاری مجموعه وسیعی از ابزارها و فناوریهایی است که در جمعآوری، دسترسی و تحلیل حجم زیادی از دادهها یاری رسانده و منجر به تصمیمات سازمانی مؤثری میشود و از طرفی، مدیریت دانش مجموعهای از گامهای خلاقیت، توسعه و کاربرد دانش برای ارتقا عملکرد سازمانی است. همانند هوش تجاری، مدیریت دانش نیز بهکارگیری مؤثر و بجای دانش و اطلاعات را در سازمان بهبود میبخشد. مدیریت دانش از جهات بسیاری با هوش تجاری تفاوت دارد و مکمل آن است. بهطور عمومی مدیریت دانش، دانش ذهنی انسان و نه دادهها و اطلاعات عینی را مورد توجه قرار میدهد.
منبع: بررسی اثر هوش تجاری به عنوان ابزار مدیریت دانش در بهبود شاخصهای کلیدی عملکرد هولدینگهای سرمایهگذاری با رویکرد پویایی سیستم
https://www.investopedia.com/terms/b/business-intelligence-bi.asp