ابزار کمک-همکار (Peer Assist) چیست؟

• کمک همکار مجمعی ساختاریافته و متمرکز برای ایجاد دانش در یک پروژه است. این تکنیک جلسه محور بوده و تیم پروژه از افراد با تجربه و خبره (تیم همکار) برای همراهی، هم فکری و ارائه راهکار برای مسائل و چالش‌های پروژه دعوت به عمل می‌آورد. در این روش تیم پروژه از همتایان و خبرگان سازمان در مورد مسئله‌ای که با آن روبرو شده، درخواست کمک می‌کنند.  
• Peer Assist بخشی از فرآیند مدیریت دانش در British Petroleum (BP)  بوده و آن را "یادگیری قبل از اقدام" به معنای جمع‌آوری دانش قبل از شروع پروژه یا کار می‌نامند.
• جلسه کمک-همکار معمولاً از نیم روز تا 2 روز طول می‌کشد. تیم پروژه و همکارانی که دارای تجربه در زمینه مشابه هستند، در مورد پروژه، مسائل و نگرانی‌های بالقوه بحث کرده و راه‌حل‌هایی ارائه می‌دهند.

چرایی ابزار کمک همکار

• هدف از ابزار Peer Assist کوتاه کردن منحنی یادگیری تیم پروژه است. به طور معمول، اعضای تیم برای حل مسائل جدید و پیچیده پروژه از دانش و منابع موجود استفاده می‌کنند. این امر اغلب در بهترین حالت منجر به خلق راه‌حل‌های بهینه و در بدترین حالت به شکست می‌انجامد.
• Peer Assist راهی را برای تیم پروژه جهت بررسی مسائل با کمک خبرگان سازمان فراهم می‌کند. در این روش تیم پروژه از تخصص افرادی خارج از گروه استفاده کرده و مسائل، راهکارها و راه‌حل‌های جدیدی شناسایی می‌شود.

چگونگی استفاده از Peer Assist؟

• زمان مشخصی برای تماس با همکاران وجود ندارد. برخی از همتایان در اوایل پروژه فراخوانی می‌شوند و بعضی در خلال پروژه در جلسات شرکت می‌کنند. این امر به نیاز تیم و پیچیدگی پروژه بستگی دارد.
• رهبر پروژه دستور جلسه را تعیین می‌کند. این موضوع شامل برخی از موارد زیر است:

1. معرفی شرکت‌کنندگان
2. اهداف جلسه و برنامه
3. ارائه جزئیات و مسائل پروژه
4. بحث و گفتگو پیرامون مباحث

فراهم کردن زمانی برای همکاران جهت بررسی دقیق مسائل و راهکارها پیش از برگزاری مجدد جلسه ضروری است. بهتر است جلسه در دو قسمت، در یک روز یا بیش از 2 روز تنظیم شود.
• تیم‌هایی که خواهان کمک هستند، موظف به استفاده از پیشنهادات ارائه شده نیستند. با این حال، بیشتر افراد بینش همکاران خود را ارزشمند می‌دانند.

چه کسانی باید به عنوان همکار دعوت شوند؟

•    در این جلسات دو تیم زیر حضور دارند:

1. تیم میزبان یا تیم پروژه نیازمند دانش بوده و این جلسات را ترتیب داده‌اند.
2. تیم میهمان افراد با تجربه و خبره بوده که برای ارائه راهکار با تیم پروژه همراه می‌شوند.

• حداکثر تعداد همکاران حاضر جلسه را به بیش از 6 مورد محدود کنید. اگر تعداد زیاد باشد، بحث و گفتگوی عمیق دشوار می‌شود.
• فقط کسانی را دعوت کنید که در مورد شرایطی که تیم پروژه با آن روبرو شده دارای تخصص و دانش کافی هستند. 

مراحل اجرایی Peer Assist

1- مقدمه: در این مرحله تیم پروژه ضمن خوشامدگویی به تیم میهمان، توضیحات جامعی درباره اهداف تشکیل جلسات و فراخوانی افراد، نتایج مورد انتظار و اهمیت موضوع را ارائه می‌دهد.
2- تبیین و تعریف واضح مسئله: در مرحله دوم تیم پروژه باید درباره تاریخچه و اقدامات انجام شده در پروژه، وضعیت فعلی آن، برنامه‌ها و اهداف خود و همچنین خطرات احتمالی سخن بگوید. هدف از این مرحله روشن شدن این مسئله است که ما در مورد موضوع مورد نظر چه می دانیم؟ همچنین می توان این موارد را پیش از جلسه برای مطالعه در اختیار حاضرین قرار داد.
3- بیان تجربیات: در این مرحله گروه میهمان از تجربه‌های مشابه خود در سایر پروژه‌ها و نحوه ارتباط آن با موضوع جلسه سخن می‌گوید.
4- دریافت جزئیات دانش: در این مرحله با طرح پرسش‌های مختلف از سوی تیم پروژه و دریافت پاسخ از تیم میهمان باید به درک بهتری از مسائل دست یافته و موضوع مورد نظر به‌طور کامل درک و رفع شود. این مرحله طولانی‌ترین قسمت این فرآیند می‌باشد.
5-    جمع‌بندی و ارائه نتایج: در پایان، تیم پروژه باید با برگزاری یک جلسه رسمی با حضور مدیران، به جمع‌بندی و ارائه نتایج حاصل از جلسات گذشته بپردازد. از این جلسات با عنوان «آنچه از تیم میهمان آموختیم» و یا «ما چه خواهیم کرد» یاد می‌کنند.

نکات کلیدی ابزار کمک-همکار

• تیم پروژه باید در مورد اهداف نشست هم‌‌اندیشی کند. هرچه اهداف مشخص و واضح‌تر باشد، موفقیت جلسه بیشتر خواهد بود. رهبر پروژه جلسه را آغاز می‌کند بنابراین در صورت انحراف از اهداف اصلی قادر به هدایت جلسه است.
• با توجه به اینکه این تکنیک برای رفع مشکلات و چالش‌های تیم پروژه می‌باشد، بنابراین بهتر است صدای تمام جلسات را ضبط کرده و در حین جلسه از نکات ضروری یادداشت برداری کرد. 
• رهبر پروژه یا یک مجری ماهر می‌تواند جلسه را تسهیل کند. رهبری که تمایل به تسلط بر جلسه دارد باید از تسهیل‌گری خودداری کند.
• ارائه اطلاعات پروژه و اهداف جلسه برای افزایش اثربخشی جلسه مفید است.
• از همه اعضای تیم پروژه (یا نمایندگان آن‌ها) برای شرکت در جلسه استفاده کنید. این موضوع فرصتی را برای هر شرکت‌کننده جهت پرسیدن سوالات مربوط به حوزه کاری خود فراهم می‌کند.
• رهبر یا مجری باید فرصتی را برای اعضای تیم پروژه جهت پرسش و پاسخ و شرکت در بحث فراهم کند.
•  پس از نشست Peer Assist، تیم پروژه باید برای بررسی نتایج حاصل از جلسه مجدد گرد هم آید.