همکاری در مدیریت دانش نیز لازم و ضروری است؛ زیرا اقدامات مدیریت دانش به صورت فردی نبوده و برای پیشبرد اهداف آن نیازمند همکاری با سایرین است. همانند هر همکاری دیگری، طرفین مشارکتکننده به دنبال سود و زیان میباشند. سود و زیان صرفا مالی نبوده و در برخی موارد برای بهبود عملکرد، افزایش کیفیت کاری و تحقق بهینه اهداف سازمانی است.
بنابراین اقدامات مدیریت دانش صرفا توسط تیم مدیریت دانش سازمان انجام نمیگیرد، بلکه بایستی فناوریهای لازم، نقشها و عناصر حاکمیتی، پیادهسازی مدیریت دانش را تسهیل کنند. توانمندسازهای مدیریت دانش (فرآیند، فناوری، افراد و رهبری)، در واحدهای مختلفی مستقر بوده و به همراهی و مشورت آنان نیاز است. همکاری با واحدهای فناوری برای دریافت زیرساخت نرمافزاری، اقدامات مربوط به پیادهسازی و نصب سامانه مدیریت دانش و پشتیبانی از آن، منابع انسانی به دلیل ارتباط تنگاتنگ با کارکنان و برخی از افراد کلیدی و تاثیرگذار سازمان، واحدهای فرآیندی به دلیل نفوذ در فرآیندهای سازمانی و واحدهای نظارتی مانند مدیران و معاونین برای تاثیرگذاریشان بر روی افراد و به عنوان قطب محرک مدیریت دانش در سازمان ضروری است.
انواع مشارکتکنندگان در مدیریت دانش
به طور کلی در هر سازمان و گروهی، انواع مشارکت و همکاری و روابط وجود دارد. اولین نوع این روابط، روابط بین افراد با مشارکتکنندگان درون سازمانی آشکار است. گروههای داخلی که در پیادهسازی و ارائه خدمات مدیریت دانش در راستای بهبود فعالیتها همراهی میکنند. همانند واحدهای منابع انسانی، فناوری اطلاعات، فرآیند و امثال آن.
گروه دوم مشارکتکنندگان درون سازمانی غیر آشکار میباشند. این نفرات همانند گروه اول بهطور مستقیم در ارتباط نبوده؛ اما غفلت از آنها مدیریت دانش را با شکست مواجه خواهد کرد. همانند سیاستگذاران سازمان، مراکز داده محور و بخشهایی از سازمان که دارای عملکردهایی براساس یادگیری هستند.
گروه سوم مشارکتکنندگان برون سازمانی میباشند که ممکن است براساس تجربه بیشتر در پیادهسازی مدیریت دانش، به بهبود عملکرد کمک شایانی کنند.
.webp)
مشارکتکنندگان درون سازمانی آشکار
مشارکتکنندگان درون سازمانی آشکار چه کسانی بوده و رایجترین فرصتها جهت همکاری با آنان چیست؟
این واحد به دلیل ارتباط تنگاتنگ با افراد، از فضای رفتاری و نوع برخورد آنان آشنا بوده و با توجه به اینکه مدیریت دانش نیز فرآیندی انسانمحور میباشد، نیازمند همکاری با واحد منابع انسانی خواهد بود.
مهمترین هدف مدیریت دانش برطرف نمودن نیازهای دانشی سازمان و قرار دادن دانش در زمان مناسب در اختیار افراد است که این اهداف با وظایف واحدهایی همچون آموزش همپوشانی بسیاری دارد. هدف مدیریت دانش و آموزش آمادهسازی افراد برای کار بهتر، هوشمندانهتر و سریعتر میباشد که هر یک با روشهای مختلفی سعی در تحقق این هدف دارند. بنابراین استفاده از ابزارها و استراتژیهای واحد آموزش کمک بسزایی در تحقق اهداف مدیریت دانش دارد.
واحد فناوری اطلاعات در هر سازمان متولی نرمافزارها و بسترهای فناورانه میباشد. مدیریت دانش نیز برای به اشتراک گذاری دانش نیازمند بستر نرمافزای است که از همین منظر این دو بخش ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر خواهند داشت. بنابراین برقراری ارتباط مناسب با این واحد لازمه موفقیت مدیریت دانش میباشد. چرا که عموما بسترهای فناورانه ضعیف و ناکارآمد به میزان زیادی پیادهسازی مدیریت دانش را با چالش مواجه میکند.
واحد فناوری اطلاعات به دلیل شناخت بیشتر نسبت به نیازها و انتظارات کارکنان در حوزه فناوری، به مدیریت دانش در بهرهگیری از ابزارها و امکانات محبوب افراد کمک میکند. علاوه بر این در رفع چالشهای فنی استقرار سامانههای مدیریت دانش نقش بزرگی ایفا میکند.
مشارکت کنندگان درون سازمانی غیر آشکار
از آنجا که یکی از تسهیلگران پروژه مدیریت دانش حاکمیت و رهبری مییاشد، همراستا کردن آنان با اقدامات مدیریت دانش نقش مهمی در پیشبرد بهینه پروژه دارد. منابع اطلاعاتی موجود در مراکز داده محور مانند کتابخانهها به عنوان منابع دانشی مورد استفاده قرار میگیرد.
مشارکتکنندگان برون سازمانی
گروه آخر مشارکتکنندههای برونسازمانی هستند. این گروهها به دلیل تجربه بالا در پیادهسازی مدیریت دانش تجارب بسیاری را داشته و همکار مناسبی محسوب میشوند. این گروهها قادر هستند ریسکهای پروژه را به حداقل رسانده و خطرات و چالشهای احتمالی را پیشبینی و مرتفع سازند. علاوه بر مشاورانی که در این حوزه فعالیت میکنند، متخصصان و اساتید این حوزه در مباحث نظری بسیار تسلط داشته و قادر به کمک میباشند.
برای جلب همکاری آماده شوید...
پس از شناخت انواع مشارکتکنندگان درون و برون سازمانی، بایستی اقدامات لازم جهت جلب همکاری و شروع مشارکت با آنان برنامهریزی کرد. بدین منظور بایستی گامهای زیر اجرایی شود.
- کسب آگاهی درباره مشارکتکنندگان
پیش نیاز برقراری ارتباط و مشارکت، کسب اطلاعات لازم درباره شریک میباشد. کسب اطلاعاتی همچون اهداف، ماموریتها، موفقیتها، وسعت سازمان، تعداد نیروی انسانی، ساختار سازمانی و نیازها بسیار اهمیت دارد.
پس از شناخت، شناسایی نقاط مشترک برای شروع همکاری از اهمیت بسزایی برخوردار است.
- ارائه راهکار و پیشنهاد برای شروع همکاری
برای شروع همکاری پس از شناسایی مشکلات و چالشهای شریک خود، میتوانید با ارائه راهکار و یا کمک به رفع چالش، اعتماد وی را جلب کنید.
گامهایی برای همکاری بیشتر
پس از جلب اعتماد شریک خود، بهدنبال راهکارهایی برای همکاریهای بیشتر باشید. بدین منظور گامهای زیر را اجرایی کنید.
گام اول: ایجاد شبکه ارتباطی
پیش از وقوع هر گونه چالش و مشکلی، شبکهای از روابط را با نفرات مختلف تشکیل دهید تا در زمان بروز چالشهای احتمالی قادر به استفاده از آن باشید. بنابراین پیش از هرگونه چالشی گروهها و شبکه ارتباطی را شکل داده و با نحوه رفتار، علایق و قابلیتهایشان آشنا شوید.
گام دوم: تعمیق روابط
در این گام، رابطههایی که به هر روشی شکل گرفتهاند را عمیقتر و تنگاتنگتر کنید. جلسات ارائه گزارش، دعوت به ناهار دوستانه، برگزاری دورههای آموزشی مشترک و غیره از جمله راهکارهایی جهت تعمیق روابط میباشد.
گام سوم: تعریف پروژههای جدید
پس از ایجاد شبکه همکاری و تعمیق روابط، بایستی با در نظر گرفتن نیاز طرفین، همکاریهای مشترک بیشتری را ترتیب دهید. لازم است در اقدامات اولیه، پروژههایی با احتمال موفقیت بالا را در نظر بگیرید.
گام چهارم: بکارگیری دروس آموخته