6 شکاف‌ کلیدی در پیاده‌سازی مدیریت دانش

حامد کوچک پور کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    حامد کوچک پور
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/12/21
با ورود به هزاره جدید، نقدینگی مواد خام و سرمایه‌های ملموس که در گذشته عوامل حیاتی برای تشکیل و رشد سازمان محسوب می‌شدند، اهمیت سابق خود را از دست داده‌اند. در عصر کنونی سازمان‌ها باید در عین مواجهه با تغییرات سریع به بقاء و حیات خود ادامه دهند و همگی این تغییرات بر مبنای دانش و تجربیات صورت می‌گیرد.
سازمان‌هایی که با چالش‌های نوظهور عصر دانش دست به گریبان هستند به خوبی درک کرده‌اند که دانش، استراتژیک‌ترین منبع سازمانی و محور رقابت و حتی بقاء در محیط‌های غیررقابتی محسوب می‌شود و به این دلیل لزوم مدیریت این منبع استراتژیک برای آن‌ها مطرح شده است.
استراتژی دانش به سازمان‌ها کمک می‌کند که نیازهای فعلی و آتی دانشی خود را شناسایی کرده و آگاهانه به مدیریت آن بپردازند. بنابراین اکتساب، پالایش، نگهداری و تقسیم دانش، بخش عمده فعالیت‌های یک سازمان را تشکیل می‌دهد. مدیریت دانش همه مطالعات و دانشی را که حول یک سازمان در جریان است، جمع‌آوری کرده، به طور نظامند آن را سازماندهی و تحلیل می‌کند و از این طریق سازمان به محتوای ارزشمندتری دست می‌یابد.
مدیریت دانش نه تنها دانش تک تک افراد را یکپارچه کرده بلکه دانش ضمنی افراد را در ساختاری مشخص آشکار می‌کند. به طور کلی مدیریت دانش به گونه‌ای به اخذ و نگهداری دانش می‌پردازد تا به سازمان در پیشبرد موثر فعالیت‌هایش کمک کند و بدین شکل موقعیت رقابتی‌ خود را بهبود دهد. بنابراین تلاش جهت پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت دانش به‌منظور بهره‌گیری هرچه بیشتر از این منبع رقابتی رو به افزایش است. این در حالیست که در بسیاری از موارد سیستم پیاده‌سازی شده و همچنین خروجی‌های بدست آمده از آن با اهدافی که در ابتدای پیاده‌سازی مدنظر بوده، تفاوت بسیاری دارد.
با شناسایی شکاف‌های مدیریت دانش و مقایسه آن با وضعیت مطلوب، نقاط ضعف سازمان مشخص شده و جهت برطرف نمودن آن‌ها در طول مراحل پیاده‌سازی راه‌حل‌هایی در نظر گرفته می‌شود تا از این طریق بتوان سیستم مدیریت دانش را با کمترین فاصله از وضعیت مطلوب پیاده‌سازی کرده و به اهداف تعیین شده برای آن دست یافت.


چارچوب شکاف مدیریت دانش تی‌سنگ و لین

تی‌سنگ و لین بر اساس مفاهیم مدل PZB، چارچوبی تحت عنوان شکاف مدیریت دانش ارائه کرده‌اند که در شکل 1 نمایش داده شده است. این چارچوب مشتمل بر دو شکاف می‌باشد که ناشی از شکاف‌های مدیریتی ایجاد شده در پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش می‌باشند و به دلیل ضعف فعالیت‌های مدیریتی موجود و عدم توانایی کارکنان در برنامه‌ریزی، پیاده‌سازی و پشتیبانی از فعالیت‌های سیستم مدیریت دانش ایجاد شده‌اند. این شکاف‌ها عبارتند از:

 
شکاف پیاده سازی مدیریت دانش
 
  • شكاف اول: شکاف میان دانش مورد نیاز جهت ارتقاء موقعیت رقابتی سازمان از دیدگاه مدیران ارشد و دانش واقعی مورد نیاز برای بهبود موقعیت رقابتی؛
  • شكاف دوم: شکاف میان دانش مورد نیاز جهت ارتقاء موقعیت رقابتی سازمان از دیدگاه مدیریت ارشد و طراحی سیستم مدیریت دانش؛
  • شكاف سوم: شکاف میان برنامه ارائه شده توسط مدیران ارشد برای پیاده‌سازی مدیریت دانش و میزان پیشرفت آن؛
  • شكاف چهارم: شکاف میان دانش دریافت شده پس از پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و دانش موردنیاز برای ارتقاء موقعیت رقابتی سازمان؛
  • شكاف پنجم: شکاف میان دانش موردنیاز برای ارتقاء موقعیت رقابتی سازمان از دیدگاه مدیران ارشد و دیدگاه کارکنان.
شکاف های مدیریت دانش
در همان سال تی‌سنگ با توجه به مدل مفهومی زنجیره دانش هولزاپل و چرخه دانش نوناکا، چارچوب خود را از جنبه دیگر مورد بررسی قرار داده و شکاف دیگری به آن اضافه کرده است. در این مدل شکاف‌ها از 4 جنبه مختلف نظیر استراتژی، پیاده‌سازی، طرح‌ریزی و آگاهی مورد بررسی قرار گرفتند.
شكاف ششم: شکاف میان دانش مورد نیاز برای ارتقاء موقعیت رقابتی سازمان از دیدگاه کارکنان و دانش واقعی دریافت شده پس از پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش؛
شکاف ششم مدیریت دانش

در ادامه آقای سنگ تحقیقی به‌منظور بررسی نقش فناوری اطلاعات در بهبود وضعیت شکاف‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش بر اساس چارچوب شکاف خود انجام داد. در این تحقیق به شناسایی دلایل رخداد شکاف‌های مدیریت دانش در چندین نمونه عملی پرداخته شده و در نهایت این موارد را تجزیه و تحلیل کرده است که چگونه فناوری اطلاعات و ابزارهای مبتنی بر آن می‌توانند در بهبود وضعیت این شکاف‌ها تاثیرگذار باشند. چارچوب ارائه شده به همراه ابزارهای فناوری اطلاعات حاصل از نتیجه تحقیق در قالب شکل زیر ارائه شده است.
شکاف های پیاده سازی و اجرای مدیریت دانش
 

دلایل وقوع شكاف‌های شش‌گانه شناسایی شده

شکاف اول

مدیران ارشد در پیاده‌سازی مدیریت دانش، بازبینی محیط‌های داخلی و خارجی سازمان به‌ منظور درک نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها در اجرای فعالیت‌های مدیریت دانش نقش مهمی را بر عهده دارند. این عملیات شامل شناسایی نقاط ضعف رقبا و خنثی‌سازی نقاط قوت آنان می‌باشد. همچنین براساس نتایج حاصل از تحلیل وضعیت و قابلیت‌های فعلی سازمان‌ها از منظر مدیریت دانش، آن‌ها قادر خواهند بود که نقاط قوت و ضعف را به درستی شناسایی کرده و براساس آن استراتژی مناسبی اتخاذ نماید.
هر سازمان حوزه دانشی خاص خود را داشته که براساس آن با مشکلات خاصی مواجه می‌شود. نقش کلیدی مدیران ارشد در این مرحله شناسایی دانش‌های کلیدی به‌منظور کسب مزیت رقابتی و باقی ماندن در بازار رقابتی می‌باشد. از آنجایی که بازار رقابتی دارای ثبات نبوده و دائما در حال تغییر می‌باشد، تنها موردی که می‌تواند به سازمان در ردیابی این تغییرات کمک کند، ایجاد و ذخیره‌سازی درس‌آموخته‌های تولید شده است. با توجه به اینکه محیط و ویژگی‌های مدیریت دانش بسیار متغیر می‌باشد، ممکن است انتظارات مدیران ارشد از مزیت رقابتی با توجه به مدیریت دانش به ‌منظور تدوین اهداف مناسب برای سیستم مدیریت دانش بسیار خوش‌بینانه یا بدبینانه باشد.

شکاف دوم

با درک جایگاه سازمان در محیط داخلی و خارجی، مدیران ارشد می‌توانند برنامه‌ریزی مناسب‌تری به ‌منظور پیاده‌سازی مدیریت دانش تدوین کنند. اگرچه مدیران ارشد به لزوم عملیات کسب دانش پی برده‌اند، اما نمی‌توانند دانش‌های مورد نیاز خود را به دلیل عدم توانایی در تشریح صحیح و کارآمد نیازهای خود، بدست آورند. به عبارت دیگر، مدیران نمی‌توانند دانشی را که سازمان به ‌منظور اجرای مستمر طرح پیاده‌سازی مدیریت دانش خود نیازمند است، تعیین نمایند. این امر منجر به رخداد شکاف دوم می‌شود که دلیل اصلی آن عدم انطباق میان درک مدیران ارشد و طرح تصویب شده برای اجرای سیستم مدیریت دانش است.

شکاف سوم

در صورت وجود تعاریف مختلف از دانش‌های اصلی، ارزش دانش و رویه‌های تعریف سیستم مدیریت دانش، قطعا سازمان در حین پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش با موانع بسیاری روبرو خواهد بود. بنابراین سازمان پیش از معرفی سیستم مدیریت دانش، باید طرح جامع و منطقی برای کل سازمان ارائه دهد. با این وجود، ممکن است بدلیل عدم درک کامل این سیستم و چیستی آن از سوی کارکنان و القای این دیدگاه که با استفاده از این سیستم و اشتراک‌گذاری دانش خود ممکن است تاثیرات منفی بر روی ارزش و جایگاه شخصی آنان به وجود آید، اختلاف نظرهایی وجود داشته باشد. عدم تمایل کارکنان به اشتراک‌گذاری دانش و یا ناتوانی آنان در درک صحیح سیستم مدیریت دانش، منجر به ایجاد شکاف میان فرآیندهای درونی‌سازی و بیرونی‌سازی در حین پیاده‌سازی خواهد شد.

شکاف چهارم

پیاده‌سازی موثر استراتژی‌های مدیریت دانش، شامل تعریف و تعیین واضح دانش‌های مورد نیاز و روش‌های انگیزش‌دهی می‌باشد. به علاوه به‌منظور تعیین اینکه آیا سازمان می‌تواند پس از پیاده‌سازی فعالیت‌های مدیریت دانش مزیت رقابتی خود را توسعه دهد، نیازمند توسعه سیستم کاملی جهت ارزیابی این موضوع است. ارزیابی دانش، شامل ارزیابی منابع و پردازشگرهای دانشی می‌باشد. این فرآیند شامل شناسایی و درک منابع و پردازشگرهایی که ارزش افزوده ایجاد می‌کنند، ارزیابی و مقایسه روند اجرای فعالیت‌های مدیریت دانش و ارزیابی تاثیر اجرای آن بر عملکرد سازمان است که از این طریق می‌توان موقعیت فعلی سازمان را به درستی درک کرد.
سازمان‌ها اغلب در ارزیابی نتایج حاصل از مدیریت دانش به ‌منظور تعیین اینکه آیا انتظارات برآورده شده است یا خیر با شکست مواجه می‌شوند. بنابراین چگونگی ارزیابی دانش همواره یک موضوع قابل بحث برای سازمان‌ها بوده است. علیرغم وجود روش‌های مختلف اندازه‌گیری، تعیین دارایی‌های دانشی با استفاده از سیستم‌های مالی به دلیل ماهیت ضمنی و پویا دانش هنوز هم به راحتی امکان پذیر نیست.

شکاف پنجم

خلق دانش جدید یکی از مسئولیت‌های رایج برای هر دپارتمان یا گروه‌های کارشناسی در شرکت‌های دانش‌محور است و مدیران و مسئولین اجرایی باید در این فرآیند مشارکت داشته باشند. هرچند درون سازمان ممکن است میان درک مدیران ارشد و کارکنان به دلیل تفاوت در جایگاه شغلی، نقش و دانش تخصصی آن‌ها شکاف ایجاد شود. سطوح مختلف مدیریتی عبارتند از مدیران اجرایی که درگیر مسائل روزمره و عملیاتی می‌باشند و در پایین‌ترین سطح سلسله مراتب مدیریتی قرار دارند. مدیران میانی که به عنوان واسطی میان مدیران اجرایی و مدیران ارشد بوده و مدیران ارشد که مسئولیت تدوین خط‌مشی‌ها و سیاست‌های کلی سازمان را برعهده دارند. بنابراین درک کارکنان از دانش‌های موردنیاز متفاوت بوده و به جایگاه شغلی و نقش آنان بستگی دارد. در نتیجه هماهنگی میان درک تمامی کارکنان در جایگاه‌های شغلی مختلف و اهداف و طرح تائید شده توسط تمامی آنان برای سیستم مدیریت دانش یکی از مسائل کلیدی در پیاده‌سازی این سیستم می‌باشد.

شکاف ششم

کارکنان زمان بسیاری را صرف ارتقاء سطح دانشی خود جهت بهبود عملکردشان در سازمان می‌کنند. بنابراین سازمان باید فضایی ایجاد کند تا از طریق آن کارکنان را به اشتراک‌گذاری دانش و خلاقیت تشویق نماید. اگر کارکنان برای این امر تشویق نشوند از مشارکت در پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش امتناع خواهند ورزید و در نتیجه، فرآیند کسب دانش‌های موردنیاز سازمان با مشکل مواجه خواهد شد. مسئولین اجرایی با جزئیات روزانه فعالیت‌ها در ارتباط هستند. آن‌ها با مشکل انتقال اطلاعات به دانش مفید و از دست رفتن بخش زیادی از مفاهیم روبه‌رو هستند.
 
حتی اگر مفاهیم با معنایی ایجاد کنند، اشتراک‌گذاری آن با سایر همکاران به راحتی امکان‌پذیر نیست. کارکنان به‌ صورت متداول دانش را براساس جایگاه شغلی و ادراک خود تعریف کرده و در این راستا مفاهیم دانشی در حین فرآیند انتشار دائما دچار تغییر می‌شود. علاوه بر این، کارکنان دانشی تمایلی به اشتراک‌گذاری دارایی‌های معنوی خود با سایرین نداشته و رقابت میان کارکنان دانشی اغلب مانع اشتراک‌گذاری دانش میان آن‌ها می‌شود. قدرت دانش ناشی از دانسته‌های کارکنان دانشی بوده و به‌ منظور تشویق آنان به اشتراک‌گذاری دانش نیازمند سیستم‌های انگیزشی قوی می‌باشیم. در غیر این صورت تنها رقابت میان آن‌ها باقی مانده و اشتراک‌گذاری دانش با هدف دستیابی سازمان به مزیت رقابتی نادیده گرفته خواهد شد. این زمانی است که شکاف ششم در سازمان پدید می‌آید.
با طراحی پرسشنامه‌ای با هدف ارزیابی وضع موجود در پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش، می‌توان به اولویت‌بندی شکاف‌های مطرح شده پرداخت و سپس بر اساس اولویت‌ها، استراتژی‌های بهبودی را مدنظر قرار داد. باید توجه داشت که قبل از این ارزیابی، اهداف مشخصی برای خروجی‌های مدیریت دانش تدوین و تصویب شده باشد و تا حد امکان تمامی این اهداف در ذهن مدیران ارشد، میانی و کارمندان یکپارچه و مشخص باشد.


داده کاوی در مدیریت دانش
داده‌کاوی (Data Mining) و کاربرد آن در م ...
مدیریت دانش در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در سازمان ث ...
پیاده‌سازی مدیریت دانش در صنعت فولاد
طرح جامع مدیریت دانش در شرکت ایده‌پردازا ...
همکاری با ذی‌‌نفعان داخلی در پیشبرد استقرار مدیریت دانش
همکاری با ذی‌‌نفعان داخلی در پیشبرد استق ...
تاثیر هوش مصنوعی (AI) بر مدیریت دانش چیست؟
تاثیر هوش مصنوعی (AI) بر مدیریت دانش چیس ...
استقرار نظام مدیریت دانش در شرکت فولاد خوزستان
استقرار نظام مدیریت دانش در شرکت فولاد خ ...
مدیریت تغییر؛ اصول پیاده‌سازی و ابزارهای مورد استفاده
مدیریت تغییر؛ اصول پیاده‌سازی و ابزارهای ...
حفظ و انتقال دانش
حفظ و انتقال دانش ؛ استراتژی‌ها و نکات ک ...
طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروشیمی ایلام
طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروشیمی ای ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...