چگونگی افزایش مشارکت ذینفعان در تهیه نقشه دانش

شناسایی حوزه‌های دانشی سازمان که به طور مستقیم و غیرمستقیم در تحقق فرآیندها و اهداف استراتژیک سازمان نقش دارند، اساس کلیه برنامه‌ریزی‌ها در حوزه مدیریت دانش می‌باشد. به عبارتی دیگر مدیریت دانش در اولین گام با شناسایی حوزه‌های دانش شروع می‌شود. در همین رابطه از نقشه دانش به عنوان ابزاری برای سازماندهی و اندازه‌‌گیری دانش استفاده می‌شود. در همین راستا، در این مقاله به چگونگی مشارکت ذینفعان در تهیه نقشه دانش پرداخته‌ایم.

نقشه دانش به چه سوالاتی پاسخ می‌دهد؟

نقشه دانش نمایش تصویری از سرمایه‌‌های فکری و منابع دانشی سازمان است که تلاش می‌‌کند به پرسش‌های زیر پاسخ دهد.

1. برای موفقیت در انجام کار چه دانشی لازم است؟
2. دانش مدنظر متعلق به چه کسی بوده و چگونه می‌توان به آن دسترسی داشت؟
3. ارتباط دانشی افراد با یکدیگر چگونه است؟ 
4. این دانش‌ها چگونه در فرآیندهای کاری جریان می‌یابند؟

 با وجود اهمیت این موضوع، تهیه این نقشه ممکن است با مخالفت‌هایی همراه باشد که پاسخ به "چرایی" و "چگونگی" این اقدام می‌تواند راهگشا باشد. در ادامه به تشریح روش‌هایی جهت رفع این مسئله پرداخته می‌شود.

تشریح ارزش‌ این اقدام

رهبران، مدیران عالی و تمامی کارکنان بایستی از ارزش‌های مالی و زمانی ناشی از تهیه نقشه دانش آگاه شده و فرآیند تهیه نقشه دانش و کاربرد آن در سازمان برای آنان مشخص شود. از جمله چالش‌ها و فرصت‌های این اقدام می‌توان به عدم خروج دانش خبرگان پیش از بازنشستگی و تسریع در فرآیند یادگیری نیروهای جدید اشاره کرد. 

بیان نکات پیچیده و مبهم به صورت شفاف 

پیش از آغاز فرآیند تهیه نقشه دانش، مدیران و کارشناسان کلیدی که در این فرآیند درگیر خواهند بود را از مدت زمان و چالش‌های پیش‌رو آگاه کنید؛ زیرا در بسیاری از موارد علاوه بر صرف زمان در فرآیند تهیه نقشه، اقدامات پیش از آن (برای تعیین حوزه‌های تخصصی) و پس از آن (بررسی نقشه و تعیین مراحل بعدی) نیز زمان‌بر می‌باشند.
علاوه بر این ممکن است در طول این فرآیند داده‌‌های بیشتری مورد نیاز باشد که تمامی این موارد نیازمند صرف زمان از سوی متخصصان خواهد بود. بنابراین پیشنهاد می‌‌شود برای کاهش زمان، از سایر کارشناسان و یا از اسناد موجود در آن حوزه‌‌ها استفاده شود.

ایجاد حس ارزشمندی در شرکت‌کنندگان 

تهیه نقشه دانش و مستند نمودن فرآیند اقدامات، ممکن است مدیران و کارشناسان کلیدی این فرآیند را با ترس از دست رفتن دانش، امکان بازنشستگی پیش از موعد و یا احساس پوچی مواجه کند. در این راستا باید با حفظ جایگاه و عزت نفسشان، آنان را از ارزش دانش و تجارب و منافع سازمانی ناشی از این اقدام آگاه کرد. 

استفاده از اصطلاحات و کلمات تخصصی مربوط به سازمان مورد نظر 

هر سازمان دارای کلمات اختصاری و اصطلاحات خاص و تخصصی می‌باشد که درک و استفاده از آن اصطلاحات هنگام توضیح نقشه دانش بسیار تاثیرگذار می‌باشد. علاوه بر این در صورت استفاده از سایر الگوها و نمونه‌‌های موفق پیشین، عبارات و اصطلاحات را مطابق با سازمان مربوطه تغییر دهید. 

استفاده از رویکردهای متناسب برای تهیه نقشه دانش 

با توجه به اینکه نقشه دانش از حوزه‌های دانشی تشکیل می‌شود، شناسایی این حوزه‌ها نیازمند بررسی‌های تخصصی می‌باشد. به عنوان مثال در سازمان‌هایی نظیر مهندسی، تدارکات و ساخت (EPC) که با حجم بالایی از دانش‌های تخصصی در ارتباط هستند، ممکن است نیاز به تلفیق چند رویکرد برای رسیدن به حوزه‌های دانشی وجود داشته باشد.
علاوه بر حوزه‌های دانشی یکی از مهم‌ترین بخش‌های نقشه دانش، جریان‌های دانش میان حوزه‌های دانشی مختلف است. جریان دانشی نشان‌دهنده میزان اهمیت و حساسیت هر یک از حوزه‌های دانشی و نیز ملاحظات پیش‌نیازی در برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی راهکارهای دانشی، نقش بسیار مهمی دارد. 

نمونه‌های موفق در حوزه تهیه نقشه دانش

TransPetro 

ترانس پترو از جمله بزرگترین شرکت‌های حمل و نقل سوخت برزیلی است. این شرکت در راستای تهیه نقشه دانش، در گام اول اقدام به شناسایی دانش‌های حیاتی کرد. اما در طول این فرآیند، نفرات کلیدی معتقد بودند که اگر بخش قابل توجهی از دارایی‌های دانشی را عادی و غیربحرانی جلوه دهند، از اعتبار حوزه فعالیتشان کاسته خواهد شد. به منظور رفع این مسئله، تسهیل‌کنندگان در طی جلساتی اهمیت دانش‌های کلیدی و تاثیر آن در کسب‌و کار را بیان کردند. 
مشاور منابع انسانی این سازمان می‌گوید "ما باید با ایجاد رابطه و تشویق، ترس افراد را کاهش دهیم." 

تمرکز Bechtel بر کارشناسان بازنشسته

Bechtel شرکت مهندسی، تدارکات، ساخت‌وساز و مدیریت پروژه است که در کالیفرنیا مستقر می‌باشد. این شرکت برای تهیه نقشه دانش بر کارشناسان بازنشسته متمرکز شده و برای هر یک از آن‌ها ارزش افزوده، اهداف بلندمدت و همچنین جایگاه افراد در این اقدام موثر را تشریح کرد. این اقدام افزایش حس اعتبار و اهمیت افراد در آینده سازمان را به دنبال داشت.

Goodyear

شرکت Goodyear Tire & Rubber برای تدوین نقشه دانش بر کارشناسان بازنشسته تمرکز داشته و در این مسیر با مقاومت‌‌هایی همراه بود که تمرکز بر دانش‌های کلیدی هر یک از افراد و تشریح دقیق انتظارات و زمان مورد نیاز برای اجرای این فرآیند، تا حدودی چالش‌‌ها را برطرف کرد.

نقشه دانشی Eli Lilly با کمک مهندسین متخصص 

شرکت داروسازی Eli Lilly، برای تهیه نقشه دانش بر مهندسین متخصص سازمان تمرکز کرده و نقشه دانش را با نقشه فرآیندی و اهداف سازمانی مرتبط ساخت. علاوه بر این به منظور کاهش بار زمانی این اقدام، در گام اول نقشه‌‌های دانشی را با کمک مهندسین میانی تدوین کرده و برای تایید و اظهارنظر، خدمت مهندسین بازنشسته ارسال کرد.

TRIANZ

تیم مدیریت دانش در شرکت مشاوره فناوری اطلاعات و مدیریت (Trianz) هدف از تدوین نقشه دانش را در ابتدای فرآیند برای همگان بیان کرد. علاوه بر این حمایت عالی رهبران ارشد از مدیریت دانش موجب شد تا افراد با انگیزه بیشتری در این جلسات شرکت کنند.

منبع
APQC