راهنمای گام به گام تدوین و توسعه نقشه دانش

نقشه دانش همانند یک عکس فوری عمل کرده و سازمان با کمک آن قادر است به سوال"چه کسی چه چیزی می‌داند و در کجاست؟ " پاسخ دهد. به عبارت دیگر نقشه دانش به صورت بصری نشان می‌دهد که دانش در کجای سازمان یا شرکت شما یافت می‌شود. این مفهوم ساده اما کاربردی یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت دانش است که با ساده‌سازی مفاهیم پیچیده منجر به بهبود در تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. 

نقشه دانش چیست؟

نقشه دانش با استفاده از فرآیندها و ابزارهایی جهت نشان دادن خبرگان، منابع دانش، جریان‌های ارتباطی و محدودیت‌های دانش در سازمان ایجاد می‌شود. این ابزار نمایشی بصری از منابع و جریان‌های دانشی سازمان بوده و منجر به تسهیل فرآیند دستیابی به دانش صریح و ضمنی موجود می‌شود. علاوه بر موارد فوق نقشه دانش اهمیت ایجاد چرخه انتقال دانش و ارتباط بین ذخیره و بکارگیری دانش را بیان کرده و سازمان‌ها با استفاده از آن دارایی‌های دانشی (ناملموس) خود را شناسایی و طبقه‌بندی می‌کنند. دارایی‌های دانشی اغلب در 4 دسته زیر قابل تفکیک هستند:
•    افراد؛
•    فرآیندها؛ 
•    محتوا؛ 
•    فناوری.

مراقب نفوذ اطلاعات باشید!

تشخیص مرز بین دانش و اطلاعات بسیار مهم است. اغلب سیستم‌های به اشتراک‌گذاری دانش از اطلاعات اضافی رنج می‌برند. گاهی حجم اطلاعات به قدری زیاد است که با ایجاد مزاحمت، مانع از دسترسی افراد به دانش‌های مفید خواهند بود. پس دقیقا مشخص کنید چه چیزی دانش است و چه چیزی دانش نیست. با این کار از ورود اطلاعات اضافه و پرداختن به حواشی جلوگیری می‌شود.

چه چیزی دانش است!

دانش شکل ارزش یافته اطلاعات است و می‌توان از آن در تصمیمات و اقدامات استفاده کرد. بنابراین داده و اطلاعات دانش نیستند. دانش باید در نتیجه گردش کار عادی تیم تولید شود. منابع دانشی از بسته‌های کوچک و کاربردی تشکیل می‌شوند که به تنهایی قابلیت بکارگیری مجدد را داشته باشند.
در تعریف دانش علاوه بر "امکان استفاده مجدد" به عبارت "کاربردی" نیز توجه ویژه‌ای داشته باشید چراکه دانش‌ها باید برای سازمان ارزش افزوده ایجاد کرده و در مسیر تحقق اهداف سازمانی موثر واقع شوند.

دانش را جستجو نکنید! فقط کافی است آن را بردارید.

بسیاری از ما هنگام جستجوی یک کلید واژه، سطحی از ناامیدی را تجربه کرده‌ایم. غالباً رایانه لیستی از ده‌ها مورد با عناوین مبهم و مشابه را برمی‌گرداند و ما مجبور به بررسی تک تک آن‌ها تا رسیدن به نتیجه مطلوب هستیم. جستجوی دانش نهایتا نیاز شما را رفع می‌کند اما راه‌حلی بهینه نیست.
به جای جستجوی دانش آن را از روی نقشه بردارید! زمانی که دانشی را جستجو می‌کنیم، اگر خوش شانس باشیم دانش مورد نظر را پیدا می‌کنیم؛ اما از طریق پیمایش نقشه دانش، علاوه بر یافتن دانش مورد نظر، چیزهایی را کشف می‌کنیم که حتی از وجود آنها اطلاع نداشتیم.

مزایای نقشه دانش چیست؟

نقشه دانش به سازمان‌ها در جمع‌آوری و مدیریت سرمایه‌های دانشی و تجربیات کارکنان کمک می‌کند. با سازماندهی دانش‌ها در نقشه دانش می‌توان به سرعت به دانش مورد نیاز دست پیدا کرد و با بهره‌گیری از این امکان ضمن شناسایی خبرگان از دانش‌های موجود در زمینه‌های مختلف آگاه شد. 
نقشه دانش این امکان را به سازمان می‌دهد تا با شناسایی و رفع موانع و محدودیت‌ها و با کمک متخصص‌های داخلی موجود، در راستای تحقق اهداف استراتژیک گامی مهم بردارد. این ابزار، نقشه‌راهی برای یافتن اطلاعات و دانش مورد نیاز افراد است. به این صورت که کارکنان برای رفع چالش پیش آمده، از تجارب افرادی پیشین در مشکلات مشابه، بهره‌مند می‌شوند.
بنابراین شکل نقشه دانش بسته به استراتژی‌های دانشی سازمان، متفاوت است. اگر هدف استفاده مجدد از دانش صریح باشد، این ابزار بر کدگذاری اسناد اصلی، محتوای اینترانت سازمانی، داده‌های حاصل از مشتری و ... تمرکز می‌کند. از طرفی اگر افزایش توانایی‌های افراد مدنظر باشد، نقشه دانش با ثبت و نشر دانش ضمنی کارمندان، به کمک سازمان می‌آید.
چرا نقشه دانش؟
•    جهت شناسایی منابع، فرصت‌ها و محدودیت‌های کلیدی در ایجاد و به جریان انداختن چرخه دانش؛
•    تشویق افراد به استفاده مجدد از دانش‌های موجود، صرفه‌جویی در زمان جستجو و فرایند دستیابی به دانش مورد نیاز و حذف هزینه‌های ناشی از خرید دانش تکراری؛
•    نمایش تخصص‌های موجود در قسمت‌های مختلف سازمان با هدف افزایش تبادل و اشتراک دانش بین افراد ؛ 
•    استفاده كارمندان از تجارب پیشین ثبت شده در نقشه دانش و کاهش مراجعه مستقیم به خبرگان؛
•    بهبود کیفیت پاسخگویی به مشتری، تصمیم‌گیری و حل‌ مسئله از طریق دسترسی به اطلاعات قابل استفاده و متخصصان درون سازمانی و برون سازمانی؛
•    نمایان کردن فرصت‌های یادگیری در سازمان؛
•    افزایش دارایی‌های ناملموس سازمان با به نمایش درآمدن ابتکارات دانشی جدید.

چگونه نقشه دانش بسازیم؟

"توجه به استراتژی، اصلی ضروری و اجتناب ناپذیر است"

از امروز و برای همیشه متوجه استراتژی‌ها و اهداف راهبردی سازمان باشید. چراکه مدیریت دانش و احصاء منابع دانشی، باید در راستای راهبردها و تحقق اهداف سازمان قرار گیرد. پس در گام‌های آتی مراقب انحراف از مسیر استراتژی‌ها بوده و در جهت تحقق اهداف و راهبردهای سازمان حرکت کنید.
سازمان‌ها باید نقشه دانش را بر اساس استراتژی دانشی خود ایجاد کنند. یکی از اشتباهات معمول هنگام ایجاد نقشه دانش، استفاده از اطلاعات موجود و جریان‌های ارتباطی با صرف هزینه‌های بسیار زیاد است و این موضوع سبب طولانی شدن فرآیند انجام کار می‌شود. ایجاد نقشه دانش با اطلاعات بیش از حد، نه تنها مقرون به صرفه نبوده، بلکه استفاده از آن نیز دشوار خواهد بود. 
روشی مناسب برای شروع ترسیم نقشه دانش، تمرکز بر دانش‌های کلیدی موجود و تعمیق در آن در صورت عدم پاسخگویی به نیازهای سازمان است. طبق تجربه، انجام این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه شده و نتایج بهتری را حاصل می‌کند. 

گام صفر: هدف نقشه دانش خود را مشخص کنید.

بسیار مهم است که بدانیم نقشه دانش را برای چه کسانی ترسیم می‌کنیم و قرار است چه استفاده‌ای از آن بشود. در این نوشته به دنبال ایجاد ابزاری بصری برای جمع‌آوری و دسترسی سریع به منابع دانشی سازمان هستیم تا همه سطوح سازمان از آن برای رفع نیازهای دانشی خود و البته شناسایی منابع دانشی موجود استفاده کنند.

گام اول: موضوع نقشه دانش را مشخص کنید.

در این گام، حوزه اصلی و یا به عبارتی عنوان اصلی نقشه دانش را به گونه‌ای انتخاب می‌کنیم که تمام دانش‌های مرتبط را شامل شود. با این انتخاب، محدوده عملیاتی خود را تعریف کرده و به آن متعهد می‌شویم. 
ممکن است خارج از این محدوده، دارایی‌های ارزشمندی وجود داشته باشد. اما فعلا نباید به سراغ آن‌ها بروید. تنها با یک یادداشت و یادآوری به موضوع خاتمه داده و سرنخی برای خود و دیگر همکارانتان باقی بگذارید. 

گام دوم : درخت دانش خود را شکل دهید.

با توجه به نظر خبرگان و یا مستندات موجود، دسته‌بندی دانشی موضوع را مشخص کنید تا هر دانش در دسته مربوط به خود قرار گیرد. با این کار حوزه‌های فرعی دانش را تعیین کرده‌اید که در نقشه دانش به عنوان زیرشاخه‌های حوزه اصلی دیده می‌شوند. هر حوزه دانشی باید به گونه‌ای انتخاب شود که جامع و مانع باشد، یعنی ضمن پوشش همه دانش‌های مورد نظر، حتی‌الامکان با دیگر حوزه‌ها هم‌پوشانی نداشته باشد. البته یک دارایی یا منبع دانشی ممکن است با حوزه‌های دانشی متعددی مرتبط شود. 

گام سوم: دارایی‌های دانشی سازمان را پیدا کنید.

 این اقدام شامل شناسایی مستندات دانشی آشکار و یا خبرگان و متخصصان و دانش‌های ضمنی آنان می‌باشد و لازم است متناسب با هر حوزه انجام شود. بعد از یافتن منابع دانشی و جمع‌آوری دانش‌ها، آن‌ها را به حوزه یا حوزه‌های مربوطه وصل کنید. در افزودن هر منبع دانشی به نحوه دسترسی به آن منبع و خبرگان و متخصصان نیز توجه داشته باشید.
همچنین بازبینی و اصلاح درخت دانشی را فراموش نکنید. شاید لازم باشد برخی حوزه‌ها را ادغام کرده، حوزه‌ای را حذف و یا شاخه‌بندی را به سطوح بعدی توسعه دهید.

گام چهارم: نقشه دانش را همواره به‌روز نگه‌دارید.

به صورت مداوم و روزمره صدها دارایی دانشی در هر جامعه و سازمانی تولید می‌شود، بنابراین نقشه دانش هم باید به طور پیوسته توسعه یافته و تمام منابع دانشی موجود را شامل شود. بهتر است از یک سیستم نرم‌افزاری استفاده کنید که علاوه بر کسب و نگهداری منابع دانشی به صورت مستمر آن‌ها را به حوزه‌های دانشی مورد نظر متصل کرده و نقشه دانش شما را به‌روز نگه‌دارد. 
گام پنجم:نقشه دانش را در دسترس قرار دهید.
برای اینکه سازمان از مزایای نقشه دانش بهره‌مند شود، لازم است مانند دیگر ابزارها در دسترس باشد تا مورد استفاده قرار گیرد. پس، از یک سامانه تحت وب استفاده کنید و نقشه دانش خود را به صورت پویا و از راه دور در دسترس مخاطبان قرار دهید. 

نقشه دانش در سامانه جامع مدیریت دانش MTAShare

سامانه جامع مدیریت دانش MTAShare نرم افزاری تحت وب بوده و تمام گام‌های فوق را به صورت سیستمی در اختیار شما قرار می‌دهد. نقشه دانش در نرم‌افزار MTAShare، براساس درخت دانشی سازمان، به صورت دینامیک و شماتیک ایجاد شده و ضمن معرفی خبرگان هر حوزه، نشان می‌دهد که هر فرد، در چه موضوعاتي، چه حدي از تجربه و توليد دانش را داراست. همچنین نقشه دانش در سامانه MTAShare، به جهت اتصال به زیر سيستم چرخه دانش، مستندات و انجمن‌های خبرگی؛ به طور مداوم در حال توسعه و به‌روزآوری است.