فاکتورهای پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت دانش

بر اساس تحقیقات انجام شده در موسسه مدیریت پروژه ایالت پنسیلوانیا آمریکا، 3 تا 7 درصد درآمد شرکت‌‌ها صرف فناوری اطلاعات می‌‌شود. عدم توجه به اصول و پیش‌‌نیاز‌‌های پیاده‌سازی سیستم‌‌های مدیریتی مبتنی بر فناوری اطلاعات در سازمان‌‌ها منجر به ایجاد مشکل در کارایی و بهره‌‌برداری از این سیستم‌‌ها شده است. 
 

بنابر وجود رابطه مستقیم میان موفقیت پروژه مدیریت دانش و پیاده‌سازی اثربخش سامانه مدیریت دانش، عدم توجه به اصول و عوامل پیاده‌سازی موفق سیستم مدیریت دانش پروژه را محکوم به شکست می‌کند. افزون بر این توجه صرف به بعد نرم‌‌افزار و در نظر نگرفتن موضوعاتی نظیر فرهنگ سازمانی، منابع انسانی، مدیریتی و فرآیندی، عدم دریافت نتایج مورد انتظار از سیستم مدیریت دانش را در پی دارد.

چهار عامل کلیدی در پیاده‌سازی اثربخش مدیریت دانش!

در ادامه به چهار عامل کلیدی در پیاده‌سازی اثربخش سیستم مدیریت دانش اشاره می‌شود:

تعریف اهداف و نتایج مورد انتظار مدیریت دانش و تبیین آن جهت شفاف‌‌سازی و افزایش انگیزه افراد برای مشارکت

تعریف اهداف و نتایج مورد انتظار از ابتدای پیاده‌‌سازی سیستم مدیریت دانش در سازمان، به سنجش و ارزیابی میزان موفقیت اقدامات انجام شده کمک می‌‌کند. به عبارتی دیگر، هرچه با جزئیات بیشتری اهداف بلند مدت و کوتاه مدت مدیریت دانش تعیین شود، پیگیری پیشرفت فعالیت‌‌ها دقیق‌تر و راحت‌تر خواهد بود.
با تعریف اهداف، راهکارهای دستیابی به آن‌ها نیز بررسی و تعیین شده و در نتیجه شاخص‌‌های ارزیابی فعالیت‌‌های مدیریت دانش جهت کنترل روند اقدامات صورت گرفته، تدوین و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
بر اساس تحقیقات انجام شده در موسسه مدیریت پروژه در ایالت پنسیلوانیا آمریکا، از هر سه پروژه بهبودی سازمان ماننده پروژه‌‌های مدیریت دانش، یک پروژه به علت مشارکت ندادن و درگیر نکردن ذینفعان شکست می‌‌خورد.
لذا در ابتدا کلیه مدیران واحدها و دپارتمان‌‌های سازمان، می‌‌بایست از اهداف مدیریت دانش سازمان و واحد خود مطلع و پس از اخذ نظرات آنان، نقش‌‌ها، وظایف، نتایج مورد انتظار، منافع و مزیت‌‌‌‌های مدیریت دانش برای واحدهای سازمانی تبیین و روشن شود.

بکارگیری راهکارهای مدیریت تغییر جهت کاهش مقاومت در برابر سیستم مدیریت دانش

مجموعه ابتکارات و راهکارهای آماده‌سازی زیرساخت‌‌، افراد، تیم‌‌ها و سایر منابع جهت ایجاد تغییر در رویه‌‌ها، روش‌‌ها، رفتارها، نگرش‌‌ها و عملکرد از تعاریف مدیریت تغییر به شمار می‌آید. راهکارهای زیر به منظور غلبه بر مقاومت کارکنان در برابر تغییرات ناشی از مدیریت دانش ارائه می‌‌شود: 

• آموزش چگونگی و علل تغییر از طریق برقراری ارتباطات اثربخش و تبیین مفاهیم، اهداف و مزایای مدیریت دانش برای افراد و سازمان؛
• مشارکت و درگیر ساختن افراد در طی فرآیند تغییر، تعریف نقش‌‌ها و وظایف گروه‌‌های مختلف کاری در سیستم مدیریت دانش؛
• تسهیل و حمایت از فرآیند تغییر به وسیله نظارت و حمایت محسوس مدیران ارشد سازمان و ایجاد نظام انگیزش و پاداش برای مدیریت دانش؛
• مذاکره و توافق با افراد یا واحدهایی که تحت تأثیر تغییر قرار می‌گیرند از طریق تلاش در جهت ایجاد ساختار مدیریت دانش و تعریف مسئولیت‌‌ها به صورت رسمی؛
• مدیریت ارشد سازمان، علاوه بر حمایت و همراهی و تشویق نیروی انسانی می‌‌بایست در مسیر پیاده‌سازی و توسعه مدیریت دانش از قدرت مدیریتی برای نظم‌دهی و جدی گرفتن موضوع استفاده کند.

به منظور شناخت افراد نسبت به ارزش‌های ناشی از مدیریت دانش باید از طریق تعیین اهداف، افزایش آگاهی، شفاف‌‌سازی و اعمال مدیریت تغییر، فرآیندهای مدیریت دانش و سیستم جدید را برای کارکنان عادی‌سازی کرد.

تغییر همواره دشوار است، اما هرچه سیستم مدیریت دانش و کلید واژه‌‌های آن وارد مکالمات روزمره افراد شود، فرآیند عادی‌سازی سیستم و نهادینه کردن آن در سازمان راحت‌تر اتفاق می‌‌افتد. در نتیجه این اقدامات، کارکنان سازمان راحت‌‌تر از سیستم مدیریت دانش استفاده می‌‌کنند و سوالات و ابهامات خود را با تیم مدیریت دانش در میان ‌‌می‌‌گذارند.

ایجاد فضای تعاملی جهت دریافت بازخوردها، انتقادات و پیشنهادات

پس از پیاده‌‌سازی سیستم و در جریان اجرای فرآیندهای مدیریت دانش، دریافت نظرات دو گروه حائز اهمیت است. گروه اول افراد موافق سیستم و دارای نظرات و پیشنهادهای بهبود هستند و گروه دوم متشکل از منتقدین سیستم می‌باشد. تجربه نشان داده این دو گروه دغدغه بیشتری نسبت به افراد منفعل داشته و دریافت نظرات آن‌‌ها پیرامون بخش‌های مختلف سیستم در روند بهبود و توسعه کمک‌کننده است. 

اتخاذ رفتار کنشگرا از سوی مدیران ارشد سازمان

اگر مدیران سازمان قصد اجرای برنامه و راهکارهای مدیریت دانش را دارند، می‌‌بایست به عنوان اولین نفرات فعال و کنشگر در سیستم مدیریت دانش فعالیت کنند. این رفتار در سیستم مدیریت دانش شامل اقدامات زیر است:

• حضور فعال در سیستم مدیریت دانش و تسهیم تجارب؛
• تقدیر از کارکنان از طریق ارسال پیام، نامه و اهدا جوایز کوچک؛
• اختصاص زمان مشخص در جلسات مدیریتی با معاونین و مدیران میانی جهت انجام امور مدیریت دانش؛
• دریافت گزارش عملکرد فرآیندهای مدیریت دانش از واحدهای مختلف سازمان؛
• تبیین انتظارات و بیان اهداف به معاونین و مدیران میانی.