4 شاخص کلیدی عملکرد برای سنجش اثربخشی پایگاه دانش

محمدحسن بختیاری    محمدحسن بختیاری
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1403/7/4
شاخص‌های اثربخشی نرم‌افزار مدیریت دانش (پایگاه دانش) مجموعه‌ای از شاخص‌های قابل‌سنجش هستند که بر میزان بازدهی و اثربخشی اطلاعات و دانش تسهیم و نگهداری شده و همچنین اثبات بازگشت سرمایه آن‌ها کمک می‌کند. در ادامه، چندین گزینه را برای شاخص‌هایی که می‌توانید ردیابی کنید، بررسی می‌کنیم، اما لازم است بدانید که احتمالاً همه این شاخص‌ها برای پایگاه دانش سازمان شما مناسب نیست. نکته کلیدی برای دانستن آنکه از کدام شاخص‌ها استفاده کنید، درک دقیق این است که می‌خواهید چه چیزی را اندازه‌گیری و بهبود دهید؛ بنابراین اولین قدم برای انتخاب شاخص‌ها، چرایی اهمیت استفاده از آن است. پیدا کردن علل اصلی به شما کمک می‌کند تا شاخص‌های موردنیاز خود را شناسایی و به‌صورت مستمر در جهت ارتقاء بهره‌وری سازمان از طریق پایگاه دانش، اندازه‌گیری و پایش کنید. توسعه و بهبود پایگاه دانش می‌بایست در راستای اهداف استراتژیک و رفع نیازهای اصلی سازمان باشد در اینجا 4 شاخص کلیدی عملکرد پایگاه دانش که از پرکاربردترین شاخص‌ها در صنایع مختلف هستند، همراه باراهنمایی در مورد اینکه چگونه می‌توانید موارد مناسب را برای سازمانتان انتخاب کنید، ارائه‌شده است.

1.    تعداد مراجعه و بازدید از صفحات پایگاه دانش

 آیا می‌دانید پایگاه دانش شما هرروز، هفته یا ماه چند بازدید منحصربه‌فرد دریافت می‌کند؟ اگرنه، این‌یک مکان عالی برای شروع است. این شاخص کلیدی عملکرد به شما می‌گوید:
  • پایگاه دانش شما چه میزان در دسترس کلیه ذینفعان داخلی (کارکنان سازمان) و سایر ذینفعان بیرونی (با رعایت سطوح دسترسی) است؟
  • پایگاه دانش تا چه حد توانسته منبعی برای پاسخ‌دهی به سؤالات و چالش‌ها باشد؟
  • در کدام بخش از پایگاه دانش مراجعه و مشاهده بیشتری انجام‌شده؟
مناسب است که برای شروع، با بررسی تعداد کل بازدیدها در بازه‌های زمانی متناوب این شاخص سنجیده شود. بالاتر از حد انتظار است یا کمتر؟ (تعداد کل افرادی که قابلیت دسترسی به پایگاه دانش رادارند را در نظر بگیرید)
اگر اعداد کلی مراجعه و بازدید کمتر از حد انتظار است، در نظر داشته باشید که پیوندهای کاربردی و پراستفاده را به پایگاه دانش سازمان اضافه کنید. در این صورت مسیر دسترسی به پیوندها از طریق پایگاه دانش خواهد بود و می‌تواند این پایگاه‌ها را بیشتر در معرض دید و استفاده افراد قرار دهد. اگر می‌خواهید افراد قبل از دستیابی به اطلاعات از پایگاه دانش شما استفاده کنند، باید اسناد، اطلاعات و دانش‌ها، به‌راحتی قابل‌جست‌وجو و بازیابی باشند.

2.     دانش‌ها، مقالات و مستندات پربازدید

 پس‌ازاینکه تعداد کل بازدیدها در چند بازه زمانی را موردسنجش قراردادید، کمی عمیق‌تر بررسی کنید و به دسته‌ها و صفحات جداگانه نگاه کنید. آیا بسته‌های دانشی و اسناد خاصی وجود دارند که تعداد بازدید و مراجعه بیشتری به نسبت سایر بخش‌ها داشته باشند؟
چنین اطلاعاتی به شما کمک می‌کند تا سرنخ‌هایی را در مورد آنچه برای کاربران پایگاه دانش ضروری است پیدا کنید. همچنین این بررسی این آمار کمک می‌کند که اسناد و دانش‌های غیرمفید و یا با دسترسی سخت، شناسایی شوند. از دیگر فواید پایش این شاخص این است که می‌توانید با بررسی حوزه‌های کم بازدید علل ریشه‌ای آن را یافته و در جهت بهبود بازدید در آن حوزه‌ها اقدام کنید. از طرفی دیگر، شناسایی و سنجش بخش‌های پربازدید، می‌تواند فیلدهای موردنیاز و ضروری کاربران را تعیین کند. از این طریق می‌توانید توسعه دانش و اطلاعات در این حوزه‌ها و همچنین به‌روزرسانی دانش موجود را اجرا کنید. به‌عنوان‌مثال، آیا اکثر کاربران باید همان دانش گسترده را بخوانند یا بهتر است که آن را بروز رسانی کرده و یا به موضوعات کوچک‌تر و قابل‌فهم‌تر تقسیم کنند؟

3.    تعداد جست‌وجوی‌های ناموفق

این معیار تعداد جستجوهایی را که کاربران در کادر جستجوی پایگاه دانش وارد کرده‌اند و بدون نتیجه بوده است را ردیابی می‌کند. درحالی‌که تعداد واقعی جستجوهای ناموفق می‌تواند مفید باشد، مشاهده عباراتی که کاربران جستجو کرده‌اند و نتیجه‌ای حاصل نشده، می‌تواند سرنخ‌هایی از نیازها و شکاف‌های دانشی موجود ارائه دهد. فرض کنید که شما شروع به مشاهده روندی در جستجوهای ناموفق می‌کنید یا تعداد زیاد عبارات یا عبارات خاص را یادداشت می¬کنید؛ در این صورت، زمان آن رسیده است که اسناد موجود را به‌روزرسانی کنید، اسناد جدید مطابق نیازهای دانشی تولید کنید یا شاید عناوین دانش‌ها و مستندات و کلمات کلیدی را مجدداً بنویسید تا از بهبود جست‌وجو و بازیابی اطمینان حاصل شود.

4.    تعداد و نتایج به‌کارگیری دانش

یکی دیگر از شاخص‌های کلیدی اثربخشی پایگاه دانش، تعداد گزارش‌ها به‌کارگیری دانش‌ها در موقعیت‌ها مشابه دیگر و همچنین نتایج حاصل از به‌کارگیری این دانش‌ها شامل صرفه‌جویی زمانی، مالی و ارتقاء کیفیت خدمات و محصولات و درنتیجه افزایش رضایت مشتریان است.
 


آغاز سفری هوشمندانه: مدیریت دانش در ستاره اول، پلی به سوی نوآوری
آغاز سفری هوشمندانه: مدیریت دانش در ستار ...
مشاوران توسعه آینده؛ 20 سال راهکارهای نوآورانه مدیریت دانش
مشاوران توسعه آینده؛ 20 سال راهکارهای نو ...
برگزاری جلسات مصاحبه شناخت و استخراج فیلدهای دانشی در شرکت ملی پست
برگزاری جلسات مصاحبه شناخت و استخراج فیل ...
برگزاری جلسه انجمن خبرگی در آریاساسول
برگزاری جلسه انجمن خبرگی در شرکت آریاساس ...
پیاده‌سازی مدیریت دانش در شرکت فولاد هرمزگان
پیاده‌سازی مدیریت دانش در شرکت فولاد هرم ...
پیاده‌سازی مدیریت دانش در شرکت ConocoPhillips
پیاده‌سازی مدیریت دانش در شرکت ConocoPhi ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...