مدیریت دانش عامل افزایش بهره‌وری و کاهش استرس دانشکاران

رهبران مدیریت دانش بهره‌وری را به‌عنوان اولین اولویت تجاری برای تیم‌های خود در سال 2022 شناسایی کردند و اتلاف زمانی مربوط به امور دانشی تأثیر زیادی بر عملکرد آن‌ها داشت. بر اساس تحقیقات APQC، یک دانشکار به‌طور متوسط در هر هفته 8/2 ساعت را صرف جستجو، بازآفرینی و تکثیر اطلاعات و دانش می‌کند. با وجود آنکه این فعالیت‌ها مهم هستند، ولی به‌وضوح نیاز به ساده‌سازی دارند تا 20 درصد از هفته کاری را اشغال نکنند.
در زیر به چهار فعالیتی می‌پردازیم که بهره‌وری را کاهش می‌دهند و به این موضوع می پردازند که مدیریت دانش چگونه می‌تواند به بهره‌وری بیشتر و رضایت کاربران نهایی از کارشان کمک کند.
 

1.    جستجو یا درخواست اطلاعات

به‌طور متوسط، دانشکاران هر هفته 2/8 ساعت را صرف جستجو و دریافت اطلاعات برای انجام کارهای خود می‌کنند. ما هرگز قادر نخواهیم بود این عدد را به صفر برسانیم اما با یک استراتژی مدیریت دانش خوب می‌توان دسترسی به اطلاعات را ساده‌تر کرد و این شانس را که کارکنان اطلاعاتی را که به دنبال آن هستند راحت‌تر بیابند و از درستی آن مطمئن باشند را افزایش داد.
مدیریت دانش می‌تواند زمان تلف‌شده در فرآیند جستجوی اطلاعات را با تنظیم محتوای با ارزش، پیوند منابع مرتبط و پاکسازی منظم اطلاعات قدیمی کاهش دهد.
سازمان‌دهی منابع و اطمینان از آنکه اطلاعات مهم در بین اطلاعات تکراری یا نامربوط گم نشوند بسیار مهم است، اما بیشترین میزان افزایش بهره‌وری، ناشی از پیاده‌سازی یک جستجوی درون سازمانی است که در سراسر پلتفرم‌ها و مخازن اطلاعاتی سازمان انجام شود. دانشکاران که به ابزار جستجوی سازمانی دسترسی دارند، زمان قابل‌توجه کمتری (به‌طور متوسط 0/7 ساعت در هفته) برای جستجو و دریافت اطلاعات صرف می‌کنند. همچنین احتمال کمتری دارد که گفته شود چالش‌های بهره‌وری موجب افزایش ساعات کاری یا صرف زمان زیادی برای کارهای تکراری و دستی است. 
تا چند سال پیش، جستجوی سازمانی نیاز به طراحی اختصاصی یک ابزار جستجوگر اختصاصی با هزینه‌ای قابل توجه داشت. خوشبختانه در حال حاضر، پلتفرم‌های دیجیتالی محل کار مانند Microsoft 365 و Google Workspace تجربه جستجوی سازمانی را آسان‌تر کرده‌اند، به‌خصوص اگر مخازن اطلاعاتی به فضای ابری منتقل شوند. حتی اگر سرمایه‌گذاری عمده‌ای در فناوری وجود نداشته باشد، مدیریت دانش می‌تواند اقدامات گسترده‌ای برای پیوند مخازن اطلاعاتی انجام دهد و اطمینان حاصل کند که موتور جستجو بهترین نتایج را به درخواست‌ها می‌دهد. حتی بهبود جستجو، بازگشت سرمایه را، هم از نظر افزایش بهره‌وری و هم از نظر کاهش نا‌ امیدی فراهم می‌کند.

2. جستجوی فرد خبره مناسب برای پاسخ به سؤالات یا ارائه تخصص

علاوه بر زمان جستجوی اطلاعات، به‌طور متوسط هر دانشکار 1/7 ساعت در هفته را صرف جستجوی افراد مناسب برای پاسخ به سؤالات و کسب تخصص می‌کند. این ممکن است برای گروه‌های مدیریت دانش که سال‌ها زمان صرف طراحی و بازطراحی ابزارهای مکان محور برای کمک به کارکنان دیگر بخش‌ها برای شناسایی و ارتباط با همکاران متخصص کرده‌اند، دلسردکننده باشد. علی‌رغم این تلاش‌ها، اکثر افراد همچنان سؤالات خود را به مدیران و همکاران خود ارسال می‌کنند. نتیجه این است که کارمندان به ‌ندرت بهترین اطلاعات را به دست می‌آورند، یا زمانی که به تخصص خاصی نیاز دارند، باید به‌طور ناکارآمد در شبکه‌های شخصی خود برای یافتن فرد مناسب جست‌وجو کنند.
یک ابزار جستجوی سازمانی که به شما، افراد و اسناد را برای یادگیری پیشنهاد می‌کند، می‌تواند توصیه‌های همکاران را در مرکز توجه قرار داده و موجب کمک به عادی‌سازی ایده ارتباط با اشخاص ناآشنا شود. به‌عنوان گزینه دیگر، راهنمایی و مربیگری همکاران می‌تواند زمان صرف شده برای جستجوی همکاران مناسب برای پاسخ به سؤالات و ارائه تجربه را کاهش دهد. این رویکردها به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا علاوه بر تقویت شبکه‌های حرفه‌ای خود برای نیازهای تخصصی آینده، پاسخ‌هایی را برای سؤالات فوری خود دریافت کنند.

3. بازآفرینی اطلاعات یا کار

طبق گزارش دانشکاران، آن‌ها به‌طور متوسط 2 ساعت در هفته را صرف بازآفرینی اطلاعات و کارهایی می‌کنند که در گذشته در سایر نقاط سازمان وجود داشته است. در برخی موارد، افراد ممکن است آگاه باشند که قبلاً کاری انجام ‌شده است اما امکان یافتن پرونده موردنظر را نداشته باشند (یا به آن دسترسی نداشته باشند). اما اغلب، کارمندان از وجود منبع اطلاعاتی آگاه نیستند، بنابراین آن را جستجو نمی‌کنند، راه‌حل‌های یکسانی را مجدد اختراع و همان کار را دوباره اجرا می‌کنند و اشتباهات مشابهی را مرتکب می‌شوند.
اولین قدم برای به حداقل رساندن خلق مجدد، مستندسازی دانش حیاتی سازمان است. هنگامی که دانش به روشی ساختاریافته ثبت می‌شود، استفاده مجدد از آن برای افراد بسیار آسان‌تر است. اسناد با ارزش باید با یک ابزار جستجوی خوب ترکیب شود، زیرا اگر یافتن دانش بسیار دشوار باشد، احتمالاً افراد دست از این کار می‌کشند. همچنین همکاری همکاران می‌تواند با اجازه دادن به آن‌ها برای مربیگری و راهنمایی یکدیگر، دوباره کاری را کاهش دهد.

4. ارائه اطلاعات تکراری 

کارکنان دانش به‌طور متوسط 1/7 ساعت در هفته را صرف ارائه اطلاعات تکراری یا به‌روزرسانی‌های مشابه می‌کنند. برخی از آن‌ها زمان را برای واردکردن اطلاعات یکسان در صفحات گسترده یا به‌روزرسانی اطلاعات ذینفعان مختلف تلف می‌کنند و باقی آن‌ها به‌طور مکرر به سؤالات مشابه در مورد پروژه‌ها، فرآیندها یا رشته‌های خودپاسخ می‌دهند. تکرار موجب ناکارآمدی مخصوصاً برای افراد پرمشغله می‌شود.
بهترین راه برای کاهش تکرار، اطمینان از مستند بودن و دسترسی آسان به دانش حیاتی است. به ‌این‌ ترتیب افراد می‌توانند هنگامی که سؤال و یا نیاز به به‌روزرسانی دارند، از طریق سیستم پایگاه دانش شخصاً دانش موردنظر را کسب کرده و دیگر نیازی نیست صاحبان دانش بارها و بارها تجربیات خود را برای دیگران بازگو کنند. در اکثر مواقع، نیاز به به‌روزرسانی‌های تکراری، تنها ناشی از فقدان گزارش‌دهی متمرکز است. هنگامی که سیستم مناسبی وجود نداشته باشد، هر مدیر و بخشی، فایل اکسل خود را ایجاد می‌کند و افراد در نهایت اطلاعات را برای هر موتور جستجوگر داخل سازمانی دوباره قالب‌بندی و تکرار می‌کنند. انجمن‌ها و شبکه‌ها می‌توانند با ارائه یک مکان در دسترس برای پاسخ دادن به سؤالات و سپس جستجوی آن پاسخ‌ها توسط دیگرانی که سؤالات مشابهی در آینده خواهند داشت، به کاهش موارد تکراری کمک کنند.
پاداش: بهره‌وری و تجربه کارمند
این واضح است که مدیریت دانش می‌تواند در وقت افراد برای یافتن، دسترسی و اشتراک‌گذاری اطلاعات صرفه‌جویی کند. اما افزایش بهره‌وری از طریق ساده‌سازی جریان دانش یک مزیت جانبی بزرگ نیز دارد: به روحیه کارکنان کمک می‌کند. 
مزیت افزایش بهره‌وری از طریق ساده‌سازی جریان دانش، کمک به روحیه کارکنان است.
دانشکارانی که در سازمان‌های خود دارای برنامه‌های مدیریت دانش هستند، به‌طور قابل‌توجهی کمتر احتمال ناامیدی، استرس و نارضایتی شغلی را به دلیل مشکلات بهره‌وری گزارش می‌کنند. همچنین کمتر احتمال دارد مسائل مربوط به بهره‌وری آن‌ها را متمایل به ترک سازمان فعلی خود ‌کند.
چگونه برنامه‌های مدیریت دانش موجب کاهش تأثیرات منفی بر کارکنان دانش می‌شود؟
اکثر کارکنان دانش سال‌ها زمان و تلاش (و اغلب، انبوهی از پول) را برای یادگیری رشته یا تخصص خود صرف کرده‌اند. آن‌ها می‌خواهند روی تخصص خود سرمایه‌گذاری کرده و کارشان را انجام دهند. هنگامی‌که سازمانی دارای برنامه مدیریت دانش است که به مستندسازی دانش حیاتی کمک کرده و یافتن و دسترسی به آن را آسان می‌کند، کارکنان دانش می‌توانند زمان بیشتری را صرف انجام کارهای خود کنند.  این بدان معنی است که آن‌ها زمان کمتری را صرف انجام کارهایی می‌کنند که هر فرد عادی می‌تواند انجام دهد، مانند واردکردن عبارت‌های جستجو در پنج پایگاه داده مختلف. به‌طور خلاصه، مدیریت دانش به کارکنان دانش این امکان را می‌دهد که از دانش تخصصی خود بهترین استفاده را ببرند و این باعث رضایت بیشتر آن‌ها در کار می‌شود.
 
منبع:
https://www.apqc.org/blog/ -makes-knowledge-workers-more-productive-and-less-stressed-out