نقش مدیریت دانش در صنعت IT

پایگاه‌های دانش در قلب سیستم‌های اطلاعاتی بوده و اشتراک دانش، کلید تضمین جریان یافتن دانش مرتبط با کسب‌وکار به هنگام معرفی فرآیندها و ابزارهای جدید و همچنین ضامن انطباق فعالیت‌ها با مقررات می‌باشند. در واقع مدیریت دانش نقش مهمی در صنعت فناوری اطلاعات ایفا می‌کند.
از 50 سال گذشته، مدیریت دانش و فناوری اطلاعات در یک سطح پایه به هم مرتبط هستند؛ در این سال‌ها صنعت IT به دلیل فناوری پیچیده و الزامات اجرایی بالا، به عنوان متولی اصلی مدیریت دانش در نظر گرفته می‌شد. با این حال، با معرفی مدل SaaS، نصب و استفاده از پایگاه‌های دانش تسهیل شده و زمان مورد نیاز بخش‌های فناوری اطلاعات برای مدیریت آن‌ها کاهش یافته است.
 

در نظرگیری مدیریت دانش فناوری اطلاعات به عنوان یک مزیت رقابتی

مدیریت دانش (به ‌ویژه در سطح سازمانی) یک جزء حیاتی صنعت IT محسوب می‌شود. نقش فناوری اطلاعات حصول اطمینان در خصوص عدم توقف فرآیندهای تجاری، حفظ کیفیت فناوری‌های پشتیبان، احتیاط در زمینه هزینه‌ فناوری‌های جدید، همگام‌سازی یادگیری سازمانی با تغییرات کسب‌وکار و امنیت دانش سازمانی است. این امر اقدامی کلان در حوزه IT بوده و اغلب با وقفه‌های روزانه ناشی از کارهای اداری مانند بازنشانی رمز عبور، عیب‌یابی نرم‌افزارها و بررسی امکانات برای نیروهای جدیدالورود و مواردی از این دست رقابت می‌کند. با این حال، با ذخیره دانش صریح و ضمنی در یک پایگاه دانش قابل اعتماد توسط فناوری اطلاعات، یک مدل سلف سرویس برای کارکنان ایجاد شده و زمان افراد بخش برای رسیدگی به عملکردهای کلیدی آزاد می‌شود.

 چند روش برای استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش در فناوری اطلاعات

1-    شخصی‌سازی در مقیاس

یک پایگاه دانش شفاف و قابل اعتماد (تکمیل شده توسط یک استراتژی مدیریت دانش مقیاس‌پذیر) به شرکت اجازه می‌دهد تا در هنگام اجرای فرآیندها یا فناوری‌های جدید (یا در زمان عیب‌یابی فرآیندهای موجود) مراحل مشابه را دنبال کند. این امر موجب کاهش زمان پاسخگویی به سوالات افراد از طریق تجمیع پاسخ‌های محتمل در پایگاه دانش می‌شود.
ایجاد پایگاه دانش و فراموشی آن کافی نیست؛ انتقال موثر دانش شامل به روزرسانی مداوم پایگاه دانش با پاسخ‌های جدید است. با سرمایه‌گذاری در پایگاه دانشی با قابلیت به‌روزرسانی آسان یا جذب دانش به راحتی، فناوری اطلاعات می‌تواند با یک بار پاسخ‌دهی به یک سؤال در زمان بروز مشکل جدید و سپس ارائه پاسخ خودکار به چندین نفر (به جای پرداختن به هر یک به صورت مجزا) در زمان صرفه‌جویی کند. اقدام مذکور نه تنها به خدماتی در مقیاس 1:1 ارائه می‌شود، بلکه بدان معنی است که کارمندان نیازی به جستجوی راه‌حل‌های نامعتبر با احتمال ایجاد مشکل در امنیت، نخواهند داشت.

2-    مدیریت اسناد

کنترل نسخ اسناد به ویژه در محیط‌هایی که در آن عدم انطباق می‌تواند اثرات منفی فراتر از کاهش امنیت داشته باشد، به عنوان مشکلی بزرگ محسوب می‌شود. به عنوان مثال، در صنایع مالی و بهداشتی، نقض حریم خصوصی یا اطلاعات نادرست می‌تواند جریمه و زندان را به همراه داشته باشد. افزون بر این اگر متخصص فناوری اطلاعات به عنوان یک توانمندساز اطلاعات ایفای نقش نماید، حصول اطمینان در خصوص دسترسی به اطلاعات صحیح نیازی اساسی است.
استفاده از فرآیندهای مدیریت دانش در زمینه تعیین زمان بارگذاری هر سند و اطلاع از آخرین بازبینی، می‌تواند تفاوت‌هایی کلیدی در سازمان ایجاد کند. به عنوان مثال، اگر کاربران سیستم مدیریت دانش، یک درس‌آموخته یا مقاله خاصی را که حاوی PDF است، مورد علاقه قرار داده باشند، در صورت بروزرسانی PDF، اطلاعات باید بدون تأثیرپذیری از سطح دسترسی کاربر، تغییر کند. افراد باید بتوانند سند قدیمی را به طور کامل بایگانی یا حذف کرده و از جدیدترین نسخه اسناد استفاده کنند. این امر باید با کمترین اختلال در فرآیندهای کاری و کمترین مزاحمتی صورت گیرد.

3-    ارتباط شفاف

فناوری‌های ارتباطی مانند Slack و Microsoft Teams اشتراک‌گذاری دانش در بین تیم‌ها را آسان کرده‌اند. این در حالیست که جستجو در این ابزار دشوار بوده و نشر سریع اطلاعات اشتباه محتمل است. از سوی دیگر، نادیده گرفتن ایمیل و حذف یا پنهان شدن ارتباطات مهم پیش آمده در آن نیز وجود دارد. با قرارگیری مستندات مربوط به تغییرات در یک پایگاه دانش و حمایت واحد IT در خصوص استفاده از آن‌ها، جریان اطلاعات کنترل شده و خطر دسترسی به اطلاعات نادرست کاهش می‌یابد.

4-    شفافیت زیرساخت فناوری اطلاعات

قبل از تصویب بودجه برای یک فناوری جدید، فناوری اطلاعات به دنبال پاسخ به این سوال است:
آیا ابزار موجود می‌تواند شکاف‌های سازمان را پر کند یا خیر؟ با قرار گرفتن مستندات مرتبط با زیرساخت‌های فناوری شرکت در پایگاه دانش، برای همه افراد سازمان آسان است تا قبل از شروع فرآیندهای نمایشی، موارد در دسترس را مشاهده کرده و از این طریق در زمان تصمیم‌گیری و IT صرفه‌جویی شود. بدین نحو پیشنهاد دهندگان هر فناوری، می‌توانند از طریق مستندسازی به سؤالات مربوط به ویژگی‌ها و عملکرد ابزار مدنظر در پایگاه دانش مربوطه پاسخ دهند.

5-    تصمیم‌گیری بهتر

در نهایت، دانش یک سازمان باید برای اخذ تصمیمات بهتر در هر سطح استفاده شود. کسب‌وکارهایی با فرهنگ دانش‌محور، فرهنگ تصمیم‌گیری بهتری نیز دارند. به عنوان صاحبان سرمایه فکری و سیستم‌های اطلاعاتی شرکت، فناوری اطلاعات از طریق اقدامات و فناوری‌های خود و با تشویق به خرید پایگاه دانش متناسب با نیاز سازمان، این فرهنگ را فعال می‌کند.

منبع:
https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-information-technology