چرا تیم منابع انسانی به مدیریت دانش نیاز دارد؟

واحد منابع انسانی (HR) حافظ برخی از حیاتی‌ترین اطلاعات شرکت از اطلاعات بیمه و مزایا گرفته تا خط‌مشی‌ها، صلاحیت‌های سازمانی و فراتر از آن بوده و اطلاعات کارکنان جز مواردی است که دسترسی سریع به آن اهمیت دارد. نبود راه‌حل مناسب، پراکندگی اطلاعات و لزوم پاسخ به سؤالات، زمان زیادی از تیم منابع انسانی را به خود اختصاص داده و منجر به تاخیر در انجام سایر وظایف این واحد می‌شود. ارائه یک راه‌حل دانش‌محور در حوزه منابع انسانی راهکاری مناسب برای کارکنان این حوزه به شمار رفته و به دنبال آن زمان بسیاری برای آن‌ها ذخیره می‌شود. 

مدیریت دانش منابع انسانی عبارت است از متمرکز کردن تمام اسناد، خط مشی‌ها، اطلاعات و دانش منابع انسانی و دسترسی و بروزرسانی اطلاعات حیاتی این حوزه.

نکته کلیدی در این مخزن مرکزی، دسترسی افراد صرف نظر از بخش، مکان یا شغلشان به اطلاعات منابع انسانی مورد نیاز از طریق یک پورتال سلف سرویس است. این امر نارضایتی و حجم کاری کارکنان منابع انسانی (که دیگر مجبور نیستند بارها و بارها به یک سوال پاسخ دهند) را کاهش و احتمال منسوخ شدن اطلاعات نادرست را افزایش می‌دهد.

در حالی که ممکن است به نظر برسد تمرکز زدایی اطلاعات آنقدرها هم کار بزرگی نیست، اما توسعه آن در سطح سازمان، تاثیر بسزایی دارد. طبق نتایج ناشی از یک مطالعه در مورد میزان دانش و بهره‌وری افراد در محل کار، 60٪ از کارمندان بیش از پنج ساعت در هفته را در انتظار دسترسی به اطلاعات صرف می‌کنند. با توجه به اینکه منابع انسانی منبع اصلی اطلاعات حیاتی برای کارکنان در سراسر سازمان است، مدیریت دانش در این حوزه راهی آسان برای کاهش این چالش است.

در دنیای کسب‌وکار امروزی، مدیریت منابع انسانی اغلب به دنبال یافتن پاسخ مناسب و سریع برای سوالات مهم بوده و راه‌حل‌های مدیریت دانش منابع انسانی پاسخی ساده، مؤثر و کارآمد به این چالش رو به رشد است.
 

یکی از مزایای اصلی مدیریت دانش در زمینه منابع انسانی امکان دسترسی افراد به اطلاعات مورد نیاز خود بدون کمک کارکنان آن واحد است. اگر تمام اطلاعات را برای همه افراد در دسترس قرار دهید، احتمال نشت اطلاعات افزایش می‌یابد. تنظیم مجوزهای مناسب و کنترل سطوح دسترسی مبتنی بر نقش، این مشکل را کاهش می‌دهد. این امر از منظر سازمانی اقدامی مهم است زیرا هر کارمندی نباید به تمام اسناد، خط‌مشی‌ها و قراردادهای منابع انسانی موجود در شرکت دسترسی داشته باشد. 

تخصیص مجوز و سطوح دسترسی متفاوت به ویژه برای سازمان‌هایی با گستردگی جغرافیایی بسیار مهم است؛ چرا که ممکن است دستیابی به برخی اطلاعات بر اساس قوانین و مقررات ایالتی یا کشوری متفاوت باشد. در این شرایط، باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان در هر مکان، به اطلاعات صحیح دسترسی سریع، آسان و واضح دارند. چراکه در صورت دسترسی آن‌ها به سند اشتباه، تأثیر منفی بسیاری بر سازمان تحمیل می‌شود. توانایی پیاده‌سازی سطح دسترسی مبتنی بر نقش و مجوزهای سفارشی‌شده، احتمال دریافت اطلاعات اشتباه توسط افراد را کاهش داده و فرآیند موجود را خودکار می‌کند. 

نحوه ارائه آموزش‌های اولیه به نیروهای جدیدالورود اولین تجربه حضور آنان را با موفقیت یا شکست مواجه می‌کند. تدوین و ارائه بسته‌های آموزشی داخلی مفید هستند، اما مستندات موجود در آن به‌راحتی جابه‌جا شده و به‌روزرسانی آن‌ها نیز برای منابع انسانی دشوار است. 
آموزش کارمندان جدید از طریق پلتفرم مدیریت دانش، افزودن اطلاعات جدید و بروزرسانی اطلاعات موجود را در صورت نیاز برای تیم منابع انسانی آسان می‌کند. این ابزار همچنین به فرد حتی ماه‌ها پس از تاریخ شروع کار و یا زمان گم شدن بسته‌های آموزشی قدیمی، اجازه دسترسی به اطلاعات مورد نیاز را در هر زمان می‌دهد. با ساده‌سازی رویه‌های منابع انسانی برای افراد جدید، سازمان‌ها می‌توانند تجربه آن‌ها را بهبود داده و هزینه‌های ناکارآمدی را به حداقل برسانند.

 زمان ارزشمند است، چرا آن را صرف پاسخ‌گویی به سؤالات یکسان یا یافتن سندی که قبلاً ایجاد کرده‌اید، ‌کنید؟ بدون یک مخزن متمرکز و قابل دسترس، کارمند منابع انسانی ممکن است اسنادی را که از قبل وجود داشته به دلیل عدم آگاهی یا پیدا کردن آن، بارها بازسازی کند. اگرچه ممکن است انجام یک باره این فرآیند اتفاق بزرگی نباشد، اما ایجاد اسناد، سیاست‌ها و غیره به طور مکرر باعث اتلاف منابع ارزشمند منابع انسانی می‌شود.
پلتفرم مدیریت دانش در حوزه منابع انسانی به خوبی اطلاعات را برای تیم‌ها سازماندهی می‌کند تا نسبت به اطلاعات و دانش‌های موجود و مطلوب آگاهی یابند. حتی اگر نیاز به ایجاد یک سند یا خط‌مشی جدید باشد، با استفاده از پلتفرم مدیریت دانش می‌توان تلاش و زمان مورد نیاز را با بهبود اسناد موجود به جای ایجاد چیزی از ابتدا، به حداقل رساند. در بسیاری از موارد، دانش و چارچوب از قبل وجود داشته و صرفا نیاز به اصلاح یا به‌روزرسانی دارد.

 در شرکت‌ چیزی ناامیدکننده‌تر از پرسیدن یک سوال و سپس انتظار برای پاسخ وجود ندارد. اما اغلب اوقات سؤال می‌پرسید، صبر می‌کنید، پیام یادآوری می‌فرستید، مقداری دیگر منتظر می‌مانید و ... . با وجود یک تیم منابع انسانی که به کل سازمان خدمات می‌دهد، سؤالات ساده به راحتی در حجم انبوه کار روزمره گم شده و کارکنان را منتظر نگه می‌دارد. یک سیستم مدیریت دانش منابع انسانی این مانع را تقریباً به طور کامل برطرف می‌سازد. با سازماندهی پلتفرم مناسب و دسترسی مبتنی بر نقش، همه کارمندان می‌توانند سریعتر و راحت‌تر اطلاعات مورد نظر خود را بدون نیاز به انتظار دریافت کنند و برای کارکنان منابع انسانی نیز این به معنای صرف زمان بسیار کمتر برای پاسخ دادن به سوالات و جستجوی اسناد است.

 اسناد منسجم که در مکانی متمرکز قابل دسترسی است، خطر پیام‌های بی‌ربط و اطلاعات نادرست را محدود می‌کند. بسیار مهم است که همه کارمندان از به‌روزترین اطلاعات، سیاست‌ها و اسناد استفاده کنند. دسترسی به‌روز به اسنادی که به طور منظم بروزرسانی می‌شوند، حیاتی و چالش‌برانگیز است. همه اطلاعات منابع انسانی یک خط‌مشی رسمی نیست که سالی یک بار مورد بازبینی قرار گیرد. ممکن است یک سند کلی برای پاسخ به سؤالات رایج بوده یا اقدامات شرکت را تشریح کند. این قبیل اسناد معمولاً با پرسیدن سؤالات جدید یا اشتباهات توسط کارکنان رشد می‌کنند. برخورداری از این اطلاعات مستند و به اشتراک‌گذاری شده و دسترسی آسان به آن‌ها نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان شده، بلکه به جلوگیری از تکرار مشکلات و اشتباهات در بخش‌ها یا مکان‌های مختلف کمک می‌کند.

 پلتفرم‌های مدیریت دانش فقط کتابخانه نیستند. زمانی که از حداکثر پتانسیل آن‌ها استفاده شود، بینش‌های ارزشمندی در مورد سلامت سازمان و خطرات احتمالی ارائه می‌دهند. دسترسی به تاریخ‌های «آخرین به‌روزرسانی» به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند، اسناد یا خط‌مشی‌ها را ردیابی کنند. نگاه به معیارهایی مانند اینکه کدام بخش به سیستم مدیریت دانش بیشترین (یا کمترین) دسترسی را داشته و کدام فایل‌ها بیشترین بازدید را دارند نیز به این تیم در خصوص نقاط بهبود یا ارائه آموزش‌های لازم آگاهی می‌دهد. برخورداری از یک سیستم مدیریت دانش که به کارکنان اجازه می‌دهد در همان پورتال سؤال پرسیده یا به دنبال توضیح باشند، فرآیند اطلاع‌رسانی منابع انسانی را ساده‌تر کرده و به تیم‌ها شناختی نسبت به اطلاعات گمشده یا گیج‌کننده می‌دهد.
همچنین دسترسی آسان به اطلاعات مبتنی بر داده به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا اسناد و به‌روزرسانی‌های آینده را با دقت بیشتری برنامه‌ریزی کرده و به جای پرداختن به چالشی که قبلاً رخ داده، به مشکلات بالقوه رسیدگی کند.

 پلتفرم‌ مدیریت دانش در حوزه منابع انسانی به عنوان منبعی واحد عمل می‌کند. داشتن اطلاعات به راحتی و در دسترس همه، احتمال بروز اشتباهات، ارتباطات نادرست و زمان‌بندی دریافت پاسخ‌ و اطلاعات را کاهش داده و فرآیند جمع‌آوری اطلاعات را استاندارد می‌کند. بدون یک فرآیند استاندارد برای دریافت پاسخ‌های منابع انسانی از یک پایگاه دانش، امکان دریافت پاسخ‌های متفاوت برای سوال مشابه افزایش می‌یابد. 

 ما در جهانی مبتنی بر تقاضا زندگی می‌کنیم. افراد انتظار دارند که بتوانند هر زمان که بخواهند بدون تاخیر به هر اطلاعاتی دست پیدا کنند. این شامل پاسخ به سؤالات آن‌ها در محل کار، به ویژه در مورد جنبه‌هایی مانند مزایا، بیمه، زمان تعطیلات رسمی، روزهای تعطیل شرکت و غیره است.
مدیریت دانش منابع انسانی کارمندان را قادر می‌سازد تا به سرعت و به راحتی پاسخ‌ها را بدون منتظر ماندن برای پاسخ ایمیلی دریافت کنند. این موضوع نه تنها روحیه کارکنان را افزایش می‌دهد، بلکه میزان بهره‌وری را نیز بهبود می‌بخشد، زیرا کارکنان به‌ سرعت پاسخ مدنظر خود را پیدا کرده و به جای تمرکز بر روی سؤال خود (به مدت چند روز) وظایف کاری خود را ادامه می‌دهند.

متأسفانه دلایل مختلفی وجود دارد که چرا کارکنان دانش خود را با سایرین به اشتراک نمی‌گذارند. به عنوان مثال، آن‌ها زمان کافی برای دریافت اطلاعات را ندارند زیرا مشغول انجام مسئولیت‌های شغلی اولیه خود هستند یا پلتفرم مشخصی برای به اشتراک‌گذاری دانش در سازمان وجود ندارد. این امر باعث صرف زمان بسیاری برای جستجوی اطلاعات مورد نیاز می‌شود بنابراین آن‌ها به طور کلی جستجو را متوقف می‌کنند. 
با این حال، با مدیریت دانش، می‌توانید محیطی برای تشویق شیوههای ارتباطی ایجاد کنید. شما می‌توانید استانداردی را تعیین کنید که به اشتراکگذاری اطلاعات نه تنها تشویق شده بلکه برای ارتباط موثر و همکاری میان اعضای تیم لازم است. بهبود شیوه‌های ارتباطی، به اشتراک‌گذاری اطلاعات را آسان‌تر کرده و یک استراتژی برای اشتراک‌گذاری مؤثر دانش در سراسر سازمان ایجاد می‌کند.

برخورداری از مدیریت دانش در زمینه منابع انسانی مهم است اما کافی نیست. موارد مذکور ممکن است منطقی و فریبنده به نظر برسد، اما بدون اقدام برای اجرای مدیریت دانش در واحد منابع انسانی، هیچ چیز تغییر نخواهد کرد. ایجاد یک درایو مشترک یا سیستم مدیریت منابع انسانی داخلی ممکن است کمک‌کننده باشد، اما به طور کلی به سازمان‌ها سطح کنترل و بینشی را که احتمالاً به دنبال آن هستند، نمی‌دهد. 

وقتی به مدیریت دانش فکر می‌کنید، تیمی ایجاد کنید که انتظارات و محدوده پروژه را مشخص و راه‌حل مناسب را بیابد. این تیم مسئول ترسیم استراتژی پیاده‌سازی و ایجاد برنامه‌ای برای آموزش و تشویق افراد به پذیرش برنامه در سطح شرکت است.
چند نکته که در مرحله برنامه‌ریزی باید در نظر گرفته شود عبارتند از:

پلتفرم‌های موفق مدیریت دانش در حوزه منابع انسانی راه‌حل‌های بسیار پیچیده‌ای هستند. به جای صرف زمان و منابع گرانبها برای ساختن یک پورتال در داخل سازمان، با یک ارائه‌دهنده خدمات که از قبل می‌داند چگونه یک پلتفرم عالی مدیریت دانش منابع انسانی باید کار کند، همکاری کنید.