چند راهکار ساده اما موثر برای پایداری مدیریت دانش
|
آرش محققی
کارشناس مدیریت دانش 
|
تاریخ انتشار:
1401/12/7
1401/12/7
راهبری طرح پیاده سازی مدیریت دانش در یک سازمان که با مدیریت دانش آشنایی ندارد، امری پر فراز و نشیب به نظر می‌رسد اما طی مصاحبه با 5 نفر از پیشکسوتان و افراد باسابقه و فعال در اجرای موفق مدیریت دانش در ارتش آمریکا ،8 راهکار و تجربه آموزنده از طرف این افراد با تجربه جهت پایداری، ترغیب هرچه بیشتر و توسعه برنامه مدیریت دانش به زبان ساده جمع‌آوری شد که به شرح زیر است:
1. با اولویت و نیازهای سازمان همسو شوید
یک طرح موفق مدیریت دانش ابتدا با یافتن یک مشکل که نیازمند حل شدن است، شروع می‌شود و آن چیزی است که مدیران و کارکنان برای آن اهمیت زیادی قائل هستند. سعی کنید طی جلساتی با مدیران در مورد ماموریت‌ها (missions) و اهداف سازمان گفتگو داشته باشید. شنیدن استراتژی‌ها، اتفاقات و فعالیت‌های جاری در سازمان به اجرای موفق‌تر، شناسایی مسائل مهم‌تر و در نهایت اجرای موفق و پایدار مدیریت دانش کمک شایانی می‌کند.
"شما باید به عنوان یک حل‌کننده مشکل، نه تنها از دید مدیران بلکه از نظر کارکنانی که هر روزه درگیر چگونگی ادغام دانش با بخش خود هستند، برای سازمان دیده شوید."_ مایکل پریوو
"شما باید به عنوان یک حل‌کننده مشکل، نه تنها از دید مدیران بلکه از نظر کارکنانی که هر روزه درگیر چگونگی ادغام دانش با بخش خود هستند، برای سازمان دیده شوید."_ مایکل پریوو
مطالب مرتبط
2. بر اساس دانش و تجربیات موجود در سازمان پیشروی کنید
چه اولین تجربه شما در اجرای مراحل مدیریت دانش باشد چه یک خبره کارکشته باشید، سعی کنید تا جای ممکن از دانش و تجربیات شگرفی که در یک سازمان موجود و یا حتی پنهان است، به بهترین روش استفاده کنید.
همانطور که آلیسون ویلکینز می‌گوید: "ما موفقیت‌مان را مدیون استفاده از چارچوب APQC هستیم. این چهارچوب به ما کمک کرد تا ذهنیتی درست داشته باشیم و از انجام کارهای بیهوده و سخت خودداری و مرحله به مرحله پیشروی کنیم"
همانطور که آلیسون ویلکینز می‌گوید: "ما موفقیت‌مان را مدیون استفاده از چارچوب APQC هستیم. این چهارچوب به ما کمک کرد تا ذهنیتی درست داشته باشیم و از انجام کارهای بیهوده و سخت خودداری و مرحله به مرحله پیشروی کنیم"
کلی سادرز: "همه ما به دنبال کشف راه‌های جدید و خلاقانه هستیم اما یکی از دلایل موفقیت ما ادغام شدن با صنعت بود. این به ما اجازه می‌داد تا روش‌های (best practice) زیادی را کشف و از آن‌ها استفاده کنیم. همینطور بخش مهمی از مراحل مدیریت دانش به اشتراک‌گذاری و بکارگیری دانش سایرین است و نباید تنها بر دانش خود تکیه کرد."
3. با افراد به زبان و ادبیات خودشان صحبت کنید
در مدیریت دانش خصوصا مدیریت دانش مشتری، کلمات مورد استفاده دارای اهمیت هستند. به ویژه اگر اصطلاحات تخصصی شما برای ذی‌نفعان قابل‌درک نباشد باعث سردرگمی خواهد شد. پروو درباره این مساله تجربه جالبی دارد: "چیزی که خیلی به ما کمک کرد توقف زبان مدیریت دانش و استفاده از زبان عملیاتی و ادبیات رایج در سازمان به جای آن بود. ما در مورد توانایی انجام کار X و Y صحبت می‌کردیم و آن‌ها به ارزش و آورده آن فکر می‌کردند."
4. ساده شروع کنید و صبور باشید
ابتدا به صورت پایلوت و در مقیاس کوچک شروع کنید و سپس آن را گسترش دهید. انجام تمام کارها ساده به نظر می‌رسد اما نباید اهداف و زمان‌بندی‌های غیرواقعی تعیین کرد. استفاده از رویکرد مرحله‌ای به ایجاد پیشرفت‌ها در این مسیر کمک شایانی می‌کند.
در ابتدا همه چیز را به عهده افراد نگذارید بلکه با تکه تکه کردن به بخش‌های کوچک‌تر و ساده‌سازی، مسئله را برای همه قابل‌فهم کنید. پیاده‌سازی اصولی، فعالیت زمان‌بری است که با عجله کردن ممکن است انگیزه کارکنان را کم و یا حتی از بین ببرید.
در ابتدا همه چیز را به عهده افراد نگذارید بلکه با تکه تکه کردن به بخش‌های کوچک‌تر و ساده‌سازی، مسئله را برای همه قابل‌فهم کنید. پیاده‌سازی اصولی، فعالیت زمان‌بری است که با عجله کردن ممکن است انگیزه کارکنان را کم و یا حتی از بین ببرید.
5. پیروزی‌ها را جشن بگیرید
در طی پیشروی طرح، لازم است تشویق و تحسین کارکنان و پیشرفت فعالیت‌ها در نظر گرفته شود. ابتکار ویلکین بدین صورت بود که با اجرای طرح شناسایی، کارکنانی که در فرایند مدیریت دانش در بخش‌های اجرا، پشتیبانی و پیاده‌سازی همکاری فعال‌تری دارند مورد تقدیر قرار گرفته و در نتیجه انگیزشی برای همه کارکنان ایجاد شد. مورد دیگر جشن گرفتن پیروزی‌های هر چند کوچک بود تا حس ارزشمند و مفید بودن در سطح سازمان گسترش یابد.
6. برای سیستم مدیریت چابک اهمیت بیشتری قائل شوید
سیستم مدیریت چابک - یک الگوی مدیریت پروژه که بر تکرار، همکاری، سازماندهی داخلی و مشتری‌مداری تاکید دارد- تاثیر شگرفی در مدیریت دانش دارد.
به جهت بهره‌مند شدن از مدیریت دانش چابک نیاز است که این سیستم در انجام تمام کارها از چهارچوب اسکرام در امور روزانه گرفته تا داشتن فرهنگ یک رویکرد تیمی متعادل مورد استفاده قرار بگیرد، به صورتی که همه روی یک پروژه همگرا شده و آن را با موفقیت ارائه دهند.
"شما نیازهای مشتری را جلب می‌کنید، با آن‌ها تکرار می‌کنید و آن‌ها بخشی از فرآیند می‌شوند."
به جهت بهره‌مند شدن از مدیریت دانش چابک نیاز است که این سیستم در انجام تمام کارها از چهارچوب اسکرام در امور روزانه گرفته تا داشتن فرهنگ یک رویکرد تیمی متعادل مورد استفاده قرار بگیرد، به صورتی که همه روی یک پروژه همگرا شده و آن را با موفقیت ارائه دهند.
"شما نیازهای مشتری را جلب می‌کنید، با آن‌ها تکرار می‌کنید و آن‌ها بخشی از فرآیند می‌شوند."
7. به بازخورد‌ها گوش دهید و بر اساس آن عمل کنید
بازخورد و بررسی نتایج، به مدیریت دانش کمک می‌کند تا پیشنهادات خود را تنظیم کرده، برای مشکلات راهکار ارائه دهد و همچنین فرصت‌های جدید را بررسی کنید. شناسایی اینکه در چه بخش‌ها و فعالیت‌هایی بهتر هستید و همچنین دقت بر نظرات منتقدان بسیار دارای اهمیت است.
انتقال این حس به کارکنان که به حرف آن‌ها گوش می‌دهیم و تغییر ایجاد می‌کنیم بسیار مهم است. وقتی کارکنان یاد می‌گیرند، شروع به پرسیدن سؤالات «چرا» می‌کنند. به این سؤالات گوش دهید زیرا این امر می‌‌تواند به پیشبرد برنامه شما کمک کند.
انتقال این حس به کارکنان که به حرف آن‌ها گوش می‌دهیم و تغییر ایجاد می‌کنیم بسیار مهم است. وقتی کارکنان یاد می‌گیرند، شروع به پرسیدن سؤالات «چرا» می‌کنند. به این سؤالات گوش دهید زیرا این امر می‌‌تواند به پیشبرد برنامه شما کمک کند.
8. سخن پایانی، تعادل، ثبات و تکامل
با گذشت زمان، رهبران مدیریت دانش باید با نیازها و قابلیت‌های جدید سازگار شوند. در عین حال، صرفا تغییر را تنها به دلیل اسم آن نداشته باشید؛ شما باید تکامل را با ثبات متعادل کنید. ابتدا باید وضعیت موجود و هسته اصلی را حفظ کرده و به ثبات برسانید سپس در جهت رشد و بهبود گام به گام پیش بروید نه آنکه صرفا تغییرات و جهش ناگهانی داشته باشید و بعدها مدیریت دانش به فراموشی سپرده شود. حلقه گمشده مدیریت دانش همین تعادل و ثبات است که باید در تمام مراحل و چرخه مدیریت دانش تثبیت و تکامل پیدا کند.
منبع:
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید. توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...
امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...
شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...
عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...