مدیریت تغییر؛ اصول پیاده‌سازی و ابزارهای مورد استفاده

انواع تغییرات سازمانی

مدیریت تغییر برای مدیریت بسیاری از انواع تغییرات سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سه نوع متداول عبارتند از:

• تغییر توسعه‌یابنده: هر گونه تغییر سازمانی که در آن فرآیندها و رویه‌های قبل بهبود یابند.
• تغییر انتقالی: تغییری که سازمان را از وضعیت فعلی خود به حالت جدید برای حل یک مشکل مانند ادغام و اکتساب یا خودکار کردن یک کار یا فرآیند، منتقل می‌کند.
• تغییر تحول‌آفرین: تغییری که فرهنگ و عملکرد یک سازمان را به طور اساسی تغییر می‌دهد. در تغییرات دگرگونی، ممکن است نتیجه نهایی مشخص نباشد. برای مثال، یک شرکت ممکن است محصولات یا بازارهای کاملاً متفاوتی را در این نوع دنبال کند.

مدل‌های محبوب مدیریت تغییر

مدل‌های بهترین عملکرد می‌توانند اصول راهنما را ارائه داده و به مدیران در هماهنگی دامنه تغییرات پیشنهادی به وسیله ابزارهای دیجیتال و غیر دیجیتال موجود کمک کنند. مدل های محبوب شامل موارد زیر است:
ADKAR: مدل ADKAR که توسط بنیانگذار Prosci جف هیات ایجاد شده از پنج مرحله متوالی تشکیل شده است:

1. آگاهی از نیاز به تغییر؛
2. تمایل به مشارکت و حمایت از تغییر؛
3. دانش در مورد چگونگی تغییر؛
4. توانایی پیاده‌سازی مهارت‌ها و رفتارهای مورد نظر؛ 
5. تقویت برای حفظ تغییر.

مدل انتقال Bridges: مدل مشاور تغییر ویلیام بریجز بر چگونگی سازگاری افراد با تغییر تمرکز دارد. این مدل دارای سه مرحله است: رها کردن، عدم اطمینان و سردرگمی و مرحله پذیرش. 
کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL): چارچوب ITIL راهنمایی دقیق برای مدیریت تغییرات در عملیات و زیرساخت فناوری اطلاعات ارائه می‌دهد. 
فرآیند 8 مرحله‌ای کوتر برای رهبری تغییر: مدل جان کوتر استاد دانشگاه هاروارد دارای هشت مرحله است:

1. احساس ضرورت ایجاد کنید.
2. یک ائتلاف راهنما بسازید.
3. یک چشم‌انداز استراتژیک و ابتکارات شکل دهید.
4. یک ارتش از افراد داوطلب استخدام کنید.
5. با حذف موانع، اقدامات را آغاز کنید.
6. موفقیت‌های کوتاه مدت ایجاد کنید.
7. شتاب را حفظ کنید.
8. سازمان را تغییر دهید.

مدل مدیریت تغییر لوین: روانشناس کرت لوین چارچوبی سه مرحله‌ای ایجاد کرد که به آن Unfreeze-Change-Refreeze نیز می‌گویند.
McKinsey 7-S: مشاوران تجاری رابرت اچ واترمن جونیور و تام پیترز، مدلی را طراحی کردند که به طور کلی به هفت عامل مؤثر در تغییر نگاه می‌کند:

• ارزش‌های مشترک؛
• استراتژی؛
• ساختار؛
• سیستم؛
• سبک؛
• کارکنان؛
• مهارت‌ها.

3- مزایای مدیریت تغییر 

همان‌طور که پیش‌تر بیان شد، اتخاذ رویکردی ساختاریافته برای مدیریت تغییر به سازمان‌ها جهت کاهش اختلالات،  هزینه‌ها و زمان اجرای فعالیت‌ها و همچنین بهبود مهارت‌های رهبری، هدایت نوآوری و افزایش روحیه افراد کمک می‌کند. علاوه بر این، در ادامه به راهکارهایی به منظور افزودن ساختاری به فناوری اطلاعات و عملیات با استفاده از مدیریت تغییر اشاره می‌شود:

• اسناد بهبودیافته سیستم‌های سازمانی؛
• هماهنگی بیشتر بین تغییرات پیشنهادی و اقدامات اجرایی؛
• نقطه شروع بهتر برای ابتکارات خودکار؛
• درک چرایی ساخت سیستم‌ها؛ 
• توانایی مهندسی معکوس تغییرات ایجاد شده در فرآیندها و زیرساخت‌های تجاری موجود؛ 
• توانایی بهتر شناسایی مواردی که می‌توان به طور ایمن حذف یا به‌روز کرد.

4- چالش‌های مدیریت تغییر 

شرکت‌هایی که برنامه مدیریت تغییر را از ابتدا توسعه می‌دهند، اغلب با چالش‌های بسیار مواجه هستند. علاوه بر درک کامل فرهنگ شرکت، فرآیند مدیریت تغییر مستلزم ارزیابی دقیق سیستم‌ها، برنامه‌های کاربردی و کارکنان است؛ چراکه تحت تأثیر تغییرات آتی قرار می‌گیرند. چالش‌های مازاد مدیریت تغییر شامل موارد زیر است:
مدیریت منابع: مدیریت دارایی‌ها و منابع فیزیکی، مالی، انسانی، اطلاعاتی و نامشهود که به برنامه استراتژیک سازمان کمک می‌کنند، هنگام اجرای تغییرات به طور فزاینده‌ای دشوار می‌شود.
مقاومت: مدیران و کارمندانی که مدیریت تغییر بیشترین تأثیر را روی آن‌ها می‌گذارد، در برابر آن مقاومت می‌کنند. از آنجا که تغییر ممکن است منجر به کار اضافی ناخواسته شود، مقاومت مداوم رایج است. شفافیت، آموزش، برنامه‌ریزی و صبر می‌تواند به سرکوب مقاومت و بهبود روحیه کلی کمک کند.
ارتباط: شرکت‌ها اغلب در برقراری ارتباط مداوم با ابتکارات تغییر یا مشارکت دادن کارکنان در این فرآیند شکست می‌خورند. ارتباطات مرتبط با تغییر به تعداد کافی پیام، مشارکت ذینفعان برای ارسال پیام و کانال‌های ارتباطی متعدد نیاز دارد.
تکنولوژی جدید: استفاده از فناوری‌های جدید می‌تواند تمام گردش کار یک کارمند را مختل کند. شرکت‌ها با ایجاد شبکه‌ای از یادگیرندگان اولیه که از فناوری جدید حمایت می‌کنند پذیرش فناوری جدید را بهبود می‌خشند.
دیدگاه‌های متعدد: در هر ابتکار تغییر، عوامل موفقیت برای افراد بر اساس نقش آن‌ها در سازمان و انگیزه‌هایشان متفاوت است. مدیریت این اولویت‌های مختلف چالش برانگیز خواهد بود.
مسائل زمان‌بندی: تصمیم‌گیری در مورد طولانی‌مدت یا کوتاه‌مدت بودن یک برنامه تغییر و تعیین دقیق ضرب‌الاجل‌ها پیچیده است. برخی از سازمان‌ها اثربخشی برنامه‌های تغییر کوتاه‌مدت را بیشتر دانسته و برخی دیگر معتقدند رویکرد تدریجی مقاومت و خطاها را کاهش می‌دهد.

5- اهمیت و اثرات مدیریت تغییر

6- اصول مدیریت تغییر

سه اصل مدیریت تغییر مبتنی بر سه مرحله آن بوده و توسط کرت لوین در کتاب اصلی خود، اصول روانشناسی توپولوژیک معرفی شده است:

7- ابزارهای محبوب مدیریت تغییر

• ChangeGear  (Serviceaide): پشتیبانی مدیریت تغییر برای اتوماسیون DevOps و ITIL و همچنین نقش‌های موجود در کسب‌وکار؛
• (Deloitte) ChangeScout: برنامه مدیریت تغییرات سازمانی مبتنی بر ابر برای ارزیابی sea change  و همچنین تغییرات افزایشی؛
• eChangeManager (Giva): برنامه مدیریت تغییر فناوری اطلاعات مستقل مبتنی بر داده‌های ابری ؛
• Freshservice (Freshworks): یک راه‌حل مدیریت تغییر آنلاین ITIL با قابلیت سفارشی‌سازی گردش کار و ویژگی‌های گیمیفیکیشن؛
• 9Remedy Change Management  (نرم‌افزار BMC): کمک به مدیران برای برنامه‌ریزی، ردیابی و ارائه تغییرات موفقیت‌آمیز که با ITIL و اهداف کنترل برای اطلاعات و فناوری‌های مرتبط یا COBIT مطابقت دارد.

8- غلبه بر مقاومت در برابر تغییر

به طور کلی، هیچ کس علاقه‌ای به تغییر ندارد، حتی اگر به نوعی سبب بهبود شرایط باشد. در اینجا چند به‌روش برای کمک به کاهش مقاومت در برابر تغییر وجود دارد:

• هدف از تغییر ایجاد شده را روشن کرده و مزایای آن را برای دیگران مشخص کنید. 
• به اعتراضات گوش داده و راه‌هایی برای رسیدگی به آن‌ها بیابید.
• برای هم‌اندیشی و هم‌افزایی وقت بگذارید نه اینکه مخالفان را از بین ببرید.
• بازخورد را به عنوان یک راهنما در نظر بگیرید تا یک مانع.
• در پایان موفقیت را جشن بگیرید تا بذرها را برای تغییرات بیشتر بکارید.
• زمانی که تغییر به اهداف مورد نظر نرسید، عقب‌نشینی کنید.

9- مدیریت تغییر در مدیریت دانش چیست؟

• حمایت فعال و صریح از سوی رهبران ارشد؛
• کمپین‌های ارتباطاتی داخلی؛
• آموزش رسمی و غیررسمی؛
• پاداش و شناخت.

نکات و بهترین روش‌ها برای مدیریت تغییر KM

با مدیران در مورد مشکلات مهم صحبت کرده و مدیریت دانش را روی آن‌ها متمرکز کنید: پروژه‌های هدفمند را برای شروع انتخاب کرده و پس از آن فعالیت‌ها را گسترش دهید: از "من چه نفعی از آن می‌برم؟" استفاده و به رفتارهای مطلوب پاداش دهید: تسهیلگران تغییر را شناسایی و توانمند سازید: مدیریت دانش را با معیارهای عملکرد کارکنان و کسب‌وکار ادغام کنید: