کافه دانشی (Knowledge Cafe) چیست؟

حامد کوچک پور کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    حامد کوچک پور
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/10/18
مدیریت دانش باید افراد را در درک مسائل کسب‌وکار خود یاری دهد، از این‌رو برخی از صاحب‌نظران حوزه مدیریت دانش مکالمه را موثرترین ابزار مدیریت دانش می‌دانند.
نوناکا و تاکوچی معتقدند که یادگیری فردی، شالوده و بنای اصلی یادگیری سازمانی تلقی می‌شود. به عبارتی دانش تنها به وسیله افراد خلق می‌شود و یک سازمان به تنهایی قادر به خلق دانش نیست.
دانش‌آفرینی سازمانی، فرآیندی است که در طی آن سازمان، دانش خلق شده به وسیله افراد را بسط و توسعه داده و آن را در سطح گروهی از طریق دیالوگ، مباحثه و تسهیم تجربه متبلور می‌سازد. محققان اصولاً روی این نکته اتفاق نظر دارند که یادگیری فردی پیش‌درآمدی بر یادگیری سطوح بالاتر است. دانش گروهی، صرفا مجموع دانش‌های افراد نیست بلکه دانش افراد بایستی از طریق تعامل و فناوری‌های اطلاعات به اشتراک گذاشته شود. این سطح از یادگیری سازمانی، مستلزم تبدیل یادگیری فردی و گروهی در یک چارچوب سیستماتیک از سرمایه سازمان می‌باشد.
کافه دانش روشی غیررسمی برای بحث گروهی، تأمل، توسعه و اشتراک افکار و نگرش‌های موجود در ذهن افراد سازمان است. در این روش افراد نظرات و تفکرات یکدیگر را قضاوت نکرده و این امر، منجر به ایجاد بینش و اشتراک عمیق دانش موجود سازمان در ذهن کارکنان می‌شود. با هدف دستیابی به خروجی‌های قابل قبول در این ابزار، باید از روش‌های مناسب در هنگام راه‌اندازی کافه دانش بهره گرفت. 
کافه دانش می‌تواند به‌صورت چهره به چهره یا مجازی برگزار شود. همچنین این گردهمایی می‌تواند به‌عنوان بخشی از یک کنفرانس بزرگ، کارگاه یا نمایشگاه باشد. اجرای یک کافه دانش نیازمند فرآیندی است که بر مبنای آن، این کار به‌طور موثر انجام گیرد.
یکی از پیشگامان کافه ‌دانش دیوید گورتین است که روند زیر را برای تکنیک کافه ‌دانش توصیه کرده است:
نوع چینش افراد حاضر در جلسه و فضای برگزاری آن بهتر است تداعی‌کننده جلسه‌ای دوستانه در کافه باشد تا ذهن افراد از چهارچوب فرآیندهای رسمی و پیچیده کاری خارج شود. مجری جلسه با توضیح هدف مدیریت و انتقال دانش و همچنین یادآوری اهمیت ایجاد فضایی برای مکالمه در بهبود فرآیندهای کاری، نشست را شروع می‌کند.
سپس به معرفی ابزار کافه‌ دانش پرداخته و چند سوال کلیدی راجع‌ به موضوع و یا دغدغه کنونی سازمان مطرح می‌کند تا از این طریق، باعث مشارکت حاضرین در بحث شود. به عنوان مثال برای شروع، اگر موضوع مدنظر سازمان اشتراک دانش باشد، سوال زیر به عنوان آغاز گفتگو می‌تواند مطرح شود: 
•    موانع اشتراک دانش در یک سازمان چیست و چگونه می‌توان بر آن‌ها غلبه کرد؟
وقتی معرفی روش به پایان رسید و سوال اصلی مطرح شد، افراد حاضر به گروه‌هایی (حداکثر 5 نفر) تقسیم شده و هر گروه، حدود 45 دقیقه در مورد سوالات بیان شده به بحث و تبادل نظر می‌پردازد. مطالب مطرح شده در گروه‌های کوچک هدایت نمی‌شود تا افراد بتوانند آزادانه و به دور از جهت‌گیری‌های ذهنی، نظرات خود را اعلام کنند.

کافه دانشی و کاربرد آن در مدیریت دانش
 
پس از این مرحله، شرکت‌کنندگان به حالت قبلی باز می‌گردند و در مورد بحث‌ها و نتیجه‌های حاصل شده در گروه خود، تعامل کرده و هرگونه تفکر، ایده و یا دانشی که در ارتباط با موضوع به وجود آمده را به اشتراک می‌گذارند.
تعداد ایده‌آل افراد حاضر در کافه دانش بین 15 تا 50 نفر است. اگر بیش از 50 شرکت‌کننده وجود داشته باشد، معمولاً باید از میکروفون استفاده کرد و این امر مانع ایجاد جریان مکالمه بین دیگر افراد حاضر در جلسه می‌شود.
یک تا دو ساعت زمان برای دستیابی به اهداف کافه دانش لازم است. تنها قانون حاکم بر جلسات این است که بیشتر وقت افراد باید صرف مکالمه شود و سخنرانی مجری و دیگر مسئولان باید به حداقل برسد. در این جلسات تنبیه و تشویق برای دانش افراد و نظرات مطرح شده جایی ندارند.

اصول کافه دانشی

در ادامه به 7 اصل کلیدی در استفاده از این ابزار اشاره می‌شود:
1. موضوع گفتگو؛ تمامی نکات مرتبط با موضوع مورد بحث باید به طور شفاف مطرح شود.
2. در نظر گرفتن فضای امن ذهنی؛ محل برگزاری جلسه باید متمایز با جلسات رسمی باشد.
3. برابری همه افراد؛ فارغ از سمت‌های سازمانی، همه شرکت‌کننده‌ها حق برابر برای مشارکت در گفتگو دارند.
4. بدون نتیجه از پیش تعیین شده؛ نباید جهت‌دهی ذهنی برای حاضرین ایجاد شده باشد، ولی با هدایت جلسه باید به نتایج ملموس رسید.
5. گفتگو نه بحث؛ روال دوستانه بودن جلسه باید حفظ شود و کسی به دنبال مقصر نباشد.
6. ایجاد گروه‌های کوچک تا حد امکان؛ اصولا گفتگوی واقعی و عمیق در گروه‌های کوچک انجام می‌شود.
7. حفظ جریان؛ جریان گفتگو نباید قطع شود و جلسات کافه دانش بایست تا حصول نتایج مطلوب ادامه یابد.

موضوعات کافه دانشی

اگر خودتان به فکر راه‌اندازی چنین کافه‌هایی هستید، چند موضوع یا سوال کاربردی زیر را می‌توانید به‌عنوان پیشنهاد بررسی کنید:
• چه پیشنهادی برای افزایش اشتیاق، یادگیری و تعامل در محیط کار دارید؟
• چگونه می‌توانیم دانش را در محیط کار به اشتراک بگذاریم؟
• آیا مهارت‌ها و رفتارها برای فارغ‌التحصیلان امروزی مهمتر از دانش است؟
• چه کاری می‌توانیم برای تشویق همکاری و اشتراک بیشتر تجارب در سازمان‌ انجام دهیم؟
• چه آینده‌ای برای عمر کاری خود در نظر دارید؟
• چگونه می‌توانیم فرهنگ سازمانی خود را تغییر دهیم تا افراد را برای کارآفرینی و خلاقیت توانمند کنیم؟
• چگونه می‌توانیم مکالمات تجاری خود را بهبود بخشیم؟
• پیامدهای رویکردهای فناورانه برای آینده سازمان چیست؟
• کار با موبایل؛ دوست یا دشمن؟
• کدام تجربه‌کاری تأثیر بیشتری روی شما گذاشته است؟
• قابلیت مفید و کاربردی ابزارهای اجتماعی برای فعالیت‌های سازمان چیست؟

چرا کافه دانشی؟

در یک سازمان، به ویژه سازمانی که دارای سلسله مراتب است، غالباً به علت فشارهای کاری موجود، فرصت تأمل در مورد مباحث مختلف به افراد داده نمی‌شود. بنابراین ارزش‌های ناشی از بحث، گفتگو و تعامل از بین می‌رود.
کافه‌های دانش دوره‌ای، فرصتی را برای گفتگو پیرامون چالش‌ها و مباحث کاری کارکنان فراهم می‌کنند. نتایج بدست آمده بیانگر اشتیاق افراد برای حضور در این جلسات بوده و بسیاری از کارکنان به کمک دانشی که از تعامل با دیگر همکاران کسب کرده‌اند، توانستند برای رفع چالش‌های کاری خود اقدامات موثری انجام دهند.

چه زمانی از ابزار کافه دانش استفاده کنیم؟

قاعده مشخصی در مورد زمان یا شرایط منع استفاده از کافه‌های دانش وجود ندارد و این موضوع وابسته به فرهنگ سازمان است. بنابراین استفاده از این ابزار، در موقعیت و شرایط خاص و با نظر مدیران سازمان توصیه می‌شود. مهمترین نکته، عدم اجبار برای حضور و شرکت در کافه دانش است. در نتیجه برای رسیدن به اهداف مورد نظر، باید فضایی داوطلبانه و مشارکتی در اختیار افراد قرار داد.
 


استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروپالایش کنگان
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتر ...
پیاده سازی مدیریت دانش در بانک سپه
مستندسازی درس‌‌آموخته‌‌ها و تجارب طرح مل ...
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سا ...
مدیریت دانش در  PMBOK
تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با ر ...
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و ...
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف افزایش مشارکت مدیران
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف ...
ابزار تبادل دانش و کاربردهای آن
تبادل دانش (Knowledge Exchange) چیست؟+کا ...
خوشه دانش چیست و چطور استفاده میشود و کاربردهای آن چیست
خوشه دانش (Knowledge Cluster) چیست و چطو ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...