راهنمای جامع مدیریت مستندات؛ انواع، چگونگی، نکات و...
|
محمد حقیقی‌فرد
کارشناس ارشد مدیریت دانش 
|
تاریخ انتشار:
1400/7/21
1400/7/21
تعریف مستند و مستندسازی چیست؟
مستند به قطعه‌ای از مطالب چاپ شده، ترسیم شده یا الکترونیکی که داده و اطلاعات یا شواهدی را ارائه می‌دهد، اطلاق می‌گردد. (Definitions from Oxford Languages).
مستندسازی تهیه مجموعه‌ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان می‌دهد.
با توجه به اهمیت مدیریت مستندات و مستندسازی در مدیریت دانش، در این مطلب به مدیریت مستندسازی پرداخته‌ایم.
مستندسازی تهیه مجموعه‌ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان می‌دهد.
با توجه به اهمیت مدیریت مستندات و مستندسازی در مدیریت دانش، در این مطلب به مدیریت مستندسازی پرداخته‌ایم.
مطالب مرتبط
مستندسازی چرا و چگونه؟ چه چیزی مستند شود؟
اهداف مختلفی برای مستندسازی در سازمان وجود دارد. از جمله پاسخ‌گویی به هر گونه دعاوی مالی و حقوقی، استفاده و بهره‌گیری مجدد از انواع مستندات در تحقق اهداف سازمان، ارتقای سطح دانش فنی، عملکرد و بلوغ سازمانی، توسعه، آموزش و یادگیری و غیره.
انواع مستندات در یک سازمان یا یک بنگاه اقتصادی عمدتا به شکل مستندات اداری، مالی، حقوقی و فنی (پروژهای) تولید می‌شوند. نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستندسازی نشان می‌دهد که تهیه هر گونه مستند، سند و مدرک در یک سازمان نیازمند مقدماتی است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
انواع مستندات در یک سازمان یا یک بنگاه اقتصادی عمدتا به شکل مستندات اداری، مالی، حقوقی و فنی (پروژهای) تولید می‌شوند. نگاهی دقیق به مدیریت اسناد و مستندسازی نشان می‌دهد که تهیه هر گونه مستند، سند و مدرک در یک سازمان نیازمند مقدماتی است که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:
- برنامه‌ریزی برای ثبت و مستندسازی رویدادها و دستاوردها که حاصل نهایی آن، آماده شدن اسناد و مدارک سازمان است.
- طرح‌ریزی یک سامانه قدرتمند و کارآمد برای نگهداری اسناد و مدارک
- طراحی یک فرآیند یا سامانه مفید و اثربخش برای بازیابی و دسترسی سریع به اطلاعات موجود در اسناد و مدارک به منظور بهره‌گیری از این اطلاعات در حوزه‌های مختلف تصمیم‌گیری، اطلاع‌رسانی و حل مسئله
- تکمیل، پردازش و بروزرسانی مستمر اسناد و مدارک و محتوای آن‌ها
از آنجا که انواع مستندات پروژهای و فنی غالب مستندات یک سازمان پروژه محور را تشکیل میدهند و در واقع مبنای کسب درآمد یک شرکت یا یک بنگاه اقتصادی هستند از اهمیت ویژه برخوردار می‌باشند.
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه، مستندسازی و مدیریت مستندات پروژه است. مدیریت مستندات پروژه گاه به دلیل ضعف در انجام آن، مجریان یک پروژه، از هدف نهایی و حتی مسئولیت‌های خود درک دقیقی ندارند و این موضوع زمینه‌ساز دوباره‌کاری و اتلاف وقت و هزینه بسیاری خواهد بود. در ادامه به برخی از جنبه‌هایی که در مستندسازی پروژه موثر هستند، اشاره‌ای گذرا خواهیم کرد:
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مدیریت پروژه، مستندسازی و مدیریت مستندات پروژه است. مدیریت مستندات پروژه گاه به دلیل ضعف در انجام آن، مجریان یک پروژه، از هدف نهایی و حتی مسئولیت‌های خود درک دقیقی ندارند و این موضوع زمینه‌ساز دوباره‌کاری و اتلاف وقت و هزینه بسیاری خواهد بود. در ادامه به برخی از جنبه‌هایی که در مستندسازی پروژه موثر هستند، اشاره‌ای گذرا خواهیم کرد:
- همه جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و اطلاعاتی برای پرسش‌های مختلف (چرا، چه کسی، چه چیزی) داشته باشیم.
- روش مناسبی برای پیاده‌سازی و مدیریت مستندات پروژه داشته‌باشیم که هم اطلاعات مستند شده به سادگی قابل دسترسی باشد و هم مطمئن باشیم همه اعضا تیم پروژه در مستندسازی مشارکت می‌کنند.
انواع مستندات
طبقه‌بندی مستندات بر اساس موارد، دیدگاه‌ها و کاربردهای مختلفی صورت می‌پذیرد همچون استانداردهای ایزو، نحوه تولید، ساختار (ساخت‌یافته، نیمه ساخت‌یافته و بدون ساختار)، کاربرد، یکپارچگی و یا عدم یکپارچگی و غیره در هر صورت، آنچه مورد نظر ما در مدیریت دانش است می‌توان مستندات را در قالب دو نوع مستندات فیزیکی و الکترونیکی (دیجیتال) که شامل تمامی موارد اشاره شده می‌باشد، طبقه‌بندی کرد.
در دنیای کنونی انواع مستندات الکترونیکی به دلایل مختلفی از جمله ساماندهی، انتشار، بهره‌برداری، نگهداری، اشتراک‌گذاری، سهولت در دسترسی، کاهش هزینه تولید، بروزرسانی، یکپارچگی، تهیه نسخه پشتیبان و غیره اهمیت ویژه‌ای داشته و بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در دنیای کنونی انواع مستندات الکترونیکی به دلایل مختلفی از جمله ساماندهی، انتشار، بهره‌برداری، نگهداری، اشتراک‌گذاری، سهولت در دسترسی، کاهش هزینه تولید، بروزرسانی، یکپارچگی، تهیه نسخه پشتیبان و غیره اهمیت ویژه‌ای داشته و بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مدیریت مستندات چیست و چرا باید مستندات سازمان مدیریت شوند؟
مدیریت مستندات شامل کنترل، برنامه‌ریزی و هماهنگی نظام‌مند تمامی اسناد فیزیکی یا الکترونیکی از لحظه‌ی ایجاد و یا دریافت آن‌ها تا پردازش، توزیع، سازماندهی، ذخیره‌سازی و بازیابی (با استفاده از یک سیستم کامپیوتری) است. هدف از مدیریت مستندات تحویل سند مناسب به فرد مناسب در زمان مناسب با کمترین هزینه ممکن و رعایت اصول و ضوابط امنیتی است.
آنچه مسلم است مستندات سازمانی بسیار حیاتی هستند. اما در صورت ناکارآمدی در تولید و استفاده از آن‌ها، منجر به اتلاف وقت و هزینه بسیاری در سازمان خواهد شد.
شاید بسیاری از ما ساعت‌ها به دنبال یک سند از اتاقی به اتاق دیگر و یا در درایوهای مختلف کامپیوترهای خود و یا سایر مخازن نگهداری اسناد، بوده‌ایم که منجر به بروز مشکلات و چالش‌هایی برای خود و سازمان و یا سایر ذینفعان اسناد شده‌است. بنابراین برای رهایی و جلوگیری از این مشکلات و چالش‌های فوق نیاز به یک مدیریت صحیح و مناسب احساس می‌شود.
آنچه مسلم است مستندات سازمانی بسیار حیاتی هستند. اما در صورت ناکارآمدی در تولید و استفاده از آن‌ها، منجر به اتلاف وقت و هزینه بسیاری در سازمان خواهد شد.
شاید بسیاری از ما ساعت‌ها به دنبال یک سند از اتاقی به اتاق دیگر و یا در درایوهای مختلف کامپیوترهای خود و یا سایر مخازن نگهداری اسناد، بوده‌ایم که منجر به بروز مشکلات و چالش‌هایی برای خود و سازمان و یا سایر ذینفعان اسناد شده‌است. بنابراین برای رهایی و جلوگیری از این مشکلات و چالش‌های فوق نیاز به یک مدیریت صحیح و مناسب احساس می‌شود.
مهارت‌های مورد نیاز مدیریت مستندات
در اینجا به برخی از مهارت‌های مورد نیاز مدیریت مستندات به صورت خلاصه اشاره می‌شود:
- درک خواندن: درک جملات و پاراگراف‌های نوشته شده در مستندات
- گوش دادن فعال: توجه کامل به آنچه دیگران می‌گویند
- نظارت: ارزیابی عملکرد خود و سایر افراد برای بهبود و یا انجام عملکرد اصلاحی
- تفکر انتقادی: استفاده از منطق و استدلال برای شناسایی نقاط قوت و ضعف راه‌حل‌های جایگزین
- نوشتن: برقراری ارتباط موثر در نوشتار و متناسب با نیازهای مخاطبان
- حل مشکلات پیچیده: شناسایی مشکلات پیچیده و بررسی اطلاعات مربوط به توسعه و ارزیابی گزینه‌ها و اجرای راه‌حل‌ها
- تجزیه و تحلیل سیستم‌ها: تعیین نحوه عملکرد یک سیستم و تغییرات در شرایط مختلف عملیاتی و محیطی و تاثیر این شرایط به سیستم
- یادگیری فعال: درک پیامدهای اطلاعات جدید برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری‌های فعلی و آینده
- مدیریت زمان: مدیریت زمان خود و دیگران
- ارزیابی سیستم‌ها: شناسایی معیارها یا شاخص‌های عملکرد سیستم و اقدامات مورد نیاز برای بهبود یا اصلاح عملکرد، نسبت به اهداف سیستم
- هماهنگی: هماهنگی انجام اقدامات مورد نظر
- قضاوت و تصمیم‌گیری: در نظر گرفتن هزینه‌ها و مزایای نسبی اقدامات احتمالی برای انتخاب مناسب‌ترین اقدام
- درک اجتماعی: آگاهی از واکنش‌های دیگران و درک اینکه چرا آن‌ها این واکنش‌ها را نشان میدهند
- آموزش: آموزش نحوه انجام کار به دیگران
دانش‌های مورد نیاز برای مدیریت مستندات چیست؟
برخی از دانش‌های مورد نیاز برای مدیریت مستندات عبارتند از:
- کامپیوتر و الکترونیک: آشنایی با تجهیزات الکترونیکی، سخت‌افزار و نرم‌افزار از جمله برنامه‌نویسی
- خدمات کاربران: آگاهی از اصول و فرایندهای ارائه خدمات به کابران. این خدمات شامل ارزیابی نیازهای کاربران، رعایت استانداردهای کیفیت خدمات و ارزیابی رضایت کاربران است.
- مدیریت: دانش اصول کسبوکار و مدیریت در برنامه‌ریزی استراتژیک، تخصیص منابع، مدل‌سازی منابع انسانی، تکنیک رهبری، روش‌های تولید و هماهنگی افراد و منابع
- زبان انگلیسی: آگاهی از ساختار و محتوای زبان انگلیسی شامل معنی و املای کلمات، قوانین ترکیب و دستور زبان
- ارتباطات و رسانه: آگاهی از تکنیک‌ها و روش‌های تولید، ارتباط و انتشار رسانه و آگاهی از روش‌های نوین اطلاع‌رسانی
- تولید و فرآوری: آگاهی از مواد اولیه، فرآیندهای تولید، کنترل کیفیت، هزینه‌ها و سایر تکنیک‌ها برای به حداکثر رساندن تولید و توزیع موثر کالا و خدمات
- فروش و بازاریابی: آگاهی از اصول و روش‌های نمایش، تبلیغ و فروش محصولات یا خدمات و همچنین استراتژی‌ها و روش‌های نوین بازاریابی
- مهندسی و فناوری: دانش کاربرد عملی علم و فناوری مهندسی شامل: اصول، تکنیک‌ها، رویه‌ها و تجهیزات برای طراحی و تولید محصولات و خدمات
- قوانین: آگاهی از قوانین، رویه‌ها، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌های حقوقی و اجرایی
• توجه شود که این دانش‌ها در صنایع مختلف قابل تعدیل می‌باشد.
نکات قابل توجه در مدیریت مستندات
- تعیین استانداردهای مورد نیاز برای تولید، ذخیره، نگهداری، نام‌گذاری، بازیابی و غیره تمامی مستندات (گزارشات، تصاویر، فیلم، نقشه، درس‌آموخته‌های فردی و سازمانی، تجربیات و غیره)
- از آنجا که مدیریت نوین مستندات در تمامی فرایند مستندات نظارت دارد، بهتر است قالب یا فرمت مشخصی برای هر نوع مستند ایجاد شود.
- ایجاد سطوح دسترسی مناسب به منظور تسهیل در دسترسی آسان با رعایت کامل ضوابط امنیتی به منظور جلوگیری از سرقت اطلاعات و مستندات سازمان
- مدیریت فرآیند تدوین برنامه و رویه مناسب برای تهیه نسخ پشتیبان از مستندات
سیستم مدیریت مستندات چیست؟
با توجه به تعریف مدیریت مستدات، استفاده از سیستم مدیریت مستندات (DMS)، که نرم‌افزار مدیریت مستندات نیز نامیده می‌شود، در کسب‌وکارها رو به افزایش است و جایگزین روش‌های قدیمی و مبتنی بر کاغذ شده است. اطلاعات ممکن است به روش‌های گوناگون و دستگاه‌های مختلف همچون رایانه، تلفن همراه، اسکنر و سایر وسایل به دو صورت فیزیکی (کاغذ) و یا فرمت دیجیتالی تهیه شده باشند.
صرف نظر از منشاء آن، یک چیز مسلم است: مالک می‌خواهد مطمئن شود که در آینده به شکلی ایمن و آسان به تمامی اسناد دسترسی داشته باشد. نه تنها برای مالک، بلکه برای همه افراد مرتبط قابلیت دسترسی حائز اهمیت است.
پیش از این تلاش برای «مدیریت مستندات» در یک کمد یا قفسه بلند و حجیم در سازمان‌ها، با رشد تجارت و بزرگ شدن سازمان‌ها، افزایش روزافزون این مستندات نیاز به قفسه‌ها و فضای نگهداری و احتمال ایجاد هرج و مرج و سردرگمی اشتراک‌گذاری با همکاران یا مشتریان مشکلات عدیده‌ای را در پی داشت. همچنین بازیابی این مستندات به صورت دستی باعث از بین رفتن آن‌ها و نیاز به ثبت مجدد و یا تهیه نسخ متعدد از یک مستند شده و در نتیجه آن سازمان متحمل صرف هزینه‌های هنگفتی می‌شد.
حتی در صورتی‌که انواع مستندات به شکل دیجیتال ولی بدون برنامه و به صورت ساختار نیافته گردآوری و نگهداری شوند نیز هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل خواهند کرد.
با این حال، یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت مستندات الکترونیکی ابزار مهم و قدرتمندی است که به شما امکاناتی همچون ذخیره‌سازی و نگهداری مناسب، دسترسی آسان، جستجوی سریع، بازیابی و امنیت مناسب را برای شما فراهم می‌کند.
این سیستم‌های مدیریت مستندات به شما امکان افزودن فراداده‌هایی (metadata) را به مستندات می‌دهد که در طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی آن‌ها کمک شایان توجهی به کاربران می‌کند.
صرف نظر از منشاء آن، یک چیز مسلم است: مالک می‌خواهد مطمئن شود که در آینده به شکلی ایمن و آسان به تمامی اسناد دسترسی داشته باشد. نه تنها برای مالک، بلکه برای همه افراد مرتبط قابلیت دسترسی حائز اهمیت است.
پیش از این تلاش برای «مدیریت مستندات» در یک کمد یا قفسه بلند و حجیم در سازمان‌ها، با رشد تجارت و بزرگ شدن سازمان‌ها، افزایش روزافزون این مستندات نیاز به قفسه‌ها و فضای نگهداری و احتمال ایجاد هرج و مرج و سردرگمی اشتراک‌گذاری با همکاران یا مشتریان مشکلات عدیده‌ای را در پی داشت. همچنین بازیابی این مستندات به صورت دستی باعث از بین رفتن آن‌ها و نیاز به ثبت مجدد و یا تهیه نسخ متعدد از یک مستند شده و در نتیجه آن سازمان متحمل صرف هزینه‌های هنگفتی می‌شد.
حتی در صورتی‌که انواع مستندات به شکل دیجیتال ولی بدون برنامه و به صورت ساختار نیافته گردآوری و نگهداری شوند نیز هزینه‌های بسیاری را به سازمان تحمیل خواهند کرد.
با این حال، یک نرم‌افزار کارآمد مدیریت مستندات الکترونیکی ابزار مهم و قدرتمندی است که به شما امکاناتی همچون ذخیره‌سازی و نگهداری مناسب، دسترسی آسان، جستجوی سریع، بازیابی و امنیت مناسب را برای شما فراهم می‌کند.
این سیستم‌های مدیریت مستندات به شما امکان افزودن فراداده‌هایی (metadata) را به مستندات می‌دهد که در طبقه‌بندی، شناسایی و بازیابی آن‌ها کمک شایان توجهی به کاربران می‌کند.
اجزای مهم سیستم‌های مدیریت مستندات
با توجه به تعریف مدیریت مستندات و فرایند مستندسازی، اجزای کلیدی یک سیستم مدیریت مستندات شامل: ثبت و گردآوری، ذخیره‌سازی، فراداده، نسخه، امنیت و نمایه‌سازی می‌باشند که به طور مختصر به آن‌ها می‌پردازیم:
- ثبت و گردآوری: ثبت در مدیریت مستندات به پردازش اسناد کاغذی از طریق اسکن برای فعال‌سازی ذخیره‌سازی در قالب الکترونیکی اشاره دارد. برخی از سیستم‌ها از نرم‌افزار تشخیص نویسه (OCR) برای تبدیل تصاویر دیجیتالی به متن قابل خواندن استفاده می‌کنند. ضبط همچنین شامل پذیرش اسناد در قالب الکترونیکی و سایر فایل‌های مبتنی بر رایانه در سیستم است.
- فراداده: هر سند معمولا دارای ویژگی‌هایی مانند: نوع مدرک، تاریخ تهیه، شناسه سند و غیره می‌باشد که به این ویژگی‌ها، فراداده (metadata) می‌گویند.
- نمایه‌سازی (index): نمایه‌سازی به ردیابی مستندات الکترونیکی ذخیره‌شده در سیستم کمک می‌کند و می‌تواند با توجه به فراداده هر سند،کاربران را در روند بازیابی سریعتر، کارآمدتر و دقیق‌تر کمک نماید.
- ذخیره‌سازی: ذخیره‌سازی شامل نحوه ذخیره یک سند در مکان خاصی برای بازیابی می‌باشد.
- بازیابی: عنصر اصلی هر سیستم مدیریت مستندات است زیرا فرایند پیچیده‌ای است که نیازمند رویه و دستورالعملی برای صدور مجوز دسترسی و استفاده می‌باشد. بازیابی با توجه به ایجاد فراداده مناسب برای هر سند و یا در برخی مواقع با جستجوی عبارت خاصی، صورت می‌گیرد.
- نسخه‌بندی: نسخه‌بندی فرآیندی است که از طریق آن یک سند در سیستم یا خارج از سیستم بررسی می‌شود و به کاربران امکان دسترسی به نسخه‌های قبلی یا فعلی سند را می‌دهد.
- جستجو: سیستم مدیریت اسناد به کاربران اجازه می‌دهد تا اسناد مورد نظر را بر اساس فراداده و یا از طریق جستجو متن، پیدا کرده و بازیابی کند.
- اشتراک‌گذاری: یک سیستم مدیریت مستندات امکان اشتراک‌گذاری و توزیع اسناد را بر اساس مجوزهای مورد نیاز فراهم می‌کند.
- امنیت: اهمیت امنیت اسناد در هر سیستم مدیریت مستندات امری حیاتی به شمار می‌رود. با ظهور تهدیدات امنیتی پیشرفته (بدافزارها، ویروس‌ها و غیره) و احتمال حملات سایبری، ضروری است که سیستم بتواند از مستندات سازمان محافظت کرده و آن‌ها در یک مخزن ایمن ذخیره کند.
تهیه نسخه پشتیبان مستندات
تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و مدارک سازمانی جزء مهمی از هر سیستم مدیریت مستندات است. بدون تهیه نسخه پشتیبان و در صورت حملات سایبری، ویروس‌ها و یا بروز حوادث قهری طبیعی، ممکن است تمامی اطلاعات تخریب و یا آسیب ببینند و خسارت جبران‌ناپذیر و هنگفتی رو متوجه سازمان نمایند.
منابع:
Records Management 9th Edition by Ginn, Mary Lea, Read, Judith
www.mymajors.com
guides.lib.berkeley.edu
www.bynder.com
www.BIT.AI.Blog
www.FOLDerit.com
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسبوکار شده است.
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید. توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
مهندس مهدوی- پایانه‌های نفتی ایران
انگیزه اصلی سازمان برای پیاده‌سازی مدیریت دانش، ابتدا از درون سازمان و با شناسایی نیازها و سپس با توجه به الزامات بالادستی شکل گرفت. موفق‌ترین اقدامات شامل ارزیابی دقیق وضعیت موجود سازمان، انتخاب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مناسب و تدوین نقشه راهی جامع برای توسعه تدریجی سیستم بود.چالش‌های اصلی عبارت بودند از عدم آگاهی و فرهنگ‌سازی کافی در سازمان، نبود انگیزه کافی در بین کارکنان و فقدان ضمانت اجرایی برای اجرای قوانین مرتبط با مدیریت دانش. برای رفع این چالش‌ها، سازمان نیازمند آموزش‌های مستمر، نظام پاداش‌دهی مناسب و همچنین تقویت الزامات قانونی و اجرایی است.
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
مهندس شعبان _ شرکت گسترش انرژی پاسارگاد
نظام جامع مدیریت دانش از سال ۱۳۹۸ در شرکت گسترش انرژی پاسارگاد با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده و با هدف بهبود جریان دانش بین معاونت‌ها و شرکت‌های زیرمجموعه آغاز شد. با توجه به پراکندگی شرکت‌های زیرمجموعه و چالش‌های مرتبط با انتقال تجارب و درس‌آموخته‌ها، این سیستم به گونه‌ای طراحی شد که از تکرار اشتباهات و تحمیل هزینه‌های اضافی جلوگیری کند. اجرای پایلوت این طرح در شش شرکت زیرمجموعه و پروژه‌های بزرگ قشم نتایج ملموسی داشت؛ از جمله تسهیل جریان دانشی، شناسایی نخبگان، و ایجاد انگیزه در کارکنان برای به اشتراک‌گذاری دانش. همچنین، تدوین کتاب "گنجینه تجارب IGAT6" به عنوان مرجعی برای تجارب گذشته، از دیگر دستاوردهای مهم این پروژه بود.
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
مهندس گرزین- شرکت آب منطقه‌ای گلستان
سازمان ما با هدف ایجاد یک فرهنگ یادگیری مستمر و به اشتراک‌گذاری دانش، اقدام به پیاده‌سازی مدیریت دانش نمود. با برگزاری جلسات تخصصی، ایجاد بسترهای مناسب برای ثبت دانشو تشویق همکاران به مشارکت، توانستیم گنجینه‌ای از تجارب و دانش ارزشمند را گردآوری کنیم. موفقیت‌های ما در این زمینه شامل ایجاد یک پورتال جامع برای دسترسی به دانش، افزایش آگاهی همکاران از اهمیت مدیریت دانش و تقویت همکاری و نوآوری در سازمان است. اگرچه چالش‌هایی همچون عدم انگیزه کافی و درک ناکافی از اهمیت مدیریت دانش وجود دارد اما با برنامه‌ریزی دقیق و ایجاد سیستم‌های پاداش‌دهی مناسب، می‌توان بر این موانع فائق آمد. آینده مدیریت دانش در سازمان ما بسیار امیدوارکننده است و با توجه به اهمیت روزافزون دانش در کسبوکار، سرمایه‌گذاری در این حوزه، منجر به رشد و توسعه پایدار سازمان خواهد شد.
مهندس توکلی _ سازمان زمین‌شناسی و اکتشافات معدنی کشور
سازمان زمین‌شناسی و اکتشافات معدنی کشور، به دلیل نقش مهم در تولید اطلاعات پایه زمین‌شناسی و کشف ذخایر معدنی، ناچار به جمع‌آوری، استانداردسازی و حفظ دانش ارزشمند حاصل از سال‌ها تلاش و هزینه است. با توجه به وظایف تخصصی سازمان و ماموریت‌های صحرایی، بخش عمده‌ای از دانش آن به شکل تجربه و دانش ضمنی به دست آمده که مکتوب نشده و با خروج حدود یک پنجم از نیروی‌های متخصص و پیش‌بینی خروج ۱۵۰ نفر دیگر طی پنج سال آینده، این دانش مهم از دست خواهد رفت.
سازمان با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، نرم‌افزار مدیریت دانش را بر اینترانت خود نصب کرده و ۵۰۰ نفر از کارکنان را برای استفاده از آن آموزش داده است. این نرم‌افزار امکان ثبت، طبقه‌بندی و ارزیابی دانش، جلسات هم‌اندیشی و ثبت مستندات را فراهم می‌کند. نتایج این طرح شامل ثبت و طبقه‌بندی دانش، بهبود فرهنگ تبادل دانش، توسعه شبکه دانشی قابل دسترس، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش بهره‌وری، اصلاح فرآیندهای کاری و جلوگیری از تکرار خطاها، و همچنین ایجاد نظام‌های ارتقا و جبران خدمات مبتنی بر ثبت و به اشتراک‌گذاری دانش بوده است.
سازمان با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، نرم‌افزار مدیریت دانش را بر اینترانت خود نصب کرده و ۵۰۰ نفر از کارکنان را برای استفاده از آن آموزش داده است. این نرم‌افزار امکان ثبت، طبقه‌بندی و ارزیابی دانش، جلسات هم‌اندیشی و ثبت مستندات را فراهم می‌کند. نتایج این طرح شامل ثبت و طبقه‌بندی دانش، بهبود فرهنگ تبادل دانش، توسعه شبکه دانشی قابل دسترس، صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش بهره‌وری، اصلاح فرآیندهای کاری و جلوگیری از تکرار خطاها، و همچنین ایجاد نظام‌های ارتقا و جبران خدمات مبتنی بر ثبت و به اشتراک‌گذاری دانش بوده است.
مهندس کلهر- شرکت سیمان تهران
پیاده‌سازی مدیریت دانش در سیمان تهران از سال 1395 به عنوان یکی از اولویت‌های بهبود سازمان مطرح شده بود. با توجه به نتایج ارزیابی‌های داخلی و خارجی، و همچنین ضرورت حفظ دانش سازمانی در پی بازنشستگی همکاران با تجربه، این موضوع بیش از پیش مورد توجه قرار گرفت. اقدامات اولیه شامل برگزاری دوره‌های آموزشی دانش‌نویسی و استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش برای گروهی از همکاران منتخب بود. چالش‌های اصلی در این مسیر شامل کمبود منابع انسانی و سیستم‌های کامپیوتری، عدم آمادگی فرهنگی در برخی سطوح سازمانی، تغییرات مدیریتی، نبود نظام انگیزشی مناسب و انتخاب نادرست مدیر پروژه بود. به طور خلاصه، سیمان تهران گام‌های مهمی در جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش برداشته است، اما همچنان با چالش‌هایی جدی مواجه است. موفقیت در این زمینه مستلزم رفع موانع موجود و ایجاد زیرساخت‌های لازم، همراه با ایجاد فرهنگ دانش‌محور در تمامی سطوح سازمان است.
هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...
شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...
عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...