بازبینی پس از اقدام (After Action Review) چیست و چگونه انجام می‌شود؟

بازبینی پس از اجرا یا بازبینی پس از اقدام (AAR) تکنیکی برای ارزیابی و ثبت درس‌آموخته‌های حاصل از پروژه یا فعالیتی به اتمام رسیده است و به اعضای تیم پروژه اجازه می‌دهد دریابند چه انتظاری داشتند، چه اتفاقی افتاد، چگونه می‌توانند نقاط قوت خود را حفظ کنند و نقاط ضعف خود را بهبود بخشند. بازبینی پس از اجرا در انتهای پروژه با دستیابی به مایلستون‌های کلیدی در پروژه‌های بلندمدت استفاده می‌شود. این روش برای اولین‌بار در ارتش آمریکا استفاده شده است.

جلسات بازنگری پس از اجرا با حضور اعضای کلیدی تیم پروژه و به صورت رسمی یا غیررسمی برگزار می‌شود. هدف از این جلسه، تهیه یک گزارش ارزیابی نیست. این جلسه برای انتقاد یا ارزیابی نبوده و اعضا نباید مورد مواخذه قرار گیرند.

چرا بازبینی پس از اجرا (AAR) برگزار می‌شود؟

• هدف از برگزاری AAR، بررسی و بازنگری دستاوردهای پروژه در مقایسه با دستاوردهای مورد انتظار می‌باشد.
• بازبینی پس از اقدام ابزاری برای یادگیری از موفقیت و شکست‌های پروژه و نقطه شروعی برای بهبود در پروژه‌های آتی است. اعضای تیم نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و راه‌های چگونگی بهبود عملکرد خود را در آینده بررسی می‌کنند.
• اعضای تیم پروژه می‌توانند درس‌آموخته‌های خود را مستند کرده و در اختیار تمام کارکنان قرار دهند و در راستای اقدامات فوق تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی را در سازمان بهبود بخشند.

چگونگی برگزاری جلسات بازنگری پس از اجرا

• بازنگری پس از اجرا می‌تواند بلافاصله پس از اتمام پروژه یا بعد از مایلستون‌های مهم در پروژه‌های بلندمدت انجام شود.
• عموما سوالات زیر برای شروع بحث استفاده می‌شود: 
 انتظار داشتید چه چیز اتفاق بیفتد؟
 در واقعیت چه چیز رخ داد؟
 چه چیز خوب پیش رفت و چرا؟ 
 چه چیزهایی می‌تواند بهبود یابد و چگونه؟
 درس‌هایی که یاد گرفتید و ممکن است در آینده مفید واقع شوند چه بوده است؟

هدایت جلسات بازنگری پس از اجرا بر عهده چه کسی است؟

• تسهیلگر جلسه نسبت به جلوگیری از به بیراهه کشیده شدن مباحث، عدم مواخذه شرکت‌کنندگان و مشارکت تمام افراد در بحث و تبادل نظر اطمینان حاصل می‌کند. 
• بهتر است تسهیلگر نقش مهمی در پروژه نداشته باشد. تسهیل‌کننده مستقل می‌تواند برای اجرای روش به‌کار گرفته شود. تسهیلگر مستقل و آموزش‌دیده دیدگاه‌ها و مسائل را از طریق سوالات کاوشی استخراج می‌کند.
• در روش دیگر یکی از اعضای تیم پروژه می‌تواند تسهیل کننده AAR باشد. در آغاز AAR، تسهیل‌کننده باید هدف AAR را توضیح دهد تا حاضرین به درکی مشترک رسیده و با فرآیند آشنا شوند.

 10 نکته برای افزایش اثربخشی جلسات AAR

1. بلافاصله بعد از انجام اقدام، جلسه بازبینی پس از اجرا را برگزار کنید. فضایی را برای صحبت پیدا کرده و تا جای ممکن در حالی‌که خاطرات تازه هستند، این کار را انجام دهید.
2. جلسه را مختصر و متمرکز نگه دارید. جلسه بازبینی پس از اقدام برای یادگیری و تفکر در خصوص پروژه است و نه مرور بعد از پروژه (جایی‌که ما از فرآیند بازبینی گذشته‌نگر (retrospect) استفاده می‌کنیم). برای این جلسه، 15 تا 30 دقیقه در نظر بگیرید و در صورت لزوم جلسه را ایستاده برگزار کنید.
3. مسائل مهم و کلیدی را برای بحث گزینش کنید، نه مسائل بی اهمیت. تمرکز شما باید هدف اصلی روز باشد. به عنوان مثال، اگر در حال انجام بازبینی پس از اقدام هستید، باید بررسی کنید که آیا مباحث مطرح شده در این جلسه در راستای نیل به هدف اصلی بوده است؟
4. همه افراد درگیر در پروژه باید در جلسه حضور یابند. اگر به دنبال تجمیع دانش‌های پروژه هستید، به همه نیاز دارید. AARهای سلسله مراتبی (بین سطوح مختلف سازمان) یا بین فرهنگی سخت‌ترین خواهند بود.
5. رفتارهای فراگیر کلیدی هستند. به یکدیگر احترام بگذارید و به حرف‌های سایرین گوش دهید. سلسله مراتب سازمانی را پشت درب رها کنید. ارزش همه افراد در این جلسات برابر است. مدیران و کارگران، سرپرستان و کارشناسان، همه باید در جلسات بازبینی پس از اجرا از موقعیت مساوی برخوردار باشند. 
6. وظایف کلیدی، کارهای تکراری و اقداماتی با هزینه بالا بیشترین سود را از AAR می‌برند. برگزاری AAR برای کاری که ارزش کمی داشته یا هرگز تکرار نمی‌شود یا تأثیر قابل توجهی بر نتایج کار ندارد، ارزش کمی دارد.
7. علت اصلی را بیابید. در راه‌حل‌ها عجله نکنید. اختلاف نظر می‌تواند مثبت باشد و باید تا زمانی‌که به دلیل اصلی تفاوت بین اهداف و نتایج برسید، مورد بررسی قرار گیرد.
8. بر یادگیری تیم خود تمرکز کنید. AAR در درجه اول برای تیم پروژه است و توسط تیم ایجاد می‌شود. ابتدا بر این امر تمرکز کنید، نه بر روی شناسایی درس‌آموخته برای دیگران (اگرچه این ممکن است یک مزیت جانبی باشد).
9. یادگیری، نه سرزنش یا ارزیابی، باید در مرکز توجه AAR باشد. این جلسات درباره "آنچه ما باید متفاوت انجام دهیم و چه چیزی را باید تقویت کنیم" است، نه "چه کسی کارها را اشتباه انجام داد و چه کسی قهرمان بود". اگر AAR و ارزیابی عملکرد را با هم ترکیب کنید، هر فرصتی را برای یادگیری از دست خواهید داد.
10. از آموخته‌ها به منظور بهبود فعالیت‌های آینده استفاده کنید. این موضوع از همه مهم‌تر است. اگر قصد ندارید چیزی را در نتیجه AAR تغییر دهید، این جلسات اتلاف وقت هستند. تیم‌های موفق مرتباً متوقف می‌شوند، در مورد آموخته‌های خود صحبت می‌کنند و به دنبال آن همه چیز را تغییر می‌دهند.

منبع:
www.nickmilton.com: 10 ways to maximise value from After Action reviews