معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPECT)-جامع و گام‌به‌گام

تعریف کوتاه و مختصر از ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری می‌تواند این باشد: یک جلسه ساخت‌یافته که در آن تیم‌‌های پروژه در مورد عملکرد گذشته تأمل و درس‌‌آموخته‌‌هایی را برای استفاده در آینده مشخص می‌کنند.
پس از اتمام یک پروژه، پس‌نگری یکی از موثرترین فرآیندها به منظور یادگیری از تیم پروژه می‌باشد. پس‌نگری، دانش و تجربه توسعه یافته را برای تیم پروژه به ارمغان آورده و آن را جهت استفاده مجدد و در راستای منافع پروژه‌‌های آینده مهیا می‌کند. 

یک تسهیلگر آموزش دیده باید گفت وگو را هدایت کرده، به پرسش بپردازد و بحث را تا زمان نیل به ریشه علل مسائل ادامه دهد. به همین دلایل، جلسات "گذشته‌نگری" به مراتب مؤثرتر از سایر روش‌‌ها مانند نظرسنجی، تکمیل فرم، مصاحبه‌‌های فردی یا گزارش‌نویسی فردی است. 

برنامه‌ریزی جلسات پس‌نگری 

مدیر پروژه نیاز به برگزاری جلسات پس‌نگری را در پروژه مشخص و آن‌‌ها را برنامه‌ریزی می‌‌کند. جلسه پس‌‌نگری باید به شکل میزگرد رو در رو یا کنفرانس ویدیویی صورت بگیرد. اجرای این جلسات از طریق ایمیل و مکاتبات امتحان را نکنید. 

شرکت‌کنندگان در جلسه

سرپرست تیم از تمام اعضا که در انجام فعالیت‌‌های پروژه حضور داشتند، درخواست شرکت در جلسه را ارائه می‌‌کند. شرکت‌‌کنندگان می‌‌بایست شامل رهبر و تمام اعضای تیم پروژه، تیم بازاریابی (در صورت امکان) و سایر افراد کلیدی باشند. از دیگر مدیران و رهبران پروژه نیز در صورت علاقمندی می‌‌توان دعوت به عمل آورد. حضور آنان باید به شیوه‌‌ای بسیار دقیق مدیریت شود تا مانع جریان تولید دانش نشوند.  

تسهیل‌‌کننده‌‌ جلسه Retrospect

تیم مدیریت دانش باید تسهیل‌گری جلسه را بنا بر درخواست مدیر پروژه عهده‌دار شود. تسهیلگر نباید از اعضای پروژه باشد چراکه در این صورت، جلسه بر "کاری که انجام دادیم" تمرکز دارد و نه "آنچه تیم بعدی باید در شرایط مشابه انجام دهد". لازم است که تسهیل‌‌گر به روند پس‌‌نگری و هدف جلسه آشنایی داشته باشد. اگر تسهیلگر با پروژه ناآشنا باشد، ممکن است لازم باشد اقداماتی مانند بحث با نفرات کلیدی پروژه را پیش از نشست انجام دهد. 

محل و دستور کارجلسه را تأیید کنید...

تسهیلگر باید مکان مناسبی را برای جلسه انتخاب و دستور کار را تهیه کند. مدت زمان برنامه به تعداد شرکت‌‌کنندگان بستگی دارد و مجری باید 20 الی 30 دقیقه برای هر شرکت‌‌کننده در نظر گیرد. به عنوان مثال اگر 10 شرکت‌‌کننده وجود داشته باشند، جلسه بین 4 تا 5 ساعت به طول می‌انجامد. 

مقدمه‌ای بر جلسه

تسهیلگر اهداف، فرآیند و قوانین اصلی جلسه را تشریح می‌‌کند. تسهیل‌‌کننده روشن می‌‌سازد که این جلسه برای ثبت درس‌‌آموخته‌‌ها به منظور کمک به تیم‌‌های پروژه در آینده برگزار می‌‌شود و نه برای ارزیابی عملکرد این تیم. بنابراین هدف از این جلسه کمک به پروژه‌‌های آتی با هدف شناسایی نکات ارزنده از پروژه است؛ و باید از مقصر دانستن، سرزنش یا تمجید، یا ارزیابی عملکرد پرهیز کرد.
تسهیلگر باید فضایی را تشویق کند که به شرکت‌‌کنندگان امکان ابراز عقاید انتقادی را می‌‌دهد. اگر تسهیل‌‌کننده قصد ثبت جلسه را دارد؛ باید رضایت حاضران آن جلسه را داشته باشد. به عبارتی دیگر، ایجاد انگیزه اولیه و بیان توضیحات پیرامون اهداف و خروجی‌‌های جلسه بسیار حائز اهمیت است.

اهداف و دستاوردهای پروژه را دوباره مرورکنید...

تسهیل‌‌کننده از سرپرست تیم (رهبر) می‌‌خواهد اهداف فعالیت یا پروژه را مرورکرده، شرایط را شرح دهد و به بیان آنچه واقعاً در فعالیت یا پروژه اتفاق افتاده بپردازد. ماحصل مباحث محدود به کیفیت، هزینه و عملکرد برنامه نبوده و دانش فنی به دست می‌‌آید. 

نقاط یادگیری را مشخص و رتبه‌بندی کنید...

برای پروژه‌ای پیچیده، تسهیل‌‌کننده از اعضای تیم می خواهد تا موفقیت‌‌ها، یافته‌‌ها و چالش‌‌های پروژه را قبل از ‌‌‌‌رویداد شناسایی کنند؛ به‌‌طوری که اجرای جلسه گذشته‌‌نگری مؤثر و کارآمد باشد. اما در یک پروژه ساده، تسهیلگر باید نکات یادگیری را با روش ایده پردازی درحین جلسه جمع‌‌آوری کند. مدیر و مجری پروژه موضوعات دانشی و درس‌‌آموخته‌‌ها را گردآوری و موضوعات مشابه را ادغام می‌‌کند. در ادامه با استفاده از نقطه نظرات اعضای جلسه، موضوعات و نقاط یادگیری مشخص و رتبه‌‌‌‌بندی می‌‌شود.

در مورد هر نکته آموزنده بحث کرده و درس‌‌آموخته‌‌ها را ثبت کنید...

در ابتدا بر اساس موضوعات اولویت بندی شده و نفرات مرتبط با هر موضوع، یک موضوع انتخاب می‌‌شود. سپس تسهیلگر از افراد مرتبط درخواست می‌‌کند که آنچه اتفاق افتاده و آنچه انتظار می‌‌رفت که اتفاق بیافتد را شرح دهند.
تحلیل علل ریشه‌‌ای. مجری گفتگو تیم را در مورد یادگیری هدایت می‌‌کند؛ تا دلایل اصلی موفقیت یا عدم موفقیت را پیدا کند. با درخواست شواهد خاص از شرکت‌‌کنندگان، آن‌‌ها را به سمت اظهار نظری که براساس تجربه مبتنی بر واقعیت است سوق دهید. 
 درس شناسایی شده. زمانی که علت اصلی مسائل  مشخص شد، تسهیلگر جلسه را برای شناسایی دروس‌آموخته ادامه می‌‌دهد. این درس به عنوان توصیه‌‌ای خاص و عملی برای نحوه تکرار موفقیت یا جلوگیری از عدم موفقیت در پروژه‌‌های آینده بیان می‌شود. فردی که می‌‌خواهد از درس‌‌آموخته در آینده استفاده کند، باید بتواند فوراً براساس آنچه در توصیه بیان شده اقدام کند. اگر درس‌‌آموخته کلی باشد (برای مثال "نوارهای نگهبانی باید طولانی تر باشد") یا مشخص نکند که چه کسی لازم است اقدام کند (به عنوان مثال "یک جلسه برنامه‌‌ریزی باید برگزار شود") دراین صورت مجری باید سؤالات خود را ادامه دهد تا درس‌‌آموخته مرتبط کاربردی تر شود. (برای مثال "رهبر پروژه باید جلسه برنامه‌‌ریزی یک روزه را در آغاز هر جریان کاری انجام دهد"). 
اقدام پیشنهادی. تسهیلگر می‌‌تواند جلسه را با این پرسش ادامه دهد: "چه اقداماتی را می توانیم انجام دهیم تا این درس را در تمرین شرکت یا دانش تالیفی وارد کنیم؛ و چه کسی باید این اقدام را انجام دهد؟" عموماً این اقدام شامل نوشتن یا به روزرسانی سند راهنما عملی می‌‌شود و اقدام توسط صاحب دانش مربوطه انجام خواهد شد.
مخاطب. تسهیلگر و تیم پروژه یک نفر از تیم را مشخص می‌‌کند تا به سؤالات مرتبط با درس‌آموخته پاسخ دهد. 
اسناد یا منابع مرتبط. تسهیلگر جلسه اسناد و پیوست‌‌های مرتبط با درس‌‌اموخته ها را از اعضای تیم می‌‌بایست دریافت کند؛ اسنادی که باید به بانک اطلاعاتی پیوست شده یا از آن ارجاع داده شود.  فرد مطلع را شناسایی کنید. 
همچنین تسهیلگر از حاضران در خصوص اهمیت و ضرورت آگاهی سریع سایر تیم‌ها از دروس‌آموخته کسب‌شده سؤال می‌کند.

ثبت کردن 

 در طی فرآیند پس‌‌نگری، تسهیل کننده یا ثبت کننده ، یادداشت‌‌های مفصلی برمی‌‌دارد و از ضبط صدا به منظور ثبت مکالمه استفاده می‌‌کند. پیاده‌‌سازی دقیق مکالمات ضبط شده و تبدیل آن به محتوای شفاف و کامل از یک درس‌‌آموخته، اهمیت ویژه‌‌‌‌ای در بکارگیری آن دانش در آینده دارد.
در انتهای جلسه پیرامون اعتبار سنجی تمام دروس‌آموخته قبل از ارسال به پایگاه داده به حاضرین یادآوری می‌‌شود. 

مستند کردن درس‌آموخته‌ها

تسهیلگر باید دروس‌‌آموخته ضبط شده از جلسات در را ثبت و مستند کرده و نسبت به جزئیات و کیفیت مستندات اطمینان حاصل کند. دروس خوب، نکته های عملی ویژه‌‌ای هستند که به عنوان توصیه برای تیم‌‌های کاری آینده بیان شده‌‌اند. هر نکته که در جلسه مورد بحث قرار گرفته توسط ضبط کننده جلسه به عنوان یک درس‌آموخته جداگانه ثبت می‌‌شود.
لطفا توجه داشته باشید که همه نکات یادگیری مشخص شده در الگوی اولیه، در این جلسه مورد بحث قرار نمی‌‌گیرد. (این جلسه فقط روی ارزش‌‌های بالا و دروس قابل انتقال متمرکز است)؛ نقاط یادگیری تکراری ممکن است در الگوی اولیه مشخص شده باشند؛ لذا  این نقاط می‌‌بایست در یک درس‌‌اموخته واحد ادغام شوند.
هنگامی که مجری از ثبت مناسب دروس‌‌آموخته مطمئن شد؛ مستندات باید توسط تیم پروژه اعتبارسنجی شوند. در گام بعدی تسهیگر می‌‌بایست درس‌‌آموخته‌‌ها را به افراد مرتبط ارسال کرده تا صحت سنجی کنند. 
پس‌‌نگری فرآیندی برای تامل و تفکر تیم پروژه می‌‌باشد. فرآیندی که در آن یادگیری با نگاه به گذشته و بدون قضاوت صورت می‌‌گیرد تا آینده را بهبود بخشد. بسیاری از تیم‌‌های کاری به نتیجه رسیدند که برگزاری منظم جلسات ثبت درس‌آموخته باعث ایجاد درک مشترک از پروژه می‌‌شود؛ فرآیندی که سبب از بین‌‌ بردن فرهنگ سرزنش و  به دنبال آن افزایش تمرکز در عملکرد می‌‌شود.