معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPECT)-جامع و گام‌به‌گام

آقای محمد حسن بختیاری از کارشناسان ارشد مدیریت دانش    محمد حسن بختیاری
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/6/24
تعریف کوتاه و مختصر از ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری می‌تواند این باشد: یک جلسه ساخت‌یافته که در آن تیم‌‌های پروژه در مورد عملکرد گذشته تأمل و درس‌‌آموخته‌‌هایی را برای استفاده در آینده مشخص می‌کنند.
پس از اتمام یک پروژه، پس‌نگری یکی از موثرترین فرآیندها به منظور یادگیری از تیم پروژه می‌باشد. پس‌نگری، دانش و تجربه توسعه یافته را برای تیم پروژه به ارمغان آورده و آن را جهت استفاده مجدد و در راستای منافع پروژه‌‌های آینده مهیا می‌کند. 

یک تسهیلگر آموزش دیده باید گفت وگو را هدایت کرده، به پرسش بپردازد و بحث را تا زمان نیل به ریشه علل مسائل ادامه دهد. به همین دلایل، جلسات "گذشته‌نگری" به مراتب مؤثرتر از سایر روش‌‌ها مانند نظرسنجی، تکمیل فرم، مصاحبه‌‌های فردی یا گزارش‌نویسی فردی است. 

برنامه‌ریزی جلسات پس‌نگری 

مدیر پروژه نیاز به برگزاری جلسات پس‌نگری را در پروژه مشخص و آن‌‌ها را برنامه‌ریزی می‌‌کند. جلسه پس‌‌نگری باید به شکل میزگرد رو در رو یا کنفرانس ویدیویی صورت بگیرد. اجرای این جلسات از طریق ایمیل و مکاتبات امتحان را نکنید. 

شرکت‌کنندگان در جلسه

سرپرست تیم از تمام اعضا که در انجام فعالیت‌‌های پروژه حضور داشتند، درخواست شرکت در جلسه را ارائه می‌‌کند. شرکت‌‌کنندگان می‌‌بایست شامل رهبر و تمام اعضای تیم پروژه، تیم بازاریابی (در صورت امکان) و سایر افراد کلیدی باشند. از دیگر مدیران و رهبران پروژه نیز در صورت علاقمندی می‌‌توان دعوت به عمل آورد. حضور آنان باید به شیوه‌‌ای بسیار دقیق مدیریت شود تا مانع جریان تولید دانش نشوند.  

تسهیل‌‌کننده‌‌ جلسه Retrospect

تیم مدیریت دانش باید تسهیل‌گری جلسه را بنا بر درخواست مدیر پروژه عهده‌دار شود. تسهیلگر نباید از اعضای پروژه باشد چراکه در این صورت، جلسه بر "کاری که انجام دادیم" تمرکز دارد و نه "آنچه تیم بعدی باید در شرایط مشابه انجام دهد". لازم است که تسهیل‌‌گر به روند پس‌‌نگری و هدف جلسه آشنایی داشته باشد. اگر تسهیلگر با پروژه ناآشنا باشد، ممکن است لازم باشد اقداماتی مانند بحث با نفرات کلیدی پروژه را پیش از نشست انجام دهد. 

محل و دستور کارجلسه را تأیید کنید...

تسهیلگر باید مکان مناسبی را برای جلسه انتخاب و دستور کار را تهیه کند. مدت زمان برنامه به تعداد شرکت‌‌کنندگان بستگی دارد و مجری باید 20 الی 30 دقیقه برای هر شرکت‌‌کننده در نظر گیرد. به عنوان مثال اگر 10 شرکت‌‌کننده وجود داشته باشند، جلسه بین 4 تا 5 ساعت به طول می‌انجامد. 
مراحل جلسات retrospect و نکات جزئی آن - mta.co.ir

مقدمه‌ای بر جلسه

تسهیلگر اهداف، فرآیند و قوانین اصلی جلسه را تشریح می‌‌کند. تسهیل‌‌کننده روشن می‌‌سازد که این جلسه برای ثبت درس‌‌آموخته‌‌ها به منظور کمک به تیم‌‌های پروژه در آینده برگزار می‌‌شود و نه برای ارزیابی عملکرد این تیم. بنابراین هدف از این جلسه کمک به پروژه‌‌های آتی با هدف شناسایی نکات ارزنده از پروژه است؛ و باید از مقصر دانستن، سرزنش یا تمجید، یا ارزیابی عملکرد پرهیز کرد.
تسهیلگر باید فضایی را تشویق کند که به شرکت‌‌کنندگان امکان ابراز عقاید انتقادی را می‌‌دهد. اگر تسهیل‌‌کننده قصد ثبت جلسه را دارد؛ باید رضایت حاضران آن جلسه را داشته باشد. به عبارتی دیگر، ایجاد انگیزه اولیه و بیان توضیحات پیرامون اهداف و خروجی‌‌های جلسه بسیار حائز اهمیت است.

اهداف و دستاوردهای پروژه را دوباره مرورکنید...

تسهیل‌‌کننده از سرپرست تیم (رهبر) می‌‌خواهد اهداف فعالیت یا پروژه را مرورکرده، شرایط را شرح دهد و به بیان آنچه واقعاً در فعالیت یا پروژه اتفاق افتاده بپردازد. ماحصل مباحث محدود به کیفیت، هزینه و عملکرد برنامه نبوده و دانش فنی به دست می‌‌آید. 

نقاط یادگیری را مشخص و رتبه‌بندی کنید...

برای پروژه‌ای پیچیده، تسهیل‌‌کننده از اعضای تیم می خواهد تا موفقیت‌‌ها، یافته‌‌ها و چالش‌‌های پروژه را قبل از ‌‌‌‌رویداد شناسایی کنند؛ به‌‌طوری که اجرای جلسه گذشته‌‌نگری مؤثر و کارآمد باشد. اما در یک پروژه ساده، تسهیلگر باید نکات یادگیری را با روش ایده پردازی درحین جلسه جمع‌‌آوری کند. مدیر و مجری پروژه موضوعات دانشی و درس‌‌آموخته‌‌ها را گردآوری و موضوعات مشابه را ادغام می‌‌کند. در ادامه با استفاده از نقطه نظرات اعضای جلسه، موضوعات و نقاط یادگیری مشخص و رتبه‌‌‌‌بندی می‌‌شود.

در مورد هر نکته آموزنده بحث کرده و درس‌‌آموخته‌‌ها را ثبت کنید...

در ابتدا بر اساس موضوعات اولویت بندی شده و نفرات مرتبط با هر موضوع، یک موضوع انتخاب می‌‌شود. سپس تسهیلگر از افراد مرتبط درخواست می‌‌کند که آنچه اتفاق افتاده و آنچه انتظار می‌‌رفت که اتفاق بیافتد را شرح دهند.
تحلیل علل ریشه‌‌ای. مجری گفتگو تیم را در مورد یادگیری هدایت می‌‌کند؛ تا دلایل اصلی موفقیت یا عدم موفقیت را پیدا کند. با درخواست شواهد خاص از شرکت‌‌کنندگان، آن‌‌ها را به سمت اظهار نظری که براساس تجربه مبتنی بر واقعیت است سوق دهید. 
 درس شناسایی شده. زمانی که علت اصلی مسائل  مشخص شد، تسهیلگر جلسه را برای شناسایی دروس‌آموخته ادامه می‌‌دهد. این درس به عنوان توصیه‌‌ای خاص و عملی برای نحوه تکرار موفقیت یا جلوگیری از عدم موفقیت در پروژه‌‌های آینده بیان می‌شود. فردی که می‌‌خواهد از درس‌‌آموخته در آینده استفاده کند، باید بتواند فوراً براساس آنچه در توصیه بیان شده اقدام کند. اگر درس‌‌آموخته کلی باشد (برای مثال "نوارهای نگهبانی باید طولانی تر باشد") یا مشخص نکند که چه کسی لازم است اقدام کند (به عنوان مثال "یک جلسه برنامه‌‌ریزی باید برگزار شود") دراین صورت مجری باید سؤالات خود را ادامه دهد تا درس‌‌آموخته مرتبط کاربردی تر شود. (برای مثال "رهبر پروژه باید جلسه برنامه‌‌ریزی یک روزه را در آغاز هر جریان کاری انجام دهد"). 
اقدام پیشنهادی. تسهیلگر می‌‌تواند جلسه را با این پرسش ادامه دهد: "چه اقداماتی را می توانیم انجام دهیم تا این درس را در تمرین شرکت یا دانش تالیفی وارد کنیم؛ و چه کسی باید این اقدام را انجام دهد؟" عموماً این اقدام شامل نوشتن یا به روزرسانی سند راهنما عملی می‌‌شود و اقدام توسط صاحب دانش مربوطه انجام خواهد شد.
مخاطب. تسهیلگر و تیم پروژه یک نفر از تیم را مشخص می‌‌کند تا به سؤالات مرتبط با درس‌آموخته پاسخ دهد. 
اسناد یا منابع مرتبط. تسهیلگر جلسه اسناد و پیوست‌‌های مرتبط با درس‌‌اموخته ها را از اعضای تیم می‌‌بایست دریافت کند؛ اسنادی که باید به بانک اطلاعاتی پیوست شده یا از آن ارجاع داده شود.  فرد مطلع را شناسایی کنید. 
همچنین تسهیلگر از حاضران در خصوص اهمیت و ضرورت آگاهی سریع سایر تیم‌ها از دروس‌آموخته کسب‌شده سؤال می‌کند.

ثبت کردن 

 در طی فرآیند پس‌‌نگری، تسهیل کننده یا ثبت کننده ، یادداشت‌‌های مفصلی برمی‌‌دارد و از ضبط صدا به منظور ثبت مکالمه استفاده می‌‌کند. پیاده‌‌سازی دقیق مکالمات ضبط شده و تبدیل آن به محتوای شفاف و کامل از یک درس‌‌آموخته، اهمیت ویژه‌‌‌‌ای در بکارگیری آن دانش در آینده دارد.
در انتهای جلسه پیرامون اعتبار سنجی تمام دروس‌آموخته قبل از ارسال به پایگاه داده به حاضرین یادآوری می‌‌شود. 

مستند کردن درس‌آموخته‌ها

تسهیلگر باید دروس‌‌آموخته ضبط شده از جلسات در را ثبت و مستند کرده و نسبت به جزئیات و کیفیت مستندات اطمینان حاصل کند. دروس خوب، نکته های عملی ویژه‌‌ای هستند که به عنوان توصیه برای تیم‌‌های کاری آینده بیان شده‌‌اند. هر نکته که در جلسه مورد بحث قرار گرفته توسط ضبط کننده جلسه به عنوان یک درس‌آموخته جداگانه ثبت می‌‌شود.
لطفا توجه داشته باشید که همه نکات یادگیری مشخص شده در الگوی اولیه، در این جلسه مورد بحث قرار نمی‌‌گیرد. (این جلسه فقط روی ارزش‌‌های بالا و دروس قابل انتقال متمرکز است)؛ نقاط یادگیری تکراری ممکن است در الگوی اولیه مشخص شده باشند؛ لذا  این نقاط می‌‌بایست در یک درس‌‌اموخته واحد ادغام شوند.
هنگامی که مجری از ثبت مناسب دروس‌‌آموخته مطمئن شد؛ مستندات باید توسط تیم پروژه اعتبارسنجی شوند. در گام بعدی تسهیگر می‌‌بایست درس‌‌آموخته‌‌ها را به افراد مرتبط ارسال کرده تا صحت سنجی کنند. 
پس‌‌نگری فرآیندی برای تامل و تفکر تیم پروژه می‌‌باشد. فرآیندی که در آن یادگیری با نگاه به گذشته و بدون قضاوت صورت می‌‌گیرد تا آینده را بهبود بخشد. بسیاری از تیم‌‌های کاری به نتیجه رسیدند که برگزاری منظم جلسات ثبت درس‌آموخته باعث ایجاد درک مشترک از پروژه می‌‌شود؛ فرآیندی که سبب از بین‌‌ بردن فرهنگ سرزنش و  به دنبال آن افزایش تمرکز در عملکرد می‌‌شود. 


 

مدیریت مستندات - مستندسازی چیست و چطور انجام میشود؟
راهنمای جامع مدیریت مستندات؛ انواع، چگون ...
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در مجتمع صنعتی اسفراین
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در مجتمع ص ...
The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی
هرآنچه باید از مدل مدیریت دانش نوناکا و ...
فرهنگ دانش در بین کشورهای مختلف
بررسی ارتباط میان فرهنگ کشورها و مدیریت ...
استراتژی مدیریت دانش یا استراتژی دانش
صفرتا صد استراتژی مدیریت دانش در سازمان‌ ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...