دیجیتایزینگ روش های مدیریت دانش: یک رویکرد ضروری

نوآوری‌ها و ابتکارات برای دیجیتال‌سازی و مدیریت دانش به طور فزاینده‌ای در جامعه اطلاعاتی جهانی در حال تغییر و تحول است. مدیریت دانش (KM) به طیف وسیعی از موارد اشاره دارد که عبارت است از شیوه‌هایی که توسط سازمان‌ها برای شناسایی، ایجاد، بازنمایی و توزیع دانش استفاده می‌شود. در محیط الکترونیکی امروزی، فعالیت‌های دیجیتالی‌سازی به عنوان یکی از ستون‌های مدیریت دانش مطرح شده‌اند. این مقاله با برجسته‌کردن چالش‌هایی که مؤسسات در انتقال از محیط فیزیکی به محیط دیجیتال با آن مواجه هستند، آغاز می‌شود. سپس اهداف این مطالعه شامل ارائه درک روشنی از دیجیتالی‌سازی، کاوش استراتژی‌های مدیریت دانش ، دسته‌بندی ابزارهای دیجیتال، تجزیه و تحلیل فرآیندهای دیجیتالی‌سازی در روش‌های KM آورده شده است. این مقاله با تاکید بر اهمیت ارزیابی نیروی کار فعلی و افزایش تدریجی دیجیتالی شدن با حمایت مناسب از سوی کارکنان و مدیریت به پایان می‌رسد. جامعه پژوهشی هنوز اقبال لازم به دیجیتالی شدن در رویکردهای مدیریت دانش نکرده است. با این حال، کار حاضر، بر اساس چند مطالعه است که می‌تواند به عنوان پایه‌ای برای سایر تحقیقات تلقی شود:
 میتلمن (2022) دسته‌بندی ابزارهای فناوری اطلاعات را برای مدیریت دانش ارائه کرد و نمونه‌ای از سؤالات متداول را همراه با رویکرد دیجیتالی‌سازی گام به گام ارائه کرد که شامل تخصیص «سفیران دانش » برای پشتیبانی از فرآیند پیاده‌سازی است. بونتاک و همکاران (2020) بر تأثیر تحول دیجیتال و دیجیتالی‌شدن بر دانش سازمانی و نحوه مدیریت دانش خود توسط سازمان‌ها تأکید کرد. بررسی‌های بعدی آنها نشان داد که دیجیتالی‌شدن فرصت‌های زیادی برای ایجاد دانش ارائه می‌دهد، اما در عین حال، به رویکردهای متفاوتی برای اطمینان از ایمنی دانش تولید‌شده نیاز مبرم می‌باشد. مطالعات آنتونز (2022) کمک کرد که با هدف تعمیق مطالعه مدیریت دانش در بخش عمومی، شناسایی ابعاد رابطه بین مدیریت دانش و تحول دیجیتالی دولت و درک مفاهیم دیجیتالی‌سازی  مدیریت دولتی کشور پرتغال بر روی شیوه‌های مدیریت دانش صورت گیرد.  این مطالعه همچنین با هدف تعیین اینکه آیا سطح بلوغ مدیریت دانش در سازمان‌ها بهبود فرآیند را از طریق استفاده از فناوری بهبود می‌بخشد یا خیر را نیز مورد اشاره قرار داد.

اهداف این پژوهش به شرح زیر است:

1-ارائه درک روشنی از مفاهیم دیجیتال سازی(رقومی شدن)، دیجیتالی شدن و تحول دیجیتال.
2- مروری بر مدیریت دانش (KM)، از جمله استراتژی‌ها و روش‌های آن.
3-  دسته بندی ابزارهای دیجیتال بر اساس عملکرد آنها در KM.
4-  تجزیه و تحلیل استفاده از فرآیندهای دیجیتال سازی در روش‌های KM.
5- توصیف سطوح دیجیتال‌سازی در روش‌های KM.

رقومی سازی(دیجیتال سازی)، دیجیتالی‌شدن و تحول دیجیتال: اطلاعات برای هر سازمان ارزش زیادی دارد زیرا کارایی و کیفیتی را به ارمغان می آورد که در زمان‌های چالش برانگیز امروزی به آن نیاز مبرم هست. برای حفظ ارزش اطلاعات، توسعه روش‌های نگهداری و حفاظت، حیاتی است. یکی از راه‌های این کار، دیجیتال‌سازی(رقومی سازی)، دیجیتالی شدن و تبدیل دیجیتالی است.

دیجیتال‌سازی(رقومی سازی): فرآیند تبدیل داده‌های آنالوگ به شکل دیجیتال بدون ایجاد هیچ تغییری در فرآیند اصلی است. به عنوان مثال، تبدیل یک سند چاپ شده به فرمت دیجیتال با استفاده از فناوری اسکن.از سوی دیگر، دیجیتالی‌سازی عموماً شامل استفاده از فناوری‌های دیجیتال برای پردازش داده‌های دیجیتالی شده برای یک هدف یا منافع خاص است. به عنوان مثال، به اشتراک گذاری، ویرایش، یا بایگانی اسناد چندرسانه‌ای در فضای ابری. اما تحول دیجیتال، در اصل، شامل اتخاذ رویکردهای جدید برای دیجیتالی شدن با استفاده از  فناوری‌های نوین اطلاعات و رایانه‌ است. آنچه گفته شد، در شکل 1 قابل مشاهده است: مدیریت دانش:  هنر و علم به حداکثر رساندن جریان دانش در یک سازمان به عنوان مدیریت دانش شناخته می شود.  این امر مستلزم مدیریت موثر منابع و اطلاعات در یک سازمان است که البته برای تحول دیجیتال ضروری است. مدیریت دانش بهترین راه‌های یادگیری، فرآیندهای ایجاد اطلاعات جدید و روش‌هایی را که در آن فرآیند یادگیری در عمل استفاده می‌شود، روشن می‌کند. این امر به‌ویژه امروزه در مواجهه با کاربرانی که با استفاده از دستگاه‌های مختلف راحت‌تر و بیش از هر زمان دیگری از نظر دیجیتالی آگاه هستند، مفید است.

 استراتژی‌های مدیریت دانش

تالیفات گسترده‌ای در زمینه مدیریت دانش دارد و البته دیدگاه‌های او در مورد این موضوع در طول زمان تکامل یافته است.  دو استراتژی متفاوت مدیریت دانش (شکل 2a و شکل 2b) که او پیشنهاد کرده، اشاره می شود:  عناصر اولیه هر دو  استراتژی مطرح شده وی در سال‌های 2009 و 2021 شامل چهار مورد کلیدی می‌باشند: یادگیری سازمانی، مدیریت منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و مدیریت اطلاعات. با این حال دو مدل مذکور،  فقط از نظر پوشش متفاوت هستند. مدل 2021 فقط بسط مدل 2009 با گنجاندن بیشتر عناصر احتمالی مرتبط با مدل پایه است. چهار عنصر اصلی استراتژی‌های مدیریت دانش عبارتند از:
(i) یادگیری سازمانی: این مورد، به فرآیندها و استراتژی‌هایی اشاره دارد که توسط سازمان‌ها برای ترویج یادگیری و بهبود مستمر استفاده می‌شود. این امر شامل مواردی مانند توسعه فرآیند، پشتیبانی تصمیم‌گیری، مدیریت تغییر، به اشتراک‌گذاری دانش و یادگیری مادام‌العمر است.
(ii) مدیریت منابع انسانی: این عنصر بر نقش منابع انسانی در مدیریت دارایی‌‎های دانش سازمان تمرکز دارد. این محور، شامل استخدام، آموزش، مدیریت عملکرد، توسعه شغلی(مسیر شغلی) و همچنین ایجاد فرهنگی است که  برای به اشتراک دانش و همکاری ارزش قائل است. 
(iii) فناوری اطلاعات و ارتباطات: این عنصر به ابزار و فن آوری های مورد استفاده برای حمایت از مدیریت دانش اطلاق می شود. این محور، شامل مدیریت اسناد، همکاری اجتماعی، و سایر نرم افزارها و سخت افزارهای مورد استفاده برای مدیریت و به اشتراک گذاری دانش  است.
(IV) مدیریت اطلاعات: این عنصر بر فرآیندهای مورد استفاده برای مدیریت و سازماندهی اطلاعات در سازمان متمرکز است. این شامل فعالیت‌هایی مانند طبقه‌بندی داده‌ها ، مدیریت فراداده، تحلیل، سیاست و رویه و حاکمیت اطلاعات است. مدیریت دانش را می‌توان با استفاده از تکنیک‌های مختلف، از جمله نگاشت نقشه دانش، بهره‌برداری از کافه‌های دانش- که بحث‌های نامحدود و آزاد را تشویق می‌کند- و نیز توسعه "کمیته های خبرگی "(COP) -که تقویت کننده تعاملات مورد نیاز برای کشف راه‌حل‌های بالقوه برای نیازهای پیش‌بینی نشده مشتری می‌باشد-  عملیاتی نمود.

متدهای مدیریت دانش

روش‌های مدیریت دانش به مجموعه‌ای از شیوه‌ها، فرآیندها و تکنیک‌هایی اطلاق می‌شود که سازمان‌ها برای شناسایی، جمع‌آوری، ذخیره، اشتراک‌گذاری و استفاده مؤثر از دانش و اطلاعات برای دستیابی به اهداف و مقاصد خود استفاده می‌کنند. این روش‌ها طیف وسیعی از فعالیت‌ها مانند ایجاد مخازن دانش، مدیریت دارایی‌های فکری  و ترویج اشتراک دانش و همکاری بین کارکنان را در بر می‌گیرند. هدف نهایی روش های مدیریت دانش، ارتقای عملکرد سازمانی، نوآوری و رقابت با استفاده از دانش و تخصص افراد در سازمان است .

ابزارهای دیجیتال

پیاده سازی صحیح سیستم های نرم افزاری با ابزارهای مناسب می تواند روش های KM را دیجیتالی کند. از آنجایی که در حال حاضر هیچ ابزار اندازه‌گیری یا آزمایشی برای KM وجود ندارد، بهتر است از عبارت «ابزار» اجتناب کنید. بازار نرم‌افزار طیف وسیعی از ابزارها را ارائه می‌کند که می‌توانند برای دیجیتالی کردن روش‌های KM استفاده شوند، که ابزارهای جدید، به طور منظم اضافه شده و ابزارهای ناموفق حذف می شوند.  برای جلوگیری از جداکردن بی‌مورد ابزارهای خاص، فهرست طبقه بندی شده‌ای از ابزارهای فناوری اطلاعات در زیر ارائه شده است که می‌تواند برای دیجیتالی‌کردن رویکردهای KM مورد استفاده قرار گیرد.

رویه دیجیتال‌سازی(رقومی سازی) برای متدهای KM

درک این نکته ضروری است که تحول دیجیتال، با رقومی‌شدن و دیجیتالی شدن امکان پذیر است. البته ممکن است این روش‌ها برای عملیاتی‌سازی مطلوب تحول دیجیتال، کفایت لازم را نداشته باشند. در یک سازمان، پیش از آغاز برنامه تحول دیجیتال روش‌های مدیریت دانش جاری، لازم است عوامل متعددی مدنظر قرار گیرند. نه‌تنها هزینه، بلکه در دسترس‌بودن ابزارهای متناسب با روش، انتخاب یا توسعه روش، سطح استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل میزان موفقیت، محاسبه بازگشت سرمایه (ROI)  و غیره، بخشی از این عوامل هستند. فرآیند زیر می‌تواند برای تعیین امکان پذیر‌بودن استقرار فناوری های IT در چارچوب یک برنامه کاربردی روش KM و برای ایجاد آمادگی‌های لازم استفاده شود (شکل 3 را ببینید).
1. روش های موجود را جستجو کنید و تشخیص دهید که آیا فرآیند با زمینه روش KM انتخاب شده مطابقت دارد یا خیر.
2. اگر وضوحی نبود، یک روش ایجاد کنید و تمام مراحل بالقوه را برای دیجیتالی کردن موثر تکنیک KM فهرست کنید.
3. اکنون هر مرحله فرآیند یا کل توضیحات را مرور کنید تا ببینید آیا اتخاذ یک ابزار فناوری اطلاعات عملی، سودمند و مناسب است یا خیر. برای این کار، کاربران می‌توانند به توضیحات دسته‌های مختلف ابزار مراجعه کنند.
4. به عنوان یک پایه خوب برای اجرای بعدی، کاربرد و الزامات دسته ابزار انتخابی را در این مرحله فرآیند توصیف کنید.
5. در زمان اجرا، ابزار دیجیتالی سازی را در دسته‌بندی مربوطه انتخاب یا ایجاد کنید.

نتیجه گیری

 مدیریت دانش در واکنش به تغییر روندها و پیشرفت های فناوری در حال تغییر سریع است. دیجیتال سازی و تبدیل دیجیتالی داده ها، به اجزای اجتناب ناپذیر روش‌های مدیریت دانش به منظور همگام‌شدن با چشم انداز در حال تحول تبدیل شده‌اند. 
 این مقاله به این موضوع پرداخته است که چگونه فرآیند دیجیتالی سازی برنامه ریزی شده، همراه با ادغام ابزارهای فناوری اطلاعات، می تواند به طور موثر مدیریت دانش را بهبود بخشد. با این حال، ابتدا ارزیابی نیروی کار فعلی و تعیین میزان دیجیتالی سازی در تکنیک های مدیریت دانش موجود بسیار مهم است. افزایش تدریجی دیجیتالی شدن و حمایت مناسب از سوی کارکنان و مدیریت، کلید دستیابی به موفقیت بلندمدت خواهد بود.