داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان

الهه جدید زاده    الهه جدیدزاده
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1401/3/1
داستان‌ها، در همه فرهنگ‌ها به عنوان وسیله‌ای برای سرگرمی، آموزش، حفظ فرهنگ و استقرار ارزش‌های اخلاقی مورد استفاده قرار می‌گیرند. داستان‌های سازمانی نیز، ابزاري مناسب جهت انتقال تجربه و دانشی است که در ذهن افراد وجود دارد، دانشی كه ممكن است انتقال و بكارگيري آن با روش‌‌هاي ديگر بسيار مشكل باشد. در واقع داستان‌سرایی سازمانی یکی از بهترین روش‌های ایجاد انگیزه برای مشارکت افراد در به اشتراک‌گذاری دانش ضمنی خود به شمار می‌رود. داستان‌هایی که مزایای واقعی اشتراک‌گذاری و استفاده مجدد از دانش را نشان می‌دهند، درک اهمیت مدیریت دانش را برای افراد تسهیل می‌کند.
داستان سازمانی شرح تفصیلی اقدامات گذشته و تعاملات کارکنان با رویدادهای درون و بیرون سازمانی است که معمولا بصورت غیررسمی در درون سازمان یا حین انجام پروژه جریان می‌یابند. در این راستا هنگامی که پروژه مدیریت دانش برای نخستین بار در سازمانی پیاده‌سازی می‌شود، ممکن است یافتن این داستان‌ها دشوار باشد. بسیاری از کارکنان تصور می‌کنند داستانی برای ارائه ندارند. هرچند در صورت دسترسی به یک داستان خوب نیز انتشار آن چالش‌های متعددی را با خود به همراه دارد. لازم به ذکر است ارائه داستان و دانش به دست آمده از آن، به شکل یک فعالیت تیمی انجام می‌گیرد. به همین سبب داستان‌سرایی با رویکرد تیمی، می‌تواند تشکیل انجمن‌های خبرگی سازمان را در پی داشته باشد. 

یک داستان خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

یک داستان خوب باعث ایجاد ارتباط بین دو نفر یا بین یک شخص و یک ایده می‌شود. داستان‌های خوب به نحوه وقوع یک رخداد به شکل خاص و چگونگی حل مساله می‌پردازند. داستان‌نویسان از سه عنصر جهت ارتباط موثر استفاده می‌کنند:
1. احساسات: محرک‌های عاطفی با القای همدلی در میان افراد نقش بسزایی در ایجاد ارتباط موثر ایفا می‌کنند.  برخلاف رويكرد سنتي در برقراری ارتباطات، داستان‌سرايي بر اساس ارتباطات تعاملي است. شنونده، داستان را در ذهن خود بازسازي می‌کند و آن را جزئي از وجود خودش می‌داند.
2. جزئیات: افزودن جزئیات بیش‌تر، داستان را برای افراد ملموس‌تر می‌کند تا دانش ضمنی فرد بدون هیچ ابهامی به فرد دیگر منتقل شود. 
3. تغییر: تمرکز بر جزئیات تغییر انجام شده از ابتدا تا انتها داستان باید مورد توجه قرار گیرد زیرا داستان‌ها برای مدیریت تغییر و ایجاد تعامل مهم هستند.
هدف یک داستان خوب ایجاد ارتباط با افراد و افزایش تمایل آن‌ها برای اشتراک‌گذاری داستان خود است. بنابراین، داستان شما زمانی موثر است که دیگران را تشویق کند تا داستان خود را به اشتراک بگذارند. (Miriam Brosseau)
بیان موثر داستان، افراد را کنجکاو و درگیر داستان کرده و احساس همدلی را در آنها القا می‌کند. به طوریکه سال‌ها بعد، شنوندگان شاید به یاد نیاورند که داستان متعلق به چه کسی بود یا موضوع مورد بحث دقیقا به چه اتفاقی اشاره داشت، اما احساسی که در آن لحظه تجربه کرده‌اند، هیچگاه از ذهن آن‌ها پاک نخواهد شد.  
 
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان
 

در بسیاری از سازمان‌ها همه افراد به ضرورت مدیریت دانش آگاه هستند اما نمی‌دانند چرا و چگونه بایست این کار انجام گیرد و در پی آن چه فوایدی نصیب سازمان خواهد شد. به همین سبب در جذب افراد برای اشتراک دانش موانع متعددی برای غلبه وجود دارد. با به اشتراک‌گذاری داستان‌هایی در ارتباط با اینکه چگونه KM فرآیندها و رفتارهای موجود را تکمیل می‌کند، می‌توان اعتماد مدیران سازمان را جلب کرده و روابطی برای ادامه مسیر ایجاد کرد.  در سال‌های اخیر داستان‌ها به منزله سازوکار مدیریت دانش بیش از پیش مورد توجه قرار گرفته‌ و داستان‌سرایی یکی از روش‌های موثر در کمک به اکتساب، تسهیم و بکارگیری مجدد دانش معرفی شده است. 

شناسایی داستان‌های مناسب در کسب‌و کار

مناسب‌ترین داستان‌های مدیریت دانش، داستان‌هایی هستند که توسط افراد فعال در آن حوزه مشخص بیان شود. برای مثال بیان داستان در مورد حادثه رخ داده در خط لوله، زمانی که از جانب شخصی باشد که روی خط لوله کار کرده، بسیار قانع‌کننده‌تر است. متأسفانه، بسیاری از کارمندان فکر می‌کنند که توانایی تعریف داستان را ندارند. در حالیکه داستان‌سرایی یک ظرفیت ذاتی انسان است و همه افراد قادر به انجام این کار هستند. اما تبدیل این ظرفیت به یک توانمندی نیازمند تمرین و صرف زمان است. فرد روایت‌کننده داستان بایست به چند پرسش اساسی پاسخ دهد:
  • چه چیزی باعث شد که به این پروژه افتخار کنید؟
  • نقاط قوت و ضعف پروژه را بیان کنید؟
  • چه چیزی شما را شگفت‌زده کرد؟
  • برنامه‌ریزی و تمایل شما برای ادامه روند پروژه چیست؟ 
در هنگام اجرای رویداد داستان‌سرایی ابتدا با پرسیدن سوالات ساده و محدود شروع کنید تا همه افراد بتوانند به راحتی به آن پاسخ دهند. به عنوان مثال، به جای " احساس شما در ارتباط با این موضوع چگونه است؟" بپرسید:"در مقیاس یک تا ده چه احساسی دارید؟". بر همین اساس، یک داستان مناسب برای ارائه و انتقال مفهوم بهتر، می‌بایست از یک ساختار منسجم پیروی کند. 
پس از ارائه داستان، در گام بعدی جهت شناسایی بهترین‌ها و نحوه بکارگیری آن مشارکت کارکنان سازمان حائز اهمیت است. بهترین راه برای انتخاب داستان‌های مناسب این است که کاربران نهایی این کار را انجام دهند، زیرا آنها می‌دانند که کدام داستان‌ها بر عملکرد سازمان تاثیرگذارتر است. لازم به ذکر است استفاده از داستان‌سرايي به منظور نوآوري و توليد دانش، افراد را به سمت تفکر خلاقانه  ترغيب می‌کند.
راه‌های بسیاری برای اشتراک‌گذاری داستان وجود دارد. Brosseau و O’Dell معتقدند کوتاه‌ترین و ساده‌ترین رویکردها معمولاً بهترین هستند. تیم‌های مدیریت دانش همچنین می‌توانند داستان‌هایی قبلی را مجددا به روش‌های کوتاه‌تر و ساده‌تر بیان کنند. چرا که یک تصویر تنها با شرح ممکن است موثرتر از یک روایت طولانی و مبتنی بر متن یا ویدیو باشد.
منبع:
How to Overcome Barriers to KM Engagement Through Storytelling | APQC


استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروپالایش کنگان
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتر ...
پیاده سازی مدیریت دانش در بانک سپه
مستندسازی درس‌‌آموخته‌‌ها و تجارب طرح مل ...
مدیریت دانش در  PMBOK
تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با ر ...
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و ...
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف افزایش مشارکت مدیران
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف ...
ابزار تبادل دانش و کاربردهای آن
تبادل دانش (Knowledge Exchange) چیست؟+کا ...
خوشه دانش چیست و چطور استفاده میشود و کاربردهای آن چیست
خوشه دانش (Knowledge Cluster) چیست و چطو ...
کسب و استخراج دانش
استخراج دانش؛ تعریف، فرآیند و نمونه‌های ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...