استفاده از محتوای تصویری به جای متنی: گامی مؤثر در ارتقای انتقال دانش فنی

در دنیای امروز، انتقال دانش به ویژه در حوزه‌های فنی و صنعتی، یکی از چالش‌های کلیدی سازمان‌ها به شمار می‌رود. ثبت دانش صرفاً به صورت متنی اغلب نمی‌تواند پیچیدگی‌های عملی، تغییرات تجهیزات یا فرآیندهای کاری را به طور کامل و قابل درک منتقل کند. محتوای تصویری و به ویژه ویدئویی، با ارائه نمایش بصری مستقیم، درک عمیق‌تری ایجاد می‌کند، خطاها را کاهش می‌دهد و اثربخشی یادگیری را به طور قابل توجهی افزایش می‌دهد.

انواع روش‌های ثبت دانش سازمانی و تمایز آن‌ها
در مدیریت دانش سازمانی، ثبت دانش یکی از مراحل کلیدی است که هدف آن حفظ دانش ضمنی و صریح کارکنان، فرآیندها و تجربیات برای استفاده آینده می‌باشد. روش‌های ثبت دانش را می‌توان بر اساس قالب و رسانه به چند دسته اصلی تقسیم کرد: متنی، صوتی، تصویری (ویدئویی) و ترکیبی. هر یک از این روش‌ها ویژگی‌های منحصربه‌فردی دارند و انتخاب آن‌ها به نوع دانش، مخاطب هدف و منابع موجود در سازمان بستگی دارد.
۱. روش متنی
روش متنی شامل نوشتن گزارش‌ها، دستورالعمل‌های کاری، راهنماهای فنی، مقالات داخلی، صفحات ویکی و مستندات رسمی است. این روش ساده‌ترین و کم‌هزینه‌ترین راه برای تولید و ذخیره‌سازی دانش به شمار می‌رود، زیرا تنها به ابزارهای نوشتاری معمولی نیاز دارد و امکان ویرایش و به‌روزرسانی محتوای آن به راحتی وجود دارد. علاوه بر این، محتوای متنی قابلیت جستجوی بسیار بالایی دارد و با استفاده از کلمات کلیدی و موتورهای جستجو، دسترسی سریع به اطلاعات فراهم می‌شود. این ویژگی آن را برای ثبت دانش صریح و ساختاریافته، مانند استانداردها، سیاست‌های سازمانی، فرمول‌ها و مقررات، بسیار مناسب می‌سازد.
با این حال، این روش در انتقال دانش ضمنی و تجربی – یعنی دانشی که به «چگونگی انجام» یک فعالیت عملی مربوط می‌شود – محدودیت‌های جدی دارد و اغلب نمی‌تواند پیچیدگی‌های واقعی را به طور کامل توصیف کند. متن ممکن است طولانی و خسته‌کننده باشد که منجر به کاهش نرخ جذب و یادگیری مخاطب می‌شود. همچنین، فقدان عناصر بصری و احساسی در آن باعث می‌شود که خواننده نتواند لحن، تأکید یا حرکات عملی را به خوبی درک کند. این روش بیشتر برای مستندسازی فرآیندهای اداری، قراردادها و دانش تئوریک توصیه می‌شود.
۲. روش صوتی
روش صوتی شامل ضبط پادکست‌های داخلی، مصاحبه با خبرگان، فایل‌های صوتی توضیح فرآیندها، یادداشت‌های صوتی و جلسات ضبط‌شده (فقط صدا) است. این روش امکان انتقال لحن، تأکید و احساسات گوینده را فراهم می‌کند که به درک عمیق‌تر و واقعی‌تر محتوای دانش کمک شایانی می‌کند. تولید محتوای صوتی نسبتاً سریع و کم‌هزینه است و تنها با یک گوشی موبایل قابل انجام می‌باشد، بنابراین موانع ورود به آن پایین است. همچنین، این قالب برای انجام کارهای عملی بسیار مناسب است و جنبه داستان‌گونه دانش را به خوبی حفظ می‌نماید.
از سوی دیگر، جستجو و دسترسی به بخش خاصی از محتوای صوتی دشوار است مگر اینکه با زیرنویس خودکار همراه شود. این روش فاقد نمایش بصری است و برای فرآیندهای پیچیده مکانیکی یا نیازمند مشاهده مستقیم، ناکافی عمل می‌کند. حجم ذخیره‌سازی فایل‌های صوتی نیز نسبت به متن بالاتر است. این رویکرد به ویژه برای مصاحبه با خبرگان بازنشسته، ثبت تجربیات شخصی، توضیحات مفهومی و داستان‌محور یا جلسات طوفان فکری کاربرد دارد.
۳. روش تصویری/ویدئویی
روش تصویری یا ویدئویی شامل تولید ویدئوهای آموزشی، ضبط صفحه نمایش، فیلم‌برداری از عملیات واقعی تجهیزات، انیمیشن‌های توضیحی است. این روش بیشترین شباهت را به واقعیت دارد و با نمایش مستقیم «چگونگی انجام» یک فعالیت، اصل «نشان دادن به جای گفتن» را به بهترین شکل اجرا می‌کند. ویدئو امکان انتقال همزمان اطلاعات بصری، صوتی و متنی (از طریق زیرنویس) را فراهم می‌آورد و بر اساس تحقیقات، نرخ یادگیری و حفظ اطلاعات در آن به طور چشمگیری بالاتر است (افراد حدود ۶۵ درصد اطلاعات تصویری را پس از سه روز به خاطر می‌آورند، در مقابل تنها ۱۰ درصد اطلاعات متنی). این ویژگی باعث کاهش قابل توجه خطاها در اجرای فرآیندهای فنی و تعمیراتی می‌شود.
با وجود مزایای فراوان، تولید محتوای ویدئویی زمان‌برتر است و نیازمند تجهیزات ضبط، نورپردازی مناسب و مهارت‌های اولیه ویرایش می‌باشد. حجم فایل‌های ویدئویی بالا است و برای پخش به پهنای باند بیشتری نیاز دارد. همچنین، به‌روزرسانی محتوای ویدئویی نسبت به متن دشوارتر است، زیرا اغلب نیازمند ضبط مجدد می‌شود. این روش به ویژه برای آموزش عملی تعمیرات، تغییرات تجهیزات، فرآیندهای تولید، مسائل ایمنی و هر دانشی که جنبه بصری و عملی قوی دارد، ایده‌آل است (مانند پروژه اخیر شرکت سیمان تهران).
۴. روش‌های ترکیبی
روش‌های ترکیبی با ترکیب چند قالب – مانند ویدئو همراه با زیرنویس و فایل متنی ضمیمه، یا پادکست همراه با اسلایدهای تصویری – از نقاط قوت هر روش بهره می‌برند و ضعف‌های آن‌ها را جبران می‌کنند. این رویکرد دسترسی‌پذیری بالاتری ایجاد می‌کند و انعطاف‌پذیری بیشتری در مصرف محتوا فراهم می‌آورد، به ویژه برای محتوای آموزشی جامع و بسته‌های دانش برای کارکنان جدید.
انتخاب روش مناسب به ماهیت دانش بستگی دارد: دانش صریح و ساختاریافته با روش متنی، دانش داستان‌محور و تجربی با روش صوتی، و دانش عملی، بصری و پیچیده با روش تصویری/ویدئویی بهترین نتیجه را می‌دهد. در سازمان‌های صنعتی مدرن، گرایش فزاینده‌ای به سمت روش‌های تصویری و ترکیبی مشاهده می‌شود زیرا نه تنها نرخ انتقال دانش را افزایش می‌دهد بلکه رضایت و انگیزه کارکنان در فرآیند یادگیری را نیز ارتقا می‌بخشد.
 

شرح تجربه
در پروژه توسعه مدیریت دانش شرکت سیمان تهران – یکی از قدیمی‌ترین و بزرگ‌ترین تولیدکنندگان سیمان کشور با سابقه‌ای بیش از هفت دهه – این چالش در واحد تعمیرات به خوبی شناسایی شد. برخی موضوعات فنی کلیدی، مانند تغییرات در شکل و ساختار تجهیزات، ابزارهای اندازه‌گیری دقیق یا اصلاح فرآیندهای کاری مرتبط با ماشین‌آلات، با ثبت متنی نمی‌توانستند به طور کامل و مؤثر منتقل شوند.
در این راستا، با همکاری جناب آقای مهندس اعتمادی، خبره برجسته واحد تعمیرات، ۹ موضوع کلیدی شناسایی و اولویت‌بندی گردید. این موضوعات با هماهنگی واحد روابط عمومی شرکت، به صورت ویدئویی حرفه‌ای مستندسازی شدند. هر ویدئو شامل توضیحات دقیق و کاربردی است که به عنوان یک "بسته دانش تصویری" کامل عمل می‌کند.
این بسته‌های دانش اکنون در سامانه مدیریت دانش شرکت بارگذاری شده و در اختیار کاربران مرتبط قرار گرفته است. این اقدام نه تنها دسترسی سریع و آسان به دانش عملی را فراهم می‌آورد، بلکه زمینه‌ساز حفظ تجربیات متخصصان و انتقال آن به نسل‌های بعدی کارکنان می‌شود.
ضبط دانش به صورت ویدئویی، یکی از قدرتمندترین روش‌ها برای ثبت و انتقال دانش ضمنی (تجربی) است که اغلب با متن به سختی قابل توصیف است. برای دستیابی به حداکثر اثربخشی، تلاش شد تا اصول زیر رعایت شود:
ویدئوها کوتاه، متمرکز و در مدت زمان کمتر از ۶ دقیقه برنامه‌ریزی شد تا توجه مخاطب حفظ و اطلاعات به راحتی منتقل شود.
از سناریو نویسی برای تشریح و بیان اثربخش تجربه استفاده شد. پیش از ضبط، محتوای و توضیحات بصورت واضح، گام‌به‌گام و همگام با مهمترین بخش تجهیز اولویت‌بندی شد. همچنین این موضوع همواره رعایت می‌شد که از بیان بیش از حد حرفه‌ای پرهیز شود تا موانعی برای درک موضوع توسط افراد کم تجربه ایجاد نکند.
در مورد افزایش کیفیت بصری و صوتی، از ابزارهای واجد روابط عمومی استفاده شد تا با میکرفون‌های نویزگیر و تصویربرداری دقیق، کیفیت را حفظ کنند.
امید است این ابتکار، نقطه شروعی برای توسعه پلکانی و ساختارمند مدیریت دانش در شرکت معظم سیمان تهران باشد و الگویی برای سایر واحدهای صنعتی کشور در بهره‌گیری از ابزارهای تصویری نوین به منظور ارتقای دانش سازمانی فراهم آورد.