پایگاه دانشی (Knowledge Bases ) چیست و چه کاربردهایی دارد؟

در حوزه مدیریت دانش سازمانی، باید دانش مهم و حیاتی را که نیاز به دسترسی، اشتراک، استفاده و توسعه دارد را استخراج کرد. علی‌رغم اینکه مدیریت دانش نباید به بیرونی‌سازی و کدگذاری دانش معطوف شود، در عین حال از کدگذاری دانش کلیدی سازمان نبایست غافل شد. با توجه به تاثیر این اقدام بر عملکرد سازمان، ایجاد "پایگاه دانش‌های آشکار" می‌تواند مفید واقع شود.

در ابتدا باید "حوزه‌های کلیدی دانش" را در سازمان شناسایی کرد. سپس برای هر یک از حوزه‌های شناسایی‌شده یک پایگاه دانشی (به منظور نگهداری دانش‌های آشکار)، یک انجمن خبرگی یا شبکه دانشی (برای انتقال دانش‌های ضمنی) ایجاد کنید. 

چه تفاوتی بین پایگاه دانش و پایگاه داده (Database) وجود دارد؟

پایگاه داده حاوی اطلاعاتی ساختار یافته است بنابراین می‌توان آن‌ها را مرتب و طبقه‌بندی کرد. به طور معمول، پایگاه داده توسط مدیر(ها) یا راهبران پایگاه به روز و نگهداری می‌شود. پایگاه داده به صورت متمرکز کنترل شده و اطلاعات "یک طرفه از مالک به کاربر" است. پایگاه‌های داده ابتدا حاوی سوابق ساخت‌یافته ساده نظیر متن و اعداد بوده و سپس قادر به پیوند به سوابق مرتبط با عنوان "پایگاه داده رابطه‌ای" شدند.
برخلاف پایگاه داده، پایگاه دانش معمولاً دانش را به صورت زیر توسعه می‌دهد:
1. ایجاد دانش جدید برای یک موضوع خاص؛
2. گسترش دانش با بحث و گفتگو، دریافت بازخورد، یادگیری و خلق ایده‌های جدید؛
3. اصلاح و بهبود دانش توسعه یافته در قالب دانش جدید؛ 
4- حفظ سابقه به‌روزآوری‌ها.
در زمینه مدیریت دانش، این ابزارها ما را قادر به ایجاد پایگاه‌های دانش به عنوان پایگاه‌های داده مشارکتی پیرامون موضوع اصلی دانش داده شده "چه چیزی، چرا، کجا، کی، چه کسی و چگونه" ( شش مولفه دانش) می‌کند.

تفاوت ویکی و پایگاه دانش چیست؟

ویکی یکی از انواع پایگاه دانش است و به طور معمول شامل یک صفحه برای هر موضوع دانشی است (یک صفحه بحث، یک صفحه ویرایش هر موضوع دانش و یک صفحه برای دریافت تاریخچه تغییرات و بازنگری‌ها). یک ویکی برای همکاری، توسعه و دسترسی به دانش جدید معمولاً در معرض دید بسیاری از افراد است. بهترین مثال ویکی‌پدیا، دانشنامه‌ای است که با همکاری گسترده در سراسر جهان ایجاد شده است. 

پایگاه‌های دانش ساخت‌یافته و بدون ساختار

برخی از پایگاه‌های دانش مانند ویکی‌ها کاملاً "بدون ساختار" می‌باشند بنابراین افراد آزادانه افکار خود را طرح کرده و موضوعات دانشی جدیدی خلق می‌کنند. اما برخی نظیر پایگاه دانش مخصوص رویه‌های استاندارد عملیاتی در سازمان یا پایگاه دانش مشتریان باید ساختار‌یافته باشند. این قبیل پایگاه‌ها نیازمند طراحی فرآیندهای مناسب و تعریف نقش‌هایی برای دریافت ایده‌های جدید هستند. در بعضی سازمان‌ها حتی بر اساس فرآیندهای نوآورانه دانش‌محور خود، پایگاه‌های پیچیده‌ای توسعه داده می‌شود.

چرا از این ابزار استفاده می‌کنیم؟

• قبل از دسترسی به ابزارهای نوین مدیریت دانش و فضاهای کاری مشترک، کارکنان باید از پایگاه داده‌های مدیریت شده با سطح کنترل بالا استفاده می‌کردند. در صورتی‌که خلق و به اشتراک‌گذاری دانش بر بهره‌وری چند نفر وابسته باشد تبدیل به روندی آهسته می‌شود.
• پایگاه‌های دانش امروزی افراد بیشتری را به مشارکت در ایجاد، توسعه، ویرایش و دسترسی به دانش و همچنین تعامل با سایرین تشویق می‌کنند.
• در پایگاه‌های دانش می‌توان با ساختاردهی به دانش‌ها از طریق سوالات "چه چیزی، چرا، چه کسی، کجا، کی، چگونه" به اطلاعات جامعی در خصوص دانش مورد نظر دست یافت.
• پایگاه‌های دانش، به ویژه ویکی‌ها، معمولاً به دخالت مستقیم واحد  ITنیازی ندارند و بدون آن نیز می‌توانند خود را مدیریت و راهبری کنند.

نحوه استفاده از پایگاه دانشی

مرحله 1 : شناسایی دانش‌های کلیدی سازمان به منظور مدیریت توسط پایگاه دانش: حوزه‌های اصلی دانشی را می‌توان با روش‌های زیر شناسایی کرد:
• بررسی اهداف پروژه/ سازمان/ تجاری؛ 
• طرح سوال "با مدیریت بهتر کدام حوزه‌های دانشی، تفاوت زیادی در عملکرد ما ایجاد می‌شود؟"
لازم به ذکر است می‌‌توان از پایگا‌ه‌های دانش برای پروژه یا فرآیندهای جدید سازمان نیز استفاده کرد.
مرحله 2 : تصمیم‌گیری در خصوص ساختار پایگاه دانش (مدیریت شود یا باز باشد): در گام بعد باید از خود پرسید: "آیا پایگاه دانش برای راهبری به مدیر پایگاه دانش یا یک متخصص متناسب با هر موضوع نیاز دارد یا  مانند ویکی‌ها مخاطبان گسترده‌تری به طور مستقیم در آن مشارکت کنند؟"
مرحله 3 : تعیین مدیر برای پایگاه دانش: اگر قرار بر مدیریت پایگاه دانش است باید یک راهبر دانش‌بنیان منصوب کنید و فرآیندهای موجود در پایگاه را برای دریافت بازخورد، یادگیری جدید، خلق ایده، ارائه پیشنهادهای بهبود، گزارش‌گیری و غیره توسعه دهید.
مرحله 4 : ایجاد پایگاه دانش: تا جای امکان از ویکی‌ها برای موضوعات مختلف سازمان استفاده کنید و در صورت نیازمندی حوزه‌های تخصصی به قابلیت‌هایی فراتر از ویکی، پایگاه‌های دانشی ایجاد کنید. 

نکات کاربردی برای تسهیل‌گران دانش

• مفهوم پایگاه دانش باید حداکثر در مدت زمان 1 ساعت آموزش داده شود. 
• برای شروع و آموزش مفهوم فرآیند پایگاه دانش از بیان تجربه زندگی روزمره افراد استفاده کنید. به عنوان مثال تهیه چک لیست سفر و تاثیر آن بر بهبود سفر مسافران از طریق دسترسی به این دانش و یا چک لیست خلبانان هواپیما که طی سال‌ها تجربه در زمینه ایمنی پرواز ایجاد شده است.

زمان استفاده 

به طور کلی هر جا نیاز به ایجاد دانش صریح جدید و به‌کارگیری آن به صورت تیمی یا در قالب انجمن‌های خبرگی باشد، بهتر است از پایگاه دانش استفاده شود.

شرایط به‌کارگیری پایگاه دانش

از پایگاه‌های دانش می‌توان در هر نقطه از سازمان استفاده کرد. با این حال، مراقب استفاده بیش از حد از پایگاه‌های دانش باشید. پیش از استفاده از آن نسبت به مزایای ایجاد پایگاه دانش در مقابل هزینه‌ها (مالی و زمانی) آگاهی کسب کرده و مخاطبان و مشارکت‌کنندگان احتمالی را در نظر بگیرید.

اجزای پایگاه دانش

به طور کلی پایگاه دانش باید شامل موارد زیر باشد: 
1.    اطلاعاتی نظیر چه چیزی، چرا، چه کسی، کجا، چه زمانی و چگونه در خصوص حوزه دانشی مربوطه؛
2.    فضایی برای دریافت ایده‌های جدید و یادگیری از دانش‌های موجود؛
3.    ایجاد امکان بازخورد، بحث، مشارکت، ویرایش و ایجاد دانش جدید؛
4.    انجمن خبرگی.