راهکارهای کلیدی موفقیت مدیریت دانش

هر برنامه و تغییر جدیدی در سازمان برای موفقیت نیازمند شناسایی و توجه به اولویت‌‌های اجرایی می‌‌باشد. در این میان اجرای مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنی نبوده و موفقیت آن در سازمان، مستلزم فراهم ساختن زیرساخت‌های فکری و مهارتی ویژه‌ای است. بنابراین نوشته حاظر به بررسی راهکارهای کلیدی موفقیت مدیریت دانش پرداخته است.

با توجه به اینکه مدیریت دانش به ارتباط بین افراد و چگونگی به کارگیری فناوری اطلاعات وابسته است؛ درمی‌یابیم که هدف از مدیریت دانش معرفی راهکارهایی است که سازمان را در نیل به سوی اهدافش یاری رساند. راهکارهای معرفی شده در یازده محور مهم دسته‌بندی شده است که کلیات طرح یک سیستم مدیریت دانش را ارائه می‌کند. این یازده محور اصلی و راهکارهای کلیدی موفقیت مدیریت دانش شامل: 

• رهبری و حمایت مدیران ارشد؛
• فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش؛
• کنترل دانش آشكار؛
• کشف دانش پنهان؛ 
• فرآیندها در مدیریت دانش؛
• تشکیل گروه‌های دانشی؛
• برگزاری جلسات سالانه‌ جهت اطلاع‌رسانی و تقدیر از بهترین‌ها؛
• توجه به زیرساخت تكنولوژیک؛
• ارائه مداوم راهکارهایی جهت پیشرفت مدیریت دانش؛
• افزایش تعداد افراد درگیر و مهارت‌های آنان؛
• تعیین اهداف سالانه.

1- رهبری و حمایت مدیران ارشد

برنامه‌های مدیریت دانش نیز همانند تمامی برنامه‌های بهبودی نیازمند حمایت مدیران ارشد می‌باشد. اجرای اقدامات مدیریت دانش تنها با وجود رهبری توانمند، تاثیرگذار، انعطاف‌پذیر، پویا و مشتاق با موفقیت امکان‌پذیر است؛ بنابراین از انتخاب افراد با نگرش منفی اجتناب کنید. علاوه بر این اعضای تیم مدیریت دانش نیز باید با توانمندی و برقراری ارتباط مناسب مانع از شکست برنامه‌های مدیریت دانش ‌‌شوند.

2- فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش

فرهنگ و ساختار سازمانی بایستی پشتیبان سیستم مدیریت دانش در سازمان باشد. فرهنگ و ساختار مناسب برای سازمان می‌تواند به صورت زیر تعریف شود: 
فرهنگ سازمانی که در آن ”خلاقیت و نوآوری“ یک ارزش محسوب می‌شود؛ یکی از ابعاد پیش برنده مدیریت دانش است.

3- فرآیندها در مدیریت دانش

منظور از فرآیندها در مدیریت دانش، جمع‌آوری، سازماندهی، بکارگیری و حفاظت از سرمایه‌های دانشی کسب شده است. بنابراین بایستی فرآیندهایی اثربخش و کارآمد در جهت شناسایی دانش مورد نیاز برای تحقق اهداف کسب‌و کار شناسایی کرد. باید توجه داشت که هیچ یک از شاخص‌های افراد، فرآیندها و فناوری بر دیگری ارجحیت نداشته و تمامی آن‌ها باید در جهت تحقق اهداف مدیریت دانش به کار گرفته شوند. بنابراین باید برای هر یک از شاخص‌ها، رهبران توانمندی را در نظر بگیرید که قادر به همکاری با یکدیگر بوده و علاوه بر تحقق اهداف خود، اهمیت سایر موارد را شناخته و از آن‌ها حمایت کنند.

4- کنترل دانش آشكار

این بخش از مدیریت دانش از دو جنبه نگهداری و دسترس‌پذیری مورد توجه است. سازمان‌ها باید منابع اطلاعاتی داخلی و خارجی سازمان خود را به طور سیستماتیک مدیریت کرده و کلیه اطلاعات سازمانی مرتبط را تحت اختیار خود داشته باشند. بدین منظور پایگاه اطلاعات سازمانی جهت نگهداری و به‌روزرسانی اطلاعات با ارزش سازمان راهگشا بوده و اساس بسیاری از فعالیت‌ها و تصمیمات سازمان در سطوح مختلف خواهد بود.

5- کشف دانش پنهان

یکی از مشکلات در زمینه مدیریت دانش، مدیریت بر دانش پنهان سازمان است، یعنی دانشی که در ذهن و قابلیت‌های افراد نهفته است. بدین منظور بایستی دانشی که به طور مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرد، استخراج و به دانش آشکار تبدیل شود.

6- تشکیل گروه‌های دانشی

گروه‌های دانش در سازمان‌ها، مکان جمع‌آوری، سازماندهی و انتشار دانش هستند. این گروه‌ها ممکن است به طور فیزیکی یا مجازی باشند و هدف از ایجاد آن تهیه، نگهداری و دسترس‌پذیری دانش است. گروه‌ها، علاوه بر یکپارچگی و انسجام محتوای دانش سازمان، از بسیاری دوباره‌کاری‌ها، خصوصاً در کسب دانش جلوگیری کرده و در بازیابی دانش در زمان مورد نظر کمک می‌کنند.

7- برگزاری جلسات سالانه‌ جهت اطلاع‌رسانی و تقدیر از بهترین‌ها 

اگرچه معمولاً اخذ مجوز برای برگزاری جلسات بزرگ (با هزینه‌‌های جانبی فراوان) چالش‌برانگیز است؛ اما با این وجود انجام این کار به منظور برقراری اعتماد میان اعضای تیم، بیان چشم‌‌اندازها، ماموریت، نقش‌‌ها، انتظارات و برنامه‌‌های آتی، بسیار مهم است. در جلسات تنها به سخنرانی اکتفا نکرده و برای افزایش کیفیت، کارگاه‌‌های آموزشی و بحث‌‌های تعاملی متنوعی را نیز برنامه‌‌ریزی کنید. افراد متخصص خارج از سازمان را برای سخنرانی دعوت کنید و از مدیر ارشد سازمان و حامی طرح مدیریت دانش برای حضور در جلسات و تعامل با افراد دعوت به عمل آورید. برگزاری چنین جلساتی به صورت سالانه موجب شناخت بهتر افراد نسبت به یکدیگر و برقراری ارتباطات موثر درجلسات مجازی و تلفنی می‌شود. علاوه بر این برنامه منظمی برای انتشار خبرنامه‌‌ها و برگزاری دوره‌‌های آموزشی و رویدادها تهیه کرده و با راه‌‌اندازی وب‌‌سایت، آخرین تغییرات، گزارشات، داستان‌‌های موفقیت و غیره را در اختیار عموم افراد قرار دهید.

8- توجه به زیرساخت تكنولوژیک

حوزه دیگری که سازمان‌ها برای موفقیت در مدیریت دانش باید مورد توجه قرار دهند، زیرساخت‌های تکنولوژیک و پیشرفت‌های شگرف و خیره‌‌کننده آن می‌باشد. این راهکار موفقیت مدیریت دانش باعث سرمایه‌‌گذاری قابل توجه سازمان‌‌ها شده است.
در این زمینه باید توجه داشت که صرفا ثبت دانش آشکار در ابزارهای فناورانه اهمیت نداشته و دانش پنهان با نقش غیر قابل انکار آن در تعیین میزان توان رقابتی سازمان نیز بسیار حائز اهمیت است. بنابراین سرمایه‌گذاری در فناوری اطلاعات و استفاده از آن بدون توجه به دانش پنهان، موجب از دست رفتن سریع مزیت یاد شده می‌‌شود. 

9- ارائه مداوم راهکارهایی جهت پیشرفت مدیریت دانش 

به طور مداوم باید به دنبال راهکارهاییی جهت بهبود فرآیندها، فناوری، افراد و ایجاد ارزش‌افزوده باشید. بدین منظور از راهکارهایی همچون نظرسنجی از کاربران، مطالعه کنفرانس‌‌های خارجی و داخلی، خواندن داستان‌‌های موفقیت و غیره استفاده کنید. در صورت یافتن ایده‌‌های مناسب بلافاصله آن را با تیم مدیریت دانش در میان گذاشته و در صورت ممکن اجرایی کنید.

10- افزایش تعداد افراد درگیر و مهارت‌های آنان

مهارت کارکنان سازمان در تمامی سطوح، برای موفقیت سازمان بسیار ضروری است. مدیریت دانش بدون همکاری تمامی پرسنل سازمان موفق نخواهد بود. بنابراین برگزاری کارگاه‌های آموزشی برای تمامی کارکنان سازمان در این موفقیت تاثیرگذار است. 

11- تعیین اهداف سالانه

در نهایت به عنوان آخرین مورد از راهکارهای موفقیت مدیریت دانش می‌توان با تعیین سه هدف سالانه برای کارکنان، به بهبود شرایط و اطمینان از عملکرد افراد کمک کرد. باید توجه داشت که از تعیین لیست‌‌های طولانی برای اهداف مدیریت دانش خودداری کرده و تنها 3 هدف ساده برای پیاده‌‌سازی و اجرا تعیین کنید و کلیه گزارش‌‌های پیشرفت کار را بر پایه این سه هدف قرار دهید.

منبع:
استن گارفیلد