7 به‌روش برای تغییر فرهنگ سازمانی

پیاده‌‌سازی موثر مدیرت دانش منافع بسیاری برای سازمان بدست می‌آورد. ممکن است سازمان به جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش درآمد بیشتری کسب نکند، اما کاهش هزینه‌‌ها یکی از منافع قطعی حاصل از این اقدام است. برخی از سازمان‌‌ها به جهت نوع فرهنگ سازمانی خود، قادر به ایجاد پایگاه داده مدیریت‌‌ دانش نیستند. در ادامه هفت روش برتر در فرهنگ ‌‌سازمانی به عنوان عوامل موثر در پیاده‌‌سازی کارآمد مدیریت دانش مورد بررسی قرار می‌‌گیرند.

شناخت فرهنگ سازمانی 

با توجه به تاثیر فرهنگ سازمانی بر رفتار و عملکرد کارکنان در نحوه اجرای وظایف، شناخت و ارزیابی مناسب این فرهنگ پیش از انتخاب سیستم مدیریت دانش اهمیت ویژه‌‌ای دارد. نیروی پیشران و عامل موفقیت سیستم مدیریت دانش نیروی انسانی سازمان است و نقشی کلیدی در موفقیت سیستم دارد.
ظرفیت، توانایی و امکانات نیروی انسانی سازمان بخش حیاتی نیازهای کسب‌وکار است و باید به عنوان عامل کلیدی در آماده‌سازی مورد کسب‌وکار (Business case) برای مدیریت دانش در نظر گرفته شود. به عنوان مثال در صورت عدم دسترسی کارکنان به کامپیوتر و نبود تجربه فعالیت با سیستم، تهیه نرم‌‌افزار به طور قطع متضمن موفقیت مدیریت دانش نیست.

پیاده‌‌سازی دقیق و سنجیده مدیریت دانش 

با توجه به مقاومت کارکنان سازمان در برابر تغییرات ناگهانی و کار با سیستم جدید، صرف زمان و تمرکز بر پیاده‌‌سازی گام به گام و ابتدایی مدیریت دانش، بسیار حائز اهمیت است. اجرای هر سیستم به صورت آرام و سنجیده، مواجهه با تغییرات را آسان‌‌ و امکان‌‌پذیر‌‌تر کرده و به سازمان فرصتی برای تجزیه و تحلیل پذیرش کاربر، تعدیل مسائل و یادگیری از اشتباهات برای بهبود بهتر سیستم مدیریت دانش می‌‌دهد.

افزایش انگیزه کارکنان از طریق پاداش و قدردانی

حفظ اطلاعات و دانش به صورت ضمنی و تصور کسب قدرت از طریق نگهداشت و نه اشتراک دانش، دلیل اصلی عدم موفقیت بسیاری از سیستم‌‌های مدیریت دانش است. این نگرش را می‌‌توان با به‌کارگیری مشوق‌های انگیزشی مانند پاداش و مزایا، ارزیابی عملکرد و ارتقای رتبه شغلی یا حتی حرکات تقدیر و تشکر ساده و زبانی از سوی مدیریت ارشد تغییر داد.

ایجاد نظام مالکیت فکری

اطمینان افراد از حفظ مالکیت ثبت دانش و تجربه خود سبب ارتقای میزان تعهد و کوشا بودن آن‌‌ها در اجرای دقیق و صحیح دستورالعمل‌‌ها و فرآیندهای مدیریت دانش می‌شود. بدین ترتیب، پیاده‌‌سازی سیستم پاداش تسهیل شده و ارائهدهندگان دانش اعتبار دانشی کسب می‌‌کنند. همچنین، بهبود و توسعه سیستم مدیریت دانش نیز به جهت مسئولیت افراد در برابر دانش ثبت شده خود، تسهیل می‌‌شود. از طرف دیگر، تعیین مالک دانش ثبت شده منجر به امکان پرسش از وی توسط سایر دانشکاران، رفع ابهامات احتمالی و تکمیل و به‌روزرسانی دانش می‌شود.

شناسایی متولی مدیریت دانش در سازمان

پیاده‌‌سازی و اجرای مدیریت دانش در سازمان، موجب تغییرات بسیاری خواهد شد؛ بنابراین سیستم مدیریت دانش باید توسط فردی با تجربه طولانی مدت در سازمان راهبری شود. فردی آشنا با اهداف و فرآیندهای سازمان، کاندید مناسبی برای به‌عهده گرفتن این مسئولیت است. البته افزون بر خبرگی و تجربه باید عوامل شخصیتی و مهارتی مانند روابط عمومی بالا، تمایل به بهبود و رشد و علاقه‌مندی به سیستم مدیریت دانش، در انتخاب متولی مدیریت دانش مورد سنجش قرار گیرد.

برگزاری جلسات بازنگری پس از اقدام در سازمان

بسیاری از سازمان‌‌ها اهمیت دانش ضمنی را فراموش کرده و دانش صریح را در اولویت قرار می‌‌دهند. سازمان‌‌ها به جای محدود کردن دانش ضمنی در ذهن افراد، با به‌کارگیری روش‌‌های مختلف امکان شناسایی و انتشار دانش ضمنی و غیر رسمی را به وجود می‌آورند. برگزاری جلسات نقد و بررسی، ارزیابی نتایج مثبت، شناسایی فضای پیشرفت، درس‌‌های آموخته شده پس از پروژه‌‌ها یا رویدادها به منظور شناسایی و ثبت آن‌‌ها به عنوان دانش امکانی برای انتشار دانش‌‌ضمنی را ایجاد می‌کند.

پیاده‌‌سازی سیاست انتقال دانش به صورت رسمی

بسیاری از سازمان‌‌ها به دلیل نبود سیاست راهبردی و فرآیند رسمی انتقال و تبادل دانش و از دست دادن افراد خبره، ضررهای مالی جبران‌ناپذیری را تجربه می‌‌کنند. لذا باید در کنار پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و فرآیندهای مربوطه، سیاست انتقال دانش را به عنوان یکی از اصول و وظایف سازمانی نهادینه کرد. به عنوان مثال تکنیک مصاحبه خروج (Exit Interview) از راهکار و سیاست‌های سازمان‌‌ها در راستای انتقال تجارب است. این راه، آخرین مرحله انتقال دانش بوده و در طی سال‌‌های فعالیت کارکنان باید در راستای نهادینه‌سازی و اجرایی کردن تکنیک‌‌ها و روش‌‌های مختلف جهت انتقال دانش به عنوان فرآیند اصلی سازمان گام برداشت.