تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با رویکردی انتقادی

در راهنمای PMBOK، "دانش" به عنوان محتوای کدگذاری‌شده و ذخیره در پایگاه‌های داده ‌اشاره داشته و در برخی فرآیندها (تیم توسعه پروژه (9.3)) به دانش ضمنی افراد نیز اطلاق می‌شود. این فرآیند اهدافی نظیر "ارتقاء دانش و مهارت‌های اعضای تیم (...)" و "ایجاد فرهنگ تیمی پویا و منسجم برای  بهبود بهره‌وری فردی، تیمی، روحیه تیمی و همکاری و امکان ایجاد ارتباط متقابل و آموزش بین اعضای تیم برای به اشتراک‌گذاری دانش و تخصص" را دنبال می‌کند.
در راهنمای پیکره دانش پروژه (PMBOK)، دانش مورد نیاز برای مدیریت پروژه به سه دسته تقسیم می‌شود:

• پایگاه دانش سازمان (ویژه محیط سازمانی و صنعتی که در آن پروژه‌ها اجرا می‌شوند)؛
• پایگاه دانش مدیریت پروژه (دانش مربوط به تئوری و کاربرد مدیریت پروژه شامل روش‌ها، فرایندها و رویه‌ها)؛
• پایگاه دانش تخصصی پروژه (دانش‌های پروژه که در چرخه عمر پروژه توسعه یافته‌اند).

مدیریت دانش در راهنمای PMBOK

دارایی‌های دانشی پروژه مانند نظرات و اقدامات خبرگان و دروس‌آموخته در این راهنما به شیوه‌ای محافظه‌کارانه مورد توجه قرار گرفته است.

همه فرآیندها نیاز به دانش ندارند...

این راهنما گاهی به صراحت به کاربرد دانش اشاره و در بسیاری موارد سکوت اختیار کرده است. به عنوان مثال، در بخش 6.3.2.2 "  وابستگی‌های اختیاری بر اساس دانش حاصل از به‌روش‌ها در یک حوزه کاربردی خاص (...) ایجاد می‌شود". عدم اشاره مستقیم به دانش در سایر فرآیندها این تصور را ایجاد می‌کند که وابستگی‌های اختیاری تنها تکنیکی است که برای آن به دانش‌ نیاز است. این موضوع نشان‌دهنده عدم تبیین درست مفهوم دانش در سراسر راهنمای PMBOK می‌باشد.

خلق دانش در کجا اتفاق می‌افتد؟

مدیریت دانش در PMBOK به اندازه کافی مورد توجه قرار نگرفته است. به عنوان مثال، فعالیت‌های بخش Direct and Manage Project Work (4.3) شامل جمع‌آوری و مستندسازی دروس‌آموخته می‌باشد. اما با این وجود دانش به عنوان منبعی مورد نیاز برای انجام این امر در نظر گرفته نشده است. افزون بر این هیچ نکته‌ای در مورد ایجاد دانش توسط تیم پروژه، متخصصان خارجی و سایر ذینفعان وجود ندارد. این امر با تعریف پروژه و منحصر به فرد بودن آن، در تناقض است چراکه ایجاد هر چیز جدیدی بدون خلق دانش غیرممکن است. این مورد یکی دیگر از نواقص PMBOK است.


 

حوزه‌های مدیریت دانش

سه حوزه اصلی مرتبط با مدیریت دانش در PMBOK عبارتند از:

• دارایی‌های فرآیندی سازمانی و پایگاه دانش؛
• نظرات خبرگان؛
• بروزرسانی دارایی‌های‌ مرتبط با فرآیندهای سازمانی.

موارد دیگری نیز در رابطه با مدیریت دانش وجود دارد، مانند کارگاه‌های تسهیل‌یافته (5.2.2.3) یا تکنیک‌های خلاقیت گروهی (5.2.2.4).
47 فرآیند در PMBOK وجود دارد و از این تعداد دارایی‌های فرآیندی سازمان در 34 مورد، تکنیک نظرات تخصصی خبرگان در 21 فرآیند و بروزرسانی دارایی‌های مرتبط با فرآیندهای سازمانی در 13 فرآیند وجود دارد.

دارایی‌های حاصل از فرآیندهای سازمانی برای کدام فرآیندها مورد نیاز است؟

این قبیل دارایی‌ها (شامل فرآیندها، رویه‌ها و پایگاه دانش شرکت) بوده و صرفا در 33 مورد از 47 فرآیند موجود به آن اشاره شده است. اولین فرآیندی که دارایی‌های فرآیند سازمانی برای آن به عنوان ورودی در نظر گرفته نمی‌شود، گردآوری الزامات (5.2) است. این امر ممکن است بیانگر عدم اهمیت فرآیند و دانش تعریف‌شده برای این فرآیند باشد. اما از آنجاکه جمع‌آوری الزامات اغلب کاری پیچیده بوده و تحلیل‌گران در راستای کسب تجربه در این حوزه آموزش‌های طولانی می‌بینند؛ موافقت با این موضوع دشوار است. فرآیندهای مرتبط با جمع‌آوری و توصیف الزامات برای موفقیت پروژه بسیار مهم بوده و باید توسط سایر فرآیندها و دانش‌های شرکت پشتیبانی شوند. چندین استاندارد (مانند CMMI) موارد بسیاری را به توصیف فرآیندهای مربوط به الزامات اختصاص می‌دهند. حوزه تصدیق محدوده (5.5) نیز مانند مثال پیشین است. روش‌های ارزیابی و پذیرش محدوده پروژه کاملاً رسمی بوده و رویه‌های تأیید کردن در پایگاه‌های داده سازمان‌ ذخیره می‌شود. 

تمام فرآیندهای تعریف‌شده در PMBOK با این ایده تعریف شده‌اند که در نهایت در پروژه‌ها به کار گرفته می‌شوند. به عبارت دیگر: 
فرآیندهایی که دانش تعریف‌شده‌ای را به عنوان ورودی در نظر ندارند باید از راهنما حذف شوند، زیرا راهی برای پیاده‌سازی و استفاده از این دانش وجود ندارد.

کدام فرآیندها نیازمند نظرات و تجربه متخصصان هستند؟

تجربه متخصصان در 19 مورد از 47 فرآیند موجود در راهنما استفاده می‌شود. این تجربه مبتنی بر تخصص فرد در یک حوزه کاربردی یا دانشی، صنعت و غیره بوده و مناسب فعالیت‌های اجرایی است. چنین تخصصی ممکن است توسط هر گروه یا فردی با هر سطحی از تحصیلات، دانش، مهارت، تجربه یا آموزش ارائه شود. اولین مساله سازگاری این مورد با تعاریف مرتبط با فرآیندها در راهنمای PMBOK است. اگر برای هر فعالیتی چنین تجربه‌ای می‌بایست وجود داشته باشد، چرا فقط در مورد 19 فرآیند به صراحت به این موضوع اشاره شده است؟
هنگام تجزیه و تحلیل فرآیندها، این سوال مطرح می‌شود: چرا چنین دیدگاهی برای 28 فرآیند باقی‌مانده به صراحت لازم نیست؟ آیا برای توسعه تیم پروژه (9.3) به دانش و تخصص پیشرفته نیاز نداریم؟ یا چرا استفاده از دیدگاه متخصص برای برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات (10.1) پیشنهاد نمی‌شود؟ یا برای برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت (8.1)؟ استفاده از نظرات خبرگان به شما در شناسایی موثرترین راهکار کمک می‌کند. در فرآیند برنامه‌ریزی کیفیت، بر چه اساسی از بین 8 تکنیک پیشنهادی موجود در راهنما بهترین مورد را انتخاب می‌کنید؟ آیا در این مورد استفاده از نظر کارشناسان فایده‌ای ندارد؟ مشاوره با افراد آگاه ممکن است برای هر کدام از فرآیندهای مدیریت پروژه بالاخص فرآیندهای فنی مفید باشد. 
تبیین مفهوم دیدگاه متخصصان در واژه‌نامه PMBOK بهتر از قرار دادن این ابزار فقط در برخی از فرآیندهای منتخب است. بنابراین برای اطمینان از سازگاری تعریف آن (در واژه‌نامه) با فرآیندها، دو راه‌حل وجود دارد. اولین راه افزودن این تکنیک به همه فرآیندها می‌باشد. راه دوم نیز تعریف یک حوزه دانشی مجزا برای مدیریت دانش است؛ جایی‌که تمام فرآیندهای مربوط به مدیریت دانش در آن قرار می‌گیرد. به عنوان مثال این امر شبیه به معرفی حوزه مدیریت ریسک است؛ جایی که همه فرآیندهای مربوط به مدیریت ریسک پروژه در آن گروه‌بندی شده‌اند. بنابراین نیازی به تعیین ریسک‌های هر فرآیند در ورودی یا خروجی آن نیست. لازم به ذکر است راهکار اول چندان توصیه نمی‌شود.

دارایی‌های مرتبط با فرآیندهای سازمانی کجا به روز می‌شوند؟

بروزرسانی دارایی‌های فرآیند سازمانی در 13 مورد از 47 فرآیند موجود در راهنمای PMBOK از جمله دروس‌آموخته حضور دارد. این مورد شامل هر گونه دانش یا اطلاعاتی مانند پرونده‌ها و اسناد پروژه است که می‌توانند برای مراحل یا پروژه‌های آینده مفید باشند. اما چرا ممکن است راه‌حل‌های توسعه‌یافته در هر فرآیند در پایکاه دانش سازمان ذخیره نشود؟ به عنوان مثال، بروزرسانی دارایی‌های فرایند سازمانی به عنوان خروجی فرآیندهای تعریف محدوده (5.3) و تهیه برنامه مدیریت پروژه (4.2) در نظر گرفته نشده است.                                                                                            
با توجه به نسخه فعلی مدیریت یکپارچه‌سازی پروژه، "سوابق اطلاعات" فرآیندها در فرآیند خاتمه پروژه یا مرحله (4.6) جمع‌آوری می‌شود. اما این موضوع در عمل تاثیری ندارد. فرآیند مذکور (بسته به پروژه‌های خاص از چند ماه تا 1سال) ممکن است مدت‌ها پس از انجام فعالیت‌ها انجام شود. در این بازه زمانی اعضای تیم و توسعه‌دهنده دانش احتمالا تیم پروژه را ترک کرده و یا برای توصیف دانش خلق‌شده غیرقابل دسترس باشند. حتی اگر آن‌ها هنوز جزئی از اعضای تیم پروژه باشند ممکن است آنچه را که مدت‌ها پیش انجام داده‌اند، فراموش کرده باشند. یکی از راه‌حل‌های غلبه بر این مشکل افزودن بروزرسانی دارایی‌های فرآیند سازمانی به هر فرآیند است. اما راه‌حل ارجح تعریف فرآیندی مستقل شامل بررسی دانش‌های پروژه به منظور جمع‌آوری دانش‌های جدید تولیدشده در هر فرآیند می‌باشد. استاندارد ISO21500 نیز چنین راهکاری را پیشنهاد کرده و شایان ذکر است که راهنمای PMBOK با این سند مطابقت دارد.

راه‌حل جامع برای مدیریت دانش پروژه

شما می‌توانید بسیاری از مسائل مربوط به پردازش دانش را با افزودن دارایی‌های مرتبط با فرآیند سازمانی به عنوان ورودی، دیدگاه خبرگان به عنوان تکنیک و بروزرسانی فرآیند سازمانی در خصوص هر فرآیند مدیریت پروژه حل کنید. اما مسائلی وجود دارد که حل آن‌ها در قالب چارچوب‌های موجود در راهنمای PMBOK دشوار است. هر پروژه برای اجرای صحیح به مقداری دانش نیاز دارد و این دانش باید در فرآیندها تعریف شود. کدام فرآیند در راهنمای PMBOK برای تبیین آن مناسب است؟ فرآیندهای ارتباطی؟ مدیریت منابع انسانی؟ فرآیندهای مرتبط با دامنه؟ فرآیندهای ادغام؟ احتمالاً هیچکدام از آن‌ها. علاوه بر این شروع پروژه مستلزم وجود پایگاه دانش در سازمان است. در ساختار فعلی راهنما هیچ فرآیندی وجود ندارد که بتواند دانش مورد نیاز را ارائه دهد.
شش فرآیند کلیدی در مدیریت دانش پروژه وجود دارد که باید در هر پروژه در نظر گرفته شوند. در ادامه به این فرآیندها اشاره می‌شود:

تجزیه و تحلیل دانش سازمانی

تجزیه و تحلیل دانش سازمانی فرآیندی است که هدف آن تعیین حوزه‌های دانش مورد نیاز برای انجام پروژه است. در این فرآیند دانش‌های کلیدی درون و برون سازمانی جمع‌آوری شده و منشور پروژه به منظور شناسایی زمینه‌های دانش‌محور که محدوده دانشی پروژه را مشخص می‌کند، تجزیه و تحلیل می‌شود. منابع دانشی که توسط سازمان اجراکننده تدوین و در اختیار اعضای سازمان قرار گرفته، به منظور مقایسه با حوزه دانش پروژه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرند. عنصر بعدی مورد استفاده در این فرآیند، دانش مرتبط با استراتژی سازمان است که در درجه اول اهداف تجاری آن را پوشش می‌دهد. این اجزا پس از ادغام به منظور تعریف حوزه‌های پروژه (حوزه‌های کلیدی دانش پروژه ) استفاده می‌شوند. لازم به ذکر است خروجی اصلی این فرآیند تعیین محدوده دانش پروژه یا به نوعی تشریح مجموع حوزه‌های دانش پروژه می‌باشد.

شناخت پروژه

شناخت پروژه عبارت از فرآیند تعیین دانش مناسب و کلیدی برای اجرای پروژه و مستندسازی آن است. در ابتدای برنامه‌ریزی پروژه ممکن است برخی از دانش‌ها در اختیار سازمان مجری و یا منابع برون سازمانی بوده و برخی در دسترس نباشند. فرآیند شناخت پروژه، دانش مورد نیاز را در این سه دسته طبقه‌بندی می‌کند. خروجی اصلی درک پروژه، ساختار تجزیه دانش یا به عبارتی توصیف سلسله مراتبی از دانش مورد نیاز برای اجرای پروژه است.

برنامه‌ریزی مدیریت دانش 

برنامه‌ریزی مدیریت دانش، فرآیند تعریف نحوه انجام فعالیت‌های مدیریت دانش در یک پروژه است. این برنامه فعالیت‌های مورد نیاز برای کسب دانش موجود در تیم پروژه و یا دانش‌های درون و برون سازمانی، نحوه توسعه دانش ناموجود و ضروری برای اجرای پروژه را شرح می‌دهد. توصیف راه‌های حفظ دانش توسعه یافته در پروژه‌ای خاص برای استفاده در پروژه‌های دیگر نیز از خروجی‌های اصلی این فرآیند است.

ایجاد پایگاه دانش

این فرآیند شامل ایجاد پایگاه دانش برای اجرای پروژه بوده و در آن منابع بالقوه دانش برای پیشبرد پروژه جستجو می‌شوند. هدف از این فرآیند آماده‌سازی تیم پروژه برای انجام فعالیت‌ها و حل مشکلاتی است که در حین اجرای پروژه به وجود می‌آیند. ایجاد پایگاه دانش معمولاً دانشی بیش از موارد مورد نیاز پروژه‌ را ارائه می‌دهد. پروژه‌ها اقدامات منحصر به فردی هستند و معمولاً نمی‌توان میزان دانش مورد نیاز برای آن‌ها را پیش‌بینی کرد. پس از انجام این فرآیند، تیم پروژه از مزایای پایگاه دانش بهره‌مند شده و آماده توسعه دقیق دانش‌ها متناسب با فعالیت‌ها و در راستای حل مشکلات است.

تحویل دانش

هدف از فرآیند تحویل دانش، ارائه دانش مورد نیاز برای کلیه اقدامات پروژه است. این اقدام ممکن است شامل توسعه محصول یا فعالیت‌های مدیریتی باشد. در بسیاری از موارد ارائه دانش جمع‌آوری یا شناسایی شده حاصل از فرآیند ایجاد پایگاه دانش کافی است. در غیر این صورت دانش جدیدی برای این کار توسعه می‌یابد. افزون بر این هر اقدام ممکن است به چندین دانش (دانش خرد) نیاز داشته باشد و فرآیند ارائه دانش برای هر کدام از آن‌ها به طور جداگانه انجام می‌شود. در حالی‌که فرآیند ایجاد پایگاه دانش با دانش عمومی مورد نیاز برای اجرای پروژه سروکار دارد، ارائه دانش بر دانش خاصی که برای انجام پروژه مورد نیاز است، متمرکز می‌شود.

تجمیع دانش

فرآیند تجمیع دانش، که هدف آن جمع‌آوری دانش تولیدشده در پروژه است، در تمام مراحل و فازهای مدیریت دانش پروژه انجام می‌شود. با انجام هر اقدام دانش جدیدی ایجاد می‌شود، اما در عین حال با پیشرفت پروژه، دانش‌های بیشتری برای جمع‌آوری وجود دارد. مرور پروژه رایج‌ترین تکنیکی است که برای تجمیع دانش‌های جدید استفاده می‌شود.

چکیده

این مطلب رویکرد مدیریت دانش در راهنمای PMBOK را تجزیه و تحلیل می‌کند. مثال‌های بالا در مورد بهبود دانش در این راهنما نشان می‌دهد که به جای سیستماتیک کردن این حوزه، بهتر است از راهکارهای ترکیبی بهره برد. راهکارهای زیر در این راستا پیشنهاد می‌شود:

• محتوای راهنما باید وضعیت فعلی دانش در مورد مدیریت دانش پروژه را منعکس کرده یا حداقل با آن متناقض نباشد.
• یک تعریف دقیق از مفهوم دانش باید توسعه داده شود و به طور مداوم در کل سند اعمال شود. 
• دانش متعلق به پرسنل و تیم پروژه سازمان به همراه مستندات باید به عنوان اساس پایگاه دانش سازمانی در نظر گرفته شود. 
• حداقل اقدامات مورد نیاز برای بهبود حوزه مدیریت دانش نیز حذف همه ناسازگاری‌ها و ارائه دقیق مفهوم دانش در این سند است. اما این امر بدون تبیین فصلی مجزا در حوزه مدیریت دانش بسیار دشوار خواهد بود.