روش‌های بهبود سیستم مدیریت دانش

الهه جدیدزاده کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    الهه جدیدزاده
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/12/4
امروزه دانش به عنوان يک عامل رقابتی مهم شناخته‌‌ می‌شود. از اين رو توسعه سيستم‌‌های مديريت دانش در کسب‌وکارها منجر به بهبود تصميم‌گيری، نوآوری، هماهنگی با تغييرات، کسب مزيت رقابتی و تدوين استراتژی اثربخش فروش می‌شود. 
بسیاری از کارفرمایان با کارکنانی که بر دانش شرکت مسلط و از ارزشمندی آن‌ها با خبر هستند، به خوبی ارتباط برقرار کرده و از آن‌ها به ‌عنوان افراد کلیدی سازمان نام می‌برند؛ به طوریکه عدم حضور این افراد در سازمان و دسترسی به آن‌ها، چالش‌هایی را برای سازمان به وجود می‌آورد. راهی مناسب برای اطمینان از دسترسی نامحدود به دانش کلیه کارکنان، ایجاد و حفظ سیستم به‌روز مدیریت دانش است. 
پایگاه دانش یا سیستم مدیریت دانش (KMS)، مخزن اطلاعاتی است که کارکنان و مشتریان در مواجهه با محصول یا خدمات شرکت‌‌، به آن نیاز دارند. کلیه کارکنان، به ویژه افراد جدید در سازمان از سیستم مدیریت دانش برای آشنایی با محصول استفاده می‌‌کنند و مشتریان اغلب به جای درخواست تماس و تلاش برای دریافت جواب سوالات، دانش و تجارب ثبت شده مشتریان قبلی را به کار می‌گیرند. 
لازم به ذکر است ایجاد یک پایگاه دانشی مناسب و افزایش بهره‌‌وری در سازمان، نیازمند صرف زمان و هزینه می‌باشد. در ادامه به برخی از روش‌های بهبود سیستم مدیریت دانش اشاره می‌شود:

سرمایه‌گذاری جهت بهبود عملکرد سیستم مدیریت دانش

با توجه به نقش اطلاعات، جستجوی آن نیز برای سیستم‌های مدیریت دانش از اهمیت خاصی برخوردار است. جستجوی مؤثر، سرعت دریافت و اشتراک‌گذاری اطلاعات را افزایش داده و باعث بهبود بهره‌وری می‌شود. به عبارت دیگر، کارکنان از سیستم مدیریت دانش تنها در صورتی استفاده می‌کنند که عملکردی عالی برای جستجوی مطالب دانشی مورد نیاز آن‌ها داشته باشد.
با توسعه امکان جستجوی پیشرفته، دسترسی به دانش افراد دو چندان می‌شود. به طوریکه با استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش امکان آشکارسازی دانش‌های ناشناخته در سطح سازمان میسر می‌شود. 

دسته‌بندی مطالب

با توجه به پیشرفت تکنولوژی، اکثر مشاغل به کمک صفحات اینترنت در کمترین زمان به اسناد، الگوها و برنامه‌های کسب‌وکار مورد نیاز خود دست می‌یابند. با این حال سازماندهی مجدد در نحوه طبقه‌بندی این اطلاعات، باعث افزایش سرعت دسترسی کارکنان به مطالب مورد نیاز می‌شود. از نکات حائز اهمیت، نبود یک معیار واحد برای تقسیم‌بندی محتواهای مورد نیاز در سیستم مدیریت دانش است.

روش‌های مختلفی برای بهبود سیستم مدیریت دانش
 

حرکت در جهت تولید محتوای بیش‌تر

 با ایجاد بانک اطلاعاتی، به اشتراک‌گذاری مطالب و ترغیب کارکنان می‌توان سیستم مدیریت دانش را در زمینه تجمیع دانش سازمان بهبود بخشید. تقویت مشارکت کارکنان در این فرآیند بیانگر وجود رهبری قوی در همه سطوح و ارزش‌گذاری برای کار هر یک از افراد می‌باشد. روشی ساده برای تشویق کارکنان، فراهم کردن فضایی برای بارگذاری دستاوردها و آموخته‌های پروژه‌های جاری است. در راستای بهبود سیستم‌های مدیریت دانش باید تمامی صفحات باید حول چارچوب معینی ساخته شوند. با این کار به سؤالات «چه کسی، چه، چه زمانی، کجا، چرا» همه کاربران پاسخ داده می‌شود. این اطلاعات را می‌توان به عنوان بخشی از "فرم مشارکت" در اختیار کاربران قرار داد.

توسعه انجمن‌های خبرگی

راهی آسان برای بهبود سیستم مدیریت دانش اطمینان از جاری بودن اطلاعات در سازمان است اما این فرآیند به سطح بالایی از مشارکت و سازماندهی افراد نیاز دارد. از روش‌های به‌روزآوری مطالب، توسعه انجمن‌های خبرگی است. انجمن‌های خبرگی گروهی از کارکنان از سراسر سازمان هستند و مسئولیت حفظ و بهبود سیستم و به اشتراک‌گذاری دانش را در آن بر عهده دارند (اطلاعات بیشتر درمورد انجمن خبرگی).

یکپارچگی سیستم مدیریت دانش

در صورتی‌که افراد به علت دورکاری و یا مسافرت‌های کاری در دسترس نباشند، ایجاد سیستم مدیریت دانش در تلفن همراه سبب بهبود تجربه و دانش کارکنان شرکت در هنگام دوری از محل کار می‌شود. از راه‌های اجرای این نوع مدیریت دانش، ایجاد اینترانت در سازمان است.

تعامل و ارتباط با مشتریان

مشتریان امروز کمتر به دنبال حل مشکلات خود به وسیله تما‌س‌های تلفنی هستند. بر اساس نظرسنجی از مدیران و متخصصان مدیریت ارتباط با مشتریان حدود نیمی از تعاملات مشتری از طریق اینترنت، از جمله وب تلفن همراه و سایر برنامه‌‌ها است. این مساله‌‌ نشان‌دهنده تغییر پارادایم تعاملات حضوری و شفاهی به تعاملات مجازی است و سیستم مدیریت دانش مشتریان، پاسخگوی این روند می‌باشد.

میزان فروش شرکت 

در بخش دیگری از نتایج نظرسنجی مذکور، به علت راه‌‌اندازی سیستم‌‌های آنلاین فروش، فروش سالانه شرکت با افزایش ۴۷درصدی روبه‌رو شده است. از طرف دیگر، پایگاه دانش این امکان را به مشتری می‌‌دهد تا پیش از خرید، کلیه اطلاعات و تجارب پشتیبانی فنی و نظرات مختلف را پیرامون محصول بررسی کرده و با اطمینان و اعتماد به نفس بیشتری خرید کند.

 هزینه نیروی انسانی

در صورتی‌که سیستم فروش متکی به فرد و تجارب ذهنی کارکنان باشد، با خروج افراد از شرکت، هزینه زیادی باید برای آموزش نیروی جدید پرداخته شود. بر اساس نتایج پژوهشی در مجله آموزش در آمریکا، هزینه آموزش نیروی جدید برای شرکت حداقل ۱۰۰۰ دلار است. سیستم مدیریت دانش هزینه از دست دادن نیروی خبره در شرکت را کاهش داده و پایگاهی برای آموزش نیروی جدید با هزینه کمتر‌‌ می‌باشد. از طرفی دیگر، به‌کارگیری پایگاه دانش مشتری برای خرید آنلاین و پاسخ به سوالات و درخواست‌‌ها، تا حدودی وابستگی شرکت به کارمند فروش را کاسته و خروج پرسنل خبره، هزینه کمتری بر شرکت تحمیل می‌کند.

توسعه خدمات و محصولات شرکت

بدون تردید، ایجاد پایگاه دانش مشتریان با امکان رصد و تحلیل تجارب، نظرات و پیشنهادات ثبت شده در سوابق محصول، زمینه بهبود و توسعه محصول و خدمات را فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، با ایجاد امکان نظرخواهی و ثبت تجربه و نظر برای محصولات، نقاط قوت و ضعف محصول به صورت رایگان برای مشتری قابل مشاهده بوده و راهکار‌‌های بهبود و توسعه در پایگاه دانش شرکت ثبت می‌شود.

تسهیل پیمایش

استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش بایست برای کاربران آسان باشد چرا که یکی از دلایل اصلی شکست سیستم‌های مدیریت دانش این است که به اندازه کافی کاربر پسند نیستند. سازماندهی، سرپرستی و اشتراک‌گذاری سیستم‌های مبتنی بر مرورگر، دسترسی کاربران را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.

تسریع تجزیه و تحلیل

تجزیه و تحلیل از مهمترین بخش‌های سیستم مدیریت دانش به شمار می‌رود. دسترسی سیستم‌های مشارکتی به یک داشبورد مبتنی بر تجزیه و تحلیل منجر به تسهیل مدیریت محتوا می‌شود. به طوریکه تجزیه و تحلیل‌های در دسترس همانند یک محرک عمل کرده و استفاده از دیدگاه‌های پیشین را  آسان‌تر می‌کند. 

جهت آشنایی بیش‌تر با سیستم مدیریت دانش و بخش‌های اصلی آن ویدیو زیر را مشاهده کنید. 


استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروپالایش کنگان
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتر ...
پیاده سازی مدیریت دانش در بانک سپه
مستندسازی درس‌‌آموخته‌‌ها و تجارب طرح مل ...
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سا ...
مدیریت دانش در  PMBOK
تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با ر ...
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و ...
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف افزایش مشارکت مدیران
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف ...
ابزار تبادل دانش و کاربردهای آن
تبادل دانش (Knowledge Exchange) چیست؟+کا ...
خوشه دانش چیست و چطور استفاده میشود و کاربردهای آن چیست
خوشه دانش (Knowledge Cluster) چیست و چطو ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...