اهمیت نقش رهبری در موفقیت مدیریت دانش

از جمله ارکان اصلی مديريت دانش نقش‌ها، فرآيندها، فناوری و رهبری می‌باشند. با این حال علاوه بر موارد یاد شده، در بحث مدیریت دانش ارکان بیشتری مورد نیاز است. علت این امر چیست؟ و به‌طور کلی هدف از مديريت دانش چيست؟
علی‌رغم وجود سیستم‌های مدیریت دانش بسیار قوی در بسیاری از سازمان‌ها، کارایی و مشارکت افراد در این امر بسیار پایین است. به‌عنوان مثال، سازمان‌ها برنامه‌هایی همچون مدیریت دانش پروژه و جلسات مستندسازی درس‌آموخته را در دستور کار خود قرار داده و حتی سیستمی برای مدیریت این دروس‌آموخته ایجاد می‌کنند. اما باوجود تمام زیرساخت‌ها دانش و درس‌آموخته بسیار کمی وارد نرم‌افزار شده و میزان به‌کارگیری از دانش‌های ثبت شده بسیار کم است.

حلقه گمشده در چرخه مدیریت دانش در این‌ سازمان‌ها چیست؟

شاید بتوان این حلقه گمشده را "فرهنگ" يا "رفتار سازمانی" دانست، اما این‌ موارد، وابسته به عاملی اصلی‌ به نام رهبری هستند. برای درك بهتر این ركن باید دلایل پایبندی افراد در محل کار، به سایر سیستم‌ها را بررسی کنیم. به‌عنوان مثال، چه عواملی باعث پیروی افراد از رویه‌های ايمنی (بعضاً دشوار) يا  امنيتی در سازمان می‌شود؟
سه عامل زیر نقش مؤثری در احقاق این موضوع دارند: 
•  آگاهی از ضرورت پیروی از رویه‌ها؛
•  شناخت کافی نسبت به چگونگی انجام این فرآیندها؛ 
•  اطلاع از عواقب و تبعات ناشی از عدم پیروی از رویه‌ها.
موارد فوق، عناصر حاکمیتی بوده و برای هر سيستم مديريتی، چه در محل کار و یا منزل كاربرد دارند. اگر اين عناصر حاكميتی در جامعه (کشور، سازمان، خانه و ...) برقرار باشند، رفتار افراد تغییر کرده و فرهنگ جامعه، توسعه می‌یابد. درنتیجه اگر در یک سازمان رهبری (حاكميت) وجود نداشته باشد، مديريت دانش، به فرآيندی اختياری تبدیل شده و بالتبع افراد زمان بسیار کمی برای فعالیت‌های اختیاری و داوطلبانه صرف می‌کنند.
مثال ساده‌ای را در نظر بگيريد. چنانچه قصد دارید مسئوليت چمن‌زنی را به پسر يا دختر نوجوان خود بسپاريد، بايد موارد زیر را در نظر داشته باشید:
1- شفاف‌سازی در خصوص انتظارات خود از روند انجام کار (زمان، دفعات و استاندارد انجام كار)؛
2- اطلاع‌رسانی در مورد محل قرارگیری چمن‌زن و نحوه استفاده از آن؛
3- بررسی عملکرد پایانی فرزند خود و پاداش‌دهی به وی در صورت استاندارد بودن نتیجه کار.
اگر شما به عنوان والدین انتظارات خود را در مورد این كار شفاف نکنید، در پایان فرزندان دلیل کیفیت پایین را عدم شفافیت خواسته‌ها در ابتدای امر بیان خواهند کرد. بنابراين انتظارات اولیه هرگز محقق نشده و یا آن‌ها این کار را به‌صورت نیمه‌تمام تحویل خواهند داد. همچنین اگر شما نحوه کار با چمن‌زن را به فرزندان نشان ندهید، آن‌ها قادر به انجام این کار نخواهند بود و چنانچه حین عملیات چمن‌زنی فرزندان را كنترل نكنيد، تمرکزشان توسط عوامل کم‌اهمیت دیگری از بین رفته و کار را به پایان نمی‌رسانند. اين سه عنصر، يعنی شفافیت انتظارات، تعیین ابزار كار و نظارت و کنترل باعث تحقق کامل فرآیند چمن‌زنی می‌شود.
با توجه به مثال فوق می‌توان گفت در مدیریت دانش نیز نیاز به چنین عناصر حاکمیتی احساس می‌شود. وجود این عناصر در اجرای مدیریت دانش موجب می‌شود تا علی‌رغم کاهش تمرکز افراد حین فرآیندهای کاری، وظایف مدیریت دانش را به خوبی به سرانجام برسانند. تحقق این امر در گرو اقدامات زیر است: 
•  تدوین مجموعه‌ای از انتظارات سازمانی به طور شفاف پیرامون چگونگی انجام فرآیند مديريت دانش در سازمان (به‌عنوان مثال سياست مديريت دانش و تعريف استانداردهای سازمانی برای انجام این برنامه؛
•  آموزش و پشتيبانی مناسب پیرامون استفاده از چارچوب مديريت دانش، از جمله آموزش نحوه انجام مسئولیت‌ها، پيروی از فرآيندها و استفاده از فناوری مديريت دانش.
•  نظارت، ارزیابی يا مميزی به‌کارگیری مديريت دانش مطابق با نیاز سازمان و اطمينان از تحویل به موقع وظایف محول‌شده.
اعمال اقدامات فوق، در راستای رهبری مديريت دانش برای همه سازمان‌ها ضروری است، زيرا بدون رهبری و حاکمیت، احتمال استفاده افراد سازمان به‌صورت داوطلبانه از سيستم مديريت دانش، بسیار کمتر می‌باشد.