مدیریت دانش در استاندارد ISO 9001-2015

الهه جدیدزاده کارشناس ارشد مدیریت دانش    الهه جدیدزاده
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/7/14
سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) فدراسیون جهانی از سازمان‌های استاندارد ملی است که تهیه استانداردهای بین‌المللی اغلب از طریق کمیته‌های فنی آن صورت می‌گیرد. اتخاذ سیستم مدیریت کیفیت (QMS)، یک تصمیم استراتژیک برای سازمان است که به آن کمک می‌نماید تا عملکرد خود را بهبود داده و یک مبنای منطقی برای فعالیت‌های توسعه پایدار فراهم کند.

مبنای بالقوه استقرار مدیریت کیفیت بر اساس استاندارد بین‌المللی برای یک سازمان شامل موارد زیر می‌باشد:
•    توانایی ارائه مستمر محصولات و خدمات مطابق با نیازهای مشتری و مقررات؛
•    تسهیل فرصت‌ها به منظور افزایش رضایت مشتری؛
•    رسیدگی به ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با اهداف سازمان؛
•    توانایی مطابقت با الزامات مشخص شده سیستم مدیریت کیفیت.
نظام‌نامه كيفيت براي هر سازماني منحصر به فرد است. اين استاندارد امكان انعطاف‌پذيري در تعيين ساختار، فرمت، محتوا يا روش ارائه براي مدون كردن سيستم مديريت كيفيت براي تمامي سازما‌ن‌ها را فراهم مي‌كند. ترجیح يك سازمان كوچك ممكن است بر درج سيستم مديريت كيفيت خود و كليه روش‌هاي اجرايي مدون الزام‌شده در استاندارد ايزو 9001 در يك نظام‌نامه باشد. در مقابل سازمان‌هاي بزرگ و چند مليتي ممكن است به چند نظام‌نامه در سطح جهاني، ملي يا منطقه‎اي و با سلسله‌مراتب پيچيده‌تري براي مستندات، نياز داشته باشند.
نظام‌نامه كيفيت بايستي دامنه شمول سيستم مديريت كيفيت را مشخص كند و جزئيات، توجيهات براي هر نوع استثنا کردن الزامات استاندارد و همچنين روش‌هاي اجرايي مدون و توصيفي از فرآيندهاي سيستم مديريت كيفيت را در برداشته باشد. اطلاعات در مورد سازمان از قبيل نام، مكان و روش‌هاي تبادل اطلاعات بايستي در نظام‌نامه كيفيت گنجانده شود. 

الزامات ۹۰۰۱ ISO

استاندارد ۹۰۰۱ISO موارد زیر را الزام نمی‌کند؛ بلکه سیستم مدیریت کیفیت مشخص شده در آن، مکمل الزامات مربوط به محصولات و خدمات است.
•    یکنواختی در ساختار سیستم‌های مختلف مدیریت کیفیت؛
•    تراز اسناد با ساختار تمامی بندهای این استاندارد؛
•    استفاده از اصطلاحات خاص این استاندارد بین‌المللی در داخل سازمان.

سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) فدراسیون جهانی از سازمان‌های استاندارد ملی است

استاندارد ایزو ۹۰۰۱ با استفاده از فرآیند چرخه PDCA شامل طرح‌ریزی، اجرا، بررسی و اقدام و همچنین تفکر مبتنی بر ریسک، امکان برنامه‌ریزی فرآیندها و تعاملات سازمان را فراهم می‌کند. تفکر مبتنی بر ریسک، سازمان را قادر به تعیین عوامل منحرف‌کننده از نتایج برنامه‌ریزی شده در خصوص فرآیندها و سیستم مدیریت کیفیت می‌کند. در نتیجه با استفاده از کنترل‌های پیشگیرانه اثرات منفی به حداقل رسیده و امکان بهره‌برداری حداکثری از فرصت‌ها میسر می‌شود.
برآورده کردن مداوم الزامات و رفع نیازها و انتظارات آینده، سازمان‌ها را در محیطی پویا و پیچیده به چالش می‌کشد. به منظور دستیابی به این هدف، علاوه بر اصلاح و بهبود مستمر، به کارگیری اشکال مختلفی از بهبود همانند تغییر اساسی، نوآوری و سازماندهی مجدد برای سازمان ضروری است.

اهمیت افعال در ایزو 9001

افعال به کارگرفته شده در این استاندارد بسیار حائز اهمیت است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود:
- "باید" یک الزام را نشان می‌دهد.
- "بایست" نشان‌دهنده یک توصیه است.
- "ممکن است" نشان‌دهنده مجوز است.
- "می‌تواند" یک احتمال یا یک قابلیت را نشان می‌دهد.
استاندارد ایزو ۹۰۰۱ دارای بخش‌های مختلفی با عناوین زیر می‌باشد:
•    دامنه کاربرد
•    مراجع الزامی
•    اصطلاحات و تعاریف
•    محیط کسب‌وکار سازمان
•    رهبری
•    طرح‌ریزی برای سیستم مدیریت کیفیت
•    پشتیبانی
•    اجرا
•    ارزیابی عملکرد
•    بهبود مستمر
در ادامه به برترین کشورها در زمینه اخذ گواهینامه ایزو 9001 اشاره می‌شود:
10 کشور برتر در زمینه اخذ گواهینامه ایزو 9001
 
رتبه کشور تعداد گواهینامه‌های اخذ شده
1 چین 342800
2 ایتالیا 168960
3 آلمان 55363
4 ژاپن 45785
5 هند 41016
6 بریتانیا 40200
7 اسپانیا 36005
8 آمریکا 33008
9 فرانسه 29122
10 استرالیا 19731
 

نکات ۹۰۰۱ ISO در مورد مدیریت دانش 

اشاره به مفهوم "مدیریت دانش" در بند ۷.۱.۶ استاندارد ۹۰۰۱ISO ، نشان‌دهنده یک تغییر بزرگ در دنیای مدیریت دانش است. چرا که برای نخستین بار یکی از استانداردهای مطرح کسب‌وکار در سطح جهان، اشاره‌ صریحی به "دانش" به عنوان یک منبع سازمانی می‌کند و انتظارات مشخصی برای مدیریت این منبع متصور است. مضمون بند مورد نظر در این استاندارد به شرح زیر است:
•    دانش ضروری می‌بایست برای فرآیندها، فعالیت‌ها و کلیه امور سازمان فراهم باشد.
•    دانش می‌بایست به درستی نگهداری شده و در شرایط مقتضی امکان دسترسی به آن وجود داشته باشد.
در زمان‌ نیاز به تغییر و بهبود‌ در سازمان، بایستی امکان دسترسی به دانش موجود وجود داشته باشد و همچنین امکان تعیین دانش مورد نیاز که در اختیار سازمان وجود ندارد، فراهم شود. همچنین با توجه به اینکه یکی از راهکارهای افزایش قابلیت‌های سازمانی استفاده از دانش سازمانی است؛ بند ۷.۲ این استاندارد به بحث قابلیت‌های سازمانی پرداخته و به طور ضمنی به بحث مدیریت دانش اشاره دارد. در بند ۷.۵ هم به بحث مدیریت اسناد که یکی از ابزارهای مدیریت دانش هست اشاره صریحی شده است.
دانش سازمانی مجموعه اطلاعاتی است که برای دستیابی به اهداف سازمان مورد استفاده قرار گرفته و به اشتراک گذاشته می‌شود. این نوع دانش به طور کلی با تجربه به دست آمده و حاصل دو منبع است.
•    منابع داخلی (مالکیت معنوی، دانش به دست آمده از تجربه، درس‌های حاصل از شکست و پروژه‌های موفق، به دست آوردن و به اشتراک گذاشتن دانش و تجربه غیر مستند، نتایج بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات)؛ 
•    منابع خارجی (استانداردها، دانشگاه، کنفرانس‌ها، جمع‌آوری دانش از مشتریان یا ارائه‌دهندگان خارجی).
در بند ۷.۱.۶ استاندارد بین‌المللی نیاز به تعیین و مدیریت دانش حفظ شده توسط سازمان، اطمینان از عملکرد فرآیندهای آن و انطباق محصولات و خدمات مورد بررسی قرار گرفته است. الزامات مربوط به دانش سازمانی به منظور موارد زیر معرفی شده‌اند:
•    حفاظت از سازمان در برابر از دست دادن دانش
•    تشویق سازمان به کسب دانش 
با توجه به استاندارد ایزو 9001، مدیریت دانش به کارگیری دانشی است که "نباید از سازمان خارج شود". برای این منظور اگر امکان ذخیره‌ آن در سیستم مدیریت اسناد وجود ندارد باید بین بیش از یک نفر به اشتراک گذاشته شود. 
به طور کلی استاندارد ایزو 9001 شامل الزاماتی درباره کنترل فرآیندهای کسب‌وکار، کیفیت محصولات و خدمات سازمان است. هدف این استاندارد یکپارچگی میان شرکت‌ها در سراسر جهان با مجموعه‌ای از قوانین و الزامات پذیرفته در سطح جهان است.

منبع:
www.nickmilton.com: What the new ISO 9001really says about KM
www.nickmilton.com: How are you planning to use the new ISO KM Standard? Survey, and results
www.iso.org

مدیریت مستندات - مستندسازی چیست و چطور انجام میشود؟
راهنمای جامع مدیریت مستندات؛ انواع، چگون ...
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در مجتمع صنعتی اسفراین
استقرار نظام جامع مدیریت دانش در مجتمع ص ...
The Nonaka and Takeuchi Knowledge Spiral Model مدل مدیریت دانش نوناکا و تاکوچی
هرآنچه باید از مدل مدیریت دانش نوناکا و ...
ابزار گذشته‌نگری (RETROSPECT) یا پس‌نگری موثر در فرایندهای مدیریت دانش
معرفی ابزار بازنگری گذشته‌نگر (RETROSPEC ...
فرهنگ دانش در بین کشورهای مختلف
بررسی ارتباط میان فرهنگ کشورها و مدیریت ...
استراتژی مدیریت دانش یا استراتژی دانش
صفرتا صد استراتژی مدیریت دانش در سازمان‌ ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...