پیوند مستقیم به‌اشتراک‌گذاری دانش و پاداش‌های مالی را سست کنید!

امتیازات و پاداش‌های سازمانی برای ایجاد انگیزه در کارکنان، باید بادقت انتخاب شده و بسیار محتاطانه مورد استفاده قرار بگیرند. به عنوان مثال، یکی از  شرکت‌های بین‌المللی، به‌منظور افزایش مشارکت افراد و انگیزه آن‌ها جهت ثبت دانش در پایگاه دانشی سازمان، از پاداش مالی استفاده می‌کرد. اما پیش از ارزیابی‌های سالانه و بررسی میزان مشارکت کارکنان متوجه شد که حجم بسیار زیادی از اطلاعات ناکارآمد در این سیستم ذخیره شده و کارکرد آن را با مشکل روبرو کرده است.
می‌توان گفت روش‌های مؤثرتری برای تشویق به‌اشتراک‌گذاری دانش و اطلاعات وجود دارد که کمترین هزینه را برای سازمان به دنبال خواهد داشت. به‌عنوان مثال، مهم‌ترین دلیل مشارکت 25000 تکنسین خدماتی Xerox در بانک اطلاعاتی شرکت Eureka، کسب اطلاعات به‌روز و جدید در موضوع تعمیرات و نگهداری است. همچنین به عقیده کارول کینزی گومن، رئیس شرکت مشاوره کینزی ، کسب تخصص کافی و شناخت افراد در سازمان انگیزه بسیار خوبی برای مشارکت کارکنان در برنامه مدیریت دانش است.

سندی ماوسلی، سخنگوی زیراکس می‌گوید: «اگرچه در آغاز اجرای برنامه Eureka پیشنهاد جوایز مالی جهت ایجاد انگیزه در کارکنان، توسط سازمان‌های مختلف مورد قبول واقع نشد، اما در صورت اجرای این پیشنهاد نیز نتیجه مورد انتظار از آن کسب نمی‌شد. در واقع، انگیزه کارکنان برای مشارکت در Eureka، شناخت خبرگان مشابه خود برای همکاری در جهت حل مشکلات بسیار دشوار در سازمان است».
با توجه به مثال‌های بالا، این نکته وجود دارد که پیوند مستقیم پاداش‌های مالی با اشتراک و انتشار دانش در سازمان، منجر به اندوخته بسیار زیادی از اطلاعات و داده‌های بی‌کیفیت می‌شود.
در مثالی دیگر، از زبان نیک میلتون مشاور مدیریت دانش، نقل شده که مدیر یکی از شرکت‌های بزرگ، به‌منظور ارزیابی کارکنان سازمان خود شاخصی تحت عنوان "ثبت 10 دانش در پایگاه دانش" را در نظر گرفته بود. این امر موجب انتشار سالانه یک میلیون دانش در شرکتی با بیش از 100000 کارمند شد. بنابراین بدون استفاده از سیستم طبقه‌بندی دانش (ارزیابی دانش‌های ثبت شده)، افزایش بیش از حد دانش‌ها (معمولاً بی‌ربط)، سیستم را کاملاً مختل کرده و امکان دسترسی به دانش‌های مفید توسط کارکنان را به‌شدت کاهش می‌دهد.