ثبت و ماندگارسازی دانش تعمیرات اساسی در پلیمر آریاساسول؛ تدوین کتابچه گنجینه تجارب اورهال

کتابچه گنجینه تجارب اورهال شهریور ماه در ادامه اقدامات شرکت پلیمر آریاساسول برای ماندگارسازی دانش سازمانی، تدوین شد. این کتابچه حاصل استخراج بیش از ۱۵۰ درس‌آموخته و برگزاری ده‌ها جلسه تخصصی با خبرگان و عوامل کلیدی تعمیرات اساسی است که با هدف ثبت تجربیات، انتقال دانش و بهبود اجرای تعمیرات اساسی در دوره‌های آینده تهیه شده است.

همزمان با تکمیل فرآیند تعمیرات اساسی واحدهای تولیدی شرکت پلیمر آریاساسول، پروژه استخراج، مستندسازی و ماندگارسازی دانش حاصل از این رویداد بزرگ عملیاتی با تدوین «کتابچه گنجینه تجارب اورهال» به سرانجام رسید.

تعمیرات اساسی شهریورماه شرکت پلیمر آریاساسول طی حدود ۱۴ روز و با مشارکت گسترده متخصصان، کارشناسان و کارکنان واحدهای مختلف عملیاتی، تعمیراتی، فنی، مهندسی، برنامه‌ریزی و پشتیبانی اجرا شد. با توجه به حجم قابل توجه فعالیت‌ها، پیچیدگی عملیات و ارزش بالای تجربیات کسب‌شده در طول این دوره، گنجینه تجارب اورهال به عنوان یکی از محورهای اصلی پس از اتمام تعمیرات اساسی در دستور کار قرار گرفت تا دانش ایجادشده در جریان این رویداد به سرمایه‌ای ماندگار برای سازمان تبدیل شود.

مطالعات حوزه تعمیرات اساسی نشان می‌دهد مهم‌ترین چالش در اورهال‌ها، کمبود داده نیست؛ بلکه از دست رفتن دانش ضمنی خبرگان، عدم استفاده مجدد از تجربیات گذشته، تکرار اشتباهات و عدم انتقال تجربه بین دوره‌های مختلف تعمیرات اساسی است. به همین دلیل در صنایع نفت، گاز، پتروشیمی و نیروگاهی، مدیریت دانش به عنوان یکی از ارکان اصلی موفقیت پروژه‌های  overhaul شناخته می‌شود.

این راهکار معمولاً در چهار مرحله اصلی اجرا می‌شود:
 

1-استخراج دانش حین و پس از اورهال

در این مرحله از ابزارهایی زیر استفاده می‌شود تا موفقیت‌ها، چالش‌ها، تصمیمات کلیدی، ریسک‌های رخ‌داده و اقدامات اصلاحی شناسایی شوند:

جلسات مرور پس از اقدام (After Action Review)

جلسات درس‌آموخته

ثبت رویدادهای کلیدی

مشاهده میدانی

مصاحبه با خبرگان

هدف این مرحله پاسخ به این پرسش است:

"اگر قرار باشد همین تعمیرات اساسی را دوباره اجرا کنیم، چه کارهایی را تکرار و چه کارهایی را اصلاح خواهیم کرد؟"
 

2-استخراج دانش ضمنی خبرگان

بخش عمده دانش تعمیرات اساسی در ذهن افراد قرار دارد و در گزارش‌ها ثبت نمی‌شود. به همین دلیل پس از استخراج اولیه درس‌آموخته‌ها، جلسات مصاحبه نیمه‌ساختاریافته با مدیران، سرپرستان، کارشناسان تعمیرات، بهره‌برداری، ایمنی، برنامه‌ریزی و پیمانکاران کلیدی برگزار می‌شود. در این مرحله معمولاً موارد زیر مستندسازی می‌شوند:

علل واقعی مشکلات

منطق تصمیمات مهم

تجربیات موفق اجرایی

راهکارهای رفع موانع

توصیه‌های اجرایی برای دوره‌های بعد

این فرآیند تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح محسوب می‌شود که یکی از اصول بنیادین مدل دانش نوناکا (SECI)  است.

3-تولید بسته های دانش
در رویکردهای نوین مدیریت دانش، درس‌آموخته خام کافی نیست. به همین دلیل هر تجربه در قالب «بسته دانش» تدوین می‌شود که شامل موارد زیر است:

عنوان موضوع

شرح مسئله

شرایط وقوع

اقدامات انجام‌شده

نتایج حاصل

عوامل موفقیت یا شکست

بایدها و نبایدهای اجرایی

مسئول یا مالک دانش

قابلیت استفاده در پروژه‌های آینده

این ساختار باعث می‌شود تجربه از حالت روایت شخصی خارج شده و به یک دارایی دانشی قابل استفاده تبدیل شود.

4-ایجاد حافظه سازمانی تعمیرات اساسی

آخرین مرحله، سازماندهی و انتشار دانش است. خروجی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

کتابچه مدیریت دانش تعمیرات اساسی

بانک درس‌آموخته‌ها

پایگاه دانش دیجیتال

داشبوردهای مدیریتی

بانک ریسک‌های اورهال

چک‌لیست‌های اجرایی

هدف این است که دانش تولیدشده در اورهال بعدی، در مرحله برنامه‌ریزی و آماده‌سازی مجدداً مورد استفاده قرار گیرد؛ زیرا تا زمانی که تجربه در تصمیمات آینده به کار گرفته نشود، نمی‌توان آن را «درس‌آموخته» واقعی دانست.

در شرکت پلیمر آریاساسول نیز گام نخست، جلسات مرور و تحلیل عملکرد تعمیرات اساسی با حضور ذی‌نفعان و عوامل اجرایی برگزار شد که حاصل آن شناسایی و استخراج بیش از 200 عنوان درس‌آموخته در حوزه‌های مختلف بود. این درس‌آموخته‌ها مجموعه‌ای از موفقیت‌ها، چالش‌ها، راهکارهای اجرایی، تجربیات فنی و پیشنهادهای بهبود را شامل می‌شد که در طول برنامه‌ریزی، آماده‌سازی و اجرای تعمیرات اساسی شکل گرفته بودند.

در ادامه، به منظور تکمیل و تعمیق دانش استخراج‌شده، جلسات تخصصی نفر به نفر با خبرگان، مدیران، سرپرستان و کارشناسان کلیدی برگزار شد. این مصاحبه‌ها با هدف استخراج دانش ضمنی و تجربیات ارزشمند افراد انجام گرفت؛ دانشی که معمولاً در گزارش‌های رسمی ثبت نمی‌شود اما نقش تعیین‌کننده‌ای در موفقیت پروژه‌های بزرگ صنعتی دارد. در این جلسات، دلایل بروز چالش‌ها، تصمیمات کلیدی اتخاذشده، عوامل موفقیت، اقدامات ابتکاری و پیشنهادهای بهبود برای تعمیرات اساسی آتی مورد بررسی و مستندسازی قرار گرفت که نتیجه آن ثبت بیش از 150 درس‌آموخته کلیدی بود.

برآیند این فعالیت‌ها، تدوین مجموعه‌ای از بسته‌های دانش تخصصی و ساختاریافته بود که در قالب کتابچه گنجینه تجارب اورهال تعمیرات اساسی گردآوری شد. این کتابچه علاوه بر ثبت تجربیات ارزشمند تعمیرات اساسی، بستری برای انتقال دانش به کارکنان جدید، کاهش دوباره‌کاری‌ها، بهبود فرآیند تصمیم‌گیری، مدیریت ریسک و ارتقای کیفیت برنامه‌ریزی و اجرای تعمیرات اساسی در دوره‌های آینده فراهم می‌کند.

تدوین این کتابچه را می‌توان یکی از دستاوردهای مهم شرکت در حوزه مدیریت دانش دانست؛ اقدامی که موجب می‌شود تجربیات حاصل از یک رویداد عملیاتی بزرگ، فراتر از افراد و واحدهای درگیر، در حافظه سازمانی پلیمر آریاساسول ماندگار شده و در پروژه‌های آتی مورد بهره‌برداری قرار گیرد.

شرکت پلیمر آریاساسول با اجرای این پروژه، گام دیگری در مسیر توسعه فرهنگ یادگیری سازمانی، اشتراک‌گذاری دانش و تبدیل تجربیات عملیاتی به دارایی‌های دانشی ارزشمند برداشته است؛ رویکردی که نقش مهمی در افزایش بهره‌وری، ارتقای قابلیت اطمینان تجهیزات و دستیابی به تعالی عملیاتی ایفا خواهد کرد.