چگونه می‌توان استراتژی‌های مدیریت دانش سازمان را بهبود بخشید؟

چگونه می‌توان استراتژی‌های مدیریت دانش سازمان را بهبود بخشید؟

اگر شما در حال شروع یک برنامه مدیریت دانش (KM) جدید یا درحال‌توسعه و گسترش برنامه موجود مدیریت دانش در سال 2024 هستید، داشتن یک استراتژی مدیریت دانش مستند و مشخص بسیار حیاتی است. یک استراتژی و نقشه راه مشخص، تیم مدیریت دانش را بر روی اهداف نهایی کسب‌وکار، متمرکز می‌کند همچنین علاوه بر کمک به تأمین خرید و مشارکت سهام‌دار، به کار تیم مدیریت دانش نیز هم‌سویی و اعتبار می‌بخشد.
سازمان‌هایی که برنامه مدیریت دانش (KM) بالغ‌تری دارند، تقریباً همیشه جهتی استراتژیک و مشخص برای قابلیت‌های مدیریت دانش خود دارند. نشان دادن همسویی استراتژیک ارزش قابلیت‌های مدیریت دانش را بهبود می‌بخشد و تأثیر آن در کسب‌وکار را افزایش می‌دهد. APQC  پنج راه برای طراحی، اجرا و تکامل استراتژی مدیریت دانش را شناسایی کرده است.

1. شروع کوچک: بر روی یک نیاز یا چالش کسب‌وکار خاص تمرکز کنید.

مدیریت دانش یک پروژه یا یک ابزار نیست بلکه یک سفر است. سازمان‌های پیشرو در مدیریت دانش، یک نیاز تجاری خاص را انتخاب کرده و سپس با آن تابع هدف همکاری می‌کنند. Mercer، یک سازمان خدمات تجاری و حرفه‌ای Marsh McLennan، سطح بالای بلوغ مدیریت دانش و موفقیت مداوم خود را مدیون استفاده از توسعه راه‌حل چابک می‌داند. زمانی که این شرکت در سال 2022 به مایکروسافت 365 و شیر پوینت مهاجرت کرد، رویکرد چابک سازی را برای مدیریت پروژه اتخاذ کرد. در حال حاضر، این شرکت در قسمت‌های کوچک‌تر از فلسفه Agile استفاده می‌کنند، با ایجاد بهبودهای پله‌ای و بررسی و جمع‌آوری نتایج منظم آن‌ها سازگار شده‌اند و اکنون با سرعت چرخشی (دوار) و سریع‌تر به جلو حرکت می‌کنند.
هرچند روش‌های چابک و آزمایشی در پیاده‌سازی فناوری به‌خوبی کاربرد دارند، اما این رویکرد با هر قابلیت مدیریت دانش (KM) سازگار است. به‌عنوان‌مثال، شما می‌توانید از انجمن خبرگی (COP) در یک تابع خاص برای پر کردن یک شکاف دانش بحرانی خاص استفاده کنید. با تمرکز بر روی یک تابع خاص به‌جای کل، فرصت بیشتری برای موفقیت در اثبات مفهوم، جمع‌آوری بازخورد قابل‌اعتماد، تکامل قابلیت و ارتقاء آن وجود دارد.

2. هدف را در نظر داشته باشید: استراتژی مدیریت دانش را با استراتژی کلی کسب‌وکار هماهنگ کنید.

هم‌سویی یک قابلیت مدیریت دانش ثابت مانند جوامع عملیاتی، پایگاه دانش یادگیری شده یا راه‌حل مدیریت محتوای قوی با یک نیاز تجاری فوری، نقطه شروع بسیار خوبی برای تعیین جهت استراتژی مدیریت دانش است. برنامه‌های مدیریت دانش در حال رشد سریع، با ادامه دادن به قابلیت‌هایی که اهداف کسب‌وکار را پشتیبانی می‌کنند، به توسعه و همچنین هم‌سویی استراتژی مدیریت دانش با استراتژی کسب‌وکار می‌پردازند. این درنهایت در تأسیس یک برند مدیریت دانش که بازتابی از یک چشم‌انداز سازمانی است، کمک می‌کند. در Novartis، یک شرکت دارویی، تیم مدیریت دانش پیشنهادهای خود را برای کسب‌وکار خود توسعه می‌دهد که با یک مورد کاربرد برای حل یک چالش خاص در کسب‌وکار شروع می‌شود و نشان می‌دهد که مدیریت دانش چگونه می‌تواند با استراتژی آن‌ها هم‌سو شده و ارزش‌افزوده ایجاد کند. با تمرکز بر شراکت و مشاوره درون کسب‌وکار، کار تیم آن‌ها ادامه می‌یابد.

۳. موقعیت خود را بشناسید: برنامه مدیریت دانش خود را ارزیابی و بنچمارک کنید.

استراتژی مدیریت دانش یک یک‌بار و بس نیست. سازمان‌های پیشرو به‌طور مداوم به ارزیابی رشد مدیریت دانش خود با استفاده از ابزار ارزیابی قابلیت مدیریت دانش APQC و بنچمارک با همکاران و چارچوب‌های شخص ثالث می‌پردازند تا نیازهای حیاتی را شناسایی کنند، پیشرفت خود را در مقابل اهداف اندازه‌گیری کنند و سرمایه‌گذاری‌های خود را تأیید کنند. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که به‌طور منظم برنامه‌های مدیریت دانش خود را ارزیابی و بنچمارک می‌کنند، نه‌تنها سطح رشد مدیریت دانش خود را بهبود می‌بخشند، بلکه در هم‌سویی مدیریت دانش با استراتژی کسب‌وکار و گسترش مدیریت دانش به دامنه‌های جدید در طول زمان، از همکاران خود پیشی می‌گیرند.

۴. انعطاف‌پذیر باشید: به تغییرات در کسب‌وکار یا اختلالات خارجی سازگار شوید.

APQC متوجه شده است که برنامه‌های مدیریت دانش بالغ و مؤثر، اولویت‌های خود را به‌طور منظم با استفاده از ابزار ارزیابی قابلیت مدیریت دانش APQC ارزیابی مجدد و به‌روزرسانی می‌کنند، با همکاران و چارچوب‌های شخص ثالث بنچمارک می‌کنند تا با شناسایی نیازهای حیاتی، پیشرفت خود را در مقابل اهداف اندازه‌گیری کنند و سرمایه‌گذاری‌های خود را تأیید کنند. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که سازمان‌هایی که به‌طور منظم برنامه‌های مدیریت دانش خود را ارزیابی و بنچمارک می‌کنند، نه‌تنها سطح رشد مدیریت دانش خود را بهبود می‌بخشند، بلکه در هم‌سویی مدیریت دانش با استراتژی کسب‌وکار و گسترش مدیریت دانش به دامنه‌های جدید در طول زمان، از همکاران خود پیشی می‌گیرند.
سال 2023 برای بیشتر سازمان‌ها با هیجان AI تولیدی، سالی چالش‌برانگیز بود. با اختلالاتی مانند AI، بازنگری در استراتژی‌ها قاعده به‌جای استثنا می‌شود. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که بیشتر تیم‌های مدیریت دانش در مرکز کمک به سازمان‌ها برای آماده‌سازی برای AI هستند، ازجمله تعریف در مورد کاربرد، آزمایش و پیاده‌سازی راه‌حل‌های AI که ارزشی برای سازمانشان دارند.

۵. به‌سوی پیشرفت و رشد: استراتژی مدیریت دانش خود را تکامل دهید و مقیاس‌پذیر کنید.

درنهایت، سازمان‌های پیشرو با بهره‌گیری از شراکت‌ها و خریداری از موفقیت‌های اولیه، تلاش‌های مدیریت دانش خود را به‌عنوان فرصت‌هایی گسترش می‌دهند، درحالی‌که به نیازهای تجاری جدید پاسخ می‌دهند. برای بیشتر برنامه‌های مدیریت دانش بالغ، هدف نهایی یک برنامه کارآمد و همگن است که استانداردسازی را ترویج می‌دهد و از مقیاس‌پذیری بهره می‌برد. بهره‌گیری از چارچوب مدیریت دانش APQC یک مکان عالی برای شروع و پیگیری پیشرفت شما درحالی‌که به سطح شرکت گسترش می‌دهید.