پایگاه دانشی (Knowledge Bases ) چیست و چه کاربردهایی دارد؟

خانم هدی عباسی کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    هدی عباسی
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1400/11/2
در حوزه مدیریت دانش سازمانی، باید دانش مهم و حیاتی را که نیاز به دسترسی، اشتراک، استفاده و توسعه دارد را استخراج کرد. علی‌رغم اینکه مدیریت دانش نباید به بیرونی‌سازی و کدگذاری دانش معطوف شود، در عین حال از کدگذاری دانش کلیدی سازمان نبایست غافل شد. با توجه به تاثیر این اقدام بر عملکرد سازمان، ایجاد "پایگاه دانش‌های آشکار" می‌تواند مفید واقع شود.
در ابتدا باید "حوزه‌های کلیدی دانش" را در سازمان شناسایی کرد. سپس برای هر یک از حوزه‌های شناسایی‌شده یک پایگاه دانشی (به منظور نگهداری دانش‌های آشکار)، یک انجمن خبرگی یا شبکه دانشی (برای انتقال دانش‌های ضمنی) ایجاد کنید. 

چه تفاوتی بین پایگاه دانش و پایگاه داده (Database) وجود دارد؟

پایگاه داده حاوی اطلاعاتی ساختار یافته است بنابراین می‌توان آن‌ها را مرتب و طبقه‌بندی کرد. به طور معمول، پایگاه داده توسط مدیر(ها) یا راهبران پایگاه به روز و نگهداری می‌شود. پایگاه داده به صورت متمرکز کنترل شده و اطلاعات "یک طرفه از مالک به کاربر" است. پایگاه‌های داده ابتدا حاوی سوابق ساخت‌یافته ساده نظیر متن و اعداد بوده و سپس قادر به پیوند به سوابق مرتبط با عنوان "پایگاه داده رابطه‌ای" شدند.
برخلاف پایگاه داده، پایگاه دانش معمولاً دانش را به صورت زیر توسعه می‌دهد:
1. ایجاد دانش جدید برای یک موضوع خاص؛
2. گسترش دانش با بحث و گفتگو، دریافت بازخورد، یادگیری و خلق ایده‌های جدید؛
3. اصلاح و بهبود دانش توسعه یافته در قالب دانش جدید؛ 
4- حفظ سابقه به‌روزآوری‌ها.
در زمینه مدیریت دانش، این ابزارها ما را قادر به ایجاد پایگاه‌های دانش به عنوان پایگاه‌های داده مشارکتی پیرامون موضوع اصلی دانش داده شده "چه چیزی، چرا، کجا، کی، چه کسی و چگونه" ( شش مولفه دانش) می‌کند.

تفاوت ویکی و پایگاه دانش چیست؟

ویکی یکی از انواع پایگاه دانش است و به طور معمول شامل یک صفحه برای هر موضوع دانشی است (یک صفحه بحث، یک صفحه ویرایش هر موضوع دانش و یک صفحه برای دریافت تاریخچه تغییرات و بازنگری‌ها). یک ویکی برای همکاری، توسعه و دسترسی به دانش جدید معمولاً در معرض دید بسیاری از افراد است. بهترین مثال ویکی‌پدیا، دانشنامه‌ای است که با همکاری گسترده در سراسر جهان ایجاد شده است. 

ویکی و پایگاه دانش
 

پایگاه‌های دانش ساخت‌یافته و بدون ساختار

برخی از پایگاه‌های دانش مانند ویکی‌ها کاملاً "بدون ساختار" می‌باشند بنابراین افراد آزادانه افکار خود را طرح کرده و موضوعات دانشی جدیدی خلق می‌کنند. اما برخی نظیر پایگاه دانش مخصوص رویه‌های استاندارد عملیاتی در سازمان یا پایگاه دانش مشتریان باید ساختار‌یافته باشند. این قبیل پایگاه‌ها نیازمند طراحی فرآیندهای مناسب و تعریف نقش‌هایی برای دریافت ایده‌های جدید هستند. در بعضی سازمان‌ها حتی بر اساس فرآیندهای نوآورانه دانش‌محور خود، پایگاه‌های پیچیده‌ای توسعه داده می‌شود.

چرا از این ابزار استفاده می‌کنیم؟

• قبل از دسترسی به ابزارهای نوین مدیریت دانش و فضاهای کاری مشترک، کارکنان باید از پایگاه داده‌های مدیریت شده با سطح کنترل بالا استفاده می‌کردند. در صورتی‌که خلق و به اشتراک‌گذاری دانش بر بهره‌وری چند نفر وابسته باشد تبدیل به روندی آهسته می‌شود.
• پایگاه‌های دانش امروزی افراد بیشتری را به مشارکت در ایجاد، توسعه، ویرایش و دسترسی به دانش و همچنین تعامل با سایرین تشویق می‌کنند.
• در پایگاه‌های دانش می‌توان با ساختاردهی به دانش‌ها از طریق سوالات "چه چیزی، چرا، چه کسی، کجا، کی، چگونه" به اطلاعات جامعی در خصوص دانش مورد نظر دست یافت.
• پایگاه‌های دانش، به ویژه ویکی‌ها، معمولاً به دخالت مستقیم واحد  ITنیازی ندارند و بدون آن نیز می‌توانند خود را مدیریت و راهبری کنند.

نحوه استفاده از پایگاه دانشی

مرحله 1 : شناسایی دانش‌های کلیدی سازمان به منظور مدیریت توسط پایگاه دانش: حوزه‌های اصلی دانشی را می‌توان با روش‌های زیر شناسایی کرد:
• بررسی اهداف پروژه/ سازمان/ تجاری؛ 
• طرح سوال "با مدیریت بهتر کدام حوزه‌های دانشی، تفاوت زیادی در عملکرد ما ایجاد می‌شود؟"
لازم به ذکر است می‌‌توان از پایگا‌ه‌های دانش برای پروژه یا فرآیندهای جدید سازمان نیز استفاده کرد.
مرحله 2 : تصمیم‌گیری در خصوص ساختار پایگاه دانش (مدیریت شود یا باز باشد): در گام بعد باید از خود پرسید: "آیا پایگاه دانش برای راهبری به مدیر پایگاه دانش یا یک متخصص متناسب با هر موضوع نیاز دارد یا  مانند ویکی‌ها مخاطبان گسترده‌تری به طور مستقیم در آن مشارکت کنند؟"
مرحله 3 : تعیین مدیر برای پایگاه دانش: اگر قرار بر مدیریت پایگاه دانش است باید یک راهبر دانش‌بنیان منصوب کنید و فرآیندهای موجود در پایگاه را برای دریافت بازخورد، یادگیری جدید، خلق ایده، ارائه پیشنهادهای بهبود، گزارش‌گیری و غیره توسعه دهید.
مرحله 4 : ایجاد پایگاه دانش: تا جای امکان از ویکی‌ها برای موضوعات مختلف سازمان استفاده کنید و در صورت نیازمندی حوزه‌های تخصصی به قابلیت‌هایی فراتر از ویکی، پایگاه‌های دانشی ایجاد کنید. 

کاربردهای پایگاه دانش
 

نکات کاربردی برای تسهیل‌گران دانش

• مفهوم پایگاه دانش باید حداکثر در مدت زمان 1 ساعت آموزش داده شود. 
• برای شروع و آموزش مفهوم فرآیند پایگاه دانش از بیان تجربه زندگی روزمره افراد استفاده کنید. به عنوان مثال تهیه چک لیست سفر و تاثیر آن بر بهبود سفر مسافران از طریق دسترسی به این دانش و یا چک لیست خلبانان هواپیما که طی سال‌ها تجربه در زمینه ایمنی پرواز ایجاد شده است.

زمان استفاده 

به طور کلی هر جا نیاز به ایجاد دانش صریح جدید و به‌کارگیری آن به صورت تیمی یا در قالب انجمن‌های خبرگی باشد، بهتر است از پایگاه دانش استفاده شود.

شرایط به‌کارگیری پایگاه دانش

از پایگاه‌های دانش می‌توان در هر نقطه از سازمان استفاده کرد. با این حال، مراقب استفاده بیش از حد از پایگاه‌های دانش باشید. پیش از استفاده از آن نسبت به مزایای ایجاد پایگاه دانش در مقابل هزینه‌ها (مالی و زمانی) آگاهی کسب کرده و مخاطبان و مشارکت‌کنندگان احتمالی را در نظر بگیرید.

اجزای پایگاه دانش

به طور کلی پایگاه دانش باید شامل موارد زیر باشد: 
1.    اطلاعاتی نظیر چه چیزی، چرا، چه کسی، کجا، چه زمانی و چگونه در خصوص حوزه دانشی مربوطه؛
2.    فضایی برای دریافت ایده‌های جدید و یادگیری از دانش‌های موجود؛
3.    ایجاد امکان بازخورد، بحث، مشارکت، ویرایش و ایجاد دانش جدید؛
4.    انجمن خبرگی.
 


استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروپالایش کنگان
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتر ...
پیاده سازی مدیریت دانش در بانک سپه
مستندسازی درس‌‌آموخته‌‌ها و تجارب طرح مل ...
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سا ...
مدیریت دانش در  PMBOK
تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با ر ...
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و ...
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف افزایش مشارکت مدیران
طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف ...
ابزار تبادل دانش و کاربردهای آن
تبادل دانش (Knowledge Exchange) چیست؟+کا ...
خوشه دانش چیست و چطور استفاده میشود و کاربردهای آن چیست
خوشه دانش (Knowledge Cluster) چیست و چطو ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...