15 مزیت مدیریت دانش برای سازمان‌ها

تمامی سازمان‌ها قادر به بهره‌مندی از مزایای به‌اشتراک‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد و همکاری و یادگیری کارکنان هستند.
در این مقاله 15 مزیت مدیریت دانش و شبکه‌های اجتماعی سازمانی مورد بررسی قرار می‌گیرد. 
 

1) تصمیم‌گیری و تصمیم‌سازی بهتر و سریع‌تر

مدیریت دانش از طریق ارائه دانش و اطلاعات مناسب در زمان نیاز، در بهبود تصمیم‌گیری به مدیران و تصمیم‌سازان کمک می‌کند. همکاری و کارتیمی در زمان تصمیم‌گیری، از قدرت تعداد زیاد اعضا، نظرات متفاوت و تجربیات متنوع در راستای دستیابی به بهترین تصمیم بهره‌مند می‌شود. استفاده مجدد از دانش‌های موجود در پایگاه دانش منجر به اخذ تصمیم بر اساس تجربیات واقعی و درس‌آموخته‌های عملی می‌شود. 

2) تسهیل دستیابی به اطلاعات و منابع مورد نیاز

زمانی که با مسائلی مانند نیاز به پاسخگویی سریع به مشتری، حل مشکل، تجزیه و تحلیل روندها، ارزیابی بازار، توسعه حوزه‌های کاری، برنامه‌ریزی استراتژی، و یا تفکر انتقادی روبرو می‌شوید، نیاز به اطلاعات و منابع مرتبط دارید. در صورت دسترسی سریع به منابع مورد نیاز ، می‌توانید کارهای خود را به بهترین نحو انجام دهید.

3) استفاده مجدد از ایده‌ها، مستندات و دانش خبرگان

پس از توسعه اثربخش فرآیندی در سازمان، یکی از دغدغه‌های سازمان، اطمینان حاصل کردن از به‌کارگیری این تجربه در شرایطی مشابه می‌باشد. زمانی که یکی از کارکنان، مستندی نوشته یا راهکاری برای رفع یک نیاز ارائه کرده، باید در شرایط‌های مشابه آتی از آن استفاده کرد. همچنین در صورت حل یک مسئله، یافتن راه‌حل و چگونگی انجام سرویس، یا خلق محصولی جدید، مدیران سازمان به دنبال تکرار آن در زمان‌ها و مکان‌های دیگر هستند. همان‌طور که بازیافت مواد برای محیط زیست مفید است، استفاده مجدد از دانش نیز به دلیل کاهش دوباره‌کاری، جلوگیری از مشکلات و صرفه‌جویی در وقت پیشرفت سازمان را در پی دارد. 

4) جلوگیری از تلاش‌های تکراری

علی‌رغم عدم تمایل کارکنان نسبت به دوباره کاری، آن‌ها به دلایل مختلف، اکثر زمان خود را برای تکرار اقدامات مشابه پیشین صرف می‌کنند. جلوگیری از تکرار تلاش، باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه، حفظ روحیه کارکنان و  ساده‌تر شدن کار خواهد شد. با جلوگیری از صرف زمان برای اختراع مجدد چرخ، می‌توانید زمان بیشتری برای خلق راهکارهای جدید داشته باشید.

5) جلوگیری از خطاهای تکراری

جرج سانتایانا می‌گوید: "کسانی که تاریخ را نادیده می‌گیرند محکوم به تکرار آن هستند". گر از اشتباهات خود درس نگیریم، آنها را بارها و بارها تجربه خواهیم کرد. مدیریت دانش فضایی را برای اشتراک درس‌آموخته‌های منتهی به موفقیت یا شکست ایجاد خواهد کرد. برای رسیدن به چنین فضایی، باید فرهنگ اعتماد، باز بودن و تشویق برای تمایل به صحبت در مورد اشتباهات به وجود بیاید. 

6) بهره‌گیری از تخصص و تجربیات موجود

تیم‌ها از مهارت‌ها و دانش فردی هر یک از اعضا بهره‌مند می‌شوند. در صورت مکمل بودن مهارت اعضای تیم، قدرت تیم بیشتر خواهد شد. سازمان‌های بزرگ از نیروی کاری با توانایی‌ها و زمینه‌های کاری بسیار متنوع برخوردار هستند بنابراین باید در راستای استفاده از این مزیت گام بردارند. اما با افزایش تعداد کارکنان، شناختن یکدیگر دشوارتر می‌شود. بنابراین حتی اگر افرادی خبره در سازمان حضور داشته باشند، عدم شناخت دیگران مانعی برای بهره‌گیری از دانش آن‌ها می‌شود. همان‌گونه که مدیرعامل سابق شرکت HP بیان کرد: "اگر می‌دانستیم چه می‌دانیم، سه برابر سودآورتر بودیم". دانستن اینکه دیگران چه می‌دانند، در زمان نیاز بسیار کمک‌کننده خواهد بود.  

7) ارائه اطلاعات مهم به طور گسترده و سریع

امروزه تمام کارکنان به طور کامل یا جزئی، دانشکار محسوب می‌شوند. همه ما برای انجام کارهای خود به طور اثربخش، به اطلاعات احتیاج داریم، اما به طور همزمان از بمباران اطلاعات رنج می‌بریم. چگونه می‌توان اطلاعات را هدفمند، مفید و به موقع و بدون مراجعه به صدها مقاله، ایمیل و وب‌سایت  بدست آورد؟ مدیریت دانش به شما کمک می‌کند تا از طریق پورتال‌های شخصی، اشتراک‌های هدفمند، منابع خبری RSS، تگ‌گذاری و موتورهای جستجوی سازمانی این مشکل را برطرف کنید.

8) ترویج فرایندها و رویه‌های استاندارد و قابل تکرار

اگر فرآیندها و رویه‌های استاندارد تعریف شده باشد، باید از آن‌ها پیروی کرد. این کار منجر به یادگیری کارمندان از نحوه انجام کارها، کسب نتایج قابل پیش‌بینی و با کیفیت بالا و افزایش سازگاری سازمان‌های بزرگ در شرایط متغیر کنونی می‌شود. با طراحی فرآیندهای برای ایجاد، ذخیره‌سازی، برقراری ارتباط و استفاده از فرآیندها و رویه‌های استاندارد، کارکنان بهره‌وری خودو سازمان را افزایش می‌دهند.

9) ارائه روش‌ها، ابزارها، الگوها، تکنیک‌ها و مثال‌ها

این عناصر از فرایندها و رویه‌های قابل تکرار پشتیبانی می‌کنند. استفاده از این موارد به طور مداوم سبب ساده‌سازی فعالیت‌های کاری، بهبود کیفیت و حصول اطمینان از سازگاری در سازمان می‌شود.

10) افزایش سطح دسترسی به تخصص‌های کمیاب

اگر سازمان دارای مهارت یا دانش‌هایی کمیاب در حوزه‌های تخصصی متفاوت بوده و تقاضا برای دستیابی به آن زیاد است، مدیریت دانش می‌تواند به بهبود وضع و دسترسی سایرین به دانش‌های مورد نیاز کمک کند. روش‌های انجام این کار شامل تالارهای گفتگو، رویدادهای آموزشی، استفاده از سیستم‌های خبره‌یاب، ارائه‌های ضبط شده، وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و فیلم‌ها می‌باشد.

11) نمایش چگونگی استفاده از دانش به مشتریان در جهت منافع آنان

در شرایط رقابتی امروز ایجاد تمایز میان سازمان و شرکت‌های رقیب مهم است. نمایش تخصص‌های گسترده‌ موجود در سازمان به مشتریان بالقوه و فعلی آن‌ها را نسبت به شروع یا ادامه همکاری با شما متقاعد می‌کند. برعکس، عدم انجام این کار شما را در مقابل رقبایی که توانایی‌ها و مزایای مدیریت دانش را نشان می‌دهند، آسیب پذیر می‌کند.

12) تسریع در تحویل خدمت به مشتریان

سرعت در اجرا یکی دیگر از وجوه تمایز مهم در میان رقبا است. در شرایط برابر، شرکتی که در زمان کمتری به نیاز مشتری پاسخ دهد، برنده خواهد شد. به اشتراک‌گذاری دانش، استفاده مجدد و نوآوری به طور قابل توجهی زمان ارائه پیشنهاد، محصول یا خدمات به مشتری را کاهش داده و این به معنای افزایش موفقیت و در نتیجه مشتریان جدید است.

13) بهره‌گیری از مزایای ناشی از مقیاس سازمان

در صورت استفاده از دانش تمامی کارکنان از طریق به‌کارگیری ابزارهایی مانند انجمن‌ها، خبره‌یاب‌ها و پایگاه‌های دانشی، می‌توان از مزایای ناشی از گستردگی و رشد سازمان بهره برد.

14) استفاده مجدد از بهترین تجارب سازمان در زمینه حل مسئله

استفاده مستمر از روش‌های اثبات شده  یا به‌روش‌ها ، نتایج و خروجی‌های شرکت را بهبود می‌دهد. به عنوان مثال، اگر کارخانه‌ای با راهکاری در خصوص افزایش سرعت فرآیند تولید محصول آشنا باشد و سایر کارخانه‌ها در سراسر دنیا این عمل را تکرار کنند، صرفه‌جویی زمانی و هزینه‌ای مستقیماً به تمام کارخانه‌ها تسری می‌یابد. با ایجاد فرآیندی برای تعریف، برقراری ارتباط و تکرار روش‌های اثبات شده، شرکت از مزایای ناشی از راهکارهای خلق‌شده به صورت دوچندان بهره‌مند می‌شود. 
15) افزایش تمایل کارکنان به نوآوری و رشد
بسیاری از کسب‌وکارها به دنبال افزایش سود هستند، اما رسیدن به این مهم، به دلیل افزایش رقابت، روز به روز سخت‌تر می‌شود. خلق دانش جدید از طریق اشتراک دانش، همکاری بین کارکنان و رساندن اطلاعات به افراد، نوعی نوآوری به شمار می‌آید. 

15 مزیت مذکور به شما جهت تسریع در رشد سازمانی کمک می‌کند.