5 اصل جهان شمول برای مدیریت دانش

1-  هم‌راستایی

چارچوب مدیریت دانش باید متناسب با نیازها و استراتژی سازمان باشد.
مدیریت دانش به دنبال بهبود عملکرد سازمان می‌باشد. ارزش اصلی و بنیادین دانش، کمک به کارکنان در تصمیم‌گیری‌ها به منظور انجام کار بهتر، در زمان و هزینه کمتر است. بنابراین مطابق بند 4.3 استاندارد ایزو، چارچوب مدیریت دانش باید به ارائه دانش مطلوب به ذی‌نفعان در زمان و مکان مناسب به منظور ایجاد ارزش افزوده، متمرکز شود. 

2-  Connect/Collect

چارچوب مدیریت دانش باید شامل Connect/Collect باشد.
Connect/Collect دو بعد کلیدی در مدیریت دانش هستند که نشان‌دهنده دو مسیر بین مدیریت دانش و کاربر است. مسیر Connect به انتقال دانش از طریق ارتباط با افراد و دانش ضمنی متمرکز است و مسیر Collect به انتقال دانش از طریق جمع‌آوری اسناد و مدارک و بر دانش آشکار و مدون متمرکز است.
بند 4.3.3، استاندارد ISO سازمان‌ها را به برقراری ارتباط و تعاملات انسانی و جمع‌آوری از طریق آشکارسازی دانش ضمنی در قالب اسناد، فیلم و غیره، ترکیب مستندات با یکدیگر و استفاده مجدد از دانش، ملزم می‌سازد.

3- Push and Pull

چارچوب مدیریت دانش باید به Push and Pull (عرضه و تقاضا دانش) بپردازد.
ایده‌آل‌ترین سیستم‌های مدیریت دانش در سازمان‌ها برای بقای جریان دانش باید به عرضه و تقاضا دانش به طور همزمان توجه کنند. عرضه بدون تقاضا موجب انباشت دانش و نابودی ارزش آن می‌شود و تقاضا بدون عرضه، زودگذر و ناپایدار است. در استاندارد ایزو 30401 به این مسئله اشاره نشده است.

4-  توجه به 4 ستون و پایه اصلی مدیریت دانش که شامل نقش‌ها، فرآیند، فناوری و رهبری است.

به طور کلی 4 محرک و عامل اصلی از مدیریت دانش پشتیبانی می‌کند که از آن به عنوان 4 پایه یک میز یاد می‌شود. هیچ یک از عوامل بر دیگری ارجعیت نداشته و لازم است به تمامی آن‌ها به طور یکسان توجه شود.

• فناوری مانند: پورتال‌ها، موتورهای جستجو، سیستم‌های مدیریت دروس آموخته و غیره؛
• نقش ها مانند: رهبران انجمن‌های خبرگی، مدیران دانش و دانشکاران؛
• فرآیند مانند: بازبینی پس از عمل، استخراج دانش و غیره؛
• رهبری مانند: سیاست مدیریت دانش، معیارها، مشوق‌ها و غیره.
• بند 4.4.4. ایزو نیز به این 4 عامل و همچنین عامل فرهنگ به عنوان عامل پنجم می‌پردازد. علاوه بر این در بخش‌های دیگری نیز به این عوامل اشاره شده است.
• 3 بند خطاب به نقش‌ها (5.3 ، 7.1 ، 7.2)؛
• فرآیند (کلیه بندهای 8)؛
• 14 بند در مورد رهبری (5.1 ، 5.2 و كليه بندهاي 6 ، 7 ، 9 و 10).

5-  نهادینه شدن

مدیریت دانش باید در ساختارهای سازمان نهادینه شود.
بسیاری از اقدامات مدیریت دانش عموما در ساختار و چارچوب سازمان نهادینه نشده و به عنوان اقدامی مجزا توسط یک تیم مطرح می‌شوند و بقای آن‌ها تا زمانی است که تیم مورد نظر از آن اقدام پشتیبانی کند. در صورتی که باید رویکردهای مدیریت دانش در تمامی عناصر کسب‌وکار نهادینه شده و به عنوان یک فرهنگ و ارزش مهم در کسب‌وکار در نظر گرفته شود.
مدیریت دانش را در الزامات پروژه قرار دهید. شناسایی و ثبت دروس‌آموخته پروژه را جزو الزامات اتمام پروژه و دریافت‌های مالی قرار دهید. کارشناسان متخصص سازمان را برای نظارت بر دانش شرکت به کار بگیرید. مکانیزم ارزیابی منابع انسانی، انگیزش و پاداش را بر پایه دانش قرار داده و رقابت ایجاد کنید. تمامی موارد فوق تغییرات سازمانیست که بر پایه دانش قرار می‌گیرد. ایزو 30401 به صراحت به این تغییرات اشاره کرده و معتقد است مدیریت عالی سازمان باید از ادغام الزامات سیستم مدیریت دانش در فرآیندهای تجاری و پروژه‌های سازمان پشتیبانی کند.