چگونه می‌توان دانش افراد را استخراج کرد؟
|
حامد کوچک پور
کارشناس ارشد مدیریت دانش 
|
تاریخ انتشار:
1399/11/21
1399/11/21
مطالب مرتبط
دیو اسنودن ادعا می‌کند " اگر به‌طور مستقیم دانش کارکنان را برای استفاده مجدد در آینده بخواهید؛ هرگز آن را دریافت نخواهید کرد."
طبق نظر اسنودن استخراج دانش از ذهن افراد فرآیندی پیچیده و حساس بوده و اگر دانش‌ها بدون رعایت ملاحظاتی خاص ثبت شوند، هیچ تضمینی برای استفاده مجدد از آن وجود ندارد.
با در نظر گرفتن تمام مشکلات این مسیر، ایجاد فرآیندهایی برای کسب دانشی با قابلیت استفاده مجدد، بسیار مفید و کاربردی است. اولین و مهم‌ترین نکته در ابتدای فرآیند، عدم ثبت تمامی مستندات و اقدام مرحله به مرحله مطابق با برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته است.
گارتنر جذب دانش را چنین تعریف می‌کند: «یکی از پنج فعالیت چارچوب فرآیند مدیریت دانش بوده و پس از تبدیل دانش ضمنی به صریح، آن را در دسترس افراد شرکت قرار می‌دهد.»
به‌عنوان نمونه یکی از فرآیندهای جذب دانش ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به پروژه‌های در حال اجرا در مخازن دانشی به منظور عدم مواجه با مشکلات تکراری در پروژه‌های جدید می‌باشد. همچنین ثبت و استفاده مجدد از اسنادی مانند پروپوزال‌ها، قراردادها، برنامه‌های پروژه و طرح‌ها از مزایای جذب دانش محسوب می‌شود. اگر به‌عنوان یک قانون در هنگام شروع پروژه جدید، از خود بپرسید "آیا قبلا این کار را انجام داده‌اید؟"، از وقوع خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کنید.
طبق نظر اسنودن استخراج دانش از ذهن افراد فرآیندی پیچیده و حساس بوده و اگر دانش‌ها بدون رعایت ملاحظاتی خاص ثبت شوند، هیچ تضمینی برای استفاده مجدد از آن وجود ندارد.
با در نظر گرفتن تمام مشکلات این مسیر، ایجاد فرآیندهایی برای کسب دانشی با قابلیت استفاده مجدد، بسیار مفید و کاربردی است. اولین و مهم‌ترین نکته در ابتدای فرآیند، عدم ثبت تمامی مستندات و اقدام مرحله به مرحله مطابق با برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته است.
گارتنر جذب دانش را چنین تعریف می‌کند: «یکی از پنج فعالیت چارچوب فرآیند مدیریت دانش بوده و پس از تبدیل دانش ضمنی به صریح، آن را در دسترس افراد شرکت قرار می‌دهد.»
به‌عنوان نمونه یکی از فرآیندهای جذب دانش ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به پروژه‌های در حال اجرا در مخازن دانشی به منظور عدم مواجه با مشکلات تکراری در پروژه‌های جدید می‌باشد. همچنین ثبت و استفاده مجدد از اسنادی مانند پروپوزال‌ها، قراردادها، برنامه‌های پروژه و طرح‌ها از مزایای جذب دانش محسوب می‌شود. اگر به‌عنوان یک قانون در هنگام شروع پروژه جدید، از خود بپرسید "آیا قبلا این کار را انجام داده‌اید؟"، از وقوع خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کنید.
مثال‌هایی از روش‌های جذب دانش
در ادامه 5 روش مدیریت دانش برای جذب دانش را بررسی می‌کنیم:- مصاحبه خروج از خدمت به‌عنوان ابزاری برای جذب دانش کارمندان در حال خروج از سازمان استفاده می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها، مصاحبه‌های خروج را معمولا فقط در مورد اطلاعات پرسنلی انجام می‌دهند، در صورتی‌که این مصاحبه‌ها بخشی از استراتژی مدیریت دانش در راستای توجه به دانش ضمنی به‌عنوان محور مصاحبه‌ها می‌باشند.
- برداشت دانش برای جذب دانش متخصصان و در دسترس قرار دادن آن برای استفاده دیگران به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش معرفی می‌شود. برداشت دانش، تخصص را به دارایی‌های دانشی تبدیل می‌کند و نتیجه آن ایمنی سازمان در برابر خروج افراد، تغییر حوزه کاری پرسنل گران قیمت و عدم دسترسی به متخصصین در هر زمان و مکان است.
- متراکم کردن دانش فرآیندی برای استخراج دانش فنی از طریق مکالمه تسهیل شده بین متخصصان و جویندگان دانش با هدف گردش یا ترجمه آموخته‌ها است. این ابزار سطح دانش ضمنی را در سازمان بالا برده و با استفاده از تسهیل در ارتباط، مکالمه و ترجمه سبب جریان یافتن دانش ضمنی افراد در سازمان می‌شود.
- مدلسازی دانش که به‌نام جذب و مدلسازی دانش (KCM) هم شناخته می‌شود، فرآیندی برای ایجاد مدلی قابل تفسیر و رایانه‌ای در مورد نوعی فرآیند، ویژگی یا محصول بوده و از دانش یا مشخصات استاندارد پیروی می‌کند. این روش دانش سازمان را در ساختاری به‌منظور حفظ، بهبود، به اشتراک‌گذاری، جایگزینی و تجمیع آن با قابلیت استفاده مجدد مدلسازی می‌کند.
- بازبینی (Retrospect) جلسه جذب دانش ساختاریافته و تسهیل شده در پایان پروژه بوده و تیم پروژه را برای استخراج تجربیات حاصل از اجرای پروژه درگیر می‌کند. این اقدام روشی سریع و موثر برای جذب دانش قبل از انحلال تیم پروژه است.
جذب دانش در HP
از اهداف برنامه مدیریت دانش در HP، جذب دانش به معنای استخراج محتوا و تجربه ارسال پیشنهادیه‌ها و پروژه‌های مشتریان است. این موارد شامل خلاصه پروژه‌ها، دروس آموخته، به‌روش‌ها، اسناد حاکمیتی، اسناد مناقصه و سایر موارد قابل ارائه پروژه می‌باشد. HP برای کمک به تحقق هدف، فرآیند جذب دانش را در روند تعامل با مشتری تثبیت کرد. در این راستا نقشه راه تعامل با مشتری به صورت فرآیندی که باید از لحظه خلق فرصت برای جذب پروژه جدید تا تحویل نهایی آن به مشتری دنبال شود، در قالب 5 مرحله زیر اجرایی شد:
- ایجاد فرصت؛
- ارزیابی فرصت؛
- توسعه و پیشنهاد؛
- مذاکره و انعقاد قرارداد؛
- تحویل نهایی.
ثبت و استفاده مجدد از دانش (KCR) یک فرآیند و خط مشی رسمی بوده و زمان کسب و استفاده مجدد از دانش را مشخص می‌کند. در ابتدا، مشکلاتی در ضبط دانش‌های حاصل از پروژه مانند کیفیت پایین اطلاعات و وجود داده‌های مفقود یا نادرست ارسالی وجود داشت. HP وظیفه ارزیابی موارد ارسالی را به متولیان مدیریت دانش اختصاص داد و فقط مواردی با حداقل امتیاز کیفی اجازه ثبت دانش را داشتند. همچنین موارد ارسالی ناموفق در این سنجش، برای تصحیح پیگیری شدند.
HP کیفیت دانش‌های ثبت شده را با زمان‌بندی مشخصی اندازه‌گیری و گزارش کرد. پس از یک سال، گزارش‌ها کیفیت تقریبی صد درصدی را نشان می‌دادند.
HP کیفیت دانش‌های ثبت شده را با زمان‌بندی مشخصی اندازه‌گیری و گزارش کرد. پس از یک سال، گزارش‌ها کیفیت تقریبی صد درصدی را نشان می‌دادند.
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید. توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...
امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...
شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...
عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...