چگونه می‌توان دانش افراد را استخراج کرد؟

دیو اسنودن ادعا می‌کند " اگر به‌طور مستقیم دانش کارکنان را برای استفاده مجدد در آینده بخواهید؛ هرگز آن را دریافت نخواهید کرد."
طبق نظر اسنودن استخراج دانش از ذهن افراد فرآیندی پیچیده و حساس بوده و اگر دانش‌ها بدون رعایت ملاحظاتی خاص ثبت شوند، هیچ تضمینی برای استفاده مجدد از آن وجود ندارد.
با در نظر گرفتن تمام مشکلات این مسیر، ایجاد فرآیندهایی برای کسب دانشی با قابلیت استفاده مجدد، بسیار مفید و کاربردی است. اولین و مهم‌ترین نکته در ابتدای فرآیند، عدم ثبت تمامی مستندات و اقدام مرحله به مرحله مطابق با برنامه‌ریزی‌های صورت‌گرفته است.
گارتنر جذب دانش را چنین تعریف می‌کند: «یکی از پنج فعالیت چارچوب فرآیند مدیریت دانش بوده و پس از تبدیل دانش ضمنی به صریح، آن را در دسترس افراد شرکت قرار می‌دهد.»
به‌عنوان نمونه یکی از فرآیندهای جذب دانش ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به پروژه‌های در حال اجرا در مخازن دانشی به منظور عدم مواجه با مشکلات تکراری در پروژه‌های جدید می‌باشد. همچنین ثبت و استفاده مجدد از اسنادی مانند پروپوزال‌ها، قراردادها، برنامه‌های پروژه و طرح‌ها از مزایای جذب دانش محسوب می‌شود. اگر به‌عنوان یک قانون در هنگام شروع پروژه جدید، از خود بپرسید "آیا قبلا این کار را انجام داده‌اید؟"، از وقوع خطاهای احتمالی جلوگیری می‌کنید.

مثال‌هایی از روش‌های جذب دانش

در ادامه 5 روش مدیریت دانش برای جذب دانش را بررسی می‌کنیم:

1. مصاحبه خروج از خدمت به‌عنوان ابزاری برای جذب دانش کارمندان در حال خروج از سازمان استفاده می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها، مصاحبه‌های خروج را معمولا فقط در مورد اطلاعات پرسنلی انجام می‌دهند، در صورتی‌که این مصاحبه‌ها بخشی از استراتژی مدیریت دانش در راستای توجه به دانش ضمنی به‌عنوان محور مصاحبه‌ها می‌باشند. 
2. برداشت دانش برای جذب دانش متخصصان و در دسترس قرار دادن آن برای استفاده دیگران به‌عنوان یکی از ابزارهای مدیریت دانش معرفی می‌شود. برداشت دانش، تخصص را به دارایی‌های دانشی تبدیل می‌کند و نتیجه آن ایمنی سازمان در برابر خروج افراد، تغییر حوزه کاری پرسنل گران قیمت و عدم دسترسی به متخصصین در هر زمان و مکان است. 
3. متراکم کردن دانش فرآیندی برای استخراج دانش فنی از طریق مکالمه تسهیل شده بین متخصصان و جویندگان دانش با هدف گردش یا ترجمه آموخته‌ها است. این ابزار سطح دانش ضمنی را در سازمان بالا برده و با استفاده از تسهیل در ارتباط، مکالمه و ترجمه سبب جریان یافتن دانش ضمنی افراد در سازمان می‌شود. 
4. مدلسازی دانش که به‌نام جذب و مدلسازی دانش (KCM) هم شناخته می‌شود، فرآیندی برای ایجاد مدلی قابل تفسیر و رایانه‌ای در مورد نوعی فرآیند، ویژگی یا محصول بوده و از دانش یا مشخصات استاندارد پیروی می‌کند. این روش دانش سازمان را در ساختاری به‌منظور حفظ، بهبود، به اشتراک‌گذاری، جایگزینی و تجمیع آن با قابلیت استفاده مجدد مدلسازی می‌کند.
5. بازبینی (Retrospect) جلسه جذب دانش ساختاریافته و تسهیل شده در پایان پروژه بوده و تیم پروژه را برای استخراج تجربیات حاصل از اجرای پروژه درگیر می‌کند. این اقدام روشی سریع و موثر برای جذب دانش قبل از انحلال تیم پروژه است.

جذب دانش در HP

• ایجاد فرصت؛
• ارزیابی فرصت؛
• توسعه و پیشنهاد؛
• مذاکره و انعقاد قرارداد؛ 
• تحویل نهایی.