ضرورت به‌کارگیری مدیریت دانش در مدارس

با توجه به اهمیت مدیریت دانش در دنیای کسب‌ وکار، استفاده از آن در محیط‌‌های آموزشی نیز می‌‌تواند مفید و کارآمد واقع شود. ضرورت این امر سبب بررسی چگونگی استفاده از سیستم‌‌های اطلاعاتی و ایجاد محیط آموزشی کارآمد از سوی مدیران و معلمان شده است.

تبدیل داده‌‌ به اطلاعات و دانش

تبدیل داده به اطلاعات و سپس دانش در فرآیند مدیریت دانش صورت می‌‌گیرد. داده از طریق برخی فرآیندهای تعاملی، انسان محور و ابزارهای فناوری اطلاعات به اطلاعات تبدیل شده و سپس این اطلاعات به دانشی جهت اخذ تصمیم‌‌گیری آموزشی در مدارس تبدیل می‌شود.
در گذشته، شیوه‌‌های مدیریت دانش عمدتاً متمرکز بر داده‌های موجود و مدیریت منابع سازمان بودند. امروزه، تمرکز مدیریت دانش‌‌ بر شناسایی نیازهای اطلاعاتی و استفاده از ابزارهای نوآورانه فناوری اطلاعات برای ایجاد، ضبط و بهره‌‌گیری از این اطلاعات برای دستیابی به اهداف سازمانی است. علی‌رغم ضرورت این موضوع، اکثر مدارس از افراد واجد شرایط برای برنامه‌‌ریزی، طراحی و اجرای سیستم‌‌های اطلاعاتی استفاده نکرده و به دلیل محدودیت‌‌های مالی، آموزش کافی و لازم را برای اطمینان از بقای سیستم اطلاعات مورد نیاز ارائه نمی‌‌دهند. 
مدارس غالباً از معماری اطلاعاتی از هم گسیخته و نامناسب موجود در سازمان‌‌های تولیدی استفاده می‌کنند. غالبا منابع اخذ داده در مدارس هماهنگ و مرتبط نبوده و کارکنان به راحتی قادر به بازیابی آن‌ها نیستند. علاوه بر این، بیشتر ادارات و دفاتر در مدارس منابعی مستقل از داده‌‌ها را نگهداری کرده و این منابع به ندرت به یکدیگر متصل هستند. با این حال، با کسب حمایت مدیران ارشد در صنعت آموزش، درک متقابل صنایع فناوری و آموزش نسبت به یکدیگر و شناخت نیازهای موجود، احتمال بازسازی ساختار اطلاعات در مدارس را فراهم می‌کند. 
مدیریت اطلاعات در مدارس صرفاً به بهره‌برداری دانش از افراد یا شیوه‌‌های فردی درون سازمانی متکی نبوده و به نحوه پیاده‌سازی استراتژی‌ها و خرید و پشتیبانی سیستم‌‌های اطلاعاتی مدیریتی بستگی دارد. بنابراین تا زمان عدم دسترسی کارکنان مدارس به ابزارهای اطلاعاتی مقرون به صرفه و عدم اثبات ارزش این فرآیندها برای مدیران و گروه‌‌های آموزشی، مدارس دانش‌محور توسعه نمی‌یابند.

چرا مدارس برای مدیریت دانش به یک چارچوب بومی‌ نیاز دارند؟

برای ایجاد و استفاده از چارچوب بومی مدیریت دانش در مدارس چهار مرحله انجام می‌‌شود. هدف از این کار کمک به بهره‌‌مندی مدارس از مدیریت دانش و چگونگی بارور شدن ایده‌‌ها می‌‌باشد. این مراحل به شرح زیر است:
1. ارزیابی اطلاعات موجود: در این مرحله مدارس باید اطلاعات موجود و در دسترس را مشخص کرده و یک نقشه راه از چگونگی جریان اطلاعات در سازمان تهیه کنند. این مورد نه تنها شامل نقشه‌‌برداری از فرآیندها و رویه‌‌های اطلاعاتی موجود می‌باشد، بلکه از دسترسی همه کارکنان و دانش‌‌آموزان نیز اطمینان می‌یابد. سازمان و افراد به کسب دانش صریح پیرامون انجام کارها نیاز دارند. ناکارآمدی سیستم‌‌های ردیابی پرونده‌‌ها و پوشه‌‌ها و فرهنگ و نحوه استفاده معلمان و مدیران از داده‌‌ها برای حل مشکلات، تصمیم‌‌گیری در سطح مدارس را دشوار می‌سازد. بنابراین، در بسیاری از مدارس به دلیل کیفیت داده‌‌های الکترونیکی جمع‌‌آوری موجود و عدم دسترسی مناسب به اطلاعات، انگیزه کمی برای اخذ تصمیمات آموزشی توسط مدیران و کارمندان اداری وجود دارد.
2. شناسایی اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی از تصمیم‌‌گیری: مدارس باید اطلاعات مورد نیاز برای پشتیبانی از تصمیم‌‌گیری و سیاست‌های متناسب با هدف و مأموریت خود را تعیین کنند. برای معلمان‌‌، این موضوع به معنای استفاده از اطلاعات به عنوان ابزاری تحلیلی برای شخصی‌‌سازی آموزش دانش‌آموزان و برنامه‌‌ریزی‌های کلاسی است. ارزش‌‌افزوده ناشی از تبدیل اطلاعات به دانش به مدیران در استقرار و ارزیابی کارکنان متخصص، تعیین نیازهای آموزشی کارکنان و ایجاد برنامه‌‌های توسعه ‌محور کمک می‌کند. بنابراین، استراتژی‌‌های مورد استفاده برای خلق سیستم‎‌های اطلاعاتی دانش‎بنیان بر اساس ارزش‌‎های کلیدی سازمان و فارغ از تداوم اطلاعات و دانش در مدارس می‌باشد.
3. فعالیت در حوزه چشم‌انداز فرآیندهای موجود در مدرسه: چشم‌انداز فرآیندها، ساختار و عملکرد سازمانی و مسائل مربوط به منابع انسانی بالاخص در حوزه شناسایی نیازهای اطلاعاتی باید به طور مداوم ارزیابی شوند. این ارزیابی شامل اطلاعات کاملی از اهداف مدرسه، رهبری و فرهنگ است. علاوه بر این، دسترسی به فناوری و در دسترس بودن آن و وجود شرایط فیزیکی مناسب برای برقراری ارتباط نیز ضروری است. موفقیت سیستم اطلاعاتی دانش بنیان به شناسایی نیازهای اطلاعاتی برای جمع‌‌آوری یا استفاده از اطلاعات به‌وسیله تیمی از درون سازمان، بستگی داشته و مدرسه باید فرصت‌‌هایی برای ارتباطات افقی و عمودی و همچنین کسب دانش ضمنی افراد فراهم کند.
4. ارزیابی فرهنگ و سیاست اطلاعات مدرسه نسبت به آن: نیازها و استراتژی‌‌های اطلاعاتی باید در مدرسه و منطقه مورد بحث قرار گیرند. معلمان و مدیران باید نسبت به اطلاعات موجود آگاه باشند. از طریق یک رویکرد سیستمی باز، پیچیده و سازگار، رهبران آموزشی مدارس یک چارچوب بومی را برای مدیریت دانش توسعه ‌می‌دهند. معیارهای سنجش چنین سیستمی میزان تقویت نقش رهبری، به حداقل رساندن گردش مالی کارکنان و افزایش انتظارات از دانش‌‌آموزان می‌باشد. در نهایت، از طریق کسب دیدگاه‌‌ و تجربیات فردی اعضا و ارزش‌‎گذاری بر آن‌ها، اطلاعات به دانش تبدیل شده و از بهبود آموزش و یادگیری پشتیبانی می‌کند. از سایر مزایای این رویکردها می‌توان به کمک به رشد و افزایش اثربخشی عملکرد اشاره کرد.
رهبران آموزشی در مدارس باید اقدامات مدیریت دانش را هدایت کنند. با  دانش‌محور شدن مدارس، نقش معلمان و مدیران نیز پررنگ‌تر می‌شود. روند تدوین چارچوب بومی برای مدیریت دانش در مدارس به مدیران آموزشی اجازه پرورش و توسعه دانش‌های خلق شده توسط معلمان، کارمندان، مدیران، والدین و دانش‌آموزان را می‌‌دهد. این چارچوب با استفاده از سیستم‌‎های اطلاعاتی دانش‌‌بنیان به عنوان تسهیلگر جهت تغییر مسیر و تعادل فرهنگ سازمانی و عملکردی از یادگیری سازمانی پشتیبانی کرده و مدرسه را به محیطی یادگیرنده، نوآور و پاسخگو به خواسته‌ها و مسائل تبدیل می‌کند.