مدیریت دانش پروژه
Project Knowledge Management
هر پروژه، علاوه بر محصول، خدمت یا نتیجهای که ایجاد میکند، حجم قابل توجهی از دانش، تجربه، درسآموخته و راهکارهای ارزشمند نیز تولید میکند. با این حال، در بسیاری از سازمانها این دانش تنها در ذهن اعضای تیم پروژه باقی مانده و پس از پایان پروژه یا جابهجایی افراد، به تدریج از بین میرود. در نتیجه، پروژههای بعدی ناچارند بسیاری از مسیرهای طیشده، اشتباهات گذشته و تجربیات ارزشمند را دوباره تکرار کنند.
بر اساس استاندارد PMBOK، پروژه تلاشی موقتی برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربهفرد است که دارای آغاز و پایان مشخص بوده و با محدودیتهایی مانند زمان، هزینه و منابع اجرا میشود. اما ارزش واقعی پروژه تنها به تحویل خروجی نهایی محدود نمیشود؛ بلکه دانش ایجادشده در طول اجرای پروژه نیز یکی از مهمترین داراییهای سازمان به شمار میآید.
مدیریت دانش پروژه (Project Knowledge Management) مجموعهای از فرآیندها، روشها و ابزارهایی است که با هدف شناسایی، ثبت، انتقال، نگهداری و استفاده مجدد از دانش پروژهها طراحی شده است. این رویکرد کمک میکند تجربیات ارزشمند پروژهها به حافظه سازمانی تبدیل شده و در پروژههای آینده مورد استفاده قرار گیرند.
مدیریت دانش پروژه، تمامی چرخه عمر پروژه را پوشش میدهد و پیش از آغاز پروژه، در حین اجرا و پس از خاتمه آن، ابزارهای مناسبی برای ثبت و انتقال دانش در اختیار سازمان قرار میدهد. به این ترتیب، درسآموختهها، تصمیمهای کلیدی، راهکارهای موفق، چالشها و تجربیات عملی پروژهها حفظ شده و از تکرار اشتباهات، دوبارهکاری و اتلاف منابع جلوگیری میشود.
در سازمانهای پروژهمحور، مدیریت دانش پروژه نقش مهمی در افزایش بهرهوری، کاهش ریسک، تسریع اجرای پروژهها، توسعه یادگیری سازمانی و ارتقای کیفیت تصمیمگیری ایفا میکند و به یکی از ارکان اصلی مدیریت پروژه تبدیل شده است.
شرکتهای پیشرو
امروزه مدیریت دانش پروژه به یکی از الزامات مدیریت پروژه در بسیاری از سازمانهای پیشرو جهان تبدیل شده است. استانداردهای معتبر مدیریت پروژه، از جمله PMBOK، بر ثبت و استفاده از درسآموختهها و انتقال دانش میان پروژهها تأکید ویژهای دارند. بسیاری از سازمانهای بزرگ، دانش و درسآموختههای پروژه را یکی از تحویلدادنیهای اصلی پروژه محسوب کرده و فرآیندهای مشخصی برای مدیریت آن تعریف کردهاند.
از جمله سازمانهای پیشرو در این حوزه میتوان به بریتیش پترولیوم (BP)، ناسا (NASA)، سازمان جهانی بهداشت (WHO)، شل (Shell)، ارتش ایالات متحده، اینتل (Intel)، پتروناس، نیروی هوایی ایالات متحده و دپارتمان انرژی آمریکا اشاره کرد. در ایران نیز سازمانهایی مانند گروه مپنا، پژوهشگاه نیرو، برق منطقهای فارس، هلدینگ میدکو و شرکت ارتباطات زیرساخت طی سالهای اخیر از ابزارهای مدیریت دانش پروژه در پروژههای خود بهره گرفتهاند.
نمونه واقعی
ناسا (NASA) یکی از شناختهشدهترین سازمانهای جهان در حوزه مدیریت دانش پروژه است. این سازمان برای جلوگیری از تکرار خطاها و انتقال تجربه میان پروژههای فضایی، فرآیندهای نظاممندی برای ثبت و انتشار Lessons Learned ایجاد کرده است. در پایان هر پروژه یا مأموریت، تجربیات فنی، مدیریتی، چالشها، ریسکها و تصمیمهای کلیدی استخراج و در پایگاه درسآموختههای ناسا ثبت میشود تا در پروژههای بعدی مورد استفاده قرار گیرد. علاوه بر این، ناسا از ابزارهایی مانند بازنگری پس از اقدام، انجمنهای خبرگی و انتقال تجربه میان تیمهای پروژه استفاده میکند تا دانش ایجادشده در یک پروژه بهسرعت در سایر پروژهها نیز به کار گرفته شود. این تجربه، ناسا را به یکی از موفقترین نمونههای مدیریت دانش پروژه در جهان تبدیل کرده است.
متدلوژی مشاوران توسعه آینده در پیاده سازی مدیریت دانش پروژه
مشاوران توسعه آینده با بهرهگیری از تجربیات بینالمللی و بومیسازی ابزارهای مدیریت دانش پروژه، طی سالهای گذشته پروژههای متعددی را در صنایع نفت، گاز، پتروشیمی، معدن، انرژی، زیرساخت و سایر سازمانهای پروژهمحور کشور اجرا کرده است.
این مجموعه از نخستین شرکتهایی بود که اجرای پیوست دانشی پروژهها و مستندسازی نظاممند دانش پروژه را در بخش خصوصی کشور آغاز کرد. در زمانی که مفهوم مدیریت دانش پروژه هنوز بهصورت گسترده در سازمانهای ایرانی شناخته نشده بود، مشاوران توسعه آینده توانست با طراحی مدلهای اجرایی، این رویکرد را در پروژههای بزرگ کشور پیادهسازی کند.
در برخی پروژهها، تمرکز بر انتقال دانش میان پروژههای مشابه و جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته بوده است و در برخی دیگر، اجرای تقویم دانشی پروژه و برنامهریزی برای استفاده از ابزارهایی مانند Knowledge Harvesting، ثبت درسآموختهها و مستندسازی تجربیات در طول چرخه عمر پروژه مورد توجه قرار گرفته است.
یکی دیگر از دستاوردهای این شرکت، تدوین آییننامهها، دستورالعملها و رویههای اجرایی مدیریت دانش پروژه است که امروزه در بسیاری از سازمانهای ایرانی به عنوان بخشی از نظام مدیریت پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
گامهای اجرایی مدیریت دانش پروژه
مدیریت دانش پروژه در مشاوران توسعه آینده بر اساس یک فرآیند ساختاریافته اجرا میشود تا دانش در تمامی مراحل چرخه عمر پروژه مدیریت شود.
مراحل اصلی اجرای این راهکار عبارتاند از:
- شناسایی پروژهها و تعیین معیارهای اولویتبندی برای اجرای مدیریت دانش
- انتخاب پروژههای اولویتدار
- آموزش مدیران پروژه، تسهیلگران دانش و اعضای تیم پروژه
- طراحی تقویم دانشی متناسب با مراحل اجرای پروژه
- اجرای ابزارهای مدیریت دانش در مراحل مختلف پروژه
- راهبری جلسات انتقال تجربه، کمک همکار و بازنگری پس از اقدام
- شناسایی، ثبت و مستندسازی درسآموختههای پروژه
- انتشار دانش پروژه در قالب اسناد، ویدئو، فایلهای صوتی و سایر رسانههای دانشی
- ایجاد امکان بازیابی و استفاده مجدد از دانش در پروژههای آتی
- نهادینهسازی مدیریت دانش به عنوان بخشی از فرآیندهای استاندارد مدیریت پروژه
