استخراج دانش؛ تعریف، فرآیند و نمونه‌های موردی

تمامی سازمان‌ها به دنبال تصاحب دانش‌های خود هستند. استخراج دانش روش‌ها و مراحل خاصی دارد و می‌توان با آشنایی و استفاده از این راهکارها به اهداف مورد نظر دست یافت. استخراج دانش را می‌توان موقعیتی تعریف کرد که در آن سازمان و افراد، دانشی را بدست می‌آورند که به آن‌ها در راستای انجام کارها در کمترین زمان و هزینه ممکن و با بالاترین کیفیت کمک می‌کند.

استخراج دانش فرآیندی مهم و ضروری است زیرا همه چیز در سازمان از مهارت‌های نوشتاری و خواندن گرفته تا پیچیده‌ترین فناوری در حال تولید بر مبنای آن شکل گرفته است. 

گام‌های فرآیند استخراج دانش

فرآیند استخراج دانش شامل پنج مرحله اصلی به شرح زیر است:

1. جمع‌آوری اطلاعات

جمع‌آوری اطلاعات اولین قدم در کسب دانش است. ابتدا، شما باید نوع، نحوه و محل نگهداری داده‌های جمع‌آوری‌شده را تعیین کنید. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی مقدمه هر چیز دیگری است. تعیین نوع داده‌های مورد نیاز و صحت و درستی این داده‌ها تا حد زیادی بر کیفیت و دقت دانش تأثیر می‌گذارد. بنابراین، شما باید این مرحله را به خوبی اجرا کنید. کسب دانش می‌تواند به هر داده‌ای که قبلاً برای هدف دیگری جمع‌آوری شده، بستگی داشته باشد. به عنوان مثال، می‌توانید به داده‌های حاصل از خرید مشتری، صورت‌های مالی سازمان و غیره تکیه کنید.

2. سازماندهی داده‌ها

در مرحله قبل، داده‌ها اغلب به خوبی سازماندهی نشده‌اند. بنابراین، در این مرحله، تیم مدیریت دانش باید داده‌ها را به منظور دریافت اطلاعات مفید مجدداً مرتب کند. در این گام داده‌های مرتبط در یک مکان جمع‌آوری می‌شوند، به عنوان مثال داده‌های مشتریان از یک منطقه جغرافیایی خاص در یک بخش و داده‌های مرتبط با هر گروه سنی از مشتریان با یکدیگر دسته‌بندی می‌شوند. معمولاً تیم مدیریت دانش، اطلاعات را در پایگاه‌های داده اختصاصی ذخیره کرده و سپس از روش‌های مختلف فناوری اطلاعات برای سازماندهی این داده‌ها استفاده می‌کند. 

3. جمع‌بندی و خلاصه‌سازی

در این مرحله، آمارهای مختلفی از پایگاه‌های داده استخراج شده و در قالب جداول و نمودارها به اشکال مختلف ارائه می‌شود. لازم به ذکر است که پس از اتمام این گام، داده‌های خام به اطلاعاتی تبدیل می‌شوند که قابلیت استفاده دارند.

4. تجزیه و تحلیل

در ادامه اطلاعات مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و به منظور تبدیل به یک ویژگی یا دانش جدید به دنبال الگوهای تکراری هستند. به عنوان مثال، ممکن است متوجه شوید که گروه سنی خاصی از مشتریان به محصولی خاص علاقه‌مند هستند یا افراد بین 8 تا 28 سال به خرید بازی‌های ویدئویی علاقه دارند یا در یک منطقه جغرافیایی خاص اکثر مشتریان زن هستند و غیره.

5. سنتز

این مرحله بستگی به آمار، الگوها و نتیجه‌گیری‌ ناشی از آن‌ها دارد. این مفاهیم همان دانشی است که به دنبال آن هستید. مدیریت دانش این نتایج را در قالب قوانین یا رویه و به منظور دسترسی تمام افراد در پایگاه‌های اطلاعاتی سازمان ذخیره می‌کند. 
پس از این مرحله، سایر فرآیندهای مدیریت دانش مانند ذخیره و انتشار دانش انجام می‌شود. 

روش‌های کسب دانش‌های مورد نیاز سازمان

گاهی اوقات سازمان نیاز به کسب دانش جدید شامل چگونگی‌ها (know-how) یا قابلیت‌های جدید دارد. کسب دانش جزء اصلی مدیریت دانش است. ISO 30401:2018 این امر را به رسمیت می‌شناسد و از سازمان‌ها می‌خواهد کسب دانش را به عنوان بخشی از چرخه حیات دانش (اکتساب، استفاده، نگهداری و بایگانی/حذف) لحاظ کنند. بنابراین اگر به دنبال دستیابی به استاندارد کیفیت ISO هستید، کسب دانش باید به عنوان بخشی از برنامه مدیریت دانش شما پوشش داده شود. در ادامه به روش‌های کسب دانش سازمانی اشاره می‌شود:

1. خلق دانش از طریق آزمون و خطا و موفقیت

یادگیری از تجربه راه مناسبی برای تقویت یادگیری است، اما کلمه مهم در عبارت بالا "خطا" است. اگر شما نیاز به کسب دانش‌های مهم، دشوار یا کلیدی دارید، ممکن است اشتباهات پرهزینه‌ای را پیش از دستیابی به موفقیت انجام دهید. برای دانش مطلوبی که در خارج از شرکت وجود نداشته و هیچ مربی یا مشاوری در آن زمینه در دسترس نیست، خلق دانش ممکن است تنها گزینه باشد. بنابراین بخش‌های تحقیق و توسعه را به منظور کسب یا خلق دانش گسترش داده و از یکپارچگی اقدامات آن‌ها با چرخه مدیریت دانش اطمینان حاصل کنید.

2. یادگیری از طریق همکاری با شرکا

برای برخورداری از دانش جدید، راه‌اندازی یک شبکه آموزشی یا همکاری‌های یادگیرنده را در نظر بگیرید. بدین منظور از فرآیندهایی مانند تفکر عمیق (معروف به یادگیری اقدامات تجاری) استفاده کنید. کار کردن با شرکا به عنوان یک همکاری نوآورانه نسبت به تلاش برای خلق دانش ریسک کمتری دارد، زیرا می‌توان با ادغام دانش آن‌ها، دانش جدیدی خلق کرد. اگر دانش مورد نظر چندان پیچیده نباشد، برای دستیابی به دانش مطلوب از ابزار کمک-همکار (peer Assist) استفاده کنید.

3. استخدام مشاور

اگر دانش در خارج از سازمان شما وجود دارد، بهره‌گیری از مشاوره می‌تواند کمک‌کننده باشد. با استخدام مشاور، دانش او را اجاره می‌کنید. اگر تنها یک بار به دانش مورد نیاز برای انجام کارتان احتیاج دارید، بهره‌گیری از خدمات مشاور یک معامله کوتاه‌مدت و منطقی است. اما اگر دانش یک‌بار مصرف نیست و باید درون شرکت نهادینه شود، اطمینان حاصل کنید که مشاور آموزش، مربی‌گری و انتقال دانش را به عنوان بخشی از خدمات قرارداد ارائه می‌دهد.

4. آموزش

در جایی که دانش رویه‌ای است، آموزش راهی عالی برای کسب آن می‌باشد. آموزش هرگز تمام دانش را منتقل نمی‌کند و همیشه شکاف‌هایی وجود خواهد داشت بنابراین بهتر است با روش بعدی ترکیب شود.

5. استخدام پیمانکار

همکاری با پیمانکار مانند مشاور بلندمدت است، زیرا شما همچنان در حال اجاره دانش هستید. اما با پیمانکار این فرآیند طولانی مدت خواهد بود. ممکن است پیمانکار یک سال یا بیشتر در شرکت شما کار کند، در این مدت شما به دانش آن دسترسی دارید. اما اگر بعد از ترک پیمانکار باز هم دانشی نیاز داشتید، از ابزار استاد-شاگردی (mentoring) استفاده کنید. 

6. استخدام متخصص

استخدام یک متخصص دائمی‌تر از استفاده از پیمانکار یا مشاور است. از آن به عنوان مربی داخلی و رهبر انجمن‌های خبرگی استفاده کنید. بدین نحو تخصص آن‌ها در سازمان گسترش می‌یابد. 

7. خرید یک شرکت دیگر

خرید یا ادغام با شرکتی دیگر راهی بسیار موثر برای درونی‌سازی قابلیت‌‌ها و کسب دانش جدید است. بسیاری از آورده‌های شرکت ناشی از کسب دانش می‌باشد.

8. تخصیص منابع برای ایجاد دانش

در این راه شرکت منابع لازم را برای خلق دانش اختصاص می‌دهد. این راهکار شامل راه‌اندازی بخش تحقیق و توسعه، یک مرکز تحقیقاتی و یا تخصیص 20 درصد از زمان کارکنان برای صرف پروژه‌های نوآورانه می‌باشد.

9. ادغام دانش موجود با چیزی جدید

با استفاده از این روش افراد را از قسمت‌های مختلف شرکت گردهم می‌آورید تا در پروژه‌ای با هم کار کرده یا مشکلی را با همکاری یکدیگر حل کنند. این راه فرآیندی است که در ابزارهای کمک-همکار (Peer Assist) و تبادل دانش (Knowledge Exchange) استفاده شده و اغلب منجر به ایجاد دانش جدید از سوابق گذشته می‌شود.

10. سازگاری

واکنش شرکت به تغییرات محیطی، مشکلات و بلایا است. هرچه تغییر یا فاجعه بزرگتر باشد، سازگاری بیشتری مورد نیاز است. این شکل از سازگاری، فرآیند ایجاد دانش است که در سیستم‌های مدیریت درس‌آموخته مشاهده می‌کنید.

11. شبکه‌سازی

این مکانیزم مناسب برای ایجاد دانش در انجمن‌های خبرگی است.


منابع:
nickmilton.com: 7 routes to knowledge acquisition
nickmilton.com: Six legal ways for an organisation to acquire knowledge 
todayfounder.com: Knowledge Acquisition – Definition-Process-Example