موفقیت اقدامات مدیریت دانش در گرو نظرات کاربران

تعیین اهداف بزرگ و اقدامات متعدد در بسیاری از موارد پروژه‌‌ها را با شکست مواجه می‌‌کند. بنابراین تعیین چند هدف اصلی و عمده در موفقیت فعالیت‌ها تاثیر به سزایی دارد. توسعه استراتژی در سازمان‌‌ها نیازمند نظرسنجی از کاربران به منظور شناسایی چالش‌‌ها، نیازها، فرصت‌‌ها و پیشنهادات آنان می‌‌باشد. بنابراین در ادامه گام‌‌ها و مثال‌‌هایی برای شناسایی چالش‌‌ها، فرصت‌‌ها و تعیین 3 هدف عمده و اصلی سازمان براساس الزامات واقعی (آنچه کاربران با آن مواجه هستند، علایق و الزامات اجرایی مد نظر آنان) ارائه می‌‌شود.

بررسی چالش‌‌ها

پس از انجام نظرسنجی از کاربران، نتایج را گردآوری و طبقه‌‌بندی کرده و اقدامات زیر را انجام دهید.
1- به بررسی تمامی چالش‌‌های زیر بپردازید:
•  عدم توانایی تیم در تصمیم‌‌گیری
•  عدم دسترسی به اطلاعات و منابع مورد نیاز
•  اختراع دوباره چرخ
•  تکرار اشتباهات
•  عدم دسترسی به افراد متخصص و راهکارهای آنان در مواجه با چالش‌‌های مشابه
•  عدم دسترسی به فرآیندها، رویه‌‌ها، روش‌‌ها، ابزارها و الگوهای استاندارد
•  عدم توانایی در مدیریت نیازها و چالش‌‌های مشتریان
•  صرف زمان طولانی به منظور طراحی، تولید، فروش و تحویل محصولات به مشتریان 
2- لیستی از سایر چالش‌‌های اشتراک‌‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، یادگیری و جستجو دانش را تهیه کنید.
3- از میان چالش‌‌های فوق سه مورد از مهم‌ترین آن‌‌ها را اولویت‌بندی کنید.
4- تمامی نمونه‌‌های موفق در حوزه به اشتراک‌‌گذاری، نوآوری، استفاده مجدد، یادگیری و جستجو دانش تعیین کنید.
5- برای مقابله با هر یک از چالش‌های شناسایی شده، پیشنهادات خود را ارائه دهید.

شناسایی فرصت‌ها

از نتایج ارزیابی چالش‌ها، دانش و تجارب دیگر سازمان‌‌ها، لیستی از فرصت‌‌ها را تهیه کنید. در ادامه به برخی از فرصت‌‌های احتمالی اشاره می‌‌شود.
1- سرعت و چابکی امکان تصمیم‌گیری سریع را فراهم می‌کند. این مساله استفاده از منابع را بهینه، نرخ برد را افزایش و وضعیت کسب‌وکار را بهبود می‌بخشد. 
2- از تخصص و تجربه موجود بهره‌گیرید. اگر شما بدانید چه می‌دانید، آن را به طور مناسب اعمال کرده و اثر بخش می‌شوید.
3- با در نظر گرفتن فردی با تجربه و کارآمد، میان اطلاعات مهم براساس اهداف و استراتژی سازمان ارتباط برقرار کنید.
4- رویه‌‌ها، قوانین، دستورالعمل‌‌ها، الگوها و تکنیک‌‌های استاندارد را به منظور تولید محصول و ارائه خدمات با کیفیت تدوین کنید.
5- از دانش کلیدی متخصصان در تمامی واحدهای سازمانی بهره گیرید.
6- سرعت ارائه خدمات به مشتریان را به منظور دستیابی هر چه سریع‌‌تر سازمان به سود و تحقق هدف مشتری افزایش دهید.
7- از تجارب دیگران در حل مسئله به منظور کاهش اثرات منفی و افزایش رضایت مشتری استفاده کنید.
8- با استفاده از ابداع، بهبود فرآیندها، کاهش زمان چرخه کار و شیوه‌‌های جدید به رشد سازمانی کمک کنید. این اقدامات موجب رهبری بازار، افزایش درآمد و بهبود ارزش برند می‌‌شود.
از میان چالش‌‌ها و فرصت‌‌های ارائه شده، موارد با اهمیت و دارای نتایج مطلوب را انتخاب کنید. در ادامه به راهکارهایی در راستای بهره‌گیری از فرصت‌های مدیریت دانش اشاره می‌شود.

1. سازمان‌‌‌های غیرانتفاعی

•  با جلوگیری از اختراع مجدد چرخ به طور مستمر، هزینه‌ها را کاهش دهید.
•  کمبودهای ناشی از تکرار اشتباهات را برطرف کنید.
•  با نوآوری و ایجاد قابلیت‌های جدید، مشارکت‌ها را افزایش دهید.

2.  شرکت‌‌های تولیدی

•  سفارشات را از طریق بهبود چرخه میان فروش، ارائه خدمات و اقدامات پشتیبانی افزایش دهید.
•  با هدایت جریان ایده‌ها برای محصولات و خدمات جدید، درآمد خود را افزایش دهید.
•  با اشتراک و استفاده مجدد از دروس آموخته، سود خود را افزایش دهید.

3.  شرکت‌‌های مشاوره‌‌ای

•  با بهبود فرآِیند توسعه، درصد برنده شدن را افزایش دهید.
•  با استفاده مجدد از روش‌های اثبات شده، هزینه‌های فروش و تحویل را کاهش دهید.
•  به وسیله همکاری با مشتریان و شرکا، کیفیت تعاملات را افزایش دهید.
برنامه‌‌های مدیریت دانش باید پاسخگوی نیازهای سازمان باشد. اقدامات مدیریت دانش تنها زمان رفع چالش‌‌ها و انطباق با اهداف اصلی کسب و کار پذیرفته خواهند شد.