یکپارچهسازی منابع دانش
Knowledge Resources Integration
در سازمانهای امروزی، دانش تنها در اسناد، دستورالعملها یا ذهن کارکنان خلاصه نمیشود؛ بلکه در فرآیندهای کاری، پروژهها، جلسات، تعامل با مشتریان، فعالیتهای تحقیق و توسعه، عملیات نگهداری و تعمیرات، زنجیره تأمین، سامانههای اطلاعاتی و بسیاری از فعالیتهای روزمره سازمان در حال تولید و جریان است. هر یک از این منابع بخشی از سرمایه دانشی سازمان را تشکیل میدهند، اما در بسیاری از سازمانها این منابع بهصورت جزیرهای و مستقل از یکدیگر مدیریت میشوند.
یکپارچهسازی منابع دانش (Knowledge Resources Integration) راهکاری است که با هدف شناسایی، ارتباطدهی و مدیریت هماهنگ تمامی منابع دانشی سازمان طراحی شده است. در این رویکرد، دانش تولیدشده در بخشهای مختلف سازمان به جای آنکه در سامانهها، واحدها یا افراد مختلف پراکنده باقی بماند، در قالب یک شبکه منسجم از منابع دانشی به یکدیگر متصل میشود تا بازیابی، اشتراکگذاری و استفاده مجدد از آن با سهولت بیشتری انجام گیرد.
امروزه بسیاری از مدیران سازمانهای پیشرو، مدیریت منابع دانشی را یکی از مهمترین عوامل ایجاد مزیت رقابتی میدانند. تجربه سازمانهای موفق نشان داده است که تفاوت عملکرد آنها بیش از هر چیز، به نحوه مدیریت و بهرهبرداری از دانشهای پراکنده در سراسر سازمان بازمیگردد.
باید پذیرفت که درسآموختههای کارکنان تنها بخشی از دانش سازمان را تشکیل میدهند. فرآیندهای اصلی مانند تولید، طراحی، فروش، منابع انسانی، پروژهها، تعمیرات، جلسات تخصصی، ارتباط با مشتریان، نوآوری، تحقیق و توسعه و حتی رخدادهای سازمانی نیز بهصورت مستمر دانش تولید میکنند. اگر این دانشها بهصورت یکپارچه مدیریت نشوند، بخش قابل توجهی از سرمایه فکری سازمان از بین خواهد رفت یا قابلیت استفاده مجدد نخواهد داشت.
در یکپارچهسازی منابع دانش، ابتدا فرآیندهای دانشآفرین (Knowledge Creating Processes) شناسایی میشوند و سپس سازوکارهایی برای ثبت، ارتباطدهی، طبقهبندی، اشتراکگذاری و بازیابی دانش ایجاد میشود. نتیجه این رویکرد، شکلگیری یک اکوسیستم دانشی منسجم است که تصمیمگیری، یادگیری سازمانی، نوآوری و بهبود مستمر را تسهیل میکند.
شرکتهای پیشرو
امروزه بسیاری از سازمانهای بزرگ جهان با هدف افزایش بهرهوری و تسهیل دسترسی به دانش، منابع دانشی خود را در قالب یک نظام یکپارچه مدیریت میکنند. این رویکرد در حوزههایی مانند مدیریت دانش مشتری (Customer Knowledge Management)، مدیریت دانش زنجیره تأمین (Supply Chain Knowledge Management)، مدیریت دانش پروژه، مدیریت دانش طراحی و مدیریت دانش جلسات کاربرد گستردهای پیدا کرده است.
از جمله سازمانهای پیشرو در این زمینه میتوان به SABIC، Rio Tinto و Caterpillar اشاره کرد. هر یک از این شرکتها با یکپارچهسازی دانش در حوزههای تخصصی خود، توانستهاند کیفیت تصمیمگیری، سرعت انتقال دانش، کاهش هزینهها و بهبود عملکرد سازمان را به شکل محسوسی افزایش دهند.
نمونه واقعی
شرکت Caterpillar یکی از نمونههای موفق در یکپارچهسازی منابع دانش است. این شرکت دانش حاصل از خدمات پس از فروش، تعمیرات، شبکه نمایندگیها، بازخورد مشتریان، گزارشهای میدانی و اطلاعات عملکرد تجهیزات را در یک بستر یکپارچه گردآوری کرده است. این اطلاعات بهصورت مستمر در اختیار واحدهای مهندسی، طراحی محصول، خدمات و پشتیبانی قرار میگیرد تا علاوه بر بهبود طراحی نسلهای جدید محصولات، مشکلات پرتکرار سریعتر شناسایی شده و کیفیت خدمات و رضایت مشتریان نیز افزایش یابد. این رویکرد باعث شده است دانش تولیدشده در نقاط مختلف زنجیره ارزش، بهجای باقی ماندن در واحدهای مختلف، به سرمایهای مشترک برای کل سازمان تبدیل شود.
متدولوژی ما
یکپارچهسازی منابع دانش یکی از راهکارهای نوین مدیریت دانش است که مشاوران توسعه آینده با تکیه بر تجربیات بینالمللی و شناخت نیازهای سازمانهای ایرانی، آن را متناسب با ساختار و فرآیندهای داخلی سازمانها توسعه داده است.
این راهکار معمولاً در سازمانهایی بیشترین اثربخشی را دارد که پیشتر زیرساختهای مدیریت دانش، مستندسازی تجارب، درسآموختهها یا سامانههای مدیریت دانش را ایجاد کردهاند و اکنون به دنبال ایجاد ارتباط میان این منابع و تبدیل آنها به یک نظام دانشی یکپارچه هستند.
مشاوران توسعه آینده طی سالهای اخیر، پروژههای متعددی را در زمینه یکپارچهسازی منابع دانش، هم بهصورت مستقل و هم در قالب طرحهای جامع مدیریت دانش اجرا کرده است. نخستین تجربیات این شرکت در صنایع فولاد، نفت و گاز شکل گرفت و بهتدریج در سازمانهای فعال در حوزه بانکداری، فناوری اطلاعات و سایر صنایع نیز توسعه یافت.
در این متدولوژی، تنها اتصال فنی سامانهها مدنظر نیست؛ بلکه ارتباط میان فرآیندهای سازمانی، منابع دانشی، نقشهای سازمانی، بانکهای اطلاعاتی و ابزارهای مدیریت دانش نیز طراحی میشود تا تمامی دانشهای تولیدشده در سازمان در قالب یک ساختار منسجم قابل مدیریت باشند.
گامهای یکپارچهسازی منابع دانش
- بررسی منابع دانشی فعلی با دیدگاه یکپارچهسازی؛
- امکانسنجی ارتباط منابع دانش؛
- طراحی مفهومی ارتباط منابع دانش؛
- اصلاح فرآیندی مبتنی بر دانش؛
- فرهنگسازی و آموزش برای پذیرش ذینفعان فرآیند؛
- ارائه بازخورد و نتایج دورهای.
