مدیریت دانش چابک ؛ اصول، کاربردها و نحوه اجرا

چابکی در زمینه مدیریت دانش به معنای پیاده‌سازی و کسب نتایج سریع و سازگار با فرهنگ، حوزه و محیط کسب‌وکار بوده و بر تغییر ذهنیت و رفتار افراد در زمینه‌ به اشتراک‌گذاری دانش تمرکز دارد. در این رویکرد به منظور استقرار پروژه مدیریت دانش می‌توان پایلوت‌های کوچکی را جهت دستیابی به برد‌های سریع (Quick wins) در سازمان انتخاب کرد. آموخته‌های کلیدی ناشی از این پایلوت‌ها به سرعت با روش‌های اثبات‌شده (Proven practice) مدیریت دانش ترکیب شده تا استراتژی و نقشه‌راهی متناسب با اهداف سازمان ایجاد شود.

در عرض 12 هفته، افراد، تیم‌ها و رهبران شرکت‌کننده در برنامه چابک‌سازی مدیریت دانش، فرصت‌های جدیدی را کشف، شروع به تغییر ذهنیت خود کرده و با قابلیت‌های جدیدی برای اشتراک‌گذاری و انتقال دانش تجربه آشنا خواهند شد.

تفاوت مدیریت دانش چابک و سنتی

در رویکرد سنتی، حمایت مدیریت ارشد از توسعه استراتژی مدیریت دانش بسیار حیاتی است. در این رویکرد که انجام آن معمولاً 6 ماه یا بیشتر زمان می‌برد، خروجی‌های قابل تحویل‌ کلیدی معمولا به شکل نقشه‌راه‌ پیاده‌سازی ارائه می‌شوند و ذینفعان به طور معمول تا نزدیک به یک سال پس از سرمایه‌گذاری اولیه خود، شاهد مزایای مدیریت دانش نخواهند بود.
در صورتی‌که تیم متولی بر ارائه دستاوردها و نتایج معنی‌دار در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمرکز نشود، رهبران و کارکنان به سرعت علاقه خود را از دست داده و از مزایای شکل‌گیری چرخه مدیریت دانش در سازمان بهره‌مند نخواهند شد.

نتایج، تغییردهنده رفتار

ارائه نتایج قابل اندازه‌گیری، موثرترین راه برای جلب توجه تصمیم‌گیرندگان کلیدی است. در مدیریت دانش چابک، مدیران ارشد به طور مستقیم مزایای مدیریت دانش را در چند ماه اول تجربه می‌کنند. نمایش زودهنگام تأثیرات تجاری ناشی از اجرای روش‌های مدیریت دانش، ارزش تجاری و عملیاتی آن را برجسته می‌کند. ارائه نتایج به تنهایی در بلند مدت اثربخش نخواهد بود و می‌بایست تغییر در اذهان کارکنان را نیز مورد توجه قرار داد. این نتایج به همراه اثرگذاری بر تغییر ذهنیت افراد، پایه و اساس ایجاد تحول در رفتار کارکنان و سازمان‌ها را شکل داده و فرهنگ دانش‌محور را ایجاد می‌کند‌. 

رویکرد چابک در مدیریت دانش، رفتار افراد را همزمان با ارائه نتایج تغییر داده و این امر موجب باقی ماندن مدیریت دانش در دستور کار مدیران ارشد سازمان می‌شود...

پروژه‌های مدیریت دانش اغلب از یک توالی استاندارد شامل تعریف مسئله و الزامات، تحقیق، تجزیه و تحلیل، ارزیابی، پیشنهاد استراتژی، توسعه چارچوب، اجرای پایلوت و به دنبال آن گسترش در سراسر سازمان پیروی می‌کنند. رویکرد آبشاری فوق در شکل زیر نمایش داده شده است.

اصول مدیریت دانش چابک

رویکرد مدیریت دانش چابک با چند اصل کلیدی برای دستیابی به موفقیت هدایت می‌شود:
• اولویت در مدیریت دانش چابک، جلب رضایت مشتری از طریق ارائه چارچوب مدیریت دانش پایدار در کمترین زمان ممکن است.
• الزامات آن نسبت به تغییرات انعطاف‌پذیر می‌باشند.
• مشتری و مشاور باید به صورت روزانه در طول پروژه با یکدیگر همکاری داشته باشند.
• چارچوب مدیریت دانش ابتدا در واحدهایی که بیشترین احتمال تغییر را دارند و مایل به این کار هستند، پیاده‌سازی می‌شود. 
• معیار اصلی پیشرفت، توانایی استفاده سریع از دانش برای حل چالش‌های تجاری و عملیاتی است.
• توجه مستمر به فرهنگ و پویایی نیروی کار، احتمال موفقیت چارچوب پایدار مدیریت دانش را افزایش می‌دهد.
• فناوری یک عامل توانمندساز است و هرگز راه‌حل به شمار نمی‌رود.
• در فواصل منظم، تیم مدیریت دانش نحوه تأثیرگذاری بیشتر را بررسی کرده و سپس رفتار و عملکرد خود را متناسب با آن تنظیم می‌کند.

رویکرد مدیریت دانش چابک

رویکرد مدیریت دانش چابک بیشتر متمایل به تغییر نگرش به سمت موارد زیر است:
• افراد و روش‌ها نسبت به فرایندها و ابزارهای سطح بالا؛
• اجرا و یادگیری نسبت به استفاده صرف از استراتژی؛
• همکاری نسبت به مشاوره سنتی؛
• پاسخگویی و سازگاری نسبت به پیروی از برنامه‌ای‌ بدون تغییر.

 سه اسپرینت شکل گیری مدیریت دانش به سبک چابک

در ابتدا با مفهوم اسپرینت آشنا شویم: چرخه‌کاری منظم و قابل‌تکرار برای یک دوره زمانی مشخص است که در طی آن کار خاصی تکمیل شده و برای بررسی آماده می‌شود.
رویکرد مدیریت دانش چابک در سه «اسپرینت» یا چرخه کار شکل می‌گیرد:
در مرحله برنامه‌ریزی که بلافاصله پس از امضای قرارداد و قبل از شروع اسپرینت 1 آغاز می‌شود، با متولی پروژه مدیریت دانش تعامل می‌شود تا لیستی از اطلاعات مورد نیاز مانند نمودارهای سازمانی، اطلاعات تماس، جزئیات تلاش‌های انجام شده در زمینه‌ی مدیریت دانش (استراتژی، چارچوب، برنامه پیاده‌سازی، معیارها و یادگیری‌ها) جمع‌آوری شود.
در این زمان بر اساس وضع موجود ذینفعان کلیدی، رهبران گروه‌های فکری و تیم‌های کاری محوری را که باید در شروع پروژه با آن‌ها تعامل و مصاحبه صورت گیرد، شناسایی می‌شوند. 

اسپرینت 1

در اسپرینت 1، تیم مدیریت دانش ذینفعان کلیدی و تیم‌های کاری محوری را به سرعت درگیر پروژه کرده و نسبت به جلب تعهدشان به موفقیت اقدام می‌کند. سپس روی تعداد انگشت‌شماری از بردهای سریع و قابل حصول با آن‌ها همکاری صورت می‌گیرد. آموزش ضروری و "به‌هنگام" مدیریت دانش به عنوان بخشی از اسپرینت ارائه می‌شود. اسکرام‌های روزانه (یک رویداد 15 دقیقه‌ای برای تیم‌های پروژه است که در روز کاری اسپرینت و در همان زمان و مکان برگزار می‌شود) با شرکت هر تیم به عنوان بخشی از اسپرینت رخ می‌دهد. در پایان این دوره دو تا سه هفته‌ای، همه افراد درگیر در پروژه به درک بهتری از ارتباط مدیریت دانش و کار خود رسیده و نسبت به حرکت رو به جلو متعهد می‌شوند.

اسپرینت 2

در اسپرینت 2، روش‌های مدیریت دانش ساده و اثبات‌شده به تیم‌های کاری آموزش داده شده و از آن‌ها در تعداد اندکی عملیات کاری خاص بهره گرفته می‌شود. در این دوره‌ شش هفته‌ای، دانش به اشتراک‌گذاری، منتقل و به کار گرفته می‌شود تا بر عملکرد فردی و تیمی، تأثیر سنجش‌پذیری داشته باشد. این امر تفکر و رفتار افراد درگیر را تغییر می‌دهد. نتایج، اعتبارسنجی‌شده و در صورت لزوم در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند.

اسپرینت 3

در اسپرینت 3، از تکنیک دیگری (بازنگری/آموزش پس از آن) برای تولید و ضبط درس ‌آموخته‌های حاصل از بردهای سریع استفاده می‌شود. از این درس‌ آموخته‌ها برای طراحی و توسعه مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، تاکتیک‌ها، معیارها و مایلستون‌های مدیریت دانش استفاده می‌شود.
در پایان این دوره‌، یافته‌ها و توصیه‌ها در قالب یک نقشه‌راه و جدول زمانی مدیریت دانش به‌اشتراک گذاشته شده و منتشر می‌شوند. این نقشه‌راه منعکس‌کننده توالی تغییرات در اولویت‌های افراد، فرهنگ، فرآیندها، محتوا، فناوری‌های توانمندساز و ساختار سازمانی است. 

منابع
Bill Kaplan, Working KnowledgeCSP | workingknowledge-csp.com 
Kent Greenes, Greenes Consulting greenesconsulting.com