مدیریت تغییر موثر چیست؟

شکاف در مدیریت تغییر مساله بسیار مهمی است که همه افراد و سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. سازمان‌ها و کارمندان در طول دو سال گذشته، مشکلات و چالش‌های زیادی را بدون کاهش سرعت انجام فعالیت‌ها، پشت سر گذاشته‌اند. کارمندان از چالش و مشکلات تکراری خسته شده‌اند، پروژه‌های تحول و فناوری جدید همچنان در حال انباشته شدن هستند. این مشکلات و چالش‌ها سازمان‌ها را مجبور کرده‌اند که بر روی شیوه‌های مدیریت تغییر خود بازنگری انجام داده و به دنبال راهکاری برای حل آن باشند. 
اخیراً نظرسنجی در مورد شیوه‌های تغییر سازمان توسط APQC انجام شده است، نتایج بسیار امیدوارکننده‌ای داشت.
در سال 2018، زمانی که برای اولین بار نظرسنجی در مورد شیوه‌های مدیریت تغییر انجام گرفت، سازمان‌ها در مرحله تغییرات پایه و اولیه، روند مناسب و مثبتی داشتند. این شامل فرآیندها و ارتباطاتی مانند ایجاد چشم انداز، ارتباطات فشرده و یک طرفه، آموزش و برنامه‌ریزی کلاس درس، و مدیریت جدول زمانی پروژه و نقاط عطف است. اما سازمان‌ها به دنبال حذف بخش‌هایی بودند که باعث درگیری و چالش‌های عمیق برای کارکنانشان می‌شد.
 

مدیریت تغییر شامل چه مراحلی است؟

به طور کلی، سازمان‌ها با پژوهش‌ها و بررسی‌هایشان، همچنین ایجاد راهکارهای مختلف گام‌های بزرگی در کاهش شکاف تغییر و رسیدگی به فرصت‌های بهبودی که در سال ۲۰۱۸ بیان شده است، برداشته‌اند.

1. اولین مرحله انجام تجزیه و تحلیل شکاف یا به نوعی ارزیابی مدیریت تغییر است

علاقه سازمان‌ها برای تجزیه و تحلیل شکاف دو برابر شده است  که به معنای درک، ارزیابی وضعیت فعلی و تطبیق آن با وضعیت مطلوب آینده است و این فاصله بین وضعیت فعلی و مطلوب شکاف نامیده می‌شود. بررسی و تحلیل شکاف‌های شناسایی شده در سازمان‌ها برای برنامه‌ریزی موثرتر و همچنین به درک منابع لازم و تأثیر مدیریت تغییر بر کارکنان کمک می‌کند.

2. مراکز نفوذ اهرمی 

اکثریت سازمان‌ها از روش آموزش و ارتباط برای رهبری هم‌سطح استفاده می‌کنند. یعنی سازمان‌ها از اعتمادی که در گذشته بین کارمندان و مدیران ایجاد شده و به ثبات رسیده، برای توسعه و گسترش تغییرات استفاده می‌کنند. افرادی که کارمندان قبلاً برای سؤال یا حل مشکلات به آنها مراجعه کرده و مهارت کافی در حل مشکلات تخصصی داشته‌اند. همچنین، کارکنان بعد از گذراندن هفته‌ها و ماه‌ها آموزش، دچار سوال و چالش‌هایی می‌شوند و نیاز به مشورت و راهنمایی دارند، که اگر آموزش‌دهنده همکار این افراد باشد دسترسی و دریافت پاسخ بسیار آسان‌تر خواهد بود. همچنین برای کارکنانی که آموزش می‌دهند، فرصت مناسب و ارزشمندی برای توسعه و یادگیری بیشتر است.

3. همکاری و همراهی گام به گام 

برای اطمینان از پذیرش رفتارهای جدید، مدیریت نیازمند الگوبرداری است. برای انجام موثر این کار، سازمان‌ها باید آمادگی و سرعت مناسب را داشته باشند تا آموزش و زمان لازم برای یادگیری و درونی کردن رفتارها یا ارزش‌های جدید مورد انتظار از ابتکار تغییر را در اختیار مدیریت قرار دهند.

4. آموزش نحوه تغییر افراد 

برای همراهی کارکنان با هدف تغییر، مدیریت و رهبری باید از اینکه چرا و چگونه کارکنان تغییر می‌کنند، اطلاع داشته باشد. به طور معمول، این مساله بر اصول مدیریت تغییر اساسی متمرکز است. اما سازمان‌ها همچنان در مورد آموزش کهن الگوهای تغییر (مانند علاقه‌مندان، افراد متعادل‌تر و مخالفت‌ها) و همچنین عناصر هوش هیجانی مانند شناخت و رسیدگی به احساسات مؤثر بر رفتارها با مقاومت روبه‌رو می‌شوند.

5. ایجاد انگیزش و محرک مناسب برای گسترش تغییر 

با توجه به اینکه کارکنان از تغییرات خسته شده‌اند، انگیزه بیشتری نسبت به شناسایی عمومی یا گنجاندن استاندارد در  بررسی عملکرد لازم است. در نتیجه، سازمان‌ها برای گسترش تغییر، انگیزه‌ها و پاداش‌های مالی و همچنین عواملی را در تصمیم‌گیری‌های ارتقای آینده لحاظ می‌کنند.
 

فرصت‌هایی برای بهبود مدیریت تغییر

اما از آنجایی که زندگی مربوط به رشد مداوم و بهبود مستمر است، هنوز فرصت‌هایی برای سازمان‌ها وجود دارد که به تلاش‌های خود برای تغییر ادامه دهند. برخی از فرصت‌های بهبود عبارتند از:

1.    مدل‌های فدرال 

نقش‌های تعبیه شده در مدیریت تغییر کسب و کار را متمرکز کرده و در نهایت تیم تصمیم گیرنده بهترین عناصر ساختارهای متمرکز و غیرمتمرکز را استخراج و با هم ترکیب می‌کند. ایجاد تعادل بین استانداردها، ابزارها، روش‌شناسی و راهنمایی یک تیم متمرکز می‌تواند انعطاف‌پذیری و تخصص ویژه کسب‌ وکار را که باعث خرید و پذیرش می‌شود افزایش دهد.

2.    اقدامات رفتاری

تغییر یعنی پذیرش هنجارها و رفتارهای جدید، در نتیجه، برای درک اینکه تغییر ماندگار است یا خیر، نیازمند تشریح رفتارهای جدید و ردیابی سطوح پذیرش آن‌ها است.

3.     شبکه‌های عاملان تغییر

افرادی که نقشی در تغییر ایفا می‌کنند، می‌توانند عمیقاً درگیر این مساله شده و پذیرش آن را در سطح همتایان و همکاران تسهیل کنند. سازمان‌ها با تعیین رسمی نقش‌های عامل تغییر و تشکیل شبکه‌ای از عوامل تغییر برای واحدهای سازمانی یا پروژه‌ها، قابلیت خود را در راستای اجرایی‌تر شدن تغییر افزایش دهند. این نه تنها شناسایی عوامل تغییر را برای خلاقیت آسان‌تر می‌کند، بلکه مزایایی برای عوامل تغییر به همراه دارد – ایجاد شبکه‌ای از همتایان برای همکاری و یادگیری از آنها همچنین می‌تواند بخشی از برنامه توسعه حرفه‌ای آنها باشد.
مدیریت تغییر قوی نیازمند چارچوب قوی است، در ادامه به سه عنصر کلیدی برای یک چارچوب مدیریت تغییر قوی اشاره شده است:

عناصرکلیدی یک چارچوب مدیریت تغییر موثر

چارچوب‌های مدیریت تغییر مؤثر علاوه بر تمرکز به چگونگی وقوع فرآیند تغییر، به عناصر منطقی، احساسی و فرآیند محور نیز می‌پردازند که باید برای ایجاد یک سیستم تغییر ماندگار به آنها توجه داشت:

1.    عناصر منطقی

از منظر منطقی، چارچوب باید روش‌هایی را برای اندازه‌گیری خدمات، فرآیندها، استانداردها، یادگیری و توسعه ایجاد کند و از کارت‌های امتیازی متوازن و سایر معیارها برای تعیین کمیت نتایج و تقویت انتظارات استفاده کند، که این عناصر باعث ایجاد فرهنگ مناسب می‌شود.

2.    عناصر احساسی

از منظر احساسی، چارچوب باید هدف، اصول خدمات، نحوه تشخیص عملکرد، مشارکت و همکاری کارکنان و معیار استانداردهای ارتباطی را تعیین کند. مشارکت عاطفی افراد ضروری است. مانند هر مدلی، بر اساس نیازهای سازمان، انعطاف پذیر است.

3.    عناصر فرآیند محور

یک فرآیند خوب باید شفاف باشد، تمرکز ایجاد کند، تعهد و مسولیت‌پذیری افراد را شامل شود، که اهمیت مولفه احساسی را نشان می‌دهد. هر گونه ابتکار تغییر منجر به تغییرات ضروری در فرآیندهای مربوط به آن و ایجاد کارایی یا افزایش تمرکز مشتری خواهد شد. 

منبع: https://www.apqc.org/blog/what-strong-change-management