مدیریت تغییر فرهنگ سازمانی؛ مسیری پرپیچ و خم

اگر به دنبال تغییر فرهنگ سازمانی خود هستید، مسیری مشخص اما سخت در انتظار شماست. تحقیقات نشان می‌دهد که 75% از برنامه‌های تحول سازمانی در رسیدن به نتایج مطلوب خود شکست می‌خورند. با توجه به این میزان شکست بالا، تشخیص رویکرد مناسب در مورد تغییر فرهنگ سازمانی به همراه یک استراتژی مدیریت تغییر دقیق و برنامه‌ریزی شده، بسیار مهم است.
دلایل مختلفی وجود دارد که چرا یک سازمان ممکن است نیاز به تغییر فرهنگی مانند تغییر در رهبری یا تغییر در مدل کسب و کار داشته باشد. با این حال، اجرای موفقیت آمیز تغییر می‌تواند یک چالش مهم باشد. برای اطمینان از موفقیت، ضروری است که اهداف و چشم‌انداز تغییر با اهداف کارمندان هماهنگ و به صورت دوره‌ای از همه ذینفعان بازخورد کسب شود.
برای تسهیل بیشتر فرآیند تحول، توصیه می‌شود از یک پلتفرم مدیریت تغییر سازمانی (OCM) برای تسهیل ارتباطات و همکاری بین همه ذینفعان استفاده شود.
مدیریت تغییر سازمانی (OCM) چارچوبی برای مدیریت تأثیر فرآیندهای کسب‌وکار جدید، تغییرات در ساختار سازمانی یا تغییرات فرهنگی در یک شرکت است. به زبان ساده، OCM به تدوین مسیری برای افراد با هدف مدیریت تغییرات می‌پردازد.
یک رویکرد سیستماتیک به OCM زمانی مفید است که تغییر فرهنگ، به تمامی افراد سازمان نیاز دارد تا رفتارها و مهارت‌های جدیدی را بیاموزند. با تعریف رسمی انتظارات، با به‌کارگیری ابزارهایی برای بهبود ارتباطات و جستجوی فعالانه راه‌هایی برای کاهش انتشار اطلاعات نادرست، احتمال بیشتری وجود دارد که ذینفعان در ابتدا تغییرات را پذیرفته و در طول مسیر به تغییر متعهد بمانند.
 

برخی از استراتژی‌های موفق OCM عبارتند از:

• توافق بر روی یک دیدگاه مشترک برای تغییر؛ بدون نیاز به ابتکار عملی خاص؛
• آموزش کارکنان در مورد چگونگی تغییر کار روزانه آن‌ها؛
• تعریف یک برنامه مشخص برای اندازه گیری میزان موفقیت یا عدم موفقیت تغییرات و تصمیم‌گیری در خصوص نتایج حاصل شده؛
• درنظر گرفتن پاداش‌های مادی و معنوی مشوق برای بر عهده‌گیری نقش‌ها و مسئولیت‌های جدید.

مشکلات تغییر فرهنگ سازمانی به روش سنتی

وقتی نوبت به اجرای تغییر فرهنگ سازمانی می‌رسد، رویکرد سنتی از بالا به پایین که در آن رهبری تغییر را دیکته می‌کند، اغلب با مقاومت قابل توجهی مواجه می‌شود. کارمندان ممکن است ارزش تغییر را نبینند و احساس کنند مجبور به پذیرش آن هستند. در نتیجه اجرای کاملی انجام نمی‌شود و اغلب نتیجه‌ای جز شکست را حاصل نمی‌کند. در واقع طبق تحقیقات، مدیریت تغییر از بالا به پایین یکی از دلایل اصلی شکست برنامه‌های تغییر فرهنگ سازمانی است.
واقعیت این است که ابزارهای مناسب به تنهایی نمی‌توانند موفقیت را تضمین کنند و بسیار مهم است که رویکردی فردمحور برای تغییر فرهنگ سازمانی وجود داشته باشد تا نرخ موفقیت را تا 58 درصد افزایش دهد. لازم به ذکر است تغییرات با رویکرد بالا به پایین تنها 34 درصد میزان موفقیت را تضمین می‌کنند.
در ادامه به این می‌پردازیم که چگونه می‌توان تغییر فرهنگ سازمانی را با استفاده از تحول فردمحور تسهیل کرد. با اتخاذ این رویکرد، فرهنگ فراگیرتر و مشارکتی‌تری ایجاد شده و باعث موفقیت سازمان می‌شود.

6 نکته موثر برای تغییر فرهنگ سازمانی

1. از کل سازمان دعوت کنید تا بخشی از فرآیند تغییر فرهنگ باشند؛

اجرای موفقیت آمیز تغییرات سازمانی به دو منطق اصلی خلاصه می‌شود:

•     افراد می‌خواهند دیده شوند؛
•     احساسات، رفتار را هدایت می‌کند.

این موارد به این معنی است که دریافت نظرات همه و مشارکت در تغییر، سنگ بنای تغییر فرهنگ سازمانی است. سازمان‌هایی که به صورت مشترک تغییر فرهنگ را ایجاد می‌کنند، می‌توانند انتظار رشد درآمد ۵.۵ برابر بیشتر از سازمان‌هایی را داشته باشند که رویکردی با فراگیری کمتر را اتخاذ می‌کنند.
مشارکتی شدن فرهنگ جدید نه تنها نیاز کارمندان به شنیده شدن را برآورده می‌کند، بلکه هوش جمعی سازمان را در دسترس قرار می‌دهد. 

2. محیطی امن و قابل اعتماد برای کارمندان ایجاد کنید تا افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارند؛

وقتی صحبت از تغییر فرهنگ سازمانی موفق به میان می‌آید، ایجاد مشترک یک استراتژی مدیریت تغییر که بر همکاری و یک محیط قابل اعتماد تأکید دارد؛ پررنگ می‌شود. یکی از راه‌های مؤثر برای دستیابی به این هدف، ایجاد یک کانال اختصاصی OCM در فضای کاری دیجیتال است. با انجام این کار، می توان گفتگو و مشارکت را در مورد تغییر ترویج کرد.
با این حال، برای به حداکثر رساندن اثربخشی کانال OCM، تشویق ارتباطات در فرمت‌های مختلف از جمله متن، تصویر، ویدئو و ... بسیار مهم است تا به اولویت‌های مختلف کارمندان توجه شود. این اقدام به تسهیل گفتگوی فراگیرتر و مشارکتی در مورد تغییر فرهنگ سازمانی کمک می‌کند.
برای افزایش بیشتر ایمنی روانی و تشویق بازخورد صادقانه، ثبت نظرات ناشناس در OCM را در نظر بگیرید. این رویکرد به کارکنانی که ممکن است احساس ناامنی یا ناراحتی در به اشتراک‌گذاری نظرات خود داشته باشند، این امکان را می‌دهد که بدون ترس از عواقب آن، این کار را انجام دهند.

3. مطمئن شوید که همه احساس می‌کنند شنیده می‌شوند؛

شنیده شدن صداها در پست‌های مدیریتی بالاتر و حتی اولویت دادن به کارکنان عملیاتی امری عادی است. با این حال، این ایده، تغییر فردمحور را شکست می دهد.
دو چالش اصلی با تغییر فردمحور به وجود می آید:

•     اطمینان از شنیده شدن صدای همه (به خصوص در سازمان های بزرگ) می‌تواند دشوار باشد.
•     غربال کردن داده‌های با اهمیت از بازخورد کارکنان می‌تواند زمان‌بر باشد. 

با یک کانال اختصاصی OCM، می‌توان به راحتی بر چالش اول غلبه کرد. با پرسیدن سوالات متفکرانه و گرفتن نظرات کارمندان با نظرسنجی، برای دریافت بازخورد استفاده کنید.
برای چالش دوم، از ویژگی هوش مصنوعی Howspace برای بررسی و تجزیه و تحلیل داده‌ها در عرض چند دقیقه استفاده کنید. 

4. به افراد کمک کنید «چرایی» خود را برای تغییر پیدا کنند؛

قبل از اینکه به‌صورت عمیق در فرآیندهای تغییر فرهنگ سازمانی وارد شوید، بسیار مهم است که دلیل آن را بررسی کنید. در واقع مدیر عامل‌های موفق، این مرحله را در میان برترین استراتژی‌های مدیریت تغییر قرار می‌دهند.
به افراد کمک کنید بفهمند چرا این تغییر مورد نیاز است و چگونه با آن‌ها ارتباط دارد. حتما نظر خود را با دلایل کیفی و منطقی اثبات کنید.
نکته مدیریتی: به جای اینکه به یک «چرایی» پایبند باشید، به نتایج متفاوتی که به تغییر منجر می شود نگاه کنید. سپس، به افراد کمک کنید تا روی «چرایی» یا نتیجه‌ای که برایشان مهم است تمرکز کنند. کمک به کارکنان برای دیدن منافع شخصی تغییر، تعهد آن‌ها را نسبت به آن افزایش می‌دهد. به همین دلیل است که وقتی مردم بر روی نتیجه تغییر، سرمایه‌گذاری می‌کنند، 30 درصد بیشتر به آن پایبند هستند.

5. رویای مشترک خود در مورد آینده را با همدیگر تجسم کنید؛

مانند نکته قبل، این نکته به کارکنان کمک می‌کند تا تغییرات را بهتر درک کنند و در نتیجه بهتر به آن متعهد شوند. مسلما تغییر این دلیل که ناشناخته است، احساس ناخوشایندی را ایجاد می‌کند. بنابراین به جای آنکه به ایده انتزاعی متمایل شوید، ایده روشنی از آنچه در آینده است به اشتراک بگذارید. استفاده از نشانه‌های بصری مانند نمودارها، فیلم‌ها و تصاویر می‌تواند به شما در تجسم بهتر رویاهای آینده کمک کند.
گوستاوو رازتی، مدیرعامل و بنیانگذارLiberationist  بیان می‌کند:
"تغییر را دوستانه، سرگرم‌ کننده و هیجان‌انگیز کنید. تغییر را به یک چالش شخصی تبدیل کنید نه به چیزی خسته کننده، تحمیلی یا تهدید کننده. اساسا برنامه تغییر را از «من باید» به «می‌خواهیم» تنظیم کنید."

6. چگونگی شرکت افراد در طول سفر تغییر را روشن کنید؛

پیاده‌سازی تغییر فرهنگ سازمانی یک سفر طولانی است که می‌تواند مشارکت کنندگان را دلسرد کند. برای ایجاد انگیزه، آن‌ها را به طور مرتب به‌روز کنید و در مورد فرآیندها، ارتباطات، تصمیمات و موارد دیگر شفاف باشید.
به عنوان مثال، به همه بگویید با توجه به اینکه به کارهای عادی خود ادامه می‌دهند اما به طور منظم وظایف جدید را مدیریت ‌کنند. به این ترتیب، می‌توانید افراد را به سمت تغییر سوق دهید بدون اینکه آن‌ها را تحت تأثیر اتفاقات خاصی قرار داده باشید.
با یک کانال OCM، اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها بسیار آسان است. همچنین می‌توانید سؤالاتی را که افراد در مورد تغییر دارند، جمع‌سپاری کنید و با شروع بحث به صورت فردی یا تیمی به آن‌ها پاسخ دهید. توجه داشته باشید که پاسخ‌های جمعی از تیم، بازخورد سازنده‌تر را تشویق می‌کند و موانع در اشتراک‌گذاری نظرات را برطرف می‌کند.

منبع:

https://howspace.com/blog/changing-organizational-culture-complete-guide/
https://www.techtarget.com/searchcio/definition/organizational-change-management-OCM#:~:text=Organizational%20change%20management%20(OCM)%20is,people%20side%20of%20change%20management.