موانع پیاده‌سازی مدیریت دانش و راهکارهای پیشنهادی

امروزه بیشتر سازمان‌ها برای انجام وظایف شغلی خود به در دسترس بودن دانش متکی هستند.  این بدان معناست که سازمان‌ها به سیستم مدیریت دانش نیاز دارند تا کمک کند دانش را در سراسر شرکت سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارند. بدون وجود پایگاه دانش، کارمندان به منظور جستجوی منابع برای یافتن پاسخ‌های حیاتی، دچار اتلاف وقت می‌شوند.
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش ذخیره، سازماندهی، مدیریت و به اشتراک‌گذاری دانش در هر سازمان است و برای موفقیت، به افراد، فرآیندها و فناوری متکی است و غالباً عاملی است که بر رونق یا شکست یک کسب‌وکار تاثیرگذار است.
سیستم‌های مدیریت دانش، به منظور دسترسی کارکنان به اطلاعات مهم از طریق فرایند جستجو ایجاد شده است.
مدیریت دانش ممکن است با ذخیره دانش در مجموعه‌ای از پوشه‌های Google Drive شروع شود، اما در ادامه لازم است سیستم مدیریت دانش ( KMS) حرفه‌ای بکار گرفته شود. KMS تمام ویژگی‌های مورد نیاز برای جستجو و بازیابی سریع دانش بدون مراجعه به همکاران را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد. 
 

موانع کلیدی در پیاده‌سازی مدیریت دانش

علیرغم مزایا، سازمان‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش با موانعی مواجه هستند که ما در این بخش به برخی از متداول‌ترین آن‌ها می‌پردازیم:

1.    تکنولوژی منسوخ شده

این احتمال وجود دارد که کارکنان، از سیستم‌ها و روش‌های خاص خود برای یافتن دانش استفاده کنند. در صورتی که ممکن است، این راه‌حل‌ها برای سیستم مدیریت دانش مدرن بسیار قدیمی و نامناسب باشند. هنگامی که کارمندان با سیستم‌های قدیمی دست و پنجه نرم می‌کنند، به اشتراک‌گذاری موفق دانش غیرممکن می‌‌شود. این فناوری برای سازمان چابک و مدرنی که برای رقابتی ماندن نیاز به دسترسی سریع به دانش دارد، نامناسب است.

2.    مشغله زیاد پرسنل

گاهی اوقات سازمانی با مشکل عدم مشارکت کارکنان برای به اشتراک‌گذاری دانش مواجه است. درصورتی که کارمندان وقت کافی برای مستندسازی دانش خود صرف نکنند، آن را در اولویت قرار ندهند و درگیر وظایف دیگر باشند، اهمیت سرمایه‌گذاری در دانش نادیده گرفته می‌شود. علت این امر ممکن است عدم فرهنگ‌سازی درست یا نبود پاداش برای ایجاد انگیزه درکارکنان باشد. 

3.    عدم تعهد مدیریت

قبل از اجرای مدیریت دانش، نیاز به پشتیبانی و حمایت مدیر ارشد وجود دارد. متأسفانه، اغلب، مدیریت در پذیرش فناوری‌های جدید مقاومت دارد. هنگامی که مدیران، دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند، کارمندان نیز دانش خود را احتکار می‌کنند. این در صورتی است که مدیران ارشد مسئول فرهنگ‌سازی به منظور اشتراک دانش هستند.

4.   منبع اطلاعات غیرقابل اعتماد

ممکن است در سازمان سیستم مدیریت دانشی از گذشته وجود داشته باشد، اما کارمندان آن را یک منبع اطلاعات غیرقابل اعتماد بدانند. همچنین ممکن است دانش نادرست یا قدیمی باشد، که اغلب می تواند آسیب بیشتری به بار آورد. اگر اطلاعات مفید نباشد، منجر به شکست کامل در KMS خواهد شد.

5.    اطلاعات غیرقابل دسترس

ممکن است اطلاعات به طور کامل وجود داشته باشد، اما کارمندان در دسترسی به آن دچار مشکل شوند. علت این امر می‌تواند عدم توانایی لازم در فرایند جستجو باشد.
لازم به ذکر است عدم دسترسی کارمندان به اطلاعات، منجر به عدم استفاده آن‌ها از سیستم مدیریت دانش می‌شود؛ در نتیجه افراد برای یافتن پاسخ مسائل به همکاران خود مراجعه می‌کنند.
زمانی که افراد از ابزارهایی مانند Google Drive استفاده می‌کنند، جستجو در صورت وارد شدن حجم بالای اطلاعات، سخت خواهد شد؛ زیرا امکان فیلتر کردن دانش‌ها وجود ندارد. 

راه‌های موثر برای غلبه بر موانع

سازمان‌ها می‌توانند مراحل مشخصی را برای غلبه بر موانع طی کنند. در این بخش، پنج راه بررسی شده است که سازمان‌ها می‌توانند این مشکلات را حل کنند و در مدیریت دانش به موفقیت برسند:

• اهداف روشن تعیین کنید

وقتی افراد به طور دقیق بدانند خواهان رسیدن به چه هدفی هستند، مدیریت دانش واقع‌بینانه‌تر می‌شود. ممکن است هدف، افزایش بهره‌وری یا کاهش اضافه‌کاری در سازمان باشد. در واقع اهداف باید دست‌یافتنی باشند تا کارکنان تشویق شوند سیستم جدید را بپذیرند. 

• تیم خود را آماده کنید

مدیریت دانش همیشه یک تلاش تیمی است و هیچ فردی به تنهایی مسئول موفقیت KMS نیست، زیرا می‌بایست تیمی تشکیل شود که به به‌روزرسانی و توزیع دانش بپردازد و نقش‌ها و مسئولیت‌های مشخصی داشته باشند.

•  فرهنگ اشتراک دانش را ترویج دهید

رهبران ارشد می‌توانند در سازمان فرهنگ اشتراک دانش را ارتقا دهند. هنگامی که کارمندان از رهبران خود تأثیر بگیرند، از آن‌ها پیروی می‌کنند و زمانی که کارکنان مزایای اشتراک‌گذاری دانش را مشاهده کنند، انگیزه زیادی پیدا می‌کنند. هنگامی که اشتراک دانش فرهنگ‌سازی شود، کارکنان بیشتر درگیر و متمایل به مشارکت می‌شوند. 

• نرم افزار مدیریت دانش مناسب را پیکربندی کنید

مدیریت دانش بدون ابزار مناسب برای ذخیره و به اشتراک‌گذاری دانش ممکن نیست. شرکت‌های آینده‌نگر بر راه‌حل‌هایی مانند نرم‌افزار پایگاه دانش سرمایه‌گذاری می‌کنند تا به آنها در ذخیره‌سازی و بازیابی دانش کمک کند.
راه حلی مانند Document360 قابلیت‌های سیستم مدیریت محتوای بصری را برای کمک به کارمندان در نوشتن و انتشار مقاله فراهم می‌کند. مقالات را می‌توان در یک سیستم مشخص طبقه‌بندی و ساختاربندی کرد و همچنین از طریق جستجوی قدرتمند به مطالب دسترسی پیدا کرد. ایجاد و یافتن محتوا با Document360 آسان است. 

• انگیزه کارکنان را برای مشارکت افزایش دهید

ضروری است انگیزه مشارکت در نقش‌های شغلی کارکنان گنجانده شود تا بتوانند به سیستم مدیریت دانش کمک کنند. برای ایجاد انگیزه به مشارکت کنندگان می‌توان از مشوق‌های مالی یا مرخصی تشویقی استفاده کرد. 
سیستم مدیریت دانش قوی، حاصل مشارکت‌ کل افراد سازمان است. هر شخص می‌تواند مطالب ارزشمندی را ارائه دهد؛ که این امر به مفیدتر شدن منبع دانش کمک خواهد کرد. تنها زمانی که کارکنان علاقه‌مند و آماده برای به اشتراک گذاشتن دانش خود باشند، می‌توان از موثر بودن استراتژی مدیریت دانش سخن گفت.

جمع‌بندی

مدیریت دانش یک راه قدرتمند برای افزایش بهره‌وری در سازمان است. هنگامی که کارمندان زمان کمتری را برای جستجوی دانش تلف می‌کنند، زمان بیشتری را صرف ایجاد ارزش و فعالیت‌های حیاتی می‌کنند. کسب و کارها زمانی موفق‌تر هستند که بتوانند از دانش نهفته در نیروی کار خود استفاده کنند. هنگامی که کارمندان توانمند شوند، محصولات و خدمات بهتری ایجاد می‌کنند. 

منبع:
https://document360.com/blog/knowledge-management-challenges/