بودجه و زمان در مدیریت دانش

   سحر یاقوتی
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1399/6/16
مدیریت دانش نیز همانند بسیاری از تغییرات سازمانی نیازمند تخصیص بودجه مناسب می‌‌باشد. بسیاری از اقدامات مدیریت دانش از جمله: آموزش و استخدام مدرس، خرید نرم‌‌افزار جدید و زیر ساخت‌‌های آن، استخدام افرادی جهت تدوین استراتژی و فرآیندهای مدیریت دانش و غیره هزینه‌‌هایی را برای سازمان به‌‌دنبال دارد. اما باید توجه داشت که این تنها یک هزینه نیست بلکه یک سرمایه‌‌گذاری است و میلیون‌‌ها دلار برگشت سرمایه را به‌‌دنبال دارد.
حال این سوال پیش می‌‌آید که برای این کار باید چه مقدار هزینه کرد؟
برای برآورد هزینه می‌‌بایست با در نظر گرفتن اقدامات و منابع مورد نیاز، میزان کمترین حالت بودجه و بالاترین حالت ممکن برای بودجه را محاسبه کرد. اما باید توجه داشت که بودجه اولیه کاملا دقیق نبوده و در طول مسیر اجرای پروژه به دلایلی از جمله: کمک هزینه‌‌های سفر، تغییر هزینه‌‌های فناوری و پشتیبانی، خدمات مشاوره‌‌ای و غیره می‌‌تواند تغییر کند. بنابراین برآورد اولیه شما با گذر زمان دستخوش تغییراتی خواهد شد و بهترین راهکار در این زمینه ایجاد یک برنامه بودجه با افق زمانی سه ساله و یک برنامه بودجه دقیق‌‌تر برای یک سال آینده می‌‌باشد.

تخصیص بودجه باید به چه صورت باشد و چه پارامترهایی را در بر بگیرد؟

هیچ فرمول مشخص و دقیقی برای تخصیص بودجه مدیریت دانش وجود ندارد، اما باید توجه داشت که سهم قابل توجهی از بودجه را به چهار حوزه فرآیند، فناوری، رهبری و نقش‌‌ها و مسئولیت‌‌ها اختصاص داد.
•  در بخش فرآیند هزینه‌‌هایی برای تسهیل فرآیندها، مستندسازی آن‌‌ها و غیره؛
•  در بخش فناوری هزینه‌‌هایی برای تجزیه و تحلیل نیازهای کاربران، به روزکردن فناوری‌‌ها، هزینه‌‌های نگهداری از فناوری‌‌ها و غیره؛
•  در بخش رهبری هزینه‌‌های برای نظارت، گزارش‌‌گیری، ایجاد راهنماها و دستورالعمل‌‌ها و غیره؛
•  در بخش نفش‌‌ها و مسئولیت‌‌ها هزینه‌‌هایی برای تعریف نقش‌‌های جدیدی همچون: مدیر دانش، دانشکار و غیره.
در بیشتر موارد مشاهده می‌‌کنیم که سازمان‌‌ها به فناوری بیش از هر عامل دیگری توجه می‌‌کنند که این روند موجب ضعف پایه‌‌های مدیریت دانش می‌‌شود؛ زیرا فناوری به تنهایی پاسخگوی نیازهای مدیریت دانش نمی‌‌باشد.

الگو برداری مناسب برای تعیین بودجه

پس از تهیه برنامه بودجه، برای سنجش و محک زدن آن می‌‌توانید از برخی الگوهای موجود استفاده کنید که اولین آن‌‌ها نظرسنجی جهانی مدیریت دانش است. این نظر سنجی در سال‌‌های 2014 تا 2017 توسط Knoco انجام گرفته است. در بخشی از این نظرسنجی از شرکت‌‌کنندگان خواسته شده بود که میزان بودجه سالانه خود را مشخص کنند. از میان 118 شرکت‌‌کننده حدود 20 درصد از میزان بودجه مطلع نبوده و 51 نفر بودجه خود را به اشتراک نگذاشتند. نتایج این نظر سنجی در نمودار زیر قابل مشاهده است.

میزان زمان مورد نیاز برای اجرای مدیریت دانش

از دیگر عوامل تاثیر گذار بر بودجه مدیریت دانش مدت زمان اجرای آن است. برای سنجش مدت زمان مورد نیاز برای مدیریت دانش نیز می‌‌توان به نتایج نظر سنجی Knoco مراجعه کرد. شرکت کنندگان در این نظرسنجی میزان بلوغ مدیریت دانش را در سازمان‌‌ها از دو طریق تشریح کردند. اولا با برآورد تعداد سال‌‌هایی که مدیریت دانش  را اجرا می‌‌کردند و دوم سنجش سطح بلوغ سازمان (آغازین یا بلوغ کامل). نمودار زیر درصد مشارکت کنندگان در نظر سنجش و پاسخ‌‌های آنان قابل نمایش است.
 
•  سازمانی‌‌هایی که خود را در مراحل اولیه مدیریت دانش ارزیابی کرده‌‌اند به طور متوسط 3/5 سال مدیریت دانش را در برنامه‌‌های خود داشته‌‌اند.
•  سازمان‌‌هایی که با مدیریت دانش در حال پیشرفت بودند، به طور متوسط 8/2 سال مدیریت دانش را در برنامه‌‌های خود داشته‌‌اند.
•  سازمان‌‌هایی که مدیریت دانش در رویه و روش‌‌های کاریشان تثبیت شده است، به طور متوسط برای 11/8 سال مدیریت دانش را در دستور کار داشته‌‌اند.

بنابراین با توجه به نتایج بالا می‌‌توان گفت که استقرار مدیریت دانش به زمان زیادی نیاز دارد. البته این بدان معنا نیست که 8 تا 12 سال طول می‌‌کشد تا بازده سرمایه حاصل شود. این بدان معناست که مدیریت دانش مدت زمان زیادی برای پایدارسازی و استقرار در سازمان نیاز دارد.

مراقب دام بودجه باشید.

در بسیاری از سازمان‌‌ها بودجه مشخصی از محل بودجه سازمانی برای مدیریت دانش در نظر نگرفته و سود حاصل از اجرای مدیریت دانش را به‌‌عنوان بودجه در نظر می‌‌گیرند. در این صورت ممکن است تیم مدیریت دانش برای هزنیه‌‌های معمول خود دچار مشکل نشود؛ اما برای سرمایه‌‌گذاری‌‌های بلندمدت فرهنگی و رفتاری در سازمان با چالش‌‌های بسیاری مواجه می‌‌شود.


 

به روز باشید

ارزش حاصل از بکارگیری تکنولوژی در مدیریت ...

ادامه

بازاریابی مدیریت دانش

ادامه

منتخبی از برترین نرم‌افزارهای بین‌المللی ...

ادامه

برگزاری همایش مدیریت دانش در راه‌آهن جمه ...

ادامه

استقرار نظام جامع مدیریت دانش در وزارت ا ...

ادامه

چه تفاوتی میان مدیریت دانش و مدیریت محتو ...

ادامه

مروری بر طرح مستندسازی درس‌آموخته‌ها و ر ...

ادامه

5 اصل جهان شمول برای مدیریت دانش

ادامه

برگزاری کارگاه آموزش مفاهیم مدیریت دانش ...

ادامه

مدیریت دانش پروژه سه گانه قشم

ادامه

مدیریت دانش، گسستگی در پیوستگی

ادامه

بودجه و زمان در مدیریت دانش

ادامه

مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی

نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی می‌باشد؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم.
 

مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمي رازي

مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال 1386 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.

مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران

جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.

مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10

در سال 1391 به همت اداره آموزش شهرداری منطقه 10 تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه 10 راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه 10 راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه 10 تهران اولین شهرداری در سراسر کشور می‌باشد که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.

دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری

آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.

مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس

شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود ...