مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟

بر اساس رویکرد "زنجیره ارزش پورتر"، مدیریت دانش به عنوان پشتیبان واحدهاي مولد ارزش در سازمان شناخته می‌شود. با "نگرش فرآیندي" به سازمان، مدیریت دانش متناسب با ماموریت سازمان می‌تواند به عنوان فرآیند اصلی سازمان محسوب شده، در نهایت منجر به ارتقاء بهره‌وري سازمانی شود. در این نوشته به بررسی تاثیر مدیریت دانش بر بهره‌وری و ارتقا آن پرداخته شده است.
در اقتصاد مبتنی بر دانش، گسترش دانش و مهارت‌ها منجر به نوآوری شده که این مسئله به نوبه خود سبب افزایش بهره‌وری و درآمدها و کاهش تورم و بیکاری خواهد شد. عموما در اکثر سازمان‌ها، سرمایه‌های دانشی ناشناخته باقی می‌مانند. تجارب و مهارت‌های کارکنان یکی از دارایی‌های ارزشمند سازمان‌هاست که مانند سایر دارایی‌ها، باید مدیریت شود. مدیریت دانش با حفظ و هدایت دارایی‌های دانشی در دراز مدت موجب افزایش بهره‌وری می‌شود. از جمله دلایل گرایش روز افزون سازمان‌های مختلف به مدیریت دانش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• بهبود بهره‌وری؛
• تصمیم‌گیری بهتر و سریعتر؛
• یادگیری سریع کارکنان و سازمان؛
• قابلیت ایجاد نوآوری؛
• غربالگری اطلاعات؛
• تسهیل جریان مناسب دانش بین تامین‌کنندگان و دریافت‌کنندگان بدون محدودیت زمان و مکان؛
• تسهیل اشتراك دانش میان کارکنان و باز داشتن آنان از اختراع دوباره چرخ؛
• افزایش همکاری‌ها؛
• تسهیل و تسریع گام‌های ایجاد تغییرات سازمانی از طریق فراهم آوردن امکان ثبت و به کارگیری دروس آموخته.

در ادامه به بررسی چگونگی افزایش بهره‌وری سازمانی با استفاده از تکنیک‌های مبتنی بر مدیریت دانش و محتوا پرداخته می‌شود.

• سیستم‌های مدیریت اسناد؛
• برنامه‌های آموزش متقابل؛
• سیستم‌های مدیریت محتوا؛
• چت‌بات‌ها؛
• ابزارهای شبکه‌های اجتماعی.

 

1- سیستم‌های مدیریت اسناد

سازمان‌ها عموما از سیستم‌های مختلفی از جمله Google Docs برای مدیریت اسناد استفاده می‌کنند. این نوع سیستم‌ها برای نگهداری دستورالعمل‌ها، اسناد متنی، رویه‌ها و غیره مورد استفاده قرار می‌گیرند. ابزار Google Docs ساده و رایگان بوده و به راحتی می‌توان از این مجموعه برای ایجاد اسناد، به اشتراک‌گذاری آن‌ها، کنترل مجوزهای دسترسی و بارگذاری پرونده‌ها استفاده کرد. ویژگی مهم و جالب Google Docs و اغلب وب‌اپلیکیشن‌ها، همگام‌سازی یا Sync است. این ویژگی کمک می‌کند تا در هر لحظه آخرین نسخه‌ فایل و آخرین تغییرات با دسترسی به اینترنت در دسترس بوده و تغییرات جدید بارگزاری ‌شود. علاوه بر این Google Docs نیاز سازمان به مخزن متمرکز داده‌های سازمانی را کاهش داده و موجب بهره‌وری و نیل سریع به اهداف سازمانی می‌شود.

2- برنامه‌های آموزش

سازمان‌ها باید مهارت‌های کارکنان را با اجرای تکنیک‌های مختلف و برنامه‌های آموزشی بهبود دهند. بیشتر سازمان‌ها دارای برنامه‌های آموزشی هستند تا به کارکنان جدید اجازه دهند که در کنار کارمندان باتجربه، دانش کسب کرده و مهارت‌های خود را افزایش دهند. افزایش مهارت به طور مستقیم بر بهره¬وری کارکنان تاثیر گذاشته و موجب ارائه خدمات بهتر به مخاطبان می‌شود. به همین دلیل آموزش یک رویکرد مدیریت دانش موثر برای افزایش بهره‌وری کارکنان است و مدیران نیز به این امر واقفند.

3- سیستم‌های مدیریت محتوا

سیستم‌های مدیریت محتوا، عملکرد چرخه محتوا را برای تیم‌های سازمانی به ویژه در حوزه بازاریابی و فروش آسان می‌کنند. بازاریابی محتوا برای مشاغل آنلاین جهت برقراری ارتباط با مشتریان و تبلیغ محصولات و خدمات آن‌ها کارآمد است و عموما سیستم‌های مدیریت محتوا برای مدیریت، ذخیره و نظارت بر محتواها از ابتدا تا انتشار نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بیش از 91 درصد شرکت‌ها برای دستیابی به اهداف بازاریابی خود از محتوا استفاده می‌کنند. 
سیستم‌های مدیریت محتوا، پایگاه داده‌ای از اطلاعات و دانش مرتبط با کسب‌و کار هستند که با استفاده از این ابزار، مشاغل می‌توانند تلاش‌های بازاریابی محتوای خود را سازماندهی کنند، عملکرد آنها را کنترل کرده و بهره‌وری را افزایش دهند.

4- چت‌بات‌ها 

چت‌بات برنامه‌ای است که مکالمه را با یک انسان به ‌صورت آنلاین شبیه‌سازی می‌کند. وقتی کاربر از چت بات سوال می‌پرسد، از الگوریتم‌ها یا پاسخ‌های از پیش تعیین شده برای ارائه پاسخ در چند ثانیه استفاده می‌کند. مدیران دانش تشخیص می‌دهند که ربات‌های چت روشی نوآورانه برای جمع‌آوری، ذخیره و اشتراک اطلاعات با کارمندان و مشتریان است.
سازمان‌ها با ایجاد چت‌بات، اشتراک‌گذاری دانش داخلی را به صورت خودکار انجام می‌دهند. مواردی همچون به اشتراک‌گذاری اطلاعات در مورد سیاست‌ها و رویه‌های شرکت، پاسخ به سوالات رایج از جمله موارد استفاده از چت بات می‌باشد.
استفاده از ربات‌های چت برای اهداف بازاریابی نیز استفاده می‌شود. ربات‌های نظرسنجی‌ از مشتریان، پاسخ به سوالات پشتیبانی مشتری و غیره از جمله کاربردهای آن در حوزه بازاریابی است. 

5- ابزار شبکه‌های اجتماعی 

تقریباً امروزه شرکت‌ها از ابزار شبکه اجتماعی برای موارد مختلف استفاده می‌کنند. سازمان‌ها با استفاده از شبکه‌های اجتماعی کارکنان، فناوری‌ها و فرآیندها را به یکدیگر نزدیک کرده و سازمان را به جامعه‌ای پیوسته تبدیل می‌کند که در آن اطلاعات یا دانش را می توان به اشتراک گذاشت. این امر به افزایش بهره‌وری در سازمان کمک می‌کند.
به طور کلی مفهوم بهره‌وری در قرن حاضر برای ارزیابی عوامل تولید (کار، سرمایه، مواد و انرژی) در اقتصاد به کار گرفته شده و در دهه‌های اخیر در کشورهای مختلف، حرکت برای ارتقاء این مفهوم با جنبش بهره‌وری مطرح شده و فعالیت‌های گسترده‌ای به وسیله سازمان‌های بهره‌وری ملی و منطقه‌ای انجام شده است. بهره‌وری یک نگرش، شیوه، منش فکری و دیدگاه است که سعی می‌کند به طور پیوسته و مستمر آنچه را که بوده و هست بهبود بخشد. متخصصان بر این عقیده‌اند که بهره‌وری پدیده‌های چند بعدی بوده و به معنای استفاده مؤثر و مفید از تمام منابع از جمله منابع انسانی، سرمایه، مواد مصرفی، انرژی، زمان، اطلاعات و غیره می‌باشد. باید توجه داشت که بهره‌وری تنها بر کمیت متمرکز نبوده و مقوله کیفیت را نیز حائز اهمیت می‌داند. از آنجا که برای ارتقاء کیفیت، باید وجوه اجتماعی، روانی و اقتصادی متعددی مورد توجه قرار گیرد، مسائلی مثل کیفیت محیط‌ کار، رضایت شغلی و غیره نیز در این حیطه مهم تلقی می‌شوند. امروزه اهمیت و ارزش بهره‌وری به حدی است که این مفهوم را به عنوان یک فرهنگ، با ارزش‌ها و بینش‌های خاص خود جلوه‌گر ساخته است.
در مدیریت دانش، منابع دانشی و تکنولوژی‌های مربوط به این زمینه مدیریت می‌شود. مهمترین منبع مدیریت دانش، انسان است که منبع همه‌ی دانش‌ها است و باید به طور مستمر آموزش داده شود تا بتواند دانش بدست آمده را کاربردی نماید. سازمان‌ها بایستی بستری به وجود آورند تا کارکنان با توانمندی و انگیزه‌های بالا بتوانند دانش‌های خود را به اشتراك بگذارند؛ در غیر اینصورت حجم زیادی از دانش‌های بدست آمده از بین خواهد رفت. این به نوبه‌ خود منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. نکته‌ ظریفی در مفهوم مدیریت دانش وجود دارد، این که موفقیت یک سازمان و عواملی همچون کیفیت محصولات و خدمات، خلاقیت و نوآوری، افزایش رضایت مشتریان و غیره در گرو استفاده کارآمد از دانش برتر است.

منبع:
www.kminstitute.org/blog/how-knowledge-management-can-boost-productivity