طراحی دوره‌های آموزش مدیریت دانش با هدف افزایش مشارکت مدیران

خانم هدی عباسی کارشناس ارشد مدیریت دانش در شرکت مشاوران توسعه آینده    هدی عباسی
   کارشناس ارشد مدیریت دانش
  

تاریخ انتشار:
1401/1/17
رهبران سازمان می‌توانند با ترویج ارزش‌ها و رفتارهای به اشتراک‌گذاری دانش، بخشی از کارکنان را در خصوص مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش تشویق کنند. با این حال جلب مشارکت مدیران در راستای حمایت از مدیریت دانش بسیار دشوار است. در این مطلب، یاد می‌گیریم که چگونه می‌توان با استفاده از به‌روش‌های مدیریت دانش با مدیران ارتباط برقرار کرده و آموزش‌ها را برای آن‌ها توسعه داد.

چالش‌های کار با مدیران اجرایی

مدیران اجرایی افراد بسیار پرمشغله‌ای هستند. آن‌ها در مورد ابتکارات جدید بالاخص زمانی‌که از نتایج نهایی سرمایه‌گذاری خود مطلع نیستند، تردید دارند. این موضوع تیم مدیریت دانش را در خصوص جلب حمایت مدیران ارشد با چالش مواجه می‌کند چه رسد به اینکه بتوانند مدیران را به منظور مشارکت در رویکرد و برنامه مدیریت دانش مجاب کنند. طبق تحقیقات APQC رهبران ارشد به عنوان سخت‌ترین بخش نیروی انسانی برای مشارکت در برنامه مدیریت دانش شناخته می‌شوند.
کارشناسان سطوح اجرایی همواره پرمشغله بوده و برای سازمان مهم هستند، بنابراین به احتمال زیاد همواره یکی از چالش برانگیزترین گروه‌ها برای جلب مشارکت و تعامل باقی خواهند ماند. با این حال، آموزش و ارتباطات هدفمند می‌تواند آن‌ها را وادار به همراهی در مدیریت دانش و ترویج به‌روش‌هایی کند که تأثیر زیادی بر مشارکت گسترده افراد دارد.







 
 
جلب مشارکت کدام بخش نیروی کار برای درگیر شدن در مدیریت دانش دشوارتر است؟
 
جلب مشارکت در مدیریت دانش
 

از حامیان مدیریت دانش و سایر رهبران به عنوان مبلّغ پیام‌ها استفاده کنید...

قبل از اینکه بتوانید مدیران را در زمینه مدیریت دانش آموزش دهید، ابتدا باید توجه آن‌ها را جلب کنید. بهترین راه برای انجام این کار، استفاده از حامیان مدیریت دانش یا سایر افراد در سطح رهبری است تا در خصوص ارتباط میان مدیریت دانش و اهداف کسب‌وکار توضیح دهند. دستیابی به حمایت مدیران ارشد به دلیل اهمیت ارائه مزایای مدیریت دانش در راستای نیل به اهداف سازمان و تقنیع مدیران اجرایی جهت صرف زمان و وقت خود نیاز به فردی در همان سطح دارد. 
شاید بهترین راه برای ایجاد ارتباط بین مدیریت دانش و رهبری، ارائه گزارش به طور مستقیم به مدیران c-level باشد. طبق تحقیقات APQC گزارش‌دهی مستمر از نتایج برنامه‌ مدیریت دانش و ارائه آن به سطوح ارشد منجر به کسب حمایت‌های مطلوب و افزایش اثربخشی آن می‌شود.
ارتباط میان گزارش‌دهی اثرات مدیریت دانش و سهولت تصویب بودجه برای آن
 
ارتباط میان گزارش‌دهی اثرات مدیریت دانش و سهولت تصویب بودجه برای آن
البته تیم مدیریت دانش ممکن است دخالتی در محل ارائه گزارش خود نداشته باشد اما می‌تواند تعامل دوسویه با یک حامی اجرایی را تضمین کنند. تحقیقات APQC نشان می‌دهد که حامیان اجرایی یا قهرمانان برنامه‌های مدیریت دانش به احتمال زیاد توسط رهبران سازمان موثر شناخته شده و بدین نحو تصویب بودجه بعدی آسان‌تر می‌شود.
کمک حامیان و قهرمانان به افزایش حمایت سطوح ارشد از مدیریت دانش
کمک حامیان و قهرمانان به افزایش حمایت سطوح ارشد از مدیریت دانش
حامیان اجرایی می‌توانند ارزش مدیریت دانش را ارتقا داده و الزامات و نتایج آن را به گونه‌ای بیان کنند که با دیدگاه رهبران همپوشانی داشته باشد. به عنوان مثال، در یک سازمان ارائه‌دهنده خدمات مالی، حامی اجرایی تیم مدیریت دانش در زمان‌های صرف ناهار و یا سایر گفتگوهای فرد به فرد سعی بر جلب مشارکت هرچند اندک  مدیران واحدهای سازمان دارد. این جلسات غیررسمی فرصتی برای برقراری ارتباط با ارزش مدیریت دانش در سراسر سازمان، به اشتراک‌گذاری مثال‌ها و رخدادهای دانش‌محور و ارائه دستاوردهای ناشی از مدیریت دانش را فراهم می‌کند.
با توجه به ارزش مدیریت دانش، اگر برنامه شما فاقد توجه مدیران است، روابط و تعاملات خود را گسترش دهید. بسیاری از حامیان و قهرمانان مدیریت دانش در ابتدا به عنوان مشتریان برنامه با فرآیند مدیریت دانش آشنا می‌شوند. بنابراین اگر به دنبال تبلیغ مدیریت دانش توسط این افراد هستید، به دنبال حامیانی باشید که حوزه‌های کسب‌وکارشان با مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کند که مدیریت دانش قادر به حل آن‌ها است. وقتی رهبران فواید مدیریت دانش را به طور مستقیم ببینند، به احتمال زیاد در آینده از آن حمایت خواهند کرد.

آموزش و ارتباطات هدفمند ایجاد کنید...

APQC ایجاد برنامه‌های آموزشی و ارتباطی را به ویژه برای رهبران توصیه می‌کند. آموزش‌های ویژه رهبران باید بر ارزش پیشنهادی مدیریت دانش و نقش رهبران در انجام آن تمرکز کند. به عنوان مثال، سازمان طبقه‌بندی دریایی Lloyd’s Register هنگام تلاش برای انتقال دانش میان کارکنان، یک کلاس آموزشی یک ساعته برای مدیران با اهداف زیر تشکیل داد:
  • فرآیند حفظ و انتقال دانش سازمان به چه صورت است؛
  • مدیریت دانش چه مزایایی برای تیم‌های سازمانی به همراه دارد؛ 
  • چگونه مدیریت دانش به تداوم کسب‌وکار سازمان مرتبط است؛
  • خروجی‌های حفظ و انتقال دانش بهترین عملکرد چگونه است.
همان‌طور که رهبران را آموزش می‌دهید، اقدامات ملموسی را که می‌توانند برای حمایت از مدیریت دانش انجام دهند، فهرست کنید. به یاد داشته باشید که حتی رهبران علاقمند به مدیریت دانش ممکن است پیام مناسبی برای بازاریابی آن نداشته یا دقیقاً در خصوص اقدامات لازم آگاهی نداشته باشند. بنابراین فهرستی از اقدامات و پیام‌های ارسال‌شده از سمت آن‌ها تهیه کنید. به عنوان مثال، از آن‌ها بخواهید با ارسال پست در شبکه اجتماعی سازمانی یا تکمیل پروفایل دانشی خود، مدیریت دانش را تبلیغ کنند.
اسلایدها و نکات دانش‌محور را به منظور ادغام با ارائه‌های آن‌ها تهیه کنید. همه چیز را تا حد امکان آسان کرده و به اندازه نیاز هر رهبر، اقلام پشتیبانی فراهم کنید. برای مثال، در شرکت خدمات حرفه‌ای Mercer، مدیریت دانش با تیم ارتباطات کار می‌کند تا مفاهیم، ضرورت و مزایای به اشتراک‌گذاری دانش را در متن سخنرانی‌های مدیران ارشد سازمان بگنجانند. الگوبرداری از رفتارهای مدیریت دانش رهبران انگیزه بزرگی برای کارمندان بوده و اگر مدیریت دانش پشتیبانی مناسبی از نیاز مدیران ارائه دهد، سطوح ارشد اغلب آن را سرگرم‌کننده و باارزش می‌دانند. در این راستا APQC چندین اقدام اجرایی پیشنهاد می‌کند.
به عنوان مثال، در شرکت خدمات ناوبری ترافیک هوایی، رهبران سطح بالا در کارگاه‌های آموزش مدیریت دانش شرکت و از رسانه‌های اجتماعی برای برقراری ارتباط با کارکنان جهت ارائه مزایای مدیریت دانش استفاده می‌کنند. دعوت از متولیان مدیریت دانش برای ارائه نتایج خود در جلسات استراتژیک سازمان نیز از سایر اقدامات آن‌ها است. طبق نظر کارکنان شرکت، حضور مدیر ارشد عملیاتی در دوره‌های آموزشی مدیریت دانش و بحث و تبادل نظر با آنان سبب افزایش انگیزه سایرین شده است. گلدیس نگونیا، کتابدار دیجیتال در شرکت خدمات ناوبری ترافیک هوایی می‌گوید:
 این امر نشان‌دهنده تعهد در سراسر سازمان است. مهم نیست شما چه کسی هستید و چه جایگاهی در سازمان دارید، می‌توانید از سیستم استفاده و نظرات خود را بیان کنید.
هنگامی که شرکت‌های زیرمجموعه Deloitte ابزار خبره‌یاب جدیدی را پیاده‌سازی کردند، مدیرعامل پیامی را به همه رهبران درباره اهمیت تکمیل پروفایل‌هایشان، حمایت از ابزار موجود و استفاده از آن به عنوان یک الگو برای واحدهای خود ارسال کرد. با حمایت مدیرعامل و رهبران واحدها، دیلویت نروژ به هدف خود رسید و 75 درصد از کارمندان در مهلت تعیین شده اطلاعات دانشی خود را تکمیل کردند.
در اقدامی مشابه، تیم مدیریت دانش Shell، مدیران را تشویق می‌کند تا با پر کردن پروفایل‌های خبره‌یاب و استفاده از اطلاعات سایر کارشناسان و خبرگان به هنگام انتخاب اعضای تیم پروژه، رفتارهای دانش‌محور را در سازمان توسعه دهند. 

نکات کلیدی

آموزش "یک بار انجام؛ Once-and-done"  برای تمام کارکنان اثربخش نبوده ولی برای مدیران پرمشغله دوچندان کاربرد دارد. اما از آنجا که رهبران با تقاضاهای زیادی برای زمان و توجه مواجه هستند، ممکن است دسترسی به آن‌ها به منظور جلب مشارکت در برنامه مدیریت دانش از طریق روش‌های معمول مانند ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، جلسات و اشاره‌های حضوری دشوار باشد. تیم‌های مدیریت دانش هوشمند به نیازهای نوظهور کسب‌وکار توجه می‌کنند و این موضوع می‌تواند علاقه رهبران را افزایش دهد.
اصطلاح "هرگز یک بحران خوب را هدر نده" در اینجا صدق می‌کند. اگر مشکلی برای کسب‌وکار پیش آمد، برای دریافت کمک با رهبران مدیریت دانش تماس بگیرید. این اقدام ممکن است راه را برای مشارکت قوی‌تر و حمایت مشتاقانه‌تر مدیران C-level از مدیریت دانش باز کند.


منبع:
www.apqc.org/resource-library/resource-listing/create-km-training-targets-executives-and-make-specific-requests


استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتروپالایش کنگان
استقرار طرح جامع مدیریت دانش در شرکت پتر ...
پیاده سازی مدیریت دانش در بانک سپه
مستندسازی درس‌‌آموخته‌‌ها و تجارب طرح مل ...
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سازمان
داستان‌سرایی ابزاری جهت تسهیم دانش در سا ...
مدیریت دانش در  PMBOK
تجزیه و تحلیل مدیریت دانش در PMBOK با ر ...
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و تجربه کارکنان می‌شود؟
مدیریت دانش چگونه باعث بهبود بهره‌وری و ...
ابزار تبادل دانش و کاربردهای آن
تبادل دانش (Knowledge Exchange) چیست؟+کا ...
خوشه دانش چیست و چطور استفاده میشود و کاربردهای آن چیست
خوشه دانش (Knowledge Cluster) چیست و چطو ...
کسب و استخراج دانش
استخراج دانش؛ تعریف، فرآیند و نمونه‌های ...
صنایع یاس ارغوانی
مهندس طاهری- صنایع یاس ارغوانی
نظام جامع مدیریت دانش با همکاری سازنده و تعهد کاری مجموعه مشاوران توسعه آینده توسط شرکت مهندسی صنایع یاس ارغوانی در مدیریت امور فناوری اطلاعات بانک ملت، با موفقیت پیاده‌سازی شد.
با عنایت به این موضوع که استفاده افراد از فرآیندها و ابزارهای مدیریت دانش و مشارکت در این مهم کاملاً امری فرهنگی است؛ کماکان جهت مشارکت حداکثری همکاران و اثربخش‌سازی دانش‌ها و تجارب اشتراک‌گذاری‌شده در ابتدای مسیر هستیم. همچنین امیدواریم با همکاری و رهنمودهای ارزنده تیم مشاوران توسعه آینده به موفقیت کامل در این مسیر نائل آییم

 
شرکت پتروشيمی رازی
مهندس اقتداریان- شرکت پتروشيمی رازی
مشاوران توسعه آینده به‌عنوان اولین شرکت ایرانی که از سال ۱۳۸3 در حوزه مدیریت دانش فعالیت داشته، توانسته است با بکارگیری روش‌های نوین و به‌روزآوری شیوه‌های کاری در صنایع بزرگ کشور ایفای نقش نماید. این نقش آفرینی با کشف، استخراج و غنی‌سازی دانش سازمانی و بهبود روش‌های انجام کار، به شکل چشم‌گیری در طیف وسیعی از مشتریان منجر به کاهش دوباره‌کاری‌ها، افزایش مزیت رقابتی و تاب‌آوری آن‌ها در فضای کسب‌و‌کار شده است.
شرکت ملی گاز ایران
مهندس صدری- شرکت ملی گاز ایران
جمع‌آوری قریب به 1500 بسته دانشی ارزشمند از 50 مدیر ارشد و خبره شرکت ملی گاز ایران ،کاری دشوار اما کم نظیر بود که تیم اجرایی و کارشناسان به خوبی از عهده آن بر آمدند.
شهرداری منطقه 10
مهندس شریف زاده- شهرداری منطقه 10
در سال ۱۳۹۱ به همت اداره آموزش شهرداری منطقه ۱۰ تهران، سیستم مدیریت دانش شهرداری منظقه ۱۰ راه‌اندازی شد. با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده مراحل شناخت، SWOT، شناسایی فیلدهای دانشی شهرداری، مصاحبه با خبرگان و... انجام پذیرفت و در نهایت با نصب نرم‌افزار مدیریت دانش، سامانه شهرداری منطقه ۱۰ راه‌اندازی شد. شهرداری منطقه ۱۰ تهران اولین شهرداری در سراسر کشور است که دارای این سامانه بوده و به‌طور فعالانه نسبت به استخراج و اشتراک دانش کارکنانش اقدام می‌نماید.  توسعه مشارکت عمومی کارکنان در فرآیندهای سازمانی، توسعه یادگیری در سطح کارکنان، پرهیز از دوباره‌کاری، کاهش هزینه‌ها و... بخشی از ثمرات راه‌اندازی این سیستم می‌باشد.
وزارت راه و ترابری
دکتر جعفرپور- مدیر دانش اسبق وزارت راه و ترابری
آینده شرکت مشاوران توسعه آینده در حوزه مدیریت دانش بسیار درخشان است. این شرکت آغازگر خوبی برای مدیریت دانش در ایران بوده است.
راهداری و حمل و نقل جاده‌ای
دکتر فلاح کهن- مسئول مدیریت دانش سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای

کادر مجرب و دانش آموخته شرکت مشاوران توسعه آینده با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش و استقرار نرم‌افزار مرتبط به همراه ارائه بیش از ۱۶۰۰ نفر ساعت آموزش و ثبت ۱۸۰ بسته دانشی گامی بلند در جهت دستیابی به اهداف دانشی و ارتقاء بینش کارکنان سازمان برداشته است.
 
هلدینگ کشاورزی پارس
مهندس تهرانخواه- هلدینگ کشاورزی پارس
شرکت گسترش کشاورزی و دامپروری فردوس پارس با همکاری شرکت مشاوران توسعه آینده، توانست ضمن جمع‌آوری تجربیات مربوط به "طراحی و ساخت گلخانه‌ها" بستر نرم‌افزاری مناسبی را برای درج تجربیات جدید طراحی گلخانه‌ها ایجاد و مورد بهره‌برداری قرار دهد.
شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
دکتر لطیفی- شرکت مادر تخصصی مدیریت ساخت و تهیه کالای آب و برق (ساتکاب)
به دنبال گسترش فعالیت‌های شرکت ساتکاب، ایجاد بانک دانشی و آشنایی افراد با تکنیک‌های مدیریت دانش امری الزامی محسوب می‌شد که شرکت مشاوران توسعه آینده با ارائه خدمات تخصصی در این حوزه توانست ما را در این امر یاری کند.
هلدينگ میدکو

هلدینگ میدکو از اوایل دهه نود توسعه مدیریت دانش را با همکاری مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. اجرای مدیریت دانش در میدکو با یک پروژه پایلوت در سطح ستاد آغاز شد و به سرعت در شرکت های زیرمجموعه توسعه پیدا...

شهرداری منطقه 10

امروزه گسترش فعالیت‌ها، تنوع و تعدد نیازهای زندگی شهری، فرصت اشتباه و اختراع دوباره چرخ را از سازمان‌های خدماتی گرفته است. هزینه تولید دوباره دانش و ریسک از دست دادن آن افزایش یافته و مدیریت...

پالایش نفت تهران

شرکت پالایش نفت تهران به عنوان یکی از بزرگترین و قدیمی‌ترین پالایشگاه‌های کشور از سال ۱۳۸۷ سفر مدیریت دانشی خود را با مشاوران توسعه آینده آغاز نمود. در آن سال‌ها بسیاری در مورد کارایی ا...

صنایع مس شهید باهنر

عدم مشارکت نیروی انسانی در فعالیت‌های مدیریت دانش به عنوان یکی از چالش‌های سازمانی شناخته شده است. لذا بسیاری از سازمان‌های کشور به هنگام پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان خود با ای...